chore: Update agent work files and documentation
Agent updates: - AR Manager: Add memory tasks.json, performance log - Negotiator: Update reminders, systemprompt, add strategy doc - Orchestrator: Update reminders, add performance & budget reports - Researcher: Remove test file New content: - Diversity Ball sponsor research documentation - Email template for beverage sponsor inquiry - Sponsor strategy tracking Cleanup: - Remove old Location Report (outdated)
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# Verhandlungsstrategie — NOTFALL-PLAN
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**Diversity-Ball Wien 2026 | 1. März 2026 | Wiener Rathaus**
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**Erstellt:** 21. Februar 2026 | **Status:** AKTIV — Sofortmaßnahmen erforderlich
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**Erstellt von:** Negotiator (via Orchestrator-Aktivierung)
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## LAGE-BEURTEILUNG
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| Parameter | Wert |
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| Event-Datum | **Sonntag, 1. März 2026** |
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| Verbleibende Zeit | **8 Tage** |
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| Kritische Deadline | **28.02.2026** (Rathaus-Bestätigung) |
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| Budget gesamt | 750.000 € |
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| Gäste | 3.500 Personen |
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| Location | Wiener Rathaus, Festsaal |
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> **Kritische Erkenntnis:** Das Negotiator-System wurde erst am 21.02.2026 aktiviert — 8 Tage vor dem Event. Alle Verhandlungen müssen in den nächsten 48–72 Stunden geführt und abgeschlossen werden. Dies erfordert ein aggressives, aber professionelles Vorgehen.
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## VERHANDLUNG 1: Wiener Rathaus — Location-Bestätigung
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**Priorität:** SOFORT / KRITISCH
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**Ziel:** Schriftliche Verfügbarkeitsbestätigung des Festsaals für 1. März 2026
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**Ziel-Datum:** 23.02.2026 (Kontakt), 25.02.2026 (Bestätigung schriftlich)
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### Position (Start)
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- Wir benötigen den Festsaal inkl. Arkadenhof, Foyer und Nebenräume
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- Zeitraum: 1. März 2026, Aufbau ab 06:00 Uhr, Event 18:00–02:00 Uhr, Abbau bis 06:00 Uhr 2. März
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- Exklusivnutzung des Festsaaltrakts
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### BATNA (Best Alternative)
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- Hofburg Wien: Als Ausweichlocation vorbereitet (location_manager hat dies als Plan B dokumentiert)
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- Hofburg-Kontakt sofort parallel kontaktieren, um Verhandlungsposition zu stärken
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### Verhandlungsargumente
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1. **Prestige:** Diversity-Ball ist ein gesellschaftlich bedeutendes Event — positioniert Rathaus als weltoffene Institution
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2. **Reichweite:** 3.500 Gäste, Medienpräsenz, Social Media (voraussichtlich 50.000+ Impressionen)
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3. **Gemeinnützigkeit:** Event steht für Inklusion und Diversität — politisch wertvoll für die Stadt Wien
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4. **Wirtschaftsimpuls:** Catering-Umsatz fließt über Rathauskeller (Rathaus-eigener Betrieb) zurück
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### Verhandlungspositionen Nutzungsgebühr
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| Position | Betrag | Kommentar |
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| Anker (Eröffnung) | 40.000 € | Unsere Eröffnungsposition |
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| Ziel | 60.000 € | Realistisches Ziel |
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| Schmerzgrenze | 90.000 € | Absolutes Maximum |
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| Budgetreferenz (location_manager) | 161.500–278.000 € total | Gesamtlocation inkl. Nebenleistungen |
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### Gegenleistungen für Rathaus (falls Preisreduktion gewünscht)
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- Nennung als "Offizieller Gastgeber" in allen Marketingmaterialien
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- Logorecht auf Eintrittskarten und Website
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- 10 Ehrenkarten für die Stadt Wien / Stadtrat
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### Nächste Schritte
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- [ ] Kontakt aufnehmen: eventmanagement@rathaus.wien.gv.at, +43 1 4000-0 → bis 22.02.2026
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- [ ] Dokumente vorbereiten: Veranstaltungskonzept (2 Seiten), Sicherheitskonzept-Entwurf
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- [ ] Parallel: Hofburg Wien kontaktieren (als BATNA Signal)
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- [ ] Ergebnis bis 25.02.2026 an Orchestrator melden
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## VERHANDLUNG 2: Rathauskeller Wien — Catering-Vertrag
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**Priorität:** SOFORT / KRITISCH
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**Ziel:** Vertragsabschluss (oder LOI) bis 24.02.2026
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**Grundlage:** catering_manager Konzept (catering_konzept.md)
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### Vertragskonditionen (Verhandlungspositionen)
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| Position | Catering-Manager Kalkulation | Budget-Manager Ansatz | Verhandlungsziel |
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| Catering-Gesamtkosten | 320.800 € | 420.000 € | ≤ 320.800 € |
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| Menü pro Person | ~91,66 € | — | ≤ 90 € |
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| Zahlungsplan | — | — | 30% Anzahlung, 70% nach Event |
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### Stornobedingungen (Ziel)
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- Storno bis 25.02.2026: 0 % (freier Rücktritt — kritisch wegen kurzem Vorlauf)
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- Storno 26.02.–28.02.2026: max. 20 % der vereinbarten Summe
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- Storno ab 01.03.2026: 50 % (Force Majeure Klausel einbauen)
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### Argument für Rathauskeller
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- Planungssicherheit: Wir sind gesicherter Großauftrag (3.500 Personen)
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- Synergie: Rathauskeller und Rathaus teilen Location — geringerer Logistikaufwand
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- Wiederholungspotenzial: Bei Erfolg jährliches Event möglich
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### Nächste Schritte
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- [ ] Catering-Konzept (catering_manager Output) als Briefing-Dokument aufbereiten → bis 22.02.2026
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- [ ] Kontakt Rathauskeller: info@rathauskeller.at oder direkt über Rathaus-Verwaltung
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- [ ] LOI-Vorlage vorbereiten (Grundkonditionen: Menü, Menge, Preis, Storno)
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- [ ] Vertragsabschluss bis 24.02.2026 — Ergebnis an Orchestrator + catering_manager
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## VERHANDLUNG 3: MA 36 Wien — Veranstaltungsgenehmigung
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**Priorität:** DRINGEND
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**Ziel:** Antrag einreichen bis 23.02.2026
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**Zuständig:** Magistratsabteilung 36 — Technische Gewerbeangelegenheiten und Veranstaltungen
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### Situation
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Die MA 36 Genehmigung für eine Veranstaltung mit 3.500 Personen ist behördlich verpflichtend.
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Normale Bearbeitungszeit: 2–4 Wochen. **Das Event ist in 8 Tagen.**
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### Strategie: Dringlichkeitsantrag
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1. Antrag als **Dringlichkeitsfall** (§ 73 AVG: Säumnisbeschwerde-Risiko für Behörde bei Untätigkeit) einreichen
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2. Vollständige Unterlagen auf einmal einreichen (kein Nachreichungsbedarf)
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3. Persönlich einreichen (nicht per Post) — direkte Kontaktaufnahme mit Sachbearbeiter
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### Erforderliche Unterlagen
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- [ ] Veranstaltungskonzept (Ort, Zeit, Gästezahl, Programm)
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- [ ] Sicherheitskonzept (Fluchtwegplan, Brandschutz, Sanitätsdienst)
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- [ ] Nachweis Haftpflichtversicherung (Veranstalter-Haftpflicht, mind. 10 Mio. €)
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- [ ] Kapazitätsnachweis (Behörden-Bestätigung für 3.500 Personen)
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- [ ] Technischer Plan (Bühne, Elektro, Sanitär)
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- [ ] Bestätigung Sanitätsdienst (ASB, Rotes Kreuz oder ÖJRK — mind. 4 Sanitäter + Arzt)
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### Kontakt MA 36
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- Adresse: Dresdner Straße 73–75, 1200 Wien
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- Telefon: +43 1 4000-36030
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- E-Mail: post@ma36.wien.gv.at
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- Öffnungszeiten: Mo–Fr 08:00–15:30 Uhr
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### Nächste Schritte
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- [ ] Alle Unterlagen zusammenstellen → bis 22.02.2026
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- [ ] Persönlich Termin vereinbaren bei MA 36 → 23.02.2026
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- [ ] Antrag als Dringlichkeitsfall einreichen → 23.02.2026
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- [ ] Genehmigungsstatus täglich verfolgen
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## VERHANDLUNG 4: Getränke-Sponsor
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**Priorität:** HOCH
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**Ziel:** Sponsor für 50.000 € Gegenwert bis 26.02.2026
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**Grundlage:** budget_manager Planung (Sponsoring-Plan)
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### Ziel-Unternehmen (Priorisiert)
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| Unternehmen | Typ | Kontakt-Ansatz | Wahrscheinlichkeit |
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| Ottakringer Brauerei | Bier/Getränke | eventmarketing@ottakringer.at | Hoch (lokaler Bezug Wien) |
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| Vöslauer | Mineralwasser | marketing@voeslauer.com | Hoch (Großevents-Erfahrung) |
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| Schweppes/Coca-Cola Austria | Soft Drinks | events@coca-cola-hbc.com | Mittel (lange Entscheidungswege) |
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| Lillet / Bacardi-Martini Austria | Spirits | trade@bacardi.com | Mittel |
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### Gegenleistungspaket für Getränke-Sponsor
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- Exklusive Getränkeversorgung (Alleinvermarktungsrecht)
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- Logo auf allen Printmaterialien + digital (Schätzwert: 5.000 €)
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- 20 VIP-Tickets (Schätzwert: 5.980 €)
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- Nennung in Pressemitteilung und Social Media
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- Produktpräsentation / Promotion-Stand im Foyer
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- **Gesamt-Gegenwert für Sponsor:** ~60.000–80.000 € Marketingwert
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### Gesprächseinstieg
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> "Wir veranstalten am 1. März 2026 den Diversity-Ball Wien im Wiener Rathaus mit 3.500 Gästen — eines der bedeutendsten Gesellschaftsevents des Jahres. Wir suchen einen exklusiven Getränkepartner und bieten [Paket] im Gegenzug für die Getränkeversorgung. Bei Interesse würde ich gerne noch diese Woche einen kurzen Call vereinbaren."
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### Nächste Schritte
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- [ ] Alle 4 Kandidaten per E-Mail kontaktieren → bis 22.02.2026
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- [ ] Angebots-Dokument (1 Seite) vorbereiten mit Paketbeschreibung
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- [ ] Calls mit Interessierten → 23.–24.02.2026
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- [ ] Zusage oder Absage → bis 26.02.2026 an Orchestrator melden
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## ZUSAMMENFASSUNG: ZEITPLAN DER NÄCHSTEN 8 TAGE
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| Datum | Aufgabe | Status |
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| 22.02.2026 | Rathaus + Rathauskeller kontaktieren | [ ] |
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| 22.02.2026 | Getränke-Sponsoren kontaktieren (E-Mail) | [ ] |
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| 23.02.2026 | MA 36 Genehmigungsantrag einreichen | [ ] |
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| 23.02.2026 | Hofburg als BATNA-Option prüfen | [ ] |
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| 24.02.2026 | Rathauskeller LOI unterzeichnen | [ ] |
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| 24.02.2026 | Calls mit Getränke-Sponsor-Kandidaten | [ ] |
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| 25.02.2026 | Rathaus-Bestätigung erhalten (Ziel) | [ ] |
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| 26.02.2026 | Getränke-Sponsor bestätigt oder verworfen | [ ] |
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| 27.02.2026 | Alle offenen Punkte eskalieren an Orchestrator | [ ] |
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| 28.02.2026 | HARD DEADLINE: Rathaus-Verfügbarkeit bestätigt | [ ] |
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| 01.03.2026 | EVENT — Diversity-Ball Wien 2026 | 🎯 |
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## ESKALATIONS-LOG
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| Datum | Thema | Eskaliert an | Status |
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|-------|-------|-------------|--------|
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| 21.02.2026 | Negotiator-Aktivierung 8 Tage vor Event | Orchestrator | Erledigt |
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*Dokument: `/mnt/d/frankenbot/agents/negotiator/work/verhandlungsstrategie_notfall_2026-02-21.md`*
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*Nächste Aktualisierung: Nach jedem Verhandlungsergebnis*
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