# Diversity-Ball Wien | Durchgetakteter Event-Plan ## Samstag, 5. September 2026 | 18:00 – 02:00 Uhr | Wiener Rathaus, Festsaal --- ## 📋 MASTER-ZEITPLAN | Zeit | Programmpunkt | Catering | Musik | Technik/Stage | Verantwortlich | |------|---------------|----------|-------|---------------|----------------| | **17:00** | **T-1 Stunde: Final-Check** | Küche: Warmlaufen | Soundcheck final | Bühne ready | Location-Manager | | **17:30** | Team-Einweisung | Service: Positionsbezug | DJ/Live: Setup | Licht: Test | Catering-Manager | | **18:00** | **EINLASS** | Sektempfang startet | Hintergrundmusik (Jazz/Lounge) | Ambient-Licht | Host-Team | | **18:00-19:00** | Sektempfang & Welcome-Drinks | 2 Getränke p.P. inkludiert | Soft-Musik | Spotlight Bühne aus | Bar-Team | | **18:45** | Gäste-Placement Tische | Nachservice Getränke | Übergang zu Programm-Musik | - | Service-Manager | | **19:00** | **ERÖFFNUNG** | - | Intro-Musik (feierlich) | Vollbeleuchtung Bühne | Moderator:in | | **19:00-19:15** | Eröffnungsrede (Diversity-Botschaft) | - | Stille | Spot auf Redner:in | Program-Manager | | **19:15-19:25** | Begrüßung Ehrengäste | - | Musikalische Untermalung | - | Moderator:in | | **19:25-19:35** | Organisatorisches / Hausregeln | - | leise Musik | Bildschirme: Infos | - | | **19:35-19:45** | Pause / Atmosphäre | Getränke nachschenken | Überleitung | Licht dimmen | Bar | | **19:45-20:00** | **GANG 1: Appetizer** | Tablettservice (2/person) | Hintergrundmusik | Gedämpftes Licht | Catering-Manager | | **20:00-20:30** | **GANG 2: Hauptgang** | Plated Service (3 Varianten) | Sanfte Hintergrundmusik | Tischlicht-Setup | Service-Captains | | **20:30-21:00** | Hauptgang + Gespräch | Nachservice | Music Transition | Licht anpassen | - | | **21:00-21:15** | Pause / Sektempfang | Sorbet optional | leise Musik | Ambient | - | | **21:15-21:30** | **GANG 3: Dessert** | Buffet + Stationen | süffige Musik | Warmlicht | Catering | | **21:30** | **TANZFLÄCHE FREI** | Kaffee / Digestif | DJ/Live-Band startet | Tanzlicht an | Musik-Rechte | | **21:30-22:15** | **TANZ & UNTERHALTUNG** | Late-Night-Station öffnet | DJ / Live-Act | Tanzflächen-Beleuchtung | Program-Manager | | **22:15-22:45** | **DIVERSITY AWARDS** | - | Moderationsmusik | Spotlight Bühne | Program-Manager | | **22:45-23:15** | Networking / Tanz | Getränke-Bar | Open Floor | Tanzlicht | Bar-Team | | **23:15-23:30** | Pause | - | leise Überleitung | Licht dimmen | - | | **23:30-00:15** | **TOMBOLA / VERSTEIGERUNG** | Snacks | Auktionsmusik | Bühne + Screen | Fundraising | | **00:15-00:45** | Music Act (Live-Performance) | - | Live-Musik | Vollbühne | Musik-Rechte | | **00:45-01:15** | Weiterfeiern / Tanz | Late-Night (2. Runde) | DJ-Set | Tanzlicht | - | | **01:15-01:30** | **ABSCHLUSSREDEN** | - | leise Musik | Spot | Moderator:in | | **01:30-01:45** | Dankeschön / Closing | - | Finale-Musik | Licht-Countdown | - | | **01:45-02:00** | **ENDE / AUSSCHANK** | Letzte Getränke | Music aus | Abbau Start | - | | **02:00** | **EVENT ENDE** | - | - | - | - | --- ## 🍽️ CATERING DETAIL ### Menü-Ablauf | Gang | Zeit | Gericht | Menge | Special | |------|------|---------|-------|---------| | **Appetizer** | 19:45-20:00 | 3 Optionen (Fisch/Veggie/Vegan) | 7.700 Stück | Tablettservice | | **Hauptgang** | 20:00-20:30 | Wild / Zander / Pilz-Ragout | 3.675 P. | Plated | | **Dessert** | 21:15-21:30 | Mousse / Strudel / Panna Cotta | 4.830 St. | Buffet | | **Late-Night** | 21:30-01:30 | Mini-Burger / Würstel / Spieße | 6.000 St. | Stationen | ### Ernährungsstationen - 🥬 **Vegan-Station**: Komplett pflanzlich - 🌾 **Glutenfrei-Station**: Separate Ausgabe - 🥛 **Laktosefrei-Station**: Milchfreie Alternativen ### Service-Personal: 168 Personen | Zeit | Focus | |------|-------| | 18:00-19:00 | Sektempfang (max. Output) | | 19:45-20:30 | Hauptgang (Peak) | | 21:15-01:30 | Late-Night / Bar | --- ## 🎵 MUSIK & ENTERTAINMENT ### Musik-Acts | Zeit | Programmpunkt | Musikart | AKM-relevant | |------|---------------|----------|--------------| | 18:00-19:00 | Sektempfang | Jazz/Lounge | ✅ | | 19:00-21:30 | Menü | Ambient/Classical | ✅ | | 21:30-00:45 | Tanzfläche | DJ + Live-Act | ✅ | | 00:45-01:30 | Feier | DJ-Set | ✅ | ### AKM-Kosten (geschätzt) - Pauschale (3.500 Pers., 8h, Tanz): ~€ 5.500 - Mit IG Kultur 40%: **~€ 3.300** - + AUME/LSG-Zuschläge: ~€ 480 - **Gesamt: ~€ 3.780** ### Technik-Bedarf | Element | Anbieter | Budget | |---------|----------|--------| | Licht | NUNTIO/VA.TEC | ~€ 15.000 | | Ton | extern | ~€ 10.000 | | Bühne | mobiler Aufbau | ~€ 5.000 | | **Gesamt** | | **~€ 30.000** | --- ## 🎯 STAGES & BEREICHE ### Räumliche Aufteilung ``` ┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ FESTSAAL (1.420 m²) │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ [Bühne Nische] │ │ │ │ ┌─────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ Tanzfläche (300 m²) │ │ │ └─────────────────────────────────────────────┘ │ │ │ │ ┌────┐ ┌────┐ ┌────┐ ┌────┐ ┌────┐ ┌────┐ │ │ │Tisch│ │Tisch│ │Tisch│ │Tisch│ │Tisch│ │Tisch│ ← 3.500 │ │ └────┘ └────┘ └────┘ └────┘ └────┘ └────┘ │ │ │ │ [Büfett] [Vegan] [GF] [Late-Night] [Eingang] │ │ │ │ [Bühne Sichte] │ └─────────────────────────────────────────────────────────────┘ ``` ### Stationen 1. **Haupt-Buffet**: Dessert + Kaffee 2. **Vegan-Station**: Vollständig pflanzlich 3. **Allergen-Station**: Gluten-/Laktosefrei 4. **Late-Night-Station**: Snacks bis 01:30 5. **Haupt-Bar**: Getränkeausgabe 6. **VIP-Bereich** (optional): Sep. Service --- ## 👥 PERSONAL-ÜBERSICHT | Bereich | Personen | Start | Ende | |---------|----------|-------|------| | Catering-Service | 120 | 16:00 | 03:00 | | Küche | 25 | 08:00 | 02:00 | | Bar | 12 | 17:00 | 03:00 | | Host/Hostessen | 10 | 17:00 | 02:00 | | Security | 15 | 17:00 | 03:00 | | Technik | 8 | 14:00 | 03:00 | | Moderation | 2 | 18:00 | 02:00 | | **GESAMT** | **192** | | | --- ## 💰 BUDGET-ÜBERSICHT | Posten | Budget | Status | |--------|--------|--------| | Location (Rathaus) | € 25.000 | Anfrage läuft | | Catering (Speisen) | € 280.000 | Fix: Rathauskeller | | Getränke | € 0 | Gesponsert | | Technik | € 30.000 | Anfrage | | AKM/GEMA | € 4.000 | Kalkuliert | | Personal | € 30.000 | - | | Barrierefreiheit | € 20.000 | - | | Deko | € 15.000 | - | | Security | € 10.000 | Anfrage | | Versicherung | € 5.000 | - | | Reserve | € 50.000 | - | | **GESAMT** | **~€ 469.000** | Budget: € 750.000 | --- ## ⚠️ KRITISCHE PUNKTE | Thema | Verantwortlich | Deadline | Status | |-------|----------------|-----------|--------| | Rathaus-Verfügbarkeit | Location-Manager | Sofort | 🔴 Offen | | Getränke-Sponsor | Fundraising | 30.04.2026 | 🔴 Offen | | MA 36 Genehmigung | Orchestrator | 4 Wochen vor | 🟡 In Bearbeitung | | AKM-Anmeldung | Musik-Rechte | 28.08.2026 | 🟢 Okay | | Gemeinnützigkeit | Tax-Advisor | 01.07.2026 | 🟡 In Bearbeitung | | ÖGS-Dolmetscher | Location-Manager | 15.08.2026 | 🔴 Offen | --- ## 📞 KONTAKTE | Rolle | Name | Telefon | Email | |-------|------|---------|-------| | Catering-Manager | Rathauskeller | +43 1 405 00 | office@wiener-rathauskeller.at | | Location | Rathausverwaltung | +43 1 4000 | rathaus@wien.gv.at | | Technik | NUNTIO | +43 1 68 98 177 | info@nuntio.at | | AKM | Veranstaltung | +43 1 505 62 62 | veranstaltung@akm.at | | MA 36 | Genehmigung | +43 1 4000-8360 | veranstaltung@ma36.wien.at | --- *Stand: 20.2.2026 | Erstellt für Diversity-Ball Wien*