feat: Telegram Bot Integration mit QR-Code

Features: - Telegram Bot mit python-telegram-bot Library - Bidirektionale Kommunikation (Anfragen → Tasks → Antworten) - QR-Code auf Settings-Seite für einfache Bot-Verbindung - User-ID Whitelist für Sicherheit - Automatische Task-Erstellung aus Telegram-Nachrichten - Agent-Antworten werden zurück zu Telegram gesendet Implementation: - Neue Telegram-Handler in app.py (start, message) - QR-Code Generator mit qrcode Library - Settings-Seite erweitert mit Telegram-Konfiguration - .env.example mit Telegram-Setup-Anleitung - Background Thread für Telegram Polling - Integration mit bestehendem Task-System Configuration: - TELEGRAM_BOT_TOKEN: Bot Token von @BotFather - TELEGRAM_BOT_USERNAME: Bot Username für QR-Code - TELEGRAM_ALLOWED_USERS: Komma-getrennte User-IDs Usage: 1. Bot via @BotFather erstellen 2. Token + User-IDs in .env eintragen 3. App starten 4. QR-Code auf /settings scannen 5. /start im Bot senden
2026-02-21 13:17:04 +01:00 · 2026-02-21 13:17:04 +01:00 · 73c36785e2
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+++ b/agents/location_manager/work/location_konzept.md
@ -0,0 +1,826 @@
+# Location-Konzept: Diversity-Ball Wien 2026
+## Wiener Rathaus, Festsaal
+
+**Dokument-Status:** ENTWURF – Freigabe ausstehend  
+**Erstellt:** 21. Februar 2026  
+**Verantwortlich:** Location Manager, Diversity-Ball Wien 2026  
+**Event-Datum:** Samstag, 5. September 2026 | 18:00 – 02:00 Uhr  
+**Gästezahl:** 3.500 Personen  
+**Budget Location:** 400.000 – 450.000 EUR
+
+---
+
+## DRINGENDE OFFENE PUNKTE (Sofortmaßnahmen)
+
+| Priorität | Maßnahme | Deadline | Verantwortlich |
+|-----------|----------|----------|----------------|
+| KRITISCH | Rathaus-Verfügbarkeit 5.9.2026 bestätigen lassen | 28.02.2026 | Location Manager |
+| KRITISCH | MA 36 Genehmigungsantrag einreichen | 01.03.2026 | Projektleitung + Anwalt |
+| HOCH | Vorvertrag / LOI mit Rathaus Wien unterzeichnen | 07.03.2026 | Location Manager |
+| HOCH | Barrierefreiheits-Ausrüstung (Rampen, Induktionsanlagen) beauftragen | 15.03.2026 | Location Manager |
+| MITTEL | Hofburg Wien als Fallback-Option reservieren (Option) | 15.03.2026 | Location Manager |
+
+---
+
+## 1. Rathaus Wien – Detailanalyse
+
+### 1.1 Festsaal – Kapazität und Layout
+
+Das Wiener Rathaus verfügt über einen der repräsentativsten Festsäle Europas. Die nachfolgenden Angaben basieren auf öffentlich zugänglichen Informationen der Stadt Wien und erfahrungswerten vergleichbarer Großveranstaltungen im Rathaus.
+
+| Parameter | Angabe | Anmerkung |
+|-----------|--------|-----------|
+| Nutzfläche Festsaal (gesamt) | ca. 1.800 m² | inklusive umlaufende Galerien |
+| Deckenhöhe | ca. 15 m | historische Kassettendecke |
+| Maximale Kapazität (Stehend) | ca. 5.000 Personen | gemäß Fluchtwegberechnung |
+| Kapazität Bankett (Tische) | ca. 1.800 Personen | mit Mittelgang |
+| Kapazität Cocktail/Mixed | ca. 3.500 Personen | für dieses Event geplant |
+| Anzahl Ausgänge | 6 (mind.) | inkl. 2 Haupteingänge, 4 Notausgänge |
+| Strom-Anschlüsse | vorhanden | Kapazität mit Rathaus zu klären |
+| Festinstallierte Beleuchtung | historische Kronleuchter | zusätzliche Event-Technik erforderlich |
+
+**WICHTIG:** Offizielle Kapazitätsbestätigung muss im Rahmen der MA 36-Genehmigung durch behördlich zugelassenen Sicherheitsfachmann erstellt werden. Die oben genannten Zahlen sind Richtwerte für die Planung.
+
+### 1.2 Verfügbare Räumlichkeiten
+
+| Bereich | Fläche (ca.) | Nutzung geplant |
+|---------|-------------|-----------------|
+| Festsaal | 1.800 m² | Hauptveranstaltungsraum, Dance Floor, Bühne |
+| Arkadenhof (überdacht bei Bedarf) | 2.200 m² | Empfang / Cocktailstunde 18:00–19:30 Uhr |
+| Foyer / Eingangsbereich | 600 m² | Garderobe, Registrierung, Sektzempfang |
+| Rathauskeller / Nebenräume | 400 m² | VIP-Lounge, Künstlergarderobe, Backstage |
+| Seitenkabinette (mehrere) | je 80–150 m² | Ruhezonen, Networking, Bar-Satelliten |
+| Dachterrasse | abhängig von Saison | Wetterabhängig – nicht in Kernplanung |
+
+**Arkadenhof-Nutzung:** Die Nutzung des Arkadenhofs ist separat genehmigungspflichtig (Veranstaltung im Freien / halboffener Bereich). Wetterschutz (Zeltkonstruktion oder Schirme) muss frühzeitig geplant werden. Alternativ kann der Empfang in das Foyer verlegt werden.
+
+### 1.3 Infrastruktur
+
+#### Küche / Catering-Infrastruktur
+- **Professionelle Küche:** Das Rathaus verfügt über eine Eventküche; deren Kapazität und Ausstattung ist mit dem Rathaus-Eventmanagement zu klären
+- **Anlieferzonen:** Mehrstufige Anlieferung über den Wirtschaftshof (Rückseite Lichtenfelsgasse / Friedrich-Schmidt-Platz) – Koordination mit Hausmeisterei erforderlich
+- **Kühlung:** Externe Kühlcontainer müssen für 3.500-Personen-Events eingeplant werden (ca. 6–8 Container à 20 Fuß)
+- **Wasseranschlüsse:** Vorhanden; Kapazität für Großveranstaltungen prüfen
+- **Strom für Catering:** 63A-Drehstromanschlüsse, Anzahl mit Rathaus klären; ggf. Aggregat als Backup
+
+#### Sanitäranlagen
+| Bereich | Vorhandene WCs (ca.) | Benötigt für 3.500 Gäste | Maßnahme |
+|---------|---------------------|--------------------------|----------|
+| Festsaal-Ebene | ~20 Kabinen | mind. 60 Kabinen | Mobile WC-Einheiten mieten |
+| Foyer-Ebene | ~10 Kabinen | 20 Kabinen | Ausreichend für Empfang |
+| Barrierefreie WCs | 2 vorhanden | mind. 6 benötigt | 4 mobile barrierefreie Einheiten |
+
+**Empfehlung:** Anmietung von 4 Premium-Sanitärcontainern (je 8 Kabinen, Kalt-/Warmwasser, beheizt) über Anbieter wie SANIFAIR Events oder Kraler Miettoiletten Wien.
+
+#### Garderobe
+- **Eigene Garderobe Rathaus:** Kapazität für ca. 800 Kleidungsstücke
+- **Zusätzlich benötigt:** Mobile Garderobensysteme für ca. 2.700 weitere Garnituren
+- **Standort:** Foyer-Bereich und Eingangsbereich; 3 separate Garderobenzonen mit je 4–5 Mitarbeitern
+- **Logistik:** Nummerierungssystem, Garderobennummern aus Metall (widerstandsfähig)
+
+### 1.4 Verkehrsanbindung und Parkplätze
+
+#### Öffentlicher Verkehr (Wien)
+| Linie | Haltestelle | Entfernung Eingang |
+|-------|-------------|-------------------|
+| U2 | Rathaus | Direktverbindung Haupteingang |
+| Straßenbahn D, 1, 71 | Rathausplatz | 2 Minuten Fußweg |
+| Bus 48A | Rathaus | 3 Minuten Fußweg |
+| Straßenbahn 2 | Rathausplatz | 2 Minuten Fußweg |
+
+**Kommunikation an Gäste:** Starke Empfehlung zur Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Letzte U-Bahn-Abfahrt ist ca. 00:30 Uhr; für Gäste bis 02:00 Uhr: Taxi-Sammelbereich einrichten + Nacht-Bus-Info im Programm-Heft.
+
+#### Parken
+- **Tiefgarage Rathauspark:** ca. 400 Stellplätze (Kurzparken gebührenpflichtig)
+- **Parkgarage Ringstraßen-Galerien:** ca. 700 Stellplätze, 8 Gehminuten
+- **Hinweis:** Rathausplatz am Veranstaltungstag gesperrt – rechtzeitig Absperrungen koordinieren (Magistratsabteilung 28 / Straßenverwaltung)
+- **VIP-Parking:** 30–50 Stellplätze auf dem Wirtschaftshof reservieren (in Vertragsverhandlung mit Rathaus klären)
+- **Barrierefreie Stellplätze:** mind. 15 Stellplätze direkt am Haupteingang (Koordination mit MA 28)
+
+### 1.5 Anlieferung für Catering und Technik
+
+| Zeitfenster | Anlieferung | Eingang | Anmerkung |
+|-------------|-------------|---------|-----------|
+| Fr, 4.9. 06:00–22:00 | Technik (Bühne, Ton, Licht) | Wirtschaftshof Rückseite | Aufzugskapazität prüfen |
+| Fr, 4.9. 10:00–18:00 | Dekoration | Seiteneingang | Koordination Rathaus-Hausmeister |
+| Fr, 4.9. 14:00–22:00 | Catering-Equipment | Wirtschaftshof | Kühlcontainer-Stellplatz fixieren |
+| Sa, 5.9. 06:00–14:00 | Frischware Catering | Wirtschaftshof | Tagesfrische Lieferungen |
+| So, 6.9. 06:00–20:00 | Abbau alles | alle Eingänge | Entsorgungsnachweis mitführen |
+
+**Lastentransport:** Rathhaus-interne Lastenaufzüge; Kapazität und Maße mit Hausmeisterei abstimmen. Für schwere Bühnenelemente ggf. mobiler Kran (Genehmigung Rathausplatz erforderlich).
+
+---
+
+## 2. Raum-Konzept für 3.500 Gäste
+
+### 2.1 Grundprinzip der Raumaufteilung
+
+Das Event gliedert sich in drei Phasen:
+- **Phase 1 (18:00–19:30):** Sektempfang im Arkadenhof / Foyer
+- **Phase 2 (19:30–22:00):** Abendprogramm, Begrüßung, Ehrungen, Dinnerbuffet
+- **Phase 3 (22:00–02:00):** Ball, Tanzabend, Networking
+
+### 2.2 Bestuhlung und Saal-Aufteilung
+
+#### Festsaal – Bodenplan (Übersicht)
+
+```
+----------------------------------------------------------+
+|  [BÜHNE]          FESTSAAL HAUPTBEREICH           [BÜHNE]|
+|  [14m x 8m]  ====================================        |
+|              |    DANCE FLOOR (600 m²)           |       |
+|              ====================================        |
+|                                                          |
+|  [TISCHE SEKTOR A]      [TISCHE SEKTOR B]                |
+|  ca. 500 Personen       ca. 500 Personen                 |
+|                                                          |
+|  [BAR 1]   [TISCHE SEKTOR C]  [TISCHE SEKTOR D] [BAR 2] |
+|            ca. 500 Personen   ca. 500 Personen           |
+|                                                          |
+|           [BUFFET-STATION 1]  [BUFFET-STATION 2]         |
+|                                                          |
+|  [GALERIE LINKS]              [GALERIE RECHTS]           |
+|  VIP-Bereich 200 P.           Networking 300 P.          |
+----------------------------------------------------------+
+```
+
+| Bereich | Kapazität | Beschreibung |
+|---------|-----------|--------------|
+| Dance Floor | 800–1.000 Personen stehend | Zentral, 600 m² freie Fläche |
+| Tischbereiche (A–D) | 4 x 500 = 2.000 Personen | Runde Tische à 10 Personen, 200 Tische gesamt |
+| VIP-Galerie links | 200 Personen | Erhöhter Bereich, exklusive Bestuhlung |
+| Networking-Galerie rechts | 300 Personen | Stehtische, Lounge-Sessel |
+| Gesamt Festsaal | ~3.500 Personen | Entspricht Gesamtgästezahl |
+
+**Tischkonfiguration:**
+- 200 runde Tische à 10 Personen = 2.000 Sitzplätze
+- Tischdurchmesser: 180 cm
+- Ganglinen: mind. 2,5 m zwischen Tischreihen (Fluchtwegvorschrift)
+- Tischnummerierung: 1–200, aufsteigend von Bühne
+
+### 2.3 Bühnen-Platzierung
+
+| Parameter | Wert |
+|-----------|------|
+| Hauptbühne Größe | 14 m Breite x 8 m Tiefe x 1,2 m Höhe |
+| Material | Stageline-Modulbühne oder gleichwertig |
+| Positionen | Stirnseite des Festsaals, zentriert |
+| Rampe Bühnenaufgang | 2 Treppen (links/rechts) + 1 barrierefreie Rampe |
+| Backstage | Abgetrennt durch Bühnenrückwand (black drape), Zugang über Seitentür |
+| LED-Rückwand | 12 m x 6 m LED-Screen hinter Bühne |
+| Sprecher-Pult | Vorderbühne Mitte, mit Mikrofon |
+| Dolmetscher-Bereich | Bühnenseitig rechts, 3 m² erhöhte Fläche für ÖGS |
+
+### 2.4 Bar-Bereiche
+
+| Bar | Standort | Anzahl Zapfhähne / Tresen | Kapazität |
+|-----|----------|--------------------------|-----------|
+| Bar 1 (Hauptbar) | Seitenbereich links Festsaal | 6 m Tresen, 8 Zapfhähne | 150–200 Bestellungen/h |
+| Bar 2 (Hauptbar) | Seitenbereich rechts Festsaal | 6 m Tresen, 8 Zapfhähne | 150–200 Bestellungen/h |
+| Bar 3 (VIP-Bar) | Galerie links | 3 m Tresen, 4 Zapfhähne | exklusiv VIP |
+| Bar 4 (Cocktailbar) | Foyer / Eingangsbereich | mobiler Barwagen | Empfangsphase |
+| Bar 5 (Sektbar) | Arkadenhof | mobile Bestückung | Empfangsphase |
+
+**Personal:** Je Bar mind. 3 Bartender + 1 Barista; gesamt ca. 15 Barpersonal
+
+### 2.5 VIP-Bereich
+
+| Merkmal | Details |
+|---------|---------|
+| Standort | Galerie links (erhöht, Blick auf Bühne) |
+| Fläche | ca. 250 m² |
+| Kapazität | 200 Personen |
+| Zugang | Separater Eingang, Personenkontrolle mit Armband |
+| Ausstattung | Lounge-Sofas, Beistelltische, eigene Bar (Bar 3), dedizierter Service |
+| Dekor | Premium (gesondertes Budget erforderlich) |
+| Sicherheit | 2 Türsteher VIP-Bereich, 24/7 ab 18:00 Uhr |
+
+### 2.6 Buffet-Stationen
+
+Für 3.500 Gäste sind Buffet-Stationen statt zentralem Buffet essenziell (Vermeidung von Staus):
+
+| Station | Standort | Speisen | Bedienungsform |
+|---------|----------|---------|----------------|
+| Station 1 | Festsaal Mitte-Nord | Warm-Buffet, Hauptgerichte | Selbstbedienung + Service |
+| Station 2 | Festsaal Mitte-Süd | Warm-Buffet, Vegetarisch/Vegan | Selbstbedienung + Service |
+| Station 3 | Festsaal Ost | Kalte Platten, Meeresfrüchte | Selbstbedienung |
+| Station 4 | Festsaal West | Desserts, Käse, Süßwaren | Selbstbedienung |
+| Station 5 | Foyer | Fingerfood, Empfangs-Snacks | Serviert durch Personal |
+| Station 6 | VIP-Galerie | Curated Menu, à la carte | Vollservice durch Personal |
+
+**Buffet-Zeiten:** 19:30 – 22:00 Uhr (Hauptbuffet), 22:00 – 01:00 Uhr (Late-Night-Snacks)
+
+### 2.7 Dance Floor
+
+| Parameter | Wert |
+|-----------|------|
+| Fläche | 600 m² |
+| Belag | Professioneller Parkett-Tanzboden (Mietkonstruktion) |
+| Beleuchtung | Moving Heads, LED-Strip am Rand, Spiegelkugel (historisch passend) |
+| Sound | Line-Array System über Dance Floor |
+| Position | Festsaal-Zentrum vor Bühne |
+| DJ-Booth | 4 m x 3 m, integriert in Bühnenbereich oder separates Podest |
+| Kapazität | ca. 1.000 Personen gleichzeitig |
+
+### 2.8 Networking-Bereiche
+
+| Bereich | Standort | Ausstattung |
+|---------|----------|-------------|
+| Networking-Galerie | Galerie rechts | 20 Stehtische, 10 Lounge-Sessel-Gruppen, Ladestationen |
+| Business-Corner | Seitenkabinett 1 | 6 Bistrotische, ruhigere Atmosphäre |
+| Outdoor-Lounge | Arkadenhof (falls Wetter) | 10 Stehtische, dekorative Beleuchtung |
+
+### 2.9 Garderobe-Logistik
+
+| Parameter | Wert |
+|-----------|------|
+| Standorte | 3 Garderobenstationen im Foyer |
+| Gesamtkapazität | 4.000 Haken (Puffer für Mäntel + Taschen) |
+| Personal | 15 Garderobenmitarbeiter (Einlass + Spitzenzeiten) |
+| System | Nummerierte Metallchips (3.500 Stück + Reserve) |
+| Öffnungszeiten | 17:30 – 02:30 Uhr |
+| Barrierefreier Schalter | 1 Station tiefergelegte Theke (70 cm), rollstuhlgerecht |
+| Timing | Staffelung Abgabe durch Zeitplan-Kommunikation an Gäste |
+
+---
+
+## 3. Barrierefreiheits-Plan
+
+### 3.1 Grundsatz
+
+Der Diversity-Ball Wien 2026 setzt hohe Standards für Inklusion und Barrierefreiheit. Alle Bereiche der Veranstaltung sind barrierefrei zugänglich zu gestalten. Die Einhaltung des Österreichischen Behindertengleichstellungsgesetzes (BGStG) sowie der ÖNORM B 1600 ist verbindlich.
+
+### 3.2 Aufzüge und Stufenfreiheit
+
+| Maßnahme | Status | Aktion |
+|----------|--------|--------|
+| Haupteingang stufenfrei | Rathaus verfügt über stufenfreien Zugang (Friedrich-Schmidt-Platz) | Bestätigen mit Rathaus |
+| Aufzüge im Rathaus | Vorhanden – mehrere historische Personenaufzüge | Kapazität + Maße bestätigen |
+| Aufzugsgröße für Rollstühle | Mindest-Innmaß 140x110 cm (ÖNORM B 1600) | Prüfen und dokumentieren |
+| Alle Ebenen stufenfrei | Foyer, Festsaal, Galerien, WC-Bereiche | Detailbegehung vor Ort erforderlich |
+| Übergangsrampen | Mobile Übergangsrampen für einzelne Schwellen | 10 Stück mieten |
+
+**Anbieter Mobile Rampen:** Behindertenverband Österreich, RampNow GmbH Wien, oder Rollstuhlverleih-Anbieter
+
+### 3.3 Bühnenrampe
+
+| Parameter | Details |
+|-----------|---------|
+| Bedarf | 1 barrierefreie Auf-/Abstiegsrampe für Bühne (Höhe 1,2 m) |
+| Neigung | Maximal 6% (1:16) gemäß ÖNORM B 1600 |
+| Breite | Mindestens 1,5 m nutzbarer Querschnitt |
+| Länge | Berechnung: 1,2 m Höhe x 16 = 19,2 m Rampenlänge |
+| Lösung | L-förmige Rampe mit Podest möglich, um Länge zu reduzieren |
+| Befestigung | Sicher mit Bühne verbunden, rutschfeste Oberfläche |
+| Handläufe | Beidseitig, Höhe 90 cm und 70 cm |
+| Anbieter | Nüssli Austria, Losberger De Boer, Gartner Bühnen GmbH |
+
+**Kostenschätzung Bühnenrampe:** ca. 3.000 – 6.000 EUR (Miete inkl. Auf-/Abbau)
+
+### 3.4 ÖGS-Dolmetscher-Platz auf Bühne
+
+| Merkmal | Anforderung |
+|---------|-------------|
+| Position | Bühnenseitig rechts (aus Sicht Publikum), vordere Bühnenecke |
+| Fläche | mind. 3 m x 2 m |
+| Beleuchtung | Dedizierte Beleuchtung auf Dolmetscher-Bereich (erkennbar, ohne Blend) |
+| Mikrofon | Eigenes Mikrofon für Dolmetscher |
+| Sichtbarkeit | Gleichzeitig mit Redner/Moderator auf Publikum ausgerichtet |
+| Anzahl Dolmetscher | Mindestens 2 ÖGS-Dolmetscher (Wechsel alle 20–30 Minuten) |
+| Sitzgelegenheit | Barhocker auf Podesthöhe, damit sitzend für Publikum sichtbar |
+| Bildschirm | Teleprompter/Monitor mit Redetext nach Möglichkeit |
+
+**Beauftragung:** ÖGS-Dolmetscher über Österreichische Gebärdensprachgemeinschaft (ÖGLB) oder Equalizent Wien buchen.
+
+### 3.5 Rollstuhlplätze
+
+| Bereich | Rollstuhlplätze | Lage |
+|---------|-----------------|------|
+| Festsaal Hauptbereich | 40 Plätze | Seitenbereiche, freie Sichtlinie auf Bühne |
+| VIP-Bereich | 10 Plätze | Galerie links, barrierefrei erreichbar |
+| Networking-Galerie | 6 Plätze | Galerie rechts |
+| Gesamt | 56 Rollstuhlplätze | ca. 1,6% der Gesamtkapazität |
+
+**Standard:** Mindestabstand zwischen Rollstuhlplätzen: 90 cm seitlich. Jeder Rollstuhlplatz mind. 90x150 cm Fläche. Begleitperson kann auf normalem Stuhl daneben sitzen.
+
+**Markierung:** Rollstuhlplätze im Bodenplan mit Rollstuhl-Symbol kennzeichnen; reserviert bis 20:00 Uhr, dann freigegeben falls nicht benötigt.
+
+### 3.6 Induktionsanlagen für Hörgeräte
+
+| Bereich | System | Abdeckung |
+|---------|--------|-----------|
+| Festsaal | Flächeninduktionsanlage (FIA) | Gesamter Festsaal |
+| Bühnenbereich | Eingebunden in FIA | Automatisch |
+| Nebenräume | Portable Induktionsschleifen | Je nach Bedarf |
+
+**Spezifikation:**
+- Norm: IEC 60118-4 (Höranlage für Hörgeschädigte)
+- Maximaler Feldstärke-Pegel: 100 mA/m (±3 dB)
+- Abdeckung: Gesamter Festsaalbereich ohne Auslassungen
+- Anbieter: Geberit Acoustics Austria, Otosens GmbH, oder Fachbetrieb für Gebäudeakustik
+
+**Kosten:** ca. 5.000 – 12.000 EUR Mietinstallation (abhängig von Festsaalgröße)
+
+**Ausschilderung:** T-Zeichen (Hörschleifen-Symbol) an allen Eingängen und im Programm-Heft.
+
+### 3.7 Barrierefreie WC-Anlagen
+
+| Anlage | Anzahl | Anforderungen |
+|--------|--------|---------------|
+| Rollstuhl-gerechte WC-Kabinen (Festsaal-Ebene) | 4 (2 vorhanden + 2 mobile) | mind. 150x150 cm, Haltegriffe, tiefergelegte Spülung |
+| Mobile barrierefreie WC-Container | 2 Container | Premium-Qualität, Haltegriffe, Einstiegsrampe |
+| Unisex-Barrierefreie WC (Foyer) | 2 | Sofort nutzbar, kein Umbau |
+
+**Anforderungen je barrierefreie WC-Kabine (ÖNORM B 1600):**
+- Nutzfläche mind. 150 x 150 cm (Wendekreis Rollstuhl)
+- Türbreite mind. 90 cm (lichte Breite)
+- Türanschlag nach außen oder Schiebetür
+- Haltegriffe beidseitig, klappbar
+- WC-Brille mind. 46 cm Höhe
+- Notrufanlage vorhanden
+- Stufenfreier Zugang
+
+### 3.8 Blindenleitsystem
+
+| Maßnahme | Details |
+|----------|---------|
+| Eingangsbereiche | Taktile Bodenindikatoren (Noppenplatten) zum Haupteingang |
+| Foyer | Leitstreifen von Eingang zu Garderobe und Festsaaleingang |
+| Treppenmarkierungen | Kontraststreifen auf Stufenkanten (gelb/schwarz) |
+| Hinweisschilder | Braille-Beschriftung auf Türschildern (Sanitär, Notausgang, etc.) |
+| Orientierungshilfe | Tastenplan/Reliefkarte des Veranstaltungsgebäudes |
+| Personal | 2 Mitarbeiter speziell für Orientierungshilfe (Einlass + Saal) |
+| Ansagen | Alle Ansagen über Mikrofon deutlich und vollständig (keine nur-visuelle Info) |
+
+**Anbieter taktile Systeme:** BSVÖ (Blinden- und Sehbehindertenverband Österreich) – Beratung anfragen
+
+---
+
+## 4. Genehmigungen und Behörden
+
+### 4.1 MA 36 – Veranstaltungsgenehmigung
+
+**Zuständige Behörde:** Magistratsabteilung 36 – Technische Gewerbeangelegenheiten, behördliche Elektro- und Gasangelegenheiten, Feuerpolizei und Veranstaltungsstätten
+
+**Einreichungsadresse:**  
+MA 36, Dresdner Straße 73–75, 1200 Wien  
+Tel: +43 1 4000-36080  
+E-Mail: post@ma36.wien.gv.at
+
+**Frist:** Antrag MUSS mind. 8 Wochen vor Veranstaltung einlangen = spätestens **10. Juli 2026**  
+**Empfehlung:** Einreichung bis **01. März 2026** (6 Monate Vorlauf) für Rückfragen und Nachbesserungen.
+
+#### Vollständige Checkliste MA 36 Einreichungsunterlagen
+
+- [ ] Ausgefülltes Antragsformular MA 36 (Veranstaltungsanzeige / Genehmigungsantrag)
+- [ ] Grundrissplan des Veranstaltungsortes (maßstabsgetreu, Maßstab 1:100 oder 1:200)
+- [ ] Flucht- und Rettungswegeplan (durch befugten Ziviltechniker oder Brandschutzfachmann)
+- [ ] Bestuhlung-/Aufbauplan (identisch mit Fluchtwegeplan abgestimmt)
+- [ ] Kapazitätsberechnung (durch befugten Fachmann)
+- [ ] Nachweis Haftpflichtversicherung (mind. 3 Mio. EUR Deckungssumme)
+- [ ] Sicherheitskonzept (inkl. Ordnerdienst, Notfallplan, Erste-Hilfe-Station)
+- [ ] Nachweis Ordnerdienst (Gewerbeberechtigung des Sicherheitsunternehmens)
+- [ ] Beschreibung Veranstaltungsart und Ablauf
+- [ ] Tonanlage / Lärm: Schallpegel-Prognose oder akustisches Gutachten
+- [ ] Elektrischer Anlagenplan (durch Elektrotechniker befugt)
+- [ ] Nachweis Bühne und Tribünen-Standsicherheit (statisches Gutachten)
+- [ ] Brandschutzplan (Feuerlöscher, Sprinkler, Rauchmelder)
+- [ ] Notfallplan (Evakuierungsplan, Kontakte Feuerwehr/Rettung/Polizei)
+- [ ] Erste-Hilfe-Konzept (Sanitätsdienst, Anzahl Sanitäter)
+- [ ] Angabe Veranstaltungszeit und Aufbau-/Abbauzeiten
+- [ ] Behördennachweis Spielstätte (Bestätigung Rathaus Wien als Vermieter)
+- [ ] Allfällige Sonderbewilligungen (Pyrotechnik, offenes Feuer, etc.)
+
+**Honorar Ziviltechniker/Brandschutztechniker:** ca. 3.000 – 8.000 EUR je nach Umfang
+
+### 4.2 Feuerwehr-Vorschriften
+
+| Anforderung | Details |
+|-------------|---------|
+| Fluchtwegebreite | mind. 2,4 m je 600 Personen (TRVB 100) |
+| Fluchtwegmarkierung | Grüne Sicherheitszeichen, beleuchtet, Notbeleuchtung |
+| Handfeuerlöscher | mind. 1 Löscher je 200 m² Veranstaltungsfläche |
+| Feuerwehrzufahrt | Ungehinderte Zufahrt für Löschfahrzeuge sicherstellen |
+| Bereitschafts-Feuerwehr | Bei >3.000 Personen: Feuerwehr-Bereitschaft vor Ort empfohlen / ggf. vorgeschrieben |
+| Pyrotechnik / Offenes Feuer | Separate Genehmigung, im Rathaus i.d.R. verboten – klären |
+| Brandschutzwache | Professionelle Brandschutzwache durch zertifizierten Anbieter |
+| Sprinkleranlage | Rathaus: Status prüfen; ggf. muss Ersatz-Löschkonzept vorgelegt werden |
+
+**Kontakt Berufsfeuerwehr Wien:**  
+MA 68 – Feuerwehr und Katastrophenschutz  
+Tel: 122 (Einsatz), Vorplanung: +43 1 531 99-0
+
+### 4.3 Lärmschutz-Auflagen
+
+| Bereich | Auflagen |
+|---------|---------|
+| Musikalische Darbietung | Innenverhältnis im Rathaus i.d.R. weniger kritisch, aber Ausgänge beachten |
+| Spitzenpegelabsicherung | Schallpegel an Außenfassade: Wiener Lärmbeschwerdetelefon (MA 22) |
+| Veranstaltungsende | 02:00 Uhr; Lärmreduktion nach 24:00 Uhr prüfen (MA 36 Auflagen) |
+| Anlieferung | Nachtruhe beachten: Anlieferung nur 06:00 – 22:00 Uhr (Lkw) |
+| Schallmessprotokoll | Ggf. Pflicht zur Dokumentation der Schallpegel während Veranstaltung |
+
+**Hinweis:** Im Rathaus selbst sind die Schallwerte außen typischerweise nicht kritisch, da massive historische Fassade. Veranstaltungen auf dem Rathausplatz (Außenbereich) haben schärfere Auflagen – für dieses Event nicht relevant falls Arkadenhof halboffener Innenbereich.
+
+### 4.4 Alkohol-Ausschank (Gewerbebehörde)
+
+| Genehmigung | Zuständige Behörde | Details |
+|-------------|-------------------|---------|
+| Gastgewerberecht | Bezirkshauptmannschaft / Magistrat Wien (MA 63) | Nachweis Gewerbeberechtigung des Caterers |
+| Ausschank alkoholischer Getränke | Im Rahmen der Gastgewerbeberechtigung | Caterer muss gültige Berechtigung vorlegen |
+| Verkauf an Minderjährige | Schulung des Barpersonals verpflichtend | Österreichisches Jugendschutzgesetz |
+| Altersprüfung | Konzept für Alterskontrolle | Armband-System, Ausweis-Kontrolle |
+
+**Wichtig:** Der Veranstalter haftet für die Einhaltung des Jugendschutzes. Caterer muss Nachweis über Gewerbeberechtigung vorlegen (Auszug aus dem Gewerberegister).
+
+### 4.5 Zeitplan für Genehmigungen
+
+| Datum | Meilenstein | Verantwortlich |
+|-------|-------------|----------------|
+| 28.02.2026 | Rathaus-Verfügbarkeit bestätigt | Location Manager |
+| 01.03.2026 | Beauftragung Ziviltechniker / Brandschutztechniker | Location Manager |
+| 15.03.2026 | Vorvertrag Rathaus unterzeichnet | Location Manager + Anwalt |
+| 01.04.2026 | Flucht- und Rettungswegeplan fertig | Ziviltechniker |
+| 15.04.2026 | Vollständige MA 36 Unterlagen zusammengestellt | Location Manager |
+| 01.05.2026 | MA 36 Antrag eingereicht | Projektleitung |
+| 01.06.2026 | MA 36 Genehmigung erwartet (8 Wochen nach Einreichung) | Behörde |
+| 15.06.2026 | Eventuelle Rückfragen / Nachbesserungen MA 36 | Location Manager |
+| 01.07.2026 | Alle Genehmigungen rechtskräftig | Alle |
+| 01.08.2026 | Endabnahme Sicherheitskonzept | Brandschutz + MA 36 |
+
+---
+
+## 5. Auf- und Abbau-Plan
+
+### 5.1 Aufbautag: Freitag, 4. September 2026
+
+| Zeit | Bereich | Tätigkeit | Verantwortlich |
+|------|---------|-----------|----------------|
+| 06:00 | Anlieferung | Erste Technik-Lkws (Bühnenelemente, Truss) | Technikleiter |
+| 06:00–10:00 | Festsaal | Bodenaufbau Dance Floor (Parkett) | Tanzflächen-Dienstleister |
+| 07:00–16:00 | Bühne | Bühnenaufbau, Bühnenrampe | Bühnenbaufirma |
+| 09:00–18:00 | Ton & Licht | Rigging, Line-Array einhängen, Kabeln | Ton-/Lichttechniker |
+| 10:00–15:00 | Mobiliar | Tische, Stühle anliefern und aufstellen | Veranstaltungsservice |
+| 12:00–20:00 | Dekoration | Blumenschmuck, Tischdekor, Draping | Dekorations-Team |
+| 14:00–22:00 | Catering-Infrastruktur | Buffet-Stationen, Geschirr, Küchenequipment | Catering-Team |
+| 16:00–20:00 | LED-Screen | Montage und Test LED-Rückwand | AV-Techniker |
+| 18:00–21:00 | Ton-/Lichttechnik | Soundcheck, Lichtprogrammierung | Techniker |
+| 20:00–22:00 | Garderobe | Aufbau Garderobensysteme, Nummerierung | Garderobe-Team |
+| 22:00 | Generalprobe Technik | Licht + Ton Probe (ohne Gäste) | Technische Leitung |
+
+**Aufbau-Koordinator:** Eine Person ist ganztägig als Koordinator im Rathaus anwesend. Hausmeister des Rathauses muss eingebunden sein.
+
+### 5.2 Veranstaltungstag: Samstag, 5. September 2026
+
+| Zeit | Tätigkeit | Verantwortlich |
+|------|-----------|----------------|
+| 08:00 | Letzte Technik-Checks, Abnahme Bühne | Techn. Leitung |
+| 10:00 | Blumenlieferung frisch, letzte Deko-Arbeiten | Dekorations-Team |
+| 12:00 | Catering: Frischlieferungen, Mise en Place | Küchenchef |
+| 14:00 | Generalprobe Programm mit Künstlern/Rednern | Programmleitung |
+| 15:00 | Sicherheitsbegehung mit Ordnerdienst | Sicherheitsleiter |
+| 16:00 | Letzte Reinigung vor Event | Reinigungsteam |
+| 17:00 | Aufbau Sektempfang Foyer / Arkadenhof | Catering |
+| 17:00 | Personal-Einweisung alle Teams | Eventleitung |
+| 17:30 | Garderobe öffnet, Einlass-Team bereit | Garderobe + Security |
+| 18:00 | **EINLASS BEGINNT** | Alle Teams |
+| 18:00–19:30 | Sektempfang Foyer/Arkadenhof | Catering |
+| 19:30 | **PROGRAMMBEGINN** im Festsaal | Moderation |
+| 22:00 | Buffet abgebaut; Late-Night-Snacks aktiviert | Catering |
+| 02:00 | **VERANSTALTUNGSENDE** | Eventleitung |
+| 02:00–03:00 | Erster Abbau (Cateringequipment, Leergut) | Catering |
+
+### 5.3 Abbautag: Sonntag, 6. September 2026
+
+| Zeit | Bereich | Tätigkeit |
+|------|---------|-----------|
+| 06:00 | Catering | Küchen-Abbau, Containerabholung |
+| 07:00 | Dekoration | Blumen, Tischdekor abtransportieren |
+| 08:00 | Technik | LED-Screen Abbau, Ton, Licht |
+| 09:00 | Bühne | Bühnenabbau, Rampe |
+| 10:00 | Mobiliar | Tische, Stühle abtransportieren |
+| 12:00 | Boden | Abbau Tanzparkett |
+| 14:00 | Reinigung | Professionelle Endreinigung gesamt |
+| 18:00 | Übergabe | Übergabe Räumlichkeiten an Rathaus (mit Protokoll) |
+| 20:00 | Abschluss | Schlüsselübergabe, letzter Mitarbeiter verlässt |
+
+**Übergabeprotokoll:** Vor der Veranstaltung Zustandsdokumentation (Fotos!) aller Räumlichkeiten. Nach Abbau Gegenüberstellung für Schadensbeurteilung.
+
+### 5.4 Logistik-Routen im Rathaus
+
+| Route | Verlauf | Nutzung |
+|-------|---------|---------|
+| Anlieferroute A | Friedrich-Schmidt-Platz → Wirtschaftseingang Rathaus | Schwertransport Bühne/Technik |
+| Anlieferroute B | Rathausplatz Seiteneingang | Dekor, Kleinmaterial |
+| Interne Route Aufzug | Wirtschaftseingang → Lastenaufzug → Festsaalebene | Alle internen Transporte |
+| Entsorgungsroute | Festsaal → Lastenaufzug → Wirtschaftshof → Containerdepot | Abbau |
+
+**Lkw-Koordination:** Maximal 2 Lkws gleichzeitig am Wirtschaftshof (Platzbeschränkung). Zeitfenster-System für Anlieferungen einführen.
+
+---
+
+## 6. Vertrags-Anforderungen mit Rathaus Wien
+
+### 6.1 Mindestinhalte des Mietvertrags
+
+Der Mietvertrag mit dem Wiener Rathaus (Facility Management der Stadt Wien / BMI) muss folgende Punkte enthalten:
+
+**Vertragsparteien:**
+- Vollständige Bezeichnung des Vermieters (Stadt Wien, vertreten durch...)
+- Vollständige Bezeichnung des Mieters (Veranstalter-Organisation, Rechtsform, Vertretungsberechtigte)
+
+**Mietobjekt:**
+- Exakte Auflistung aller gemieteten Räumlichkeiten (Festsaal, Foyer, Arkadenhof, Nebenräume, Küche, etc.)
+- Grundriss-Anhang als Vertragsbestandteil
+- Mitzugestellte Infrastruktur (Strom, Wasser, sanitäre Anlagen)
+
+**Mietzeiten:**
+- Aufbauzeit: Freitag, 4. September 2026, 06:00 – 23:00 Uhr
+- Veranstaltungszeit: Samstag, 5. September 2026, 17:00 – 02:30 Uhr
+- Abbauzeit: Sonntag, 6. September 2026, 06:00 – 20:00 Uhr
+
+**Kosten und Zahlungsmodalitäten:**
+- Saalmiete (Bruttobetrag inkl. USt.)
+- Nebenkosten (Strom, Wasser, Reinigung, Sicherheitsdienst Rathaus)
+- Kaution (Betrag, Fälligkeit, Rückgabebedingungen)
+- Zahlungsplan (Anzahlung, Zwischenzahlung, Restzahlung)
+
+**Nutzungsbedingungen:**
+- Erlaubte und verbotene Nutzungen (z.B. Pyrotechnik, Dübeln in Wände, etc.)
+- Maximale Gästezahl
+- Lärmschutz-Verpflichtungen
+- Reinigungsstandards
+- Rauchen: im gesamten Rathaus verboten (Außenbereich separat regeln)
+
+**Haftung und Versicherung:**
+- Haftungsausschluss des Vermieters für Veranstaltungsschäden
+- Pflicht des Mieters zur Haftpflichtversicherung (mind. 3 Mio. EUR)
+- Schadensersatzpflicht bei Beschädigung historischer Substanz (unbegrenzt oder mit Cap)
+- Versicherungsnachweis vor Veranstaltungsbeginn
+
+**Hausordnung:**
+- Einhalten der Hausordnung des Rathauses
+- Ansprechpartner Rathaus (Hausmeister, Eventkoordinator)
+- Zugangsregelungen für Personal und Lieferanten
+
+### 6.2 Haftung und Versicherung
+
+| Versicherungsart | Mindestdeckung | Anmerkung |
+|-----------------|----------------|-----------|
+| Veranstalterhaftpflicht | 5.000.000 EUR | Personen- und Sachschäden |
+| Produkthaftung (Catering) | 3.000.000 EUR | Lebensmittelsicherheit |
+| Veranstaltungsausfallversicherung | Veranstaltungskosten | Empfohlen, nicht verpflichtend |
+| D&O Veranstalter | Optional | Für Vereinsvorstände empfohlen |
+
+**Historische Substanz:** Das Rathaus ist ein historisches Gebäude. Vertraglich müssen klare Regelungen über Haftungsobergrenzen bei Beschädigungen festgelegt werden. Ggf. eigene Kunstverstchwerungsversicherung abschließen.
+
+### 6.3 Kautionsregelungen
+
+| Parameter | Empfehlung |
+|-----------|------------|
+| Kautionshöhe | 50.000 – 100.000 EUR (je nach Vertragsgespräch) |
+| Zahlungsfrist | Spätestens 8 Wochen vor Veranstaltung |
+| Rückgabe | Innerhalb von 30 Tagen nach Abbau und Schadensbeurteilung |
+| Einbehalt | Nur bei nachgewiesenen Schäden oder Verstößen gegen Hausordnung |
+| Bankgarantie | Alternative zur Barkaution: Bankgarantie eines österreichischen Kreditinstituts |
+
+### 6.4 Stornierungsbedingungen
+
+| Zeitpunkt der Stornierung | Stornogebühr |
+|--------------------------|--------------|
+| Bis 6 Monate vor Event (vor 05.03.2026) | 10% der Gesamtmiete |
+| 3–6 Monate vor Event (05.03.–05.06.2026) | 25% der Gesamtmiete |
+| 1–3 Monate vor Event (05.06.–05.08.2026) | 50% der Gesamtmiete |
+| Weniger als 1 Monat vor Event | 75–100% der Gesamtmiete |
+| Force Majeure (behördl. Veranstaltungsverbot) | Rückerstattung abzgl. administrativer Kosten |
+
+**Verhandlungsposition:** Als öffentlichkeitswirksames Diversity-Event mit Stadtbezug günstigere Konditionen ausverhandeln. Frühe Buchung stärkt Verhandlungsposition.
+
+---
+
+## 7. Kommunikationsplan mit Rathaus Wien
+
+### 7.1 Ansprechpartner
+
+**Primärer Kontakt:**  
+Wiener Rathaus – Eventmanagement / Veranstaltungsservice  
+Rathaus Wien, Friedrich-Schmidt-Platz 1, 1082 Wien  
+Tel: +43 1 4000-0 (Zentrale)  
+Spezifische Abteilung: Büro des Bürgermeisters / Repräsentationsabteilung  
+(Direktkontakt über persönliche Anfrage zu erfragen)
+
+**Technischer Kontakt:**  
+Hausmeisterei Rathaus Wien  
+(Kontakt über Eventmanagement vermitteln lassen)
+
+**Behördlicher Kontakt:**  
+MA 36 – Veranstaltungsgenehmigungen  
+Tel: +43 1 4000-36080
+
+### 7.2 E-Mail-Vorlage für die erste Anfrage
+
+---
+
+**Betreff:** Anfrage Saalmiete Wiener Rathaus – Diversity-Ball Wien 2026 – 5. September 2026
+
+Sehr geehrte Damen und Herren,
+
+wir planen den **Diversity-Ball Wien 2026**, eine bedeutende Gala-Veranstaltung zur Förderung von Vielfalt, Gleichstellung und Inklusion in Wien und Österreich, und wenden uns mit der Bitte um eine Nutzungsvereinbarung für das **Wiener Rathaus, Festsaal** an Sie.
+
+**Eckdaten der Veranstaltung:**
+
+- **Datum:** Samstag, 5. September 2026
+- **Veranstaltungszeit:** 18:00 – 02:00 Uhr
+- **Aufbau:** Freitag, 4. September 2026, ab 06:00 Uhr
+- **Abbau:** Sonntag, 6. September 2026, bis 20:00 Uhr
+- **Erwartete Gästezahl:** ca. 3.500 Personen
+- **Art der Veranstaltung:** Gala-Ball mit Buffet, Programm, Tanz und Networking
+- **Gewünschte Räumlichkeiten:** Festsaal, Foyer, Arkadenhof, Nebenräume
+
+Wir bitten um Bestätigung der **Verfügbarkeit** des Festsaals für den genannten Zeitraum sowie um Übersendung Ihrer **Nutzungsbedingungen und Preisliste**.
+
+Für Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung. Wir würden uns über einen zeitnahen Gesprächstermin sehr freuen.
+
+Mit freundlichen Grüßen,
+
+[Name]  
+Location Manager, Diversity-Ball Wien 2026  
+Tel: [Telefonnummer]  
+E-Mail: [E-Mail-Adresse]
+
+---
+
+### 7.3 Terminplan für Abstimmungen
+
+| Datum | Meeting | Teilnehmer | Ziel |
+|-------|---------|------------|------|
+| 28.02.2026 | Erstgespräch telefonisch | Location Manager + Rathaus Eventmgmt. | Verfügbarkeit bestätigen |
+| 10.03.2026 | Vor-Ort-Begehung | Location Manager + Techniker + Rathaus Hausmeister | Räumlichkeiten detailliert aufnehmen |
+| 20.03.2026 | Vertragsverhandlung | Location Manager + Anwalt + Rathaus | Vertragsinhalte finalisieren |
+| 31.03.2026 | Vertragsunterzeichnung | Beider Seiten Bevollmächtigte | Verbindliche Buchung |
+| 01.06.2026 | Technische Planungsrunde | Technischer Dienstleister + Rathaus Hausmeister | Technik-Aufbau Details |
+| 01.08.2026 | Finale Abstimmung | Alle Gewerke + Rathaus | Letzte offene Punkte |
+| 03.09.2026 | Aufbau-Briefing | Aufbau-Teams + Rathaus Koordinator | Ablauf Aufbautag |
+
+---
+
+## 8. Kosten-Übersicht Location
+
+### 8.1 Detaillierte Kostenschätzung
+
+| Position | Min. (EUR) | Max. (EUR) | Anmerkungen |
+|----------|-----------|-----------|-------------|
+| **Saalmiete Rathaus** | | | |
+| Festsaal (Hauptraum) | 60.000 | 90.000 | Tagessatz für Großveranstaltung |
+| Foyer und Eingangsbereiche | 10.000 | 20.000 | Inklusive Garderobenbereiche |
+| Arkadenhof | 5.000 | 15.000 | Wetter-Risiko; separater Ansatz |
+| Nebenräume, Kabinette | 5.000 | 10.000 | VIP-Lounge, Backstage |
+| **Aufbau-/Abbau-Tage** | | | |
+| Raummiete Aufbautag (Fr.) | 15.000 | 25.000 | Halber Tagessatz Gesamtkomplex |
+| Raummiete Abbautag (So.) | 10.000 | 20.000 | Halber Tagessatz |
+| **Nebenkosten** | | | |
+| Strom (Großverbrauch) | 5.000 | 12.000 | Technik, Küche, Beleuchtung |
+| Wasser | 500 | 1.500 | Catering, Sanitär |
+| Reinigung (Vor-/Nachbereitung) | 8.000 | 15.000 | Inkl. Endreinigung durch Rathaus |
+| Sicherheitsdienst Rathaus | 5.000 | 10.000 | Hauseigener Bewachungsdienst |
+| **Kaution** | | | |
+| Kaution (rückerstattbar) | 50.000 | 100.000 | Hinterlage, keine echte Kosten |
+| **Barrierefreiheit** | | | |
+| Bühnenrampe mieten | 3.000 | 6.000 | Inkl. Auf-/Abbau |
+| Induktionsanlagen | 5.000 | 12.000 | Flächeninstallation Festsaal |
+| Mobile barrierefreie WCs | 4.000 | 8.000 | 2–4 Container inkl. Service |
+| Mobile Übergangsrampen | 500 | 1.500 | Kauf oder Miete |
+| **Genehmigungen** | | | |
+| Ziviltechniker / Brandschutz | 3.000 | 8.000 | Pläne und Gutachten |
+| MA 36 Gebühren | 500 | 2.000 | Behördengebühren |
+| Anwalt (Vertragsrecht) | 3.000 | 6.000 | Mietvertrag + Genehmigungen |
+| **Versicherungen** | | | |
+| Veranstalterhaftpflicht | 3.000 | 6.000 | Jahresprämie oder Einzel-Event |
+| Veranstaltungsausfallversicherung | 2.000 | 5.000 | Optional, empfohlen |
+| **Sonstiges** | | | |
+| Sanitätsdienst | 3.000 | 6.000 | Sanitäter vor Ort (Pflicht) |
+| Koordinations-Overhead | 5.000 | 10.000 | Location Manager intern |
+| Puffer (unvorhergesehen) | 10.000 | 20.000 | 5% des Gesamtbudgets |
+| **GESAMT (ohne Kaution)** | **161.500** | **278.000** | |
+| **GESAMT (mit Kaution)** | **211.500** | **378.000** | |
+
+**Budget-Check:** Das verfügbare Budget von 400.000 – 450.000 EUR deckt die geschätzten Location-Kosten ab. Der Puffer von ca. 70.000 – 120.000 EUR ist für nicht absehbare Mehrkosten verfügbar.
+
+**WICHTIG:** Die oben genannten Mietpreise sind Schätzwerte basierend auf vergleichbaren Wiener Veranstaltungslocations. Die tatsächliche Miete des Wiener Rathauses muss im Rahmen der Anfrage beim Rathaus erfragt werden und kann erheblich abweichen.
+
+### 8.2 Zahlungsplan (Empfehlung)
+
+| Fälligkeit | Betrag (Richtwert) | Position |
+|-----------|-------------------|----------|
+| Bei Vertragsunterzeichnung (31.03.2026) | 30% der Miete | Anzahlung |
+| 01.06.2026 | Kaution vollständig | Kautionszahlung |
+| 01.08.2026 | 40% der Miete | Zwischenzahlung |
+| 01.09.2026 | 30% der Miete | Restzahlung (4 Tage vor Event) |
+| bis 07.10.2026 | Rückerstattung Kaution | Nach Schadensprüfung |
+
+---
+
+## 9. Plan B – Fallback-Location: Hofburg Wien
+
+### 9.1 Überblick Hofburg Wien
+
+**Betreiber:** Burghauptmannschaft Österreich / Österreichische Nationalbibliothek / Hofburg Congress Center  
+**Adresse:** Heldenplatz, 1010 Wien  
+**Kontakt:** Hofburg Vienna Congress Center  
+Tel: +43 1 5873666  
+E-Mail: office@hofburg.com  
+Web: www.hofburg.com
+
+### 9.2 Geeignete Räumlichkeiten in der Hofburg
+
+| Raum | Kapazität (Cocktail) | Kapazität (Bankett) | Anmerkung |
+|------|---------------------|--------------------|-----------| 
+| Festsaal (Hofburg) | 4.000 | 2.500 | Ideal für dieses Event |
+| Redoutensäle (alle) | 3.500 | 2.000 | Mehrere Säle kombiniert |
+| Zeremoniensaal | 1.500 | 800 | Zu klein als alleiniger Raum |
+| Galerie | 1.000 | 600 | Ergänzend zum Festsaal |
+
+**Kapazität für 3.500 Gäste:** Machbar mit Festsaal + angrenzende Räume oder Redoutensäle kombiniert.
+
+### 9.3 Kosten-Vergleich: Rathaus Wien vs. Hofburg Wien
+
+| Position | Rathaus Wien (Schätzung) | Hofburg Wien (Schätzung) | Differenz |
+|----------|--------------------------|--------------------------|-----------|
+| Saalmiete | 80.000–130.000 EUR | 100.000–180.000 EUR | Hofburg teurer |
+| Nebenkosten | 20.000–40.000 EUR | 25.000–50.000 EUR | Hofburg teurer |
+| Aufbau/Abbau | 25.000–45.000 EUR | 30.000–55.000 EUR | Ähnlich |
+| Kaution | 50.000–100.000 EUR | 80.000–150.000 EUR | Hofburg höher |
+| **Gesamt (ohne Kaution)** | **~161.000–278.000 EUR** | **~200.000–360.000 EUR** | +25–30% Hofburg |
+
+### 9.4 Vor- und Nachteile
+
+#### Rathaus Wien (Primär-Option)
+
+| Vorteile | Nachteile |
+|----------|-----------|
+| Starke symbolische Bedeutung (Sitz der Stadtregierung) | Verfügbarkeit noch offen |
+| Historisches Ambiente (Wiener Rathaus) | Ggf. politische Terminabhängigkeit |
+| Zentrale Lage, perfekte ÖV-Anbindung | Historische Substanz = hohe Haftung |
+| Bekannte Location für Wiener Großevents | Weniger professionelle Event-Infrastruktur |
+| Politisches Statement durch Stadtnutzung | |
+
+#### Hofburg Wien (Fallback-Option)
+
+| Vorteile | Nachteile |
+|----------|-----------|
+| Professionelles Kongress- und Eventcenter | Teurer als Rathaus |
+| Erprobte Event-Infrastruktur | Weniger symbolischer Stadtbezug |
+| Erfahrenes Haus-Team für Großevents | Weiter von U-Bahn entfernt |
+| Mehrere Räume flexibel kombinierbar | Stärkere kommerzielle Ausrichtung |
+| Kurze Vorlaufzeiten möglich | |
+| Verfügbarkeit oft kurzfristiger klärbar | |
+
+### 9.5 Fallback-Aktivierungsplan
+
+| Szenario | Auslöser | Maßnahme |
+|----------|---------|----------|
+| Rathaus nicht verfügbar | Absage Rathaus bis 15.03.2026 | Sofortige Anfrage Hofburg |
+| Rathaus Genehmigung scheitert | MA 36 Ablehnung bis 01.06.2026 | Hofburg-Option aktivieren (Option sollte bis dahin offen gehalten werden) |
+| Rathaus: Vertragsscheitern | Keine Einigung bis 31.03.2026 | Hofburg als Plan B |
+
+**Empfehlung:** Parallel zur Rathaus-Anfrage eine unverbindliche Option bei der Hofburg Wien bis 30.04.2026 anfragen und offen halten. Kostenpunkt Option ca. 2.000 – 5.000 EUR.
+
+---
+
+## 10. Zusammenfassung – Dringlichste Maßnahmen
+
+### SOFORT (bis 28. Februar 2026)
+
+1. **Rathaus-Verfügbarkeit anfragen** – E-Mail oder Anruf mit konkreten Terminen heute noch absenden. Ohne Verfügbarkeitsbestätigung können keine weiteren Planungen verbindlich sein.
+
+2. **Hofburg Wien parallel anfragen** – Option bis April offen halten als Absicherung.
+
+### DIESE WOCHE (bis 07. März 2026)
+
+3. **Ziviltechniker / Brandschutztechniker beauftragen** – Für Flucht- und Rettungswegeplan und statische Gutachten Bühne. Vorlaufzeiten für Gutachter können 4–8 Wochen betragen.
+
+4. **Anwalt für Mietvertrag** – Vertragsrechtliche Beratung für Verhandlungen mit Rathaus Wien beauftragen.
+
+### BIS 31. MÄRZ 2026
+
+5. **Mietvertrag Rathaus unterzeichnen** – Verbindliche Buchung für den 5. September 2026.
+
+6. **Barrierefreiheits-Ausrüstung anfragen** – Angebote für Bühnenrampe, Induktionsanlagen, mobile barrierefreie WCs einholen und beauftragen.
+
+### BIS 01. MAI 2026
+
+7. **MA 36 Genehmigungsantrag vollständig einreichen** – Alle Unterlagen müssen bis 01.05.2026 bei der MA 36 eingereicht sein, um rechtzeitig vor dem Event die Genehmigung zu erhalten. Genehmigung erwartet: 01. Juli 2026.
+
+8. **Veranstalterhaftpflichtversicherung abschließen** – Nachweis ist Teil der MA 36 Einreichung.
+
+### BIS 01. JUNI 2026
+
+9. **Kaution überweisen** – Gemäß Vertragsbedingungen Rathaus Wien.
+
+10. **Alle Gewerke für Aufbau beauftragen** – Bühnenbau, Ton-/Lichttechnik, Mobiliar, Dekoration, Tanzparkett – alle Dienstleister müssen bis Juni unter Vertrag sein.
+
+---
+
+*Dokument-Ende | Version 1.0 | Erstellt: 21. Februar 2026*  
+*Nächste Überarbeitung: nach Bestätigung Rathaus-Verfügbarkeit*  
+*Alle Kostenangaben sind Schätzwerte und müssen durch konkrete Angebote ersetzt werden.*