# Catering-Konzept – Diversity-Ball Wien 2026
**Erstellt:** 21. Februar 2026  
**Catering Manager:** [Name]  
**Status:** ENTWURF – zur Freigabe

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## Event-Übersicht

| Parameter | Details |
|-----------|---------|
| Datum | Samstag, 5. September 2026 |
| Uhrzeit | 18:00 – 02:00 Uhr |
| Location | Wiener Rathaus |
| Gäste | 3.500 Personen |
| Catering-Partner | Rathauskeller Wien (FIXIERT) |
| Getränke | Gesponsert (Sponsor in Akquise) |
| Bar | Selbst organisiert |
| Budget Catering | ~300.000 € |

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## 1. Menü-Konzept

### 1.1 Sektempfang (18:00 – 19:30 Uhr)

**Konzept:** Stehempfang mit umlaufendem Service (Tablett-Service)  
**Dauer:** 90 Minuten, Gäste kommen gestaffelt

#### Getränke beim Empfang
- Sekt (österreichisch, trocken) – Hauptgetränk
- Alkoholfreie Alternative: Traubensaft perlend / hausgemachte Limonade
- Mineralwasser still & prickelnd

#### Canapes & Fingerfood (6–8 Stück pro Person, umlaufend serviert)

| Canape | Variante | Menge (3.500 P.) |
|--------|----------|-----------------|
| Lachsroulade auf Schwarzbrotcrostini mit Dillcreme | Standard | 2.100 Stk |
| Beef Tartare im Parmesankörbchen | Standard | 2.100 Stk |
| Burrata-Tomate-Basilikum auf Focaccia | Vegetarisch | 1.500 Stk |
| Hummus mit Zatar auf Fladenbrot-Chip | Vegan + Halal | 1.200 Stk |
| Avocado-Mango-Ceviche im Gurkenboot | Vegan + GF | 900 Stk |
| Käsespieß mit Weintraube & Walnuss | Vegetarisch | 1.050 Stk |
| Mini-Caprese-Spieß (GF + Vegetarisch) | GF + Veg | 700 Stk |
| Frische Austern (optional, Premiumstation) | Standard | 500 Stk |

**Gesamtmenge Canapes:** ca. 22.000–24.000 Stück (6–7 pro Person inkl. Reserve)

#### Empfangs-Stationen (Stehbuffet)
- 4 Empfangs-Buffet-Stationen im Eingangsbereich / Arkadenhof
- Optisch ansprechende Dekoration mit Saisonblumen

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### 1.2 Festliches 3-Gang-Menü (20:00 – 21:30 Uhr)

**Service-Stil:** Plated Service (vorportioniert, am Tisch serviert)  
**Tischdeckung:** Vorher gedeckt, Vorsuppe und Brot bereits am Tisch

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#### Gang 1: Vorspeise

| Variante | Gericht | Personen |
|----------|---------|----------|
| **Standard** | Pochiertes Bachsaiblingsfilet auf Gurken-Dill-Sauce mit gebeizter Rote Rübe | ~1.750 |
| **Vegetarisch** | Ziegenkäse-Tarte mit karamellisierten Zwiebeln, Rucola, Walnuss-Vinaigrette | 700 |
| **Vegan** | Rote-Linsen-Suppe mit Kokosmilch, Ingwer, Koriander-Öl (serviert kalt als Amuse-Bouche-Format oder warm) | 525 |
| **Halal/Koscher** | Hühnerterrine mit Pistazien, eingelegten Gurken, Mostarda (keine Schweinefleischprodukte, keine Mischung Milch/Fleisch) | 175 |
| **GF-Kennzeichnung** | Alle Vorspeisen außer Ziegenkäse-Tarte (Teig) glutenfrei möglich; GF-Brot separat | 350 |

**Beilagen:** Hausgemachtes Brot (Weiß + Vollkorn + GF-Variante) mit Butter & Olivenöl

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#### Gang 2: Hauptgang

| Variante | Gericht | Personen |
|----------|---------|----------|
| **Standard** | Wiener Tafelspitz, Cremespinat, Röstkartoffeln, Apfelkren, Schnittlauchsauce | ~1.575 |
| **Standard Alt.** | Enten-Confit mit Rotkraut, Semmelknödel, Preiselbeerjus | ~175 |
| **Vegetarisch** | Kürbis-Risotto mit Salbei-Butter, Parmesan, gerösteten Pinienkernen | 700 |
| **Vegan** | Geschmorte Aubergine „Miso-Style" mit Jasminreis, Edamame, Sesamvinaigrette | 525 |
| **Glutenfrei** | Lammrücken mit Provencalischer Kräuterkruste (GF), Polenta, Ratatouille | 350 |
| **Halal** | Lammmedaillons mit Orientalischen Gewürzen, Couscous, Minz-Joghurt | 175 |
| **Koscher** | Nach separater Absprache mit zertifiziertem Koscher-Caterer (versiegeltes Menü) | ggf. 20–30 |

> **Hinweis Koscher:** Vollständig koschere Mahlzeiten erfordern einen zertifizierten Koscher-Caterer mit eigenem Geschirr. Abklärung mit Rathauskeller bis spätestens **1. Juni 2026**.

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#### Gang 3: Dessert

| Variante | Gericht | Personen |
|----------|---------|----------|
| **Standard** | Wiener Mehlspeiskomposition: Topfenknödel mit Erdbeer-Rhabarber-Kompott, Mini-Sachertorte, Schlagobers | ~2.450 |
| **Vegan** | Schokoladenmousse (dunkel, pflanzlich) mit Himbeercoulis, Kokos-Sorbet | 525 |
| **Glutenfrei** | Macarons (GF) mit Passionsfrucht-Ganache, frische Beeren, Vanilleeis (GF) | 350 |
| **Vegan + GF** | Frucht-Sorbet-Trio (Mango, Himbeere, Yuzu) mit Minze | kombi. mit Vegan |

**Petit Fours** zum Kaffee: Schokolade-Trüffel, Kardamom-Konfekt, Macarons (3 Stk/Person)  
**Kaffee/Tee-Service:** Am Tisch oder als Buffet-Station

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### 1.3 Late Night Buffet (22:00 – 01:30 Uhr)

**Konzept:** Selbstbedienungs-Buffet an 8–10 Stationen verteilt im Rathaus  
**Ziel:** Energieversorgung zum Tanzen, internationale Street-Food-Vibes

#### Buffet-Kategorien

**Herzhaft (Hauptstationen)**

| Station | Angebot | Varianten |
|---------|---------|-----------|
| **Wiener Klassik-Station** | Würstelstand-Style: Käsekrainer, Bratwurst, Gebratene Wurst, Semmel, Senf, Kren | Standard |
| **World-Food-Station** | Falafel-Wrap, Hummus, Tabbouleh, Pita (auch GF-Pita) | Vegan, GF, Halal |
| **Pasta/Risotto-Station** | Live-Cooking: Pasta mit 3 Saucen (Bolognese, Arrabiata, Alfredo), Parmesan | Std, Veg, vegan m. GF-Pasta |
| **Asian-Station** | Dim Sum, Gyoza (auch vegan), Frühlingsrollen, Soja-Dips | Std, Vegan, GF |
| **Sandwich & Bagel-Bar** | Auswahl Beläge (Lachs, Roastbeef, Gemüse-Hummus, Avocado) | Alle Varianten |

**Süß (Dessert-/Nachschub-Stationen)**

| Station | Angebot |
|---------|---------|
| **Wiener Mehlspeisen-Corner** | Krapfen, Mini-Strudel, Gugelhupf, Vanillekipferl |
| **Eis & Sorbet-Bar** | 6 Sorten (inkl. 3 vegan, 2 GF), Toppings |
| **Obst & Käse-Plateau** | Saisonales Obst, österreichische Käseauswahl, Honig, Nüsse |
| **Schokoladen-Fondue** | Zartbitter (vegan möglich), Früchte, Marshmallows |

**Late-Night-Spezialität: Viennese Würstelstand (21:30–01:30)**  
Eine kuratierte Mobile Station mit Kellner-Service – als Hommage an Wiener Nachtkultur.

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## 2. Mengen-Kalkulation

### 2.1 Gäste nach Ernährungsform

| Kategorie | Prozent | Personen | mit 10% Reserve |
|-----------|---------|----------|-----------------|
| Standard | ~50% | 1.750 | 1.925 |
| Vegetarisch | 20% | 700 | 770 |
| Vegan | 15% | 525 | 578 |
| Glutenfrei | 10% | 350 | 385 |
| Halal/Koscher | 5% | 175 | 193 |
| **Gesamt** | **100%** | **3.500** | **3.850** |

> Überschneidungen beachten: Vegan-Gerichte sind oft auch GF. Halal kann mit Standard überlappen. Kalkulation mit 10% Reserve auf alle Kategorien.

### 2.2 Mengen Sektempfang

| Artikel | Menge (3.500 P.) | Reserve (+10%) | Einheit |
|---------|-----------------|----------------|---------|
| Sekt (0,1L/Person, 2 Gläser Schnitt) | 700 L | 770 L | Liter |
| AF-Getränke Empfang | 350 L | 385 L | Liter |
| Mineralwasser | 175 L | 193 L | Liter |
| Canapes gesamt | 22.000 Stk | 24.000 Stk | Stück |

### 2.3 Mengen 3-Gang-Menü (pro Portion)

| Komponente | Gramm/Stk pro Person | Gesamt (kg) + Reserve |
|------------|---------------------|----------------------|
| Tafelspitz roh | 280g | 540 kg |
| Enten-Confit | 250g | 48 kg |
| Bachsaibling roh | 180g | 350 kg |
| Kürbis-Risotto | 350g fertig | 270 kg |
| Aubergine vegan HG | 380g fertig | 220 kg |
| Lammrücken (GF) | 250g | 96 kg |
| Desserts gesamt | 180g | 700 kg |
| Brot | 80g | 310 kg |
| Butter | 20g | 78 kg |

### 2.4 Getränke-Kalkulation (gesamt, 8 Stunden)

| Getränk | Liter/Person/Abend | Gesamt (3.500 P.) | +10% Reserve |
|---------|-------------------|-------------------|--------------|
| Mineralwasser | 0,5 L | 1.750 L | 1.925 L |
| Weißwein | 0,25 L | 875 L | 963 L |
| Rotwein | 0,2 L | 700 L | 770 L |
| Sekt (gesamt inkl. Empfang) | 0,3 L | 1.050 L | 1.155 L |
| Bier | 0,3 L | 1.050 L | 1.155 L |
| Softdrinks/Säfte | 0,4 L | 1.400 L | 1.540 L |
| Kaffee/Tee | 0,2 L | 700 L | 770 L |

**Gesamtgetränkemenge: ca. 8.000 Liter** (Wasser + alkoholisch + AF)

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## 3. Service-Konzept

### 3.1 Aufteilung der 168 Servicekräfte

| Bereich | Anzahl | Aufgabe |
|---------|--------|---------|
| **Plated Service Menü** | 70 | Tischservice (1:50 = 1 Garçon pro 50 Gäste) |
| **Sommelier / Getränke-Service** | 20 | Weinservice am Tisch, Wasserauffüllung |
| **Buffet-Personal Late Night** | 30 | Betreuung von 10 Stationen (3 pro Station) |
| **Küchen-Output / Expediting** | 12 | Verbindung Küche ↔ Service, Qualitätskontrolle |
| **Empfangs-Tablett-Service** | 20 | Umlaufservice Canapes & Sekt beim Empfang |
| **Auf-/Abbau & Logistik** | 10 | Auf-/Abbau, Nachbestückung, interne Logistik |
| **Supervisor / Chef de Rang** | 6 | Bereichsleitung (1 pro Sektor) |
| **Gesamt** | **168** | |

### 3.2 Plated Service – Ablauf

**Tischanordnung:** 350 Tische à 10 Personen  
**Garçon-Zonen:** 6 Zonen à ~58 Tische, je 1 Supervisor + 11–12 Servicekräfte + 3 Sommelier

**Ablauf pro Gang:**
1. Brot & Butter bereits am Tisch (vor 20:00)
2. Vorspeise: Simultanservice alle Tische binnen 20 Min. (Batches à 60 Tische)
3. Abräumen Vorspeise: 10 Min.
4. Hauptgang: Simultanservice, 25 Min.
5. Abräumen Hauptgang: 10 Min.
6. Dessert + Kaffee: 20 Min.
7. Gesamtdauer geplant: 90 Min. (20:00–21:30)

### 3.3 Buffet-Stationen Late Night

**10 Stationen** verteilt auf Rathaus-Räumlichkeiten:

| Station | Raum/Bereich | Personal |
|---------|-------------|---------|
| Wiener Klassik (Würstelstand) | Hauptsaal Eingang | 3 |
| World Food | Arkadenhof | 3 |
| Pasta Live Cooking | Großer Festsaal | 4 (inkl. Koch) |
| Asian Corner | Seitensaal | 3 |
| Sandwich & Bagel Bar | Foyer | 3 |
| Mehlspeisen-Corner | Wandelgang | 2 |
| Eis & Sorbet-Bar | Arkadenhof | 3 |
| Obst & Käse | Seitensaal | 2 |
| Schokoladen-Fondue | Terrassenbereich | 2 |
| Kaffee/Tee-Station | Foyer + Hauptsaal | 5 (mobile Stationen) |

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## 4. Bar-Konzept (Selbst organisiert)

### 4.1 Bar-Stationen im Rathaus

**Anzahl:** 8 Bars verteilt auf alle Stockwerke und Bereiche

| Bar | Standort | Größe | Bartender |
|-----|---------|-------|-----------|
| Bar 1 – Hauptbar | Hauptsaal Mitte | Groß (8m) | 4 |
| Bar 2 – Arkadenhof-Bar | Arkadenhof | Mittel (6m) | 3 |
| Bar 3 – Tanzflächen-Bar | Neben Tanzfläche | Groß (8m) | 4 |
| Bar 4 – VIP-Bar | VIP-Bereich | Klein (4m) | 2 |
| Bar 5 – Seitensaal-Bar | Seitensaal links | Mittel (5m) | 3 |
| Bar 6 – Seitensaal-Bar | Seitensaal rechts | Mittel (5m) | 3 |
| Bar 7 – Terrassenbar | Terrasse/Außen | Mittel (5m) | 3 |
| Bar 8 – Mobile Bar | Wandelgang | Klein/mobil | 2 |
| **Gesamt** | | | **24 Bartender** |

> **Hinweis:** 24 Bartender sind zusätzlich zu den 168 Servicekräften des Rathauskellers.

### 4.2 Getränke-Sortiment der Bars

**Spirituosen (eigene Beschaffung):**
- Vodka (2 Marken: Standard + Premium)
- Gin (2 Marken, inkl. 1 österreichischer Gin)
- Whisky / Bourbon (je 1 Flasche pro 50 Personen = 70 Flaschen)
- Rum (dunkel + hell)
- Tequila
- Aperol, Campari, Martini
- Österreichischer Obstbrand / Schnaps als Spezialität

**Cocktail-Karte (Diversity-Ball Signature):**

| Cocktail | Basis | Vegan/GF |
|----------|-------|----------|
| **Diversity Spritz** | Aperol, Sekt, Holunderblüte | Ja |
| **Rainbow Sour** | Gin, Limette, Butterfly-Pea-Flower | Ja |
| **Viennese Night** | Rum, Kaffeelikör, Schlagobers | Nein |
| **Golden Hour** | Vodka, Maracuja, Ingwer-Beer | Ja |
| **Heritage Old Fashioned** | Österreichischer Whisky, Honig, Bitters | Ja |
| **Alkoholfrei: Garden Lemonade** | Holunder, Gurke, Minze, Soda | Ja |
| **Alkoholfrei: Berry Bliss** | Himbeer, Granatapfel, Tonic | Ja |

**Standardsortiment:**
- Bier vom Fass (2 Sorten)
- Wein offen (Weiß, Rot, Rosé)
- Sekt offen
- Softdrinks, Mineralwasser
- Säfte

### 4.3 Bar-Personal

| Funktion | Anzahl | Aufgabe |
|----------|--------|---------|
| Head Bartender | 1 | Gesamtkoordination, Qualität |
| Bartender | 24 | Zubereitung & Service |
| Bar-Backs | 8 | Nachbestückung, Glasspüle, Eis |
| Kassen-Koordinator | 2 | Kassensystem-Überwachung |
| **Gesamt Bar-Personal** | **35** | |

### 4.4 Kassensystem

**Empfehlung:** Getränkemarken-System ODER digitales Kassensystem

**Option A – Getränkemarken (empfohlen für Großveranstaltung):**
- Vorverkauf beim Einlass: Markenbündel à 5 Marken / 10 Marken
- Preise: z.B. 1 Marke = 1 Getränk (Bier, Wein, Softdrink)
- Cocktails: 2 Marken
- Vorteil: Keine Bargeldhandhabung an Bars, schneller Service
- Einlösung bis 01:30 Uhr, Rückgabe restlicher Marken nicht möglich

**Option B – Digitales Kassensystem:**
- Lightspeed / SumUp / iZettle an jeder Bar
- Kreditkarte + Kontaktlos-Zahlung
- Nachteil: Langsamere Transaktionen bei Großandrang

**Empfehlung:** Option A (Marken) mit optionaler EC/Kreditkarten-Aufladefunktion am Einlass.

### 4.5 Bartender (Intern vs. Extern)

**Empfehlung: Extern über Agentur**
- Spezialisierte Bartender-Agenturen Wien (z.B. Barkeeper-Service, Eventpersonal)
- Vorteil: Professionelle Eventbarkeeper mit Großerfahrung
- Briefing: 2 Wochen vor Event, inkl. Signature-Cocktail-Training
- Einheitliche Kleidung / Uniform (Diversity-Ball Branding)
- Stundenlohn: ca. 18–22 €/Std inkl. Zuschläge

**Kosten Bar-Personal (geschätzt):**
- 35 Personen × 9 Stunden × 20 €/Std = **6.300 €**

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## 5. Getränke-Sponsoring

### 5.1 Benötigter Lieferumfang für Sponsor

**Gesamtbedarf (Sponsoring-Paket):**

| Produkt | Menge | Anmerkung |
|---------|-------|-----------|
| **Sekt** (trocken, österreichisch) | 1.200 L (~1.600 Fl. 0,75L) | Empfang + Tisch + Toast |
| **Weißwein** (österreichisch, bio empfohlen) | 1.000 L (~1.340 Fl.) | Menü + Late Night |
| **Rotwein** (österreichisch, bio empfohlen) | 800 L (~1.070 Fl.) | Menü + Late Night |
| **Rosé** (österreichisch) | 300 L (~400 Fl.) | Optional / Bar |
| **Bier** (österreichisch, mind. 1 AF-Variante) | 1.200 L (~2.400 Fl. 0,5L) | Late Night |
| **Mineralwasser** (still + prickelnd) | 2.000 L (~2.670 Fl. 0,75L) | gesamt Abend |
| **Softdrinks / Säfte** | 1.600 L | Diverse Sorten |
| **Energy Drink** (z.B. Red Bull) | 500 Dosen | Bar + Late Night |
| **Tonic Water / Soda** | 400 L | Bar-Mixgetränke |

**Gesamtwert Sponsoring-Paket (UVP): ca. 35.000 – 50.000 €**

### 5.2 Empfohlene Sponsor-Kategorien

**Sekt / Wein:**
- Schlumberger (Sekt – Wien, Traditionshaus)
- Sektkellerei Szigeti (österreichischer Bio-Sekt)
- Weingut Mayer am Pfarrplatz (Wiener Wein, ideal für lokale Strahlkraft)
- Weingut Wieninger (Bio-Wein, Wien)
- Weingut Pfaffl (Niederösterreich)

**Bier:**
- Ottakringer Brauerei (Wien, lokal – ideal für Diversity-Ball)
- Schwechater Bier
- Brauwerk Wien

**Softdrinks / Energy:**
- Red Bull (bereits österreichisch, hohe Brand-Fit-Wahrscheinlichkeit)
- Römerquelle (Mineralwasser, Österreich)
- Vöslauer (Mineralwasser, Österreich)

**Empfehlung:** Paket aufteilen auf 2–3 Sponsoren (Sekt/Wein + Bier + Wasser/Softdrinks), um Exklusivrechte zu vermeiden und mehr Reichweite zu bieten.

### 5.3 Sponsoring-Gegenleistungen (Angebot an Sponsor)

- Logo auf allen Getränkekarten und Menükarten
- Branding an Bar-Stationen (Roll-Ups, Aufsteller)
- Erwähnung in Moderationstext des Abends
- Social Media Posts (Pre- und Post-Event)
- Logovermerk auf Tickets und Website
- Optional: Branded Glassware oder Servietten

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## 6. Allergen-Management

### 6.1 Kennzeichnung aller Gerichte

**Basis:** EU-Lebensmittelinformationsverordnung (LMIV 1169/2011) – 14 Hauptallergene

**Kennzeichnungssystem:**

| Symbol | Allergen |
|--------|---------|
| G | Gluten |
| K | Krebstiere |
| E | Eier |
| F | Fisch |
| N | Erdnüsse |
| S | Soja |
| M | Milch/Laktose |
| Sc | Schalenfrüchte (Nüsse) |
| Se | Sellerie |
| Sr | Senf |
| Ss | Sesam |
| SO2 | Schwefeldioxid/Sulfite |
| Lu | Lupinen |
| W | Weichtiere |

**Umsetzung:**
- Menükarten mit vollständiger Allergen-Liste
- Buffet-Schilder mit Symbolen + Freitext
- QR-Code auf Menükarte → digitale Allergen-Übersicht
- Separates Allergen-Heft beim Servicepersonal

### 6.2 Mitarbeiterschulung

**Zeitplan:**
- **1. August 2026:** Allergen-Schulung Rathauskeller-Personal (verpflichtend)
- **25. August 2026:** Schulung Bar- und Zusatzpersonal
- **4. September 2026 (Aufbautag):** Auffrischungs-Briefing, Stationen zuweisen

**Inhalte der Schulung:**
- Alle 14 Hauptallergene erkennen und benennen
- Gerichte den Allergenkategorien zuordnen
- Kreuz-Kontaminierung vermeiden
- Protokoll bei Allergen-Anfragen von Gästen
- Erste-Hilfe-Grundlagen bei allergischen Reaktionen
- Notfallkontakte

### 6.3 Separate Zubereitung für Allergiker

**Küchen-Protokoll:**
- Separate Zubereitungsflächen für GF und Nuss-Allergiker
- Farbcodierte Utensilien (Schneidebretter, Löffel) pro Allergen-Kategorie
- Halal: keine gemeinsame Zubereitung mit Schwein
- Koscher: separates, versiegeltes Menü vom zertifizierten Koscher-Caterer
- Ansprechpartner "Allergen-Chef" in der Küche (1 Person dediziert)

**Kommunikation mit Gästen:**
- Online-Formular bei Ticketkauf: Ernährungswünsche / Allergien eintragen (bis 1. August 2026)
- Nachfasskommunikation 2 Wochen vor Event
- Tischkärtchen für vorangemeldete Sonderwünsche

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## 7. Logistik & Zeitplan

### 7.1 Vorbereitungs-Timeline (Wochen vor Event)

| Datum | Meilenstein |
|-------|------------|
| **März 2026** | Vertragsanfrage & Verhandlung Rathauskeller |
| **1. April 2026** | Vertragsabschluss Rathauskeller |
| **15. April 2026** | Sponsoren-Akquise Getränke starten |
| **1. Mai 2026** | Bartender-Agentur beauftragen |
| **15. Mai 2026** | Endgültige Menü-Abstimmung mit Rathauskeller |
| **1. Juni 2026** | Probemenü (Testessen) – Datum bestätigen |
| **15. Juni 2026** | Koscher-Caterer Abklärung abgeschlossen |
| **1. Juli 2026** | Getränke-Sponsor fixiert, Liefermengen bestätigt |
| **1. August 2026** | Ernährungswünsche-Deadline für Gäste |
| **15. August 2026** | Finale Mengenbestellung Rathauskeller |
| **25. August 2026** | Personal-Schulungen |
| **1. September 2026** | Kassensystem / Marken aufgesetzt |
| **4. September 2026** | AUFBAUTAG (ganzer Tag) |
| **5. September 2026** | VERANSTALTUNGSTAG |

### 7.2 Lieferzeiten Rathauskeller (5. September 2026)

| Zeit | Aktion |
|------|--------|
| 06:00 | Erste Lieferung: Trockenwaren, Getränke, Non-Perishables |
| 08:00 | Frischwarenanlieferung: Fleisch, Fisch, Gemüse |
| 09:00 | Küchenbeginn: Mise en Place, Vorbereitung aller Komponenten |
| 10:00 | Aufbau Buffet-Möbel, Tische, Buffet-Stationen beginnen |
| 12:00 | Bar-Aufbau: Zapfanlagen, Glasspülen, Eismaschinen |
| 13:00 | Qualitätskontrolle Aufbau (Chef de Cuisine + Catering Manager) |
| 14:00 | Tischgedecke legen, Blumendekoration |
| 15:00 | Probedurchlauf Service (30 Min. Briefing alle 168 Servicekräfte) |
| 16:00 | Getränkelieferung Sponsor kommt an, wird eingelagert |
| 17:00 | Canapés werden vorbereitet, Sektgläser bereitgestellt |
| 17:30 | Alle Positionen besetzt, finaler Check |
| 18:00 | **EINLASS UND SEKTEMPFANG** |

### 7.3 Minuten-genauer Service-Ablauf

| Uhrzeit | Aktion |
|---------|--------|
| 18:00 | Einlass, Tablett-Service Sekt und Canapes startet |
| 18:00–19:30 | Empfang läuft, Canapés umlaufend (20 Servicekräfte) |
| 19:00 | Erste Gäste zum Tisch geleiten (gestaffelt) |
| 19:30 | Alle Gäste sitzen, Brot bereits am Tisch |
| 19:45 | Wasser einschenken, Weinkarte präsentieren |
| 20:00 | **Vorspeise Service beginnt** – Zone 1 & 2 |
| 20:05 | Zone 3 & 4 |
| 20:10 | Zone 5 & 6 |
| 20:15 | Alle Vorspeisen serviert |
| 20:45 | Abräumen Vorspeise beginnt |
| 20:55 | Abräumen abgeschlossen |
| 21:00 | **Hauptgang Service beginnt** |
| 21:10 | Alle Hauptgänge serviert |
| 21:30 | Abräumen Hauptgang |
| 21:40 | **Dessert Service beginnt** |
| 21:55 | Kaffee/Tee Service |
| 22:00 | Abräumen Dessert, Buffet-Stationen öffnen |
| 22:00 | **Late Night Buffet eröffnet** |
| 22:15 | Tanzfläche freigegeben (nach Programmpunkt) |
| 23:30 | **Tombola** – Buffet läuft parallel weiter |
| 01:00 | Buffet beginnt Schließung (stufenweise) |
| 01:30 | Letzter Service, Bars offen bis 02:00 |
| 02:00 | **Veranstaltungsende** |
| 02:00 | **Abbau beginnt** |

### 7.4 Abbau (5./6. September 2026)

| Zeit | Aktion |
|------|--------|
| 02:00 | Bars schließen, Restbestände sichern |
| 02:00–04:00 | Grob-Abbau: Buffets, Stationen, Geschirr |
| 04:00–06:00 | Reinigung Rathaus (Catering-Bereiche) |
| 06:00–08:00 | Rückgabe Möbel, Equipment-Inventur |
| 08:00 | Rathaus-Übergabe an Hausmeister |

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## 8. Kosten-Übersicht

### 8.1 Catering-Kalkulation (Rathauskeller)

| Position | Berechnung | Betrag |
|----------|-----------|--------|
| Menü pro Person (3 Gänge, plated) | 3.500 P. × 45 €/P. | 157.500 € |
| Canapes Sektempfang | 22.000 Stk × 2,50 €/Stk | 55.000 € |
| Late Night Buffet | 3.500 P. × 18 €/P. | 63.000 € |
| Kaffee/Tee-Service | 3.500 P. × 3 €/P. | 10.500 € |
| Servicepersonal (168 Kräfte inkl. in Angebot Rathauskeller) | Inkludiert | – |
| Geschirr/Besteck/Gläser (Rathauskeller-Leihgabe) | Pauschal | 8.000 € |
| **Zwischensumme Rathauskeller** | | **294.000 €** |

### 8.2 Bar (Selbst organisiert)

| Position | Berechnung | Betrag |
|----------|-----------|--------|
| Spirituosen Einkauf | Pauschal | 12.000 € |
| Barequipment (Miet) | Pauschal | 5.000 € |
| Bartender-Personal | 35 P. × 9h × 20 € | 6.300 € |
| Kassensystem/Marken | Pauschal | 2.000 € |
| Barzubehör, Deko | Pauschal | 1.500 € |
| **Zwischensumme Bar** | | **26.800 €** |

### 8.3 Sponsoring (Einnahmen/Sachleistungen)

| Position | Wert |
|----------|------|
| Getränke-Sponsor Sachleistung | −40.000 € (Schätzung) |
| Bar-Umsatz (Getränkemarken) | +ca. 35.000–50.000 € |

> Bar-Umsatz-Schätzung: 3.500 Gäste × Ø 10 €/Person an Barausgaben = 35.000 € (konservativ)  
> Optimistisch: 3.500 × 15 € = 52.500 €

### 8.4 Gesamt-Budget-Vergleich

| Position | Betrag |
|----------|--------|
| Rathauskeller Catering | 294.000 € |
| Bar (selbst organisiert) | 26.800 € |
| **Gesamtausgaben** | **320.800 €** |
| Sponsoring Sachleistung | −40.000 € |
| **Netto-Catering-Kosten** | **~280.800 €** |
| Bar-Umsatz (Einnahmen) | +35.000–50.000 € |
| **Effektive Nettokosten** | **~230.000 – 245.000 €** |

> **Budget: 300.000 € → Catering liegt im Rahmen (inkl. Bar-Puffer)**  
> **Empfehlung:** Verhandlungsspielraum mit Rathauskeller nutzen – Ziel: Paketpreis unter 270.000 €

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## 9. Kommunikation mit Rathauskeller

### 9.1 Ansprechpartner

**E-Mail:** office@wiener-rathauskeller.at  
**Adresse:** Rathausplatz 1, 1010 Wien  
**Telefon:** +43 1 405 12 10

### 9.2 E-Mail-Vorlage – Vertragsanfrage

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**Betreff:** Catering-Anfrage Diversity-Ball Wien 2026 – 3.500 Personen – 5. September 2026

Sehr geehrte Damen und Herren,

im Namen des Organisationskomitees des **Diversity-Ball Wien 2026** möchten wir Sie hiermit offiziell zur Angebotslegung für das Catering unserer Veranstaltung einladen. Der Diversity-Ball Wien ist eine der bedeutendsten gesellschaftlichen Veranstaltungen der österreichischen Ballsaison und findet am **Samstag, 5. September 2026, von 18:00 bis 02:00 Uhr im Wiener Rathaus** statt.

**Event-Eckdaten:**
- Datum: 5. September 2026
- Veranstaltungsort: Wiener Rathaus, 1010 Wien
- Gästezahl: 3.500 Personen
- Veranstaltungsrahmen: Festball mit Empfang, Menü und Late Night Programm

**Gewünschtes Catering-Paket:**

*1. Sektempfang (18:00–19:30 Uhr)*
- Tablett-Service mit Canapes und Fingerfood (6–8 Stück/Person)
- Sektservice (wird durch Sponsor gestellt, Glasservice durch Sie)
- Ca. 24.000 Canapé-Einheiten

*2. Festliches 3-Gang-Menü (20:00–21:30 Uhr)*
- Plated Service für 3.500 Personen
- Vorspeise, Hauptgang, Dessert
- Varianten: Standard, Vegetarisch, Vegan, Glutenfrei, Halal, (Koscher nach separater Absprache)
- Brot und Butter
- Kaffee/Tee-Service

*3. Late Night Buffet (22:00–01:30 Uhr)*
- Selbstbedienungs-Buffet mit 8–10 Stationen
- Internationale Küche, inkl. aller Ernährungsvarianten
- Live-Cooking-Station (Pasta)

*4. Service-Personal*
- 168 qualifizierte Servicekräfte
- Hybrid-Service (Plated + Buffet)
- Inkl. Supervisor/Chef de Rang

*5. Equipment*
- Geschirr, Besteck, Gläser für alle Gänge
- Buffet-Möbel und -Ausstattung
- Chafing Dishes, Warmhaltesysteme

**Ernährungsanforderungen:**
- 50% Standard
- 20% Vegetarisch
- 15% Vegan
- 10% Glutenfrei
- 5% Halal/Koscher

**Budget-Rahmen:** Wir kalkulieren mit einem Catering-Budget von ca. **270.000–300.000 €** (inkl. Personal und Equipment, exkl. Getränke).

**Erbetene Unterlagen:**
1. Detailliertes Angebot mit Preisaufstellung pro Komponente
2. Menü-Vorschläge für alle Varianten
3. Referenzliste vergleichbarer Großveranstaltungen
4. Vorschlag für Probemenü-Termin (Juni/Juli 2026)
5. Allergen-Management-Konzept

**Zeitplan für Abstimmungen:**
- Erstes Gespräch: März 2026
- Angebot erhalten: bis 15. März 2026
- Vertragsabschluss: bis 1. April 2026
- Probemenü: Juni 2026
- Finale Menü-Bestätigung: 15. August 2026

Wir würden uns über ein **persönliches Erstgespräch** freuen und stehen für Rückfragen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,

[Name Catering Manager]  
Diversity-Ball Wien 2026 – Organisationskomitee  
[Telefon]  
[E-Mail]

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### 9.3 Zeitplan Abstimmungen mit Rathauskeller

| Datum | Meeting / Aktion | Themen |
|-------|-----------------|--------|
| **März 2026** | Erstes Gespräch | Anforderungen, Rahmenvertrag, Budget |
| **1. April 2026** | Vertragsunterzeichnung | Finale Konditionen, Zahlungsplan |
| **Mai 2026** | Menü-Detailplanung | Alle Varianten, Zutaten, Präsentation |
| **Juni 2026** | **Probemenü** | Testessen mit OK-Komitee, Feedback |
| **Juli 2026** | Logistik-Meeting | Aufbauplan, Zeitplan, Personalplanung |
| **15. August 2026** | Finale Mengenbestellung | Definitiv-Zahlen, Sonderwünsche |
| **1. September 2026** | Pre-Event-Meeting | Finaler Ablaufplan, Notfallplan |
| **4. September 2026** | Aufbautag vor Ort | Gemeinsamer Aufbau, Briefing |

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## 10. Qualitätssicherung

### 10.1 Probemenü

**Termin:** Donnerstag, 18. Juni 2026 (Vorschlag)  
**Ort:** Wiener Rathauskeller / Rathauskeller-Testkitchen  
**Teilnehmer:**
- Catering Manager (Diversity-Ball)
- 2–3 Mitglieder OK-Komitee
- Küchenchef Rathauskeller
- Event-Koordinator

**Ablauf Probemenü:**
1. Alle Menü-Varianten (Standard, Veg, Vegan, GF, Halal) werden serviert
2. Bewertung nach: Geschmack, Präsentation, Portionsgröße, Temperatur
3. Canape-Auswahl final bestimmen
4. Late Night Buffet-Auswahl abstimmen
5. Schriftliches Feedback-Protokoll
6. Änderungswünsche bis 1. Juli 2026 kommunizieren

### 10.2 Qualitäts-Checks am Veranstaltungstag

| Zeit | Check | Verantwortlich |
|------|-------|---------------|
| 13:00 | Aufbaukontrolle: Stationen, Buffets, Tischdecken | Catering Manager |
| 15:00 | Küchenkontrolle: Mise en Place, Temperaturen, Sauberkeit | Chef de Cuisine |
| 16:30 | Glascheck: Sektgläser, Weingläser – poliert, ausreichend | Supervisor |
| 17:00 | Canapés-Qualitätsprobe (10 Stück random Sample) | Catering Manager |
| 17:30 | Finaler Rundgang alle Bereiche, Freigabe | Catering Manager |
| 19:30 | Vorspeisen-Probe (2 Portionen jeder Variante) | Chef de Cuisine |
| 20:00 | Service-Start Menü: 5-Minuten-Beobachtung Zone 1 | Supervisor |
| 21:45 | Buffet-Eröffnungscheck: alle Stationen, Beschriftungen | Supervisor |
| 23:00 | Nachbestandscheck Buffet, Bars | Bar-Koordinator |
| 01:00 | Close-Down Checkliste starten | Catering Manager |

### 10.3 Notfallplan

**Szenarien und Maßnahmen:**

| Szenario | Maßnahme |
|----------|---------|
| Lieferverspätung Rathauskeller | Empfang verlängern, Programm-Verzögerung koordinieren |
| Ausfall Servicekraft | Reserve-Pool: 10 Stand-by-Kräfte (Rathauskeller stellt) |
| Ausfall Bar-Zapfanlage | Backup: Flaschenbier, Backup-Bar aktivieren |
| Allergener Zwischenfall | Erste-Hilfe-Koffer, Notarzt-Kontakt bereit, EpiPen vorhanden |
| Zu wenig Essen | Reserve-Catering-Kontakt (Pizzeria/Lieferservice für Late Night) |
| Getränke-Sponsor liefert nicht | Eigeneinkauf-Plan aktiviert (Kontaktliste Getränke-Großhändler) |

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## Anhang: Zusammenfassung Key Facts

| Parameter | Details |
|-----------|---------|
| Gäste | 3.500 |
| Catering-Partner | Rathauskeller Wien |
| Servicekräfte | 168 (Rathauskeller) + 35 Bar-Personal |
| Buffet-Stationen Late Night | 10 |
| Bar-Stationen | 8 |
| Ernährungsvarianten | 5 (Standard, Vegetarisch, Vegan, GF, Halal/Koscher) |
| Getränkemenge gesamt | ~8.000 Liter |
| Canapes Empfang | ~24.000 Stück |
| Probemenü | 18. Juni 2026 |
| Netto-Catering-Kosten | ~230.000–245.000 € (nach Sponsoring & Bar-Umsatz) |
| Budget | 300.000 € |
| Budget-Status | **IM RAHMEN** |

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*Dokument erstellt: 21. Februar 2026 | Version 1.0 | Freigabe ausstehend*  
*Nächste Revision nach Probemenü: Juli 2026*