fix: Centralize all agent work to their work directories
- Move knowledge base from root to agents/orchestrator/knowledge/ - Move orphaned files (AKM, Event-Plan) to orchestrator/work/ - Update all kb_file paths to new location - Change orchestrator stream to use work_dir instead of root - Now ALL agents (including orchestrator) work in their own folders - No more files created in project root - Consistent work directory behavior across all agents
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173
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# Diversity-Ball Wien | Wissensdatenbank
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> Stand: 20.2.2026 | Letzte Aktualisierung: Master-Orchestrator
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## 📅 Event-Details
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| Parameter | Wert |
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| **Datum** | Samstag, 5. September 2026 |
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| **Uhrzeit** | 18:00 – 02:00 Uhr |
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| **Ort** | Wiener Rathaus, Festsaal |
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| **Gäste** | 3.500 Personen |
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| **Budget** | 750.000 € (~214 €/Person) |
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| **Format** | Klassischer Ball |
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## 👥 Team / Agenten
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agents/
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├── researcher/ → Recherche (Diversity, Recht, Steuer)
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├── zusammenfasser/ → Konsolidierung
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├── tax_advisor/ → AT-Steuerrecht
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├── location_manager/ → Rathaus Wien
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├── program_manager/ → Ball-Programm
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├── catering_manager/ → Rathauskeller
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└── musik_rechte_advisor/ → AKM, GEMA, Musiklizenzen
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## 🎯 Orchestrator-Regeln
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> **WICHTIG:** Der Master-Orchestrator soll NIEMALS Aufgaben selbst ausführen!
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> 1. **Immer zuerst delegieren** an existierende Agenten
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> 2. **Falls kein passender Agent existiert:** Neuen Agenten erstellen mit passendem System-Prompt
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> 3. **Erst dann delegieren** an den neuen Agenten
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## ✅ Fixierte Partner
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| Partner | Status |
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| **Catering** | Rathauskeller |
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| **Getränke** | Gesucht (Sponsoring) |
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| **Bar** | Selbst organisiert |
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| **Location** | Rathaus Wien (Anfrage läuft) |
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## 📋 Programm (18:00-02:00)
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1. **18:00** Einlass & Sektempfang
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2. **19:00** Eröffnung & Reden
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3. **20:00** Festliches Menü (3 Gang)
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4. **21:30** Unterhaltung / Tanz
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5. **22:15** Diversity-Awards
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6. **23:30** Tombola / Versteigerung
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7. **01:30** Abschlussreden
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8. **02:00** Ende
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## 🍽️ Catering (Rathauskeller)
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- **Service**: Hybrid (Plated + Buffet)
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- **Menü**: 3-Gang + Late-Night
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- **Ernährung**:
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- Vegetarisch: 20%
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- Vegan: 15%
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- Glutenfrei: 10%
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- Halal/Koscher: 5%
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- **Personal**: 168 Servicekräfte
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## 💰 Budget-Aufteilung
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| Posten | Geschätzt |
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| Location (Rathaus) | 400.000-450.000 € |
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| Catering (Speisen) | ~300.000 € |
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| Technik | ~50.000-80.000 € |
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| Personal/Security | ~30.000 € |
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| Barrierefreiheit | ~20.000 € |
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| Diverse | ~50.000 € |
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## 🇦🇹 Steuerliche Aspekte (Österreich)
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| Thema | Regelung |
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| **USt** | 20% für Speisen/Getränke |
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| **Spenden** | §4a EStG – Gemeinnützigkeitsstatus prüfen |
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| **Tombola** | 5% Glücksspielabgabe |
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| **Gemeinnützigkeit** | GemRefG 2023/2024 – alle Zwecke spendenbegünstigt |
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## 📝 Genehmigungen
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| Behörde | Zweck | Vorlauf |
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| MA 36 | Veranstaltungsgenehmigung | 4-8 Wochen |
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| Finanzamt | Gemeinnützigkeitsstatus | 4-6 Wochen |
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## ♿ Barrierefreiheit
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- [x] Aufzüge vorhanden
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- [ ] Bühnenrampe (mieten)
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- [ ] ÖGS-Dolmetscher (anfragen)
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- [ ] Rollstuhlplätze (reservieren)
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- [ ] Induktionsanlagen
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## 📧 Vorlagen (emails/)
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1. `01_MA36_Genehmigung.txt` – Genehmigung
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2. `02_Rathauskeller_Catering.txt` – Catering
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3. `03_Finanzamt_Gemeinnuetzigkeit.txt` – Steuerstatus
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4. `04_Technik_Anfrage.txt` – Technik
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5. `05_OGS_Dolmetscher.txt` – Dolmetscher
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6. `06_Getraenke_Sponsor.txt` – Getränke-Sponsor
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7. `07_Tombola_Preise.txt` – Tombola-Preise
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## ⚠️ Offene Punkte
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- [ ] Rathaus-Verfükbarkeit für 5.9.2026 (Samstag!)
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- [ ] Getränke-Sponsor finden
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- [ ] Technik-Partner beauftragen
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- [ ] Gemeinnützigkeitsstatus klären
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- [ ] Genehmigung MA 36 einreichen
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## 📞 Wichtige Kontakte
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- **Rathauskeller**: office@wiener-rathauskeller.at
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- **Diversity Ball Wien**: office@diversityball.at
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- **MA 36**: veranstaltung@ma36.wien.at
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- **Fundraising Verband Austria**: office@fundraising.at
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## 📚 Quellen
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- Researcher: Diversity-Trends, Barrierefreiheit, Steuerrecht
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- TaxAdvisor: USt, §4a EStG, Gemeinnützigkeit, Tombola
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- Location Manager: Rathaus-Details, Kapazität, Kosten
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- Program Manager: Vollständiger Programmablauf
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- Catering Manager: Menü, Mengen, Personal
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- MusikRechte Advisor: AKM, Musiklizenzen
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## 📄 Dokumente
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- `AKM-Deklaration_Diversity-Ball-Wien_2026.md` → AKM-Gebührenberechnung
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*Wissensdatenbank erstellt vom Master-Orchestrator*
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# AKM-Deklaration für Diversity-Ball Wien
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**Veranstaltung:** Diversity-Ball Wien
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**Datum:** 5. September 2026
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**Ort:** Wiener Rathaus
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**Veranstalter:** [Veranstalter Name/Firma]
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**Erwartete Gäste:** 3.500
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**Programmzeit:** 18:00 - 02:00 Uhr (8 Stunden)
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## 1. Tarifanwendung
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### Maßgeblicher Tarif
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- **Autonomer Tarif für Einzelveranstaltungen (AT-EV)**
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- Fassungsvermögen Wiener Rathaus (Festsaal + Zusatzräume): ca. 3.500 Personen
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- Es liegt **Publikumstanz** vor (Tanz ab 21:30 Uhr)
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### Berechnungsart
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Der Veranstalter kann zwischen zwei Abrechnungsarten wählen:
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| Abrechnungsart | Formel | Anwendung |
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|----------------|--------|-----------|
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| **Pauschale** | Fassungsvermögen × Stundensatz | Bei großen Veranstaltungen (>500 Pers.) meist günstiger |
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| **Prozent** | 14% der Brutto-Einnahmen | Bei hohem Kartenpreis günstiger |
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## 2. Programmzuordnung Musiknutzung
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| Uhrzeit | Programmpunkt | Musikart | Tarifrelevant |
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|---------|---------------|----------|---------------|
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| 18:00-19:00 | Einlass & Sektempfang | Hintergrundmusik | ✓ Tanzveranstaltung |
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| 19:00-20:00 | Eröffnung & Reden | Redemusik/keine Musik | ggf. separate Meldung |
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| 20:00-21:30 | Festliches Menü | Hintergrundmusik | ✓ Tanzveranstaltung |
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| 21:30-22:15 | Unterhaltung / Tanz | Tanzmusik (DJ/Live) | ✓ Tanzveranstaltung |
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| 22:15-23:30 | Diversity-Awards | Moderation + Musik | ✓ Tanzveranstaltung |
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| 23:30-01:30 | Tombola / Versteigerung | Unterhaltungsmusik | ✓ Tanzveranstaltung |
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| 01:30-02:00 | Abschlussreden | Redemusik | ggf. separate Meldung |
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**Hinweis:** Die gesamte Veranstaltung gilt als "Tanzveranstaltung", da Publikumstanz stattfindet.
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## 3. Ermäßigungen
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### 3.1 IG Kultur Österreich Ermäßigung (40%)
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- **Voraussetzung:** Der Veranstalter ist Mitglied der IG Kultur Österreich oder eines angeschlossenen Landesverbandes
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- **Nachweis:** Aktueller Mitgliedsnachweis bei Anmeldung vorlegen
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- **Feld bei Anmeldung:** "Dach-/Fachverband" → "IG Kultur"
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### 3.2 Gemeinnützige/Benefiz-Ermäßigung
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- Der Diversity-Ball ist eine **Benefizveranstaltung** (Erlös geht an gemeinnützigen Zweck)
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- **Nachweis erforderlich:**
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- Vereinsstatuten (Nachweis der Gemeinnützigkeit lt. § 34 ff BAO)
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-/Finanzamt-Bescheid über Gemeinnützigkeit
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- Angabe des Begünstigten (welcher Zweck wird gefördert?)
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### 3.3 Kein Anspruch auf Ermäßigung
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Ermäßigungen gelten NICHT bei:
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- Kooperation mit nicht-begünstigten Veranstaltern
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- Veranstaltungen mit gewerblicher Bewirtung (wenn AKM-Pauschale günstiger)
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## 4. Kostenberechnung (Schätzung)
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### Aktuelle Tarife (gültig ab 01.11.2024)
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Die genauen Tarife sind im "Autonomen Tarif für Einzelveranstaltungen (AT-EV)" geregelt.
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Nächste Tarifanpassung voraussichtlich erst ab 01.11.2025.
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### Variante A: Pauschalabrechnung (empfohlen)
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- Fassungsvermögen: 3.500 Personen
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- Die Pauschalberechnung richtet sich nach:
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- Fassungsvermögen (in 100er-Schritten)
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- Veranstaltungsdauer (Stundensatz)
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- Musikart (Tanz/kein Tanz)
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- ** Für eine grobe Schätzung bei 3.500 Pers./8 Std./Tanz: ca. € 5.000-6.000**
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- + AUME/LSG-Zuschläge (ca. 15%): ca. € 750-900
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- **Gesamtschätzung (ohne Ermäßigung): ca. € 5.750-6.900**
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### Variante B: Prozentabrechnung
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- Angenommene Einnahmen: 3.500 Karten × € 120 = € 420.000
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- Tarif: **14%** (bei Tanzveranstaltung)
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- **Berechnung:** € 420.000 × 14% = **€ 58.800,00**
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- *Hinweis: Prozentabrechnung ist bei dieser Veranstaltung wegen des hohen Kartenpreises NICHT sinnvoll*
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### Mit 40% Ermäßigung (IG Kultur):
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- Pauschale: ~€ 5.500 × 60% = **~€ 3.300**
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- + Zuschläge: ~€ 800 × 60% = **~€ 480**
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||||
- **Gesamtschätzung: ca. € 3.780**
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> **WICHTIG:** Dies ist eine Schätzung. Die genauen Kosten werden von der AKM nach Anmeldung berechnet. Empfehlung: Vor der Veranstaltung ein Angebot bei der AKM anfordern.
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## 5. Erforderliche Nachweise für Ermäßigung
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### Für IG Kultur-Mitglieder:
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- [ ] Aktueller Mitgliedsausweis (Kopie)
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- [ ] Anmeldung unter "IG Kultur" als Dachverband
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### Für gemeinnützige Veranstalter:
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- [ ] Aktueller Vereinsregisterauszug
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- [ ] Statuten (mit Gemeinnützigkeitsnachweis)
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- [ ] Finanzamt-Bestätigung der Gemeinnützigkeit
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- [ ] Nachweis über Verwendung des Erlöses (Begünstigten-Nachweis)
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## 6. Einreichung bei AKM
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### Online-Anmeldung
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1. Registrierung/ Login unter: https://www.akm.at/musiknutzende/
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2. "Einzelveranstaltung anmelden"
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3. Folgende Daten eingeben:
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- Veranstaltungsdatum: 05.09.2026
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- Veranstaltungsort: Wiener Rathaus, Lichtenfelsgasse 2, 1010 Wien
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- Veranstaltungsart: Benefizball / Tanzveranstaltung
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- Fassungsvermögen: 3.500
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- Dauer: 8 Stunden (18:00-02:00 Uhr)
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- Musiknutzung: mechanische Musik + Live-Musik
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- Dachverband: IG Kultur (falls zutreffend)
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### Programm-Meldung (innerhalb 10 Tage nach Veranstaltung)
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- Auflistung der gespielten Werke via AKM-Portal
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- Alternativ: pauschales Sammelprogramm bei gleichbleibendem Repertoire
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### Fristen
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- Anmeldung: mind. 3 Werktage vor Veranstaltung
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- Programm-Meldung: innerhalb 10 Tage nach Veranstaltung
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- Zahlung: 4 Wochen nach Rechnungslegung
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## 7. Wichtige Hinweise
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⚠️ **Strafzahlungen vermeiden:**
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- Bei verspäteter Anmeldung oder fehlender Programm-Meldung: **doppelter Tarif**
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- Anspruch auf Ermäßigung geht verloren
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💡 **Empfehlung:**
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- Vor Buchung Kontakt mit AKM (Tel.: +43 1 505 62 62) oder IG Kultur
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- Angebots-Einholung für exakte Kalkulation
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- Bei Unklarheiten: schriftliche Vorabstimmung mit AKM
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## 8. Ansprechpartner
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**AKM Wien**
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- Adresse: Baumannstraße 10, 1030 Wien
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- Tel.: +43 1 505 62 62
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- E-Mail: veranstaltung@akm.at
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- Online: www.akm.at/musiknutzende/
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**IG Kultur Österreich**
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||||
- Adresse: Gumpendorfer Straße 63, 1060 Wien
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||||
- Tel.: +43 1 503 23 20
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||||
- E-Mail: office@igkultur.at
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*Erstellt am: [Datum]*
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*Dieses Dokument dient als Vorlage. Die tatsächlichen Kosten können abweichen.*
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@ -0,0 +1,182 @@
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# Diversity-Ball Wien | Durchgetakteter Event-Plan
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## Samstag, 5. September 2026 | 18:00 – 02:00 Uhr | Wiener Rathaus, Festsaal
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## 📋 MASTER-ZEITPLAN
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| Zeit | Programmpunkt | Catering | Musik | Technik/Stage | Verantwortlich |
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|------|---------------|----------|-------|---------------|----------------|
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| **17:00** | **T-1 Stunde: Final-Check** | Küche: Warmlaufen | Soundcheck final | Bühne ready | Location-Manager |
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| **17:30** | Team-Einweisung | Service: Positionsbezug | DJ/Live: Setup | Licht: Test | Catering-Manager |
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| **18:00** | **EINLASS** | Sektempfang startet | Hintergrundmusik (Jazz/Lounge) | Ambient-Licht | Host-Team |
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| **18:00-19:00** | Sektempfang & Welcome-Drinks | 2 Getränke p.P. inkludiert | Soft-Musik | Spotlight Bühne aus | Bar-Team |
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| **18:45** | Gäste-Placement Tische | Nachservice Getränke | Übergang zu Programm-Musik | - | Service-Manager |
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| **19:00** | **ERÖFFNUNG** | - | Intro-Musik (feierlich) | Vollbeleuchtung Bühne | Moderator:in |
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||||
| **19:00-19:15** | Eröffnungsrede (Diversity-Botschaft) | - | Stille | Spot auf Redner:in | Program-Manager |
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||||
| **19:15-19:25** | Begrüßung Ehrengäste | - | Musikalische Untermalung | - | Moderator:in |
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||||
| **19:25-19:35** | Organisatorisches / Hausregeln | - | leise Musik | Bildschirme: Infos | - |
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||||
| **19:35-19:45** | Pause / Atmosphäre | Getränke nachschenken | Überleitung | Licht dimmen | Bar |
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| **19:45-20:00** | **GANG 1: Appetizer** | Tablettservice (2/person) | Hintergrundmusik | Gedämpftes Licht | Catering-Manager |
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| **20:00-20:30** | **GANG 2: Hauptgang** | Plated Service (3 Varianten) | Sanfte Hintergrundmusik | Tischlicht-Setup | Service-Captains |
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| **20:30-21:00** | Hauptgang + Gespräch | Nachservice | Music Transition | Licht anpassen | - |
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||||
| **21:00-21:15** | Pause / Sektempfang | Sorbet optional | leise Musik | Ambient | - |
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| **21:15-21:30** | **GANG 3: Dessert** | Buffet + Stationen | süffige Musik | Warmlicht | Catering |
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| **21:30** | **TANZFLÄCHE FREI** | Kaffee / Digestif | DJ/Live-Band startet | Tanzlicht an | Musik-Rechte |
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||||
| **21:30-22:15** | **TANZ & UNTERHALTUNG** | Late-Night-Station öffnet | DJ / Live-Act | Tanzflächen-Beleuchtung | Program-Manager |
|
||||
| **22:15-22:45** | **DIVERSITY AWARDS** | - | Moderationsmusik | Spotlight Bühne | Program-Manager |
|
||||
| **22:45-23:15** | Networking / Tanz | Getränke-Bar | Open Floor | Tanzlicht | Bar-Team |
|
||||
| **23:15-23:30** | Pause | - | leise Überleitung | Licht dimmen | - |
|
||||
| **23:30-00:15** | **TOMBOLA / VERSTEIGERUNG** | Snacks | Auktionsmusik | Bühne + Screen | Fundraising |
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||||
| **00:15-00:45** | Music Act (Live-Performance) | - | Live-Musik | Vollbühne | Musik-Rechte |
|
||||
| **00:45-01:15** | Weiterfeiern / Tanz | Late-Night (2. Runde) | DJ-Set | Tanzlicht | - |
|
||||
| **01:15-01:30** | **ABSCHLUSSREDEN** | - | leise Musik | Spot | Moderator:in |
|
||||
| **01:30-01:45** | Dankeschön / Closing | - | Finale-Musik | Licht-Countdown | - |
|
||||
| **01:45-02:00** | **ENDE / AUSSCHANK** | Letzte Getränke | Music aus | Abbau Start | - |
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||||
| **02:00** | **EVENT ENDE** | - | - | - | - |
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## 🍽️ CATERING DETAIL
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### Menü-Ablauf
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| Gang | Zeit | Gericht | Menge | Special |
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|------|------|---------|-------|---------|
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| **Appetizer** | 19:45-20:00 | 3 Optionen (Fisch/Veggie/Vegan) | 7.700 Stück | Tablettservice |
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| **Hauptgang** | 20:00-20:30 | Wild / Zander / Pilz-Ragout | 3.675 P. | Plated |
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| **Dessert** | 21:15-21:30 | Mousse / Strudel / Panna Cotta | 4.830 St. | Buffet |
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| **Late-Night** | 21:30-01:30 | Mini-Burger / Würstel / Spieße | 6.000 St. | Stationen |
|
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### Ernährungsstationen
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- 🥬 **Vegan-Station**: Komplett pflanzlich
|
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- 🌾 **Glutenfrei-Station**: Separate Ausgabe
|
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- 🥛 **Laktosefrei-Station**: Milchfreie Alternativen
|
||||
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||||
### Service-Personal: 168 Personen
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| Zeit | Focus |
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|------|-------|
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| 18:00-19:00 | Sektempfang (max. Output) |
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| 19:45-20:30 | Hauptgang (Peak) |
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| 21:15-01:30 | Late-Night / Bar |
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## 🎵 MUSIK & ENTERTAINMENT
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### Musik-Acts
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| Zeit | Programmpunkt | Musikart | AKM-relevant |
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| 18:00-19:00 | Sektempfang | Jazz/Lounge | ✅ |
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| 19:00-21:30 | Menü | Ambient/Classical | ✅ |
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| 21:30-00:45 | Tanzfläche | DJ + Live-Act | ✅ |
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| 00:45-01:30 | Feier | DJ-Set | ✅ |
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### AKM-Kosten (geschätzt)
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- Pauschale (3.500 Pers., 8h, Tanz): ~€ 5.500
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- Mit IG Kultur 40%: **~€ 3.300**
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- + AUME/LSG-Zuschläge: ~€ 480
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- **Gesamt: ~€ 3.780**
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### Technik-Bedarf
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| Element | Anbieter | Budget |
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| Licht | NUNTIO/VA.TEC | ~€ 15.000 |
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| Ton | extern | ~€ 10.000 |
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| Bühne | mobiler Aufbau | ~€ 5.000 |
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| **Gesamt** | | **~€ 30.000** |
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## 🎯 STAGES & BEREICHE
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### Räumliche Aufteilung
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│ FESTSAAL (1.420 m²) │
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│ [Bühne Nische] │
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│ ┌─────────────────────────────────────────────┐ │
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│ │ Tanzfläche (300 m²) │ │
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│ └─────────────────────────────────────────────┘ │
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│ │
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│ ┌────┐ ┌────┐ ┌────┐ ┌────┐ ┌────┐ ┌────┐ │
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│ │Tisch│ │Tisch│ │Tisch│ │Tisch│ │Tisch│ │Tisch│ ← 3.500 │
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│ └────┘ └────┘ └────┘ └────┘ └────┘ └────┘ │
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│ [Büfett] [Vegan] [GF] [Late-Night] [Eingang] │
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│ [Bühne Sichte] │
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### Stationen
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1. **Haupt-Buffet**: Dessert + Kaffee
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2. **Vegan-Station**: Vollständig pflanzlich
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3. **Allergen-Station**: Gluten-/Laktosefrei
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4. **Late-Night-Station**: Snacks bis 01:30
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5. **Haupt-Bar**: Getränkeausgabe
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6. **VIP-Bereich** (optional): Sep. Service
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## 👥 PERSONAL-ÜBERSICHT
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| Bereich | Personen | Start | Ende |
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| Catering-Service | 120 | 16:00 | 03:00 |
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| Küche | 25 | 08:00 | 02:00 |
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| Bar | 12 | 17:00 | 03:00 |
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| Host/Hostessen | 10 | 17:00 | 02:00 |
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| Security | 15 | 17:00 | 03:00 |
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| Technik | 8 | 14:00 | 03:00 |
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| Moderation | 2 | 18:00 | 02:00 |
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| **GESAMT** | **192** | | |
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## 💰 BUDGET-ÜBERSICHT
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| Posten | Budget | Status |
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| Location (Rathaus) | € 25.000 | Anfrage läuft |
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| Catering (Speisen) | € 280.000 | Fix: Rathauskeller |
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| Getränke | € 0 | Gesponsert |
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| Technik | € 30.000 | Anfrage |
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| AKM/GEMA | € 4.000 | Kalkuliert |
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| Personal | € 30.000 | - |
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| Barrierefreiheit | € 20.000 | - |
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| Deko | € 15.000 | - |
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| Security | € 10.000 | Anfrage |
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| Versicherung | € 5.000 | - |
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| Reserve | € 50.000 | - |
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| **GESAMT** | **~€ 469.000** | Budget: € 750.000 |
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## ⚠️ KRITISCHE PUNKTE
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| Thema | Verantwortlich | Deadline | Status |
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| Rathaus-Verfügbarkeit | Location-Manager | Sofort | 🔴 Offen |
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| Getränke-Sponsor | Fundraising | 30.04.2026 | 🔴 Offen |
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| MA 36 Genehmigung | Orchestrator | 4 Wochen vor | 🟡 In Bearbeitung |
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| AKM-Anmeldung | Musik-Rechte | 28.08.2026 | 🟢 Okay |
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| Gemeinnützigkeit | Tax-Advisor | 01.07.2026 | 🟡 In Bearbeitung |
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| ÖGS-Dolmetscher | Location-Manager | 15.08.2026 | 🔴 Offen |
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## 📞 KONTAKTE
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| Rolle | Name | Telefon | Email |
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| Catering-Manager | Rathauskeller | +43 1 405 00 | office@wiener-rathauskeller.at |
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| Location | Rathausverwaltung | +43 1 4000 | rathaus@wien.gv.at |
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| Technik | NUNTIO | +43 1 68 98 177 | info@nuntio.at |
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| AKM | Veranstaltung | +43 1 505 62 62 | veranstaltung@akm.at |
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| MA 36 | Genehmigung | +43 1 4000-8360 | veranstaltung@ma36.wien.at |
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*Stand: 20.2.2026 | Erstellt für Diversity-Ball Wien*
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