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Verhandlungsstrategie — NOTFALL-PLAN

Diversity-Ball Wien 2026 | 1. März 2026 | Wiener Rathaus
Erstellt: 21. Februar 2026 | Status: AKTIV — Sofortmaßnahmen erforderlich
Erstellt von: Negotiator (via Orchestrator-Aktivierung)

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LAGE-BEURTEILUNG

Parameter	Wert
Event-Datum	Sonntag, 1. März 2026
Verbleibende Zeit	8 Tage
Kritische Deadline	28.02.2026 (Rathaus-Bestätigung)
Budget gesamt	750.000 €
Gäste	3.500 Personen
Location	Wiener Rathaus, Festsaal

Kritische Erkenntnis: Das Negotiator-System wurde erst am 21.02.2026 aktiviert — 8 Tage vor dem Event. Alle Verhandlungen müssen in den nächsten 48–72 Stunden geführt und abgeschlossen werden. Dies erfordert ein aggressives, aber professionelles Vorgehen.

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VERHANDLUNG 1: Wiener Rathaus — Location-Bestätigung

Priorität: SOFORT / KRITISCH
Ziel: Schriftliche Verfügbarkeitsbestätigung des Festsaals für 1. März 2026
Ziel-Datum: 23.02.2026 (Kontakt), 25.02.2026 (Bestätigung schriftlich)

Position (Start)

• Wir benötigen den Festsaal inkl. Arkadenhof, Foyer und Nebenräume
• Zeitraum: 1. März 2026, Aufbau ab 06:00 Uhr, Event 18:00–02:00 Uhr, Abbau bis 06:00 Uhr 2. März
• Exklusivnutzung des Festsaaltrakts

BATNA (Best Alternative)

• Hofburg Wien: Als Ausweichlocation vorbereitet (location_manager hat dies als Plan B dokumentiert)
• Hofburg-Kontakt sofort parallel kontaktieren, um Verhandlungsposition zu stärken

Verhandlungsargumente

1. Prestige: Diversity-Ball ist ein gesellschaftlich bedeutendes Event — positioniert Rathaus als weltoffene Institution
2. Reichweite: 3.500 Gäste, Medienpräsenz, Social Media (voraussichtlich 50.000+ Impressionen)
3. Gemeinnützigkeit: Event steht für Inklusion und Diversität — politisch wertvoll für die Stadt Wien
4. Wirtschaftsimpuls: Catering-Umsatz fließt über Rathauskeller (Rathaus-eigener Betrieb) zurück

Verhandlungspositionen Nutzungsgebühr

Position	Betrag	Kommentar
Anker (Eröffnung)	40.000 €	Unsere Eröffnungsposition
Ziel	60.000 €	Realistisches Ziel
Schmerzgrenze	90.000 €	Absolutes Maximum
Budgetreferenz (location_manager)	161.500–278.000 € total	Gesamtlocation inkl. Nebenleistungen

Gegenleistungen für Rathaus (falls Preisreduktion gewünscht)

• Nennung als "Offizieller Gastgeber" in allen Marketingmaterialien
• Logorecht auf Eintrittskarten und Website
• 10 Ehrenkarten für die Stadt Wien / Stadtrat

Nächste Schritte

• Kontakt aufnehmen: eventmanagement@rathaus.wien.gv.at, +43 1 4000-0 → bis 22.02.2026
• Dokumente vorbereiten: Veranstaltungskonzept (2 Seiten), Sicherheitskonzept-Entwurf
• Parallel: Hofburg Wien kontaktieren (als BATNA Signal)
• Ergebnis bis 25.02.2026 an Orchestrator melden

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VERHANDLUNG 2: Rathauskeller Wien — Catering-Vertrag

Priorität: SOFORT / KRITISCH
Ziel: Vertragsabschluss (oder LOI) bis 24.02.2026
Grundlage: catering_manager Konzept (catering_konzept.md)

Vertragskonditionen (Verhandlungspositionen)

Position	Catering-Manager Kalkulation	Budget-Manager Ansatz	Verhandlungsziel
Catering-Gesamtkosten	320.800 €	420.000 €	≤ 320.800 €
Menü pro Person	~91,66 €	—	≤ 90 €
Zahlungsplan	—	—	30% Anzahlung, 70% nach Event

Stornobedingungen (Ziel)

• Storno bis 25.02.2026: 0 % (freier Rücktritt — kritisch wegen kurzem Vorlauf)
• Storno 26.02.–28.02.2026: max. 20 % der vereinbarten Summe
• Storno ab 01.03.2026: 50 % (Force Majeure Klausel einbauen)

Argument für Rathauskeller

• Planungssicherheit: Wir sind gesicherter Großauftrag (3.500 Personen)
• Synergie: Rathauskeller und Rathaus teilen Location — geringerer Logistikaufwand
• Wiederholungspotenzial: Bei Erfolg jährliches Event möglich

Nächste Schritte

• Catering-Konzept (catering_manager Output) als Briefing-Dokument aufbereiten → bis 22.02.2026
• Kontakt Rathauskeller: info@rathauskeller.at oder direkt über Rathaus-Verwaltung
• LOI-Vorlage vorbereiten (Grundkonditionen: Menü, Menge, Preis, Storno)
• Vertragsabschluss bis 24.02.2026 — Ergebnis an Orchestrator + catering_manager

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VERHANDLUNG 3: MA 36 Wien — Veranstaltungsgenehmigung

Priorität: DRINGEND
Ziel: Antrag einreichen bis 23.02.2026
Zuständig: Magistratsabteilung 36 — Technische Gewerbeangelegenheiten und Veranstaltungen

Situation

Die MA 36 Genehmigung für eine Veranstaltung mit 3.500 Personen ist behördlich verpflichtend. Normale Bearbeitungszeit: 2–4 Wochen. Das Event ist in 8 Tagen.

Strategie: Dringlichkeitsantrag

1. Antrag als Dringlichkeitsfall (§ 73 AVG: Säumnisbeschwerde-Risiko für Behörde bei Untätigkeit) einreichen
2. Vollständige Unterlagen auf einmal einreichen (kein Nachreichungsbedarf)
3. Persönlich einreichen (nicht per Post) — direkte Kontaktaufnahme mit Sachbearbeiter

Erforderliche Unterlagen

• Veranstaltungskonzept (Ort, Zeit, Gästezahl, Programm)
• Sicherheitskonzept (Fluchtwegplan, Brandschutz, Sanitätsdienst)
• Nachweis Haftpflichtversicherung (Veranstalter-Haftpflicht, mind. 10 Mio. €)
• Kapazitätsnachweis (Behörden-Bestätigung für 3.500 Personen)
• Technischer Plan (Bühne, Elektro, Sanitär)
• Bestätigung Sanitätsdienst (ASB, Rotes Kreuz oder ÖJRK — mind. 4 Sanitäter + Arzt)

Kontakt MA 36

• Adresse: Dresdner Straße 73–75, 1200 Wien
• Telefon: +43 1 4000-36030
• E-Mail: post@ma36.wien.gv.at
• Öffnungszeiten: Mo–Fr 08:00–15:30 Uhr

Nächste Schritte

• Alle Unterlagen zusammenstellen → bis 22.02.2026
• Persönlich Termin vereinbaren bei MA 36 → 23.02.2026
• Antrag als Dringlichkeitsfall einreichen → 23.02.2026
• Genehmigungsstatus täglich verfolgen

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VERHANDLUNG 4: Getränke-Sponsor

Priorität: HOCH
Ziel: Sponsor für 50.000 € Gegenwert bis 26.02.2026
Grundlage: budget_manager Planung (Sponsoring-Plan)

Ziel-Unternehmen (Priorisiert)

Unternehmen	Typ	Kontakt-Ansatz	Wahrscheinlichkeit
Ottakringer Brauerei	Bier/Getränke	eventmarketing@ottakringer.at	Hoch (lokaler Bezug Wien)
Vöslauer	Mineralwasser	marketing@voeslauer.com	Hoch (Großevents-Erfahrung)
Schweppes/Coca-Cola Austria	Soft Drinks	events@coca-cola-hbc.com	Mittel (lange Entscheidungswege)
Lillet / Bacardi-Martini Austria	Spirits	trade@bacardi.com	Mittel

Gegenleistungspaket für Getränke-Sponsor

• Exklusive Getränkeversorgung (Alleinvermarktungsrecht)
• Logo auf allen Printmaterialien + digital (Schätzwert: 5.000 €)
• 20 VIP-Tickets (Schätzwert: 5.980 €)
• Nennung in Pressemitteilung und Social Media
• Produktpräsentation / Promotion-Stand im Foyer
• Gesamt-Gegenwert für Sponsor: ~60.000–80.000 € Marketingwert

Gesprächseinstieg

"Wir veranstalten am 1. März 2026 den Diversity-Ball Wien im Wiener Rathaus mit 3.500 Gästen — eines der bedeutendsten Gesellschaftsevents des Jahres. Wir suchen einen exklusiven Getränkepartner und bieten [Paket] im Gegenzug für die Getränkeversorgung. Bei Interesse würde ich gerne noch diese Woche einen kurzen Call vereinbaren."

Nächste Schritte

• Alle 4 Kandidaten per E-Mail kontaktieren → bis 22.02.2026
• Angebots-Dokument (1 Seite) vorbereiten mit Paketbeschreibung
• Calls mit Interessierten → 23.–24.02.2026
• Zusage oder Absage → bis 26.02.2026 an Orchestrator melden

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ZUSAMMENFASSUNG: ZEITPLAN DER NÄCHSTEN 8 TAGE

Datum	Aufgabe	Status
22.02.2026	Rathaus + Rathauskeller kontaktieren	[ ]
22.02.2026	Getränke-Sponsoren kontaktieren (E-Mail)	[ ]
23.02.2026	MA 36 Genehmigungsantrag einreichen	[ ]
23.02.2026	Hofburg als BATNA-Option prüfen	[ ]
24.02.2026	Rathauskeller LOI unterzeichnen	[ ]
24.02.2026	Calls mit Getränke-Sponsor-Kandidaten	[ ]
25.02.2026	Rathaus-Bestätigung erhalten (Ziel)	[ ]
26.02.2026	Getränke-Sponsor bestätigt oder verworfen	[ ]
27.02.2026	Alle offenen Punkte eskalieren an Orchestrator	[ ]
28.02.2026	HARD DEADLINE: Rathaus-Verfügbarkeit bestätigt	[ ]
01.03.2026	EVENT — Diversity-Ball Wien 2026	🎯

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ESKALATIONS-LOG

Datum	Thema	Eskaliert an	Status
21.02.2026	Negotiator-Aktivierung 8 Tage vor Event	Orchestrator	Erledigt

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Dokument: /mnt/d/frankenbot/agents/negotiator/work/verhandlungsstrategie_notfall_2026-02-21.md
Nächste Aktualisierung: Nach jedem Verhandlungsergebnis