# Verhandlungsstrategie — NOTFALL-PLAN
**Diversity-Ball Wien 2026 | 1. März 2026 | Wiener Rathaus**  
**Erstellt:** 21. Februar 2026 | **Status:** AKTIV — Sofortmaßnahmen erforderlich  
**Erstellt von:** Negotiator (via Orchestrator-Aktivierung)

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## LAGE-BEURTEILUNG

| Parameter | Wert |
|-----------|------|
| Event-Datum | **Sonntag, 1. März 2026** |
| Verbleibende Zeit | **8 Tage** |
| Kritische Deadline | **28.02.2026** (Rathaus-Bestätigung) |
| Budget gesamt | 750.000 € |
| Gäste | 3.500 Personen |
| Location | Wiener Rathaus, Festsaal |

> **Kritische Erkenntnis:** Das Negotiator-System wurde erst am 21.02.2026 aktiviert — 8 Tage vor dem Event. Alle Verhandlungen müssen in den nächsten 48–72 Stunden geführt und abgeschlossen werden. Dies erfordert ein aggressives, aber professionelles Vorgehen.

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## VERHANDLUNG 1: Wiener Rathaus — Location-Bestätigung

**Priorität:** SOFORT / KRITISCH  
**Ziel:** Schriftliche Verfügbarkeitsbestätigung des Festsaals für 1. März 2026  
**Ziel-Datum:** 23.02.2026 (Kontakt), 25.02.2026 (Bestätigung schriftlich)

### Position (Start)
- Wir benötigen den Festsaal inkl. Arkadenhof, Foyer und Nebenräume
- Zeitraum: 1. März 2026, Aufbau ab 06:00 Uhr, Event 18:00–02:00 Uhr, Abbau bis 06:00 Uhr 2. März
- Exklusivnutzung des Festsaaltrakts

### BATNA (Best Alternative)
- Hofburg Wien: Als Ausweichlocation vorbereitet (location_manager hat dies als Plan B dokumentiert)
- Hofburg-Kontakt sofort parallel kontaktieren, um Verhandlungsposition zu stärken

### Verhandlungsargumente
1. **Prestige:** Diversity-Ball ist ein gesellschaftlich bedeutendes Event — positioniert Rathaus als weltoffene Institution
2. **Reichweite:** 3.500 Gäste, Medienpräsenz, Social Media (voraussichtlich 50.000+ Impressionen)
3. **Gemeinnützigkeit:** Event steht für Inklusion und Diversität — politisch wertvoll für die Stadt Wien
4. **Wirtschaftsimpuls:** Catering-Umsatz fließt über Rathauskeller (Rathaus-eigener Betrieb) zurück

### Verhandlungspositionen Nutzungsgebühr

| Position | Betrag | Kommentar |
|----------|--------|-----------|
| Anker (Eröffnung) | 40.000 € | Unsere Eröffnungsposition |
| Ziel | 60.000 € | Realistisches Ziel |
| Schmerzgrenze | 90.000 € | Absolutes Maximum |
| Budgetreferenz (location_manager) | 161.500–278.000 € total | Gesamtlocation inkl. Nebenleistungen |

### Gegenleistungen für Rathaus (falls Preisreduktion gewünscht)
- Nennung als "Offizieller Gastgeber" in allen Marketingmaterialien
- Logorecht auf Eintrittskarten und Website
- 10 Ehrenkarten für die Stadt Wien / Stadtrat

### Nächste Schritte
- [ ] Kontakt aufnehmen: eventmanagement@rathaus.wien.gv.at, +43 1 4000-0 → bis 22.02.2026
- [ ] Dokumente vorbereiten: Veranstaltungskonzept (2 Seiten), Sicherheitskonzept-Entwurf
- [ ] Parallel: Hofburg Wien kontaktieren (als BATNA Signal)
- [ ] Ergebnis bis 25.02.2026 an Orchestrator melden

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## VERHANDLUNG 2: Rathauskeller Wien — Catering-Vertrag

**Priorität:** SOFORT / KRITISCH  
**Ziel:** Vertragsabschluss (oder LOI) bis 24.02.2026  
**Grundlage:** catering_manager Konzept (catering_konzept.md)

### Vertragskonditionen (Verhandlungspositionen)

| Position | Catering-Manager Kalkulation | Budget-Manager Ansatz | Verhandlungsziel |
|----------|-----------------------------|-----------------------|-----------------|
| Catering-Gesamtkosten | 320.800 € | 420.000 € | ≤ 320.800 € |
| Menü pro Person | ~91,66 € | — | ≤ 90 € |
| Zahlungsplan | — | — | 30% Anzahlung, 70% nach Event |

### Stornobedingungen (Ziel)
- Storno bis 25.02.2026: 0 % (freier Rücktritt — kritisch wegen kurzem Vorlauf)
- Storno 26.02.–28.02.2026: max. 20 % der vereinbarten Summe
- Storno ab 01.03.2026: 50 % (Force Majeure Klausel einbauen)

### Argument für Rathauskeller
- Planungssicherheit: Wir sind gesicherter Großauftrag (3.500 Personen)
- Synergie: Rathauskeller und Rathaus teilen Location — geringerer Logistikaufwand
- Wiederholungspotenzial: Bei Erfolg jährliches Event möglich

### Nächste Schritte
- [ ] Catering-Konzept (catering_manager Output) als Briefing-Dokument aufbereiten → bis 22.02.2026
- [ ] Kontakt Rathauskeller: info@rathauskeller.at oder direkt über Rathaus-Verwaltung
- [ ] LOI-Vorlage vorbereiten (Grundkonditionen: Menü, Menge, Preis, Storno)
- [ ] Vertragsabschluss bis 24.02.2026 — Ergebnis an Orchestrator + catering_manager

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## VERHANDLUNG 3: MA 36 Wien — Veranstaltungsgenehmigung

**Priorität:** DRINGEND  
**Ziel:** Antrag einreichen bis 23.02.2026  
**Zuständig:** Magistratsabteilung 36 — Technische Gewerbeangelegenheiten und Veranstaltungen

### Situation
Die MA 36 Genehmigung für eine Veranstaltung mit 3.500 Personen ist behördlich verpflichtend.
Normale Bearbeitungszeit: 2–4 Wochen. **Das Event ist in 8 Tagen.**

### Strategie: Dringlichkeitsantrag
1. Antrag als **Dringlichkeitsfall** (§ 73 AVG: Säumnisbeschwerde-Risiko für Behörde bei Untätigkeit) einreichen
2. Vollständige Unterlagen auf einmal einreichen (kein Nachreichungsbedarf)
3. Persönlich einreichen (nicht per Post) — direkte Kontaktaufnahme mit Sachbearbeiter

### Erforderliche Unterlagen
- [ ] Veranstaltungskonzept (Ort, Zeit, Gästezahl, Programm)
- [ ] Sicherheitskonzept (Fluchtwegplan, Brandschutz, Sanitätsdienst)
- [ ] Nachweis Haftpflichtversicherung (Veranstalter-Haftpflicht, mind. 10 Mio. €)
- [ ] Kapazitätsnachweis (Behörden-Bestätigung für 3.500 Personen)
- [ ] Technischer Plan (Bühne, Elektro, Sanitär)
- [ ] Bestätigung Sanitätsdienst (ASB, Rotes Kreuz oder ÖJRK — mind. 4 Sanitäter + Arzt)

### Kontakt MA 36
- Adresse: Dresdner Straße 73–75, 1200 Wien
- Telefon: +43 1 4000-36030
- E-Mail: post@ma36.wien.gv.at
- Öffnungszeiten: Mo–Fr 08:00–15:30 Uhr

### Nächste Schritte
- [ ] Alle Unterlagen zusammenstellen → bis 22.02.2026
- [ ] Persönlich Termin vereinbaren bei MA 36 → 23.02.2026
- [ ] Antrag als Dringlichkeitsfall einreichen → 23.02.2026
- [ ] Genehmigungsstatus täglich verfolgen

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## VERHANDLUNG 4: Getränke-Sponsor

**Priorität:** HOCH  
**Ziel:** Sponsor für 50.000 € Gegenwert bis 26.02.2026  
**Grundlage:** budget_manager Planung (Sponsoring-Plan)

### Ziel-Unternehmen (Priorisiert)

| Unternehmen | Typ | Kontakt-Ansatz | Wahrscheinlichkeit |
|-------------|-----|---------------|-------------------|
| Ottakringer Brauerei | Bier/Getränke | eventmarketing@ottakringer.at | Hoch (lokaler Bezug Wien) |
| Vöslauer | Mineralwasser | marketing@voeslauer.com | Hoch (Großevents-Erfahrung) |
| Schweppes/Coca-Cola Austria | Soft Drinks | events@coca-cola-hbc.com | Mittel (lange Entscheidungswege) |
| Lillet / Bacardi-Martini Austria | Spirits | trade@bacardi.com | Mittel |

### Gegenleistungspaket für Getränke-Sponsor
- Exklusive Getränkeversorgung (Alleinvermarktungsrecht)
- Logo auf allen Printmaterialien + digital (Schätzwert: 5.000 €)
- 20 VIP-Tickets (Schätzwert: 5.980 €)
- Nennung in Pressemitteilung und Social Media
- Produktpräsentation / Promotion-Stand im Foyer
- **Gesamt-Gegenwert für Sponsor:** ~60.000–80.000 € Marketingwert

### Gesprächseinstieg
> "Wir veranstalten am 1. März 2026 den Diversity-Ball Wien im Wiener Rathaus mit 3.500 Gästen — eines der bedeutendsten Gesellschaftsevents des Jahres. Wir suchen einen exklusiven Getränkepartner und bieten [Paket] im Gegenzug für die Getränkeversorgung. Bei Interesse würde ich gerne noch diese Woche einen kurzen Call vereinbaren."

### Nächste Schritte
- [ ] Alle 4 Kandidaten per E-Mail kontaktieren → bis 22.02.2026
- [ ] Angebots-Dokument (1 Seite) vorbereiten mit Paketbeschreibung
- [ ] Calls mit Interessierten → 23.–24.02.2026
- [ ] Zusage oder Absage → bis 26.02.2026 an Orchestrator melden

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## ZUSAMMENFASSUNG: ZEITPLAN DER NÄCHSTEN 8 TAGE

| Datum | Aufgabe | Status |
|-------|---------|--------|
| 22.02.2026 | Rathaus + Rathauskeller kontaktieren | [ ] |
| 22.02.2026 | Getränke-Sponsoren kontaktieren (E-Mail) | [ ] |
| 23.02.2026 | MA 36 Genehmigungsantrag einreichen | [ ] |
| 23.02.2026 | Hofburg als BATNA-Option prüfen | [ ] |
| 24.02.2026 | Rathauskeller LOI unterzeichnen | [ ] |
| 24.02.2026 | Calls mit Getränke-Sponsor-Kandidaten | [ ] |
| 25.02.2026 | Rathaus-Bestätigung erhalten (Ziel) | [ ] |
| 26.02.2026 | Getränke-Sponsor bestätigt oder verworfen | [ ] |
| 27.02.2026 | Alle offenen Punkte eskalieren an Orchestrator | [ ] |
| 28.02.2026 | HARD DEADLINE: Rathaus-Verfügbarkeit bestätigt | [ ] |
| 01.03.2026 | EVENT — Diversity-Ball Wien 2026 | 🎯 |

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## ESKALATIONS-LOG

| Datum | Thema | Eskaliert an | Status |
|-------|-------|-------------|--------|
| 21.02.2026 | Negotiator-Aktivierung 8 Tage vor Event | Orchestrator | Erledigt |

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*Dokument: `/mnt/d/frankenbot/agents/negotiator/work/verhandlungsstrategie_notfall_2026-02-21.md`*  
*Nächste Aktualisierung: Nach jedem Verhandlungsergebnis*