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Catering-Konzept – Diversity-Ball Wien 2026

Erstellt: 21. Februar 2026
Catering Manager: [Name]
Status: ENTWURF – zur Freigabe

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Event-Übersicht

Parameter	Details
Datum	Samstag, 5. September 2026
Uhrzeit	18:00 – 02:00 Uhr
Location	Wiener Rathaus
Gäste	3.500 Personen
Catering-Partner	Rathauskeller Wien (FIXIERT)
Getränke	Gesponsert (Sponsor in Akquise)
Bar	Selbst organisiert
Budget Catering	~300.000 €

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1. Menü-Konzept

1.1 Sektempfang (18:00 – 19:30 Uhr)

Konzept: Stehempfang mit umlaufendem Service (Tablett-Service)
Dauer: 90 Minuten, Gäste kommen gestaffelt

Getränke beim Empfang

• Sekt (österreichisch, trocken) – Hauptgetränk
• Alkoholfreie Alternative: Traubensaft perlend / hausgemachte Limonade
• Mineralwasser still & prickelnd

Canapes & Fingerfood (6–8 Stück pro Person, umlaufend serviert)

Canape	Variante	Menge (3.500 P.)
Lachsroulade auf Schwarzbrotcrostini mit Dillcreme	Standard	2.100 Stk
Beef Tartare im Parmesankörbchen	Standard	2.100 Stk
Burrata-Tomate-Basilikum auf Focaccia	Vegetarisch	1.500 Stk
Hummus mit Zatar auf Fladenbrot-Chip	Vegan + Halal	1.200 Stk
Avocado-Mango-Ceviche im Gurkenboot	Vegan + GF	900 Stk
Käsespieß mit Weintraube & Walnuss	Vegetarisch	1.050 Stk
Mini-Caprese-Spieß (GF + Vegetarisch)	GF + Veg	700 Stk
Frische Austern (optional, Premiumstation)	Standard	500 Stk

Gesamtmenge Canapes: ca. 22.000–24.000 Stück (6–7 pro Person inkl. Reserve)

Empfangs-Stationen (Stehbuffet)

• 4 Empfangs-Buffet-Stationen im Eingangsbereich / Arkadenhof
• Optisch ansprechende Dekoration mit Saisonblumen

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1.2 Festliches 3-Gang-Menü (20:00 – 21:30 Uhr)

Service-Stil: Plated Service (vorportioniert, am Tisch serviert)
Tischdeckung: Vorher gedeckt, Vorsuppe und Brot bereits am Tisch

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Gang 1: Vorspeise

Variante	Gericht	Personen
Standard	Pochiertes Bachsaiblingsfilet auf Gurken-Dill-Sauce mit gebeizter Rote Rübe	~1.750
Vegetarisch	Ziegenkäse-Tarte mit karamellisierten Zwiebeln, Rucola, Walnuss-Vinaigrette	700
Vegan	Rote-Linsen-Suppe mit Kokosmilch, Ingwer, Koriander-Öl (serviert kalt als Amuse-Bouche-Format oder warm)	525
Halal/Koscher	Hühnerterrine mit Pistazien, eingelegten Gurken, Mostarda (keine Schweinefleischprodukte, keine Mischung Milch/Fleisch)	175
GF-Kennzeichnung	Alle Vorspeisen außer Ziegenkäse-Tarte (Teig) glutenfrei möglich; GF-Brot separat	350

Beilagen: Hausgemachtes Brot (Weiß + Vollkorn + GF-Variante) mit Butter & Olivenöl

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Gang 2: Hauptgang

Variante	Gericht	Personen
Standard	Wiener Tafelspitz, Cremespinat, Röstkartoffeln, Apfelkren, Schnittlauchsauce	~1.575
Standard Alt.	Enten-Confit mit Rotkraut, Semmelknödel, Preiselbeerjus	~175
Vegetarisch	Kürbis-Risotto mit Salbei-Butter, Parmesan, gerösteten Pinienkernen	700
Vegan	Geschmorte Aubergine „Miso-Style" mit Jasminreis, Edamame, Sesamvinaigrette	525
Glutenfrei	Lammrücken mit Provencalischer Kräuterkruste (GF), Polenta, Ratatouille	350
Halal	Lammmedaillons mit Orientalischen Gewürzen, Couscous, Minz-Joghurt	175
Koscher	Nach separater Absprache mit zertifiziertem Koscher-Caterer (versiegeltes Menü)	ggf. 20–30

Hinweis Koscher: Vollständig koschere Mahlzeiten erfordern einen zertifizierten Koscher-Caterer mit eigenem Geschirr. Abklärung mit Rathauskeller bis spätestens 1. Juni 2026.

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Gang 3: Dessert

Variante	Gericht	Personen
Standard	Wiener Mehlspeiskomposition: Topfenknödel mit Erdbeer-Rhabarber-Kompott, Mini-Sachertorte, Schlagobers	~2.450
Vegan	Schokoladenmousse (dunkel, pflanzlich) mit Himbeercoulis, Kokos-Sorbet	525
Glutenfrei	Macarons (GF) mit Passionsfrucht-Ganache, frische Beeren, Vanilleeis (GF)	350
Vegan + GF	Frucht-Sorbet-Trio (Mango, Himbeere, Yuzu) mit Minze	kombi. mit Vegan

Petit Fours zum Kaffee: Schokolade-Trüffel, Kardamom-Konfekt, Macarons (3 Stk/Person)
Kaffee/Tee-Service: Am Tisch oder als Buffet-Station

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1.3 Late Night Buffet (22:00 – 01:30 Uhr)

Konzept: Selbstbedienungs-Buffet an 8–10 Stationen verteilt im Rathaus
Ziel: Energieversorgung zum Tanzen, internationale Street-Food-Vibes

Buffet-Kategorien

Herzhaft (Hauptstationen)

Station	Angebot	Varianten
Wiener Klassik-Station	Würstelstand-Style: Käsekrainer, Bratwurst, Gebratene Wurst, Semmel, Senf, Kren	Standard
World-Food-Station	Falafel-Wrap, Hummus, Tabbouleh, Pita (auch GF-Pita)	Vegan, GF, Halal
Pasta/Risotto-Station	Live-Cooking: Pasta mit 3 Saucen (Bolognese, Arrabiata, Alfredo), Parmesan	Std, Veg, vegan m. GF-Pasta
Asian-Station	Dim Sum, Gyoza (auch vegan), Frühlingsrollen, Soja-Dips	Std, Vegan, GF
Sandwich & Bagel-Bar	Auswahl Beläge (Lachs, Roastbeef, Gemüse-Hummus, Avocado)	Alle Varianten

Süß (Dessert-/Nachschub-Stationen)

Station	Angebot
Wiener Mehlspeisen-Corner	Krapfen, Mini-Strudel, Gugelhupf, Vanillekipferl
Eis & Sorbet-Bar	6 Sorten (inkl. 3 vegan, 2 GF), Toppings
Obst & Käse-Plateau	Saisonales Obst, österreichische Käseauswahl, Honig, Nüsse
Schokoladen-Fondue	Zartbitter (vegan möglich), Früchte, Marshmallows

Late-Night-Spezialität: Viennese Würstelstand (21:30–01:30)
Eine kuratierte Mobile Station mit Kellner-Service – als Hommage an Wiener Nachtkultur.

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2. Mengen-Kalkulation

2.1 Gäste nach Ernährungsform

Kategorie	Prozent	Personen	mit 10% Reserve
Standard	~50%	1.750	1.925
Vegetarisch	20%	700	770
Vegan	15%	525	578
Glutenfrei	10%	350	385
Halal/Koscher	5%	175	193
Gesamt	100%	3.500	3.850

Überschneidungen beachten: Vegan-Gerichte sind oft auch GF. Halal kann mit Standard überlappen. Kalkulation mit 10% Reserve auf alle Kategorien.

2.2 Mengen Sektempfang

Artikel	Menge (3.500 P.)	Reserve (+10%)	Einheit
Sekt (0,1L/Person, 2 Gläser Schnitt)	700 L	770 L	Liter
AF-Getränke Empfang	350 L	385 L	Liter
Mineralwasser	175 L	193 L	Liter
Canapes gesamt	22.000 Stk	24.000 Stk	Stück

2.3 Mengen 3-Gang-Menü (pro Portion)

Komponente	Gramm/Stk pro Person	Gesamt (kg) + Reserve
Tafelspitz roh	280g	540 kg
Enten-Confit	250g	48 kg
Bachsaibling roh	180g	350 kg
Kürbis-Risotto	350g fertig	270 kg
Aubergine vegan HG	380g fertig	220 kg
Lammrücken (GF)	250g	96 kg
Desserts gesamt	180g	700 kg
Brot	80g	310 kg
Butter	20g	78 kg

2.4 Getränke-Kalkulation (gesamt, 8 Stunden)

Getränk	Liter/Person/Abend	Gesamt (3.500 P.)	+10% Reserve
Mineralwasser	0,5 L	1.750 L	1.925 L
Weißwein	0,25 L	875 L	963 L
Rotwein	0,2 L	700 L	770 L
Sekt (gesamt inkl. Empfang)	0,3 L	1.050 L	1.155 L
Bier	0,3 L	1.050 L	1.155 L
Softdrinks/Säfte	0,4 L	1.400 L	1.540 L
Kaffee/Tee	0,2 L	700 L	770 L

Gesamtgetränkemenge: ca. 8.000 Liter (Wasser + alkoholisch + AF)

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3. Service-Konzept

3.1 Aufteilung der 168 Servicekräfte

Bereich	Anzahl	Aufgabe
Plated Service Menü	70	Tischservice (1:50 = 1 Garçon pro 50 Gäste)
Sommelier / Getränke-Service	20	Weinservice am Tisch, Wasserauffüllung
Buffet-Personal Late Night	30	Betreuung von 10 Stationen (3 pro Station)
Küchen-Output / Expediting	12	Verbindung Küche ↔ Service, Qualitätskontrolle
Empfangs-Tablett-Service	20	Umlaufservice Canapes & Sekt beim Empfang
Auf-/Abbau & Logistik	10	Auf-/Abbau, Nachbestückung, interne Logistik
Supervisor / Chef de Rang	6	Bereichsleitung (1 pro Sektor)
Gesamt	168

3.2 Plated Service – Ablauf

Tischanordnung: 350 Tische à 10 Personen
Garçon-Zonen: 6 Zonen à ~58 Tische, je 1 Supervisor + 11–12 Servicekräfte + 3 Sommelier

Ablauf pro Gang:

1. Brot & Butter bereits am Tisch (vor 20:00)
2. Vorspeise: Simultanservice alle Tische binnen 20 Min. (Batches à 60 Tische)
3. Abräumen Vorspeise: 10 Min.
4. Hauptgang: Simultanservice, 25 Min.
5. Abräumen Hauptgang: 10 Min.
6. Dessert + Kaffee: 20 Min.
7. Gesamtdauer geplant: 90 Min. (20:00–21:30)

3.3 Buffet-Stationen Late Night

10 Stationen verteilt auf Rathaus-Räumlichkeiten:

Station	Raum/Bereich	Personal
Wiener Klassik (Würstelstand)	Hauptsaal Eingang	3
World Food	Arkadenhof	3
Pasta Live Cooking	Großer Festsaal	4 (inkl. Koch)
Asian Corner	Seitensaal	3
Sandwich & Bagel Bar	Foyer	3
Mehlspeisen-Corner	Wandelgang	2
Eis & Sorbet-Bar	Arkadenhof	3
Obst & Käse	Seitensaal	2
Schokoladen-Fondue	Terrassenbereich	2
Kaffee/Tee-Station	Foyer + Hauptsaal	5 (mobile Stationen)

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4. Bar-Konzept (Selbst organisiert)

4.1 Bar-Stationen im Rathaus

Anzahl: 8 Bars verteilt auf alle Stockwerke und Bereiche

Bar	Standort	Größe	Bartender
Bar 1 – Hauptbar	Hauptsaal Mitte	Groß (8m)	4
Bar 2 – Arkadenhof-Bar	Arkadenhof	Mittel (6m)	3
Bar 3 – Tanzflächen-Bar	Neben Tanzfläche	Groß (8m)	4
Bar 4 – VIP-Bar	VIP-Bereich	Klein (4m)	2
Bar 5 – Seitensaal-Bar	Seitensaal links	Mittel (5m)	3
Bar 6 – Seitensaal-Bar	Seitensaal rechts	Mittel (5m)	3
Bar 7 – Terrassenbar	Terrasse/Außen	Mittel (5m)	3
Bar 8 – Mobile Bar	Wandelgang	Klein/mobil	2
Gesamt			24 Bartender

Hinweis: 24 Bartender sind zusätzlich zu den 168 Servicekräften des Rathauskellers.

4.2 Getränke-Sortiment der Bars

Spirituosen (eigene Beschaffung):

• Vodka (2 Marken: Standard + Premium)
• Gin (2 Marken, inkl. 1 österreichischer Gin)
• Whisky / Bourbon (je 1 Flasche pro 50 Personen = 70 Flaschen)
• Rum (dunkel + hell)
• Tequila
• Aperol, Campari, Martini
• Österreichischer Obstbrand / Schnaps als Spezialität

Cocktail-Karte (Diversity-Ball Signature):

Cocktail	Basis	Vegan/GF
Diversity Spritz	Aperol, Sekt, Holunderblüte	Ja
Rainbow Sour	Gin, Limette, Butterfly-Pea-Flower	Ja
Viennese Night	Rum, Kaffeelikör, Schlagobers	Nein
Golden Hour	Vodka, Maracuja, Ingwer-Beer	Ja
Heritage Old Fashioned	Österreichischer Whisky, Honig, Bitters	Ja
Alkoholfrei: Garden Lemonade	Holunder, Gurke, Minze, Soda	Ja
Alkoholfrei: Berry Bliss	Himbeer, Granatapfel, Tonic	Ja

Standardsortiment:

• Bier vom Fass (2 Sorten)
• Wein offen (Weiß, Rot, Rosé)
• Sekt offen
• Softdrinks, Mineralwasser
• Säfte

4.3 Bar-Personal

Funktion	Anzahl	Aufgabe
Head Bartender	1	Gesamtkoordination, Qualität
Bartender	24	Zubereitung & Service
Bar-Backs	8	Nachbestückung, Glasspüle, Eis
Kassen-Koordinator	2	Kassensystem-Überwachung
Gesamt Bar-Personal	35

4.4 Kassensystem

Empfehlung: Getränkemarken-System ODER digitales Kassensystem

Option A – Getränkemarken (empfohlen für Großveranstaltung):

• Vorverkauf beim Einlass: Markenbündel à 5 Marken / 10 Marken
• Preise: z.B. 1 Marke = 1 Getränk (Bier, Wein, Softdrink)
• Cocktails: 2 Marken
• Vorteil: Keine Bargeldhandhabung an Bars, schneller Service
• Einlösung bis 01:30 Uhr, Rückgabe restlicher Marken nicht möglich

Option B – Digitales Kassensystem:

• Lightspeed / SumUp / iZettle an jeder Bar
• Kreditkarte + Kontaktlos-Zahlung
• Nachteil: Langsamere Transaktionen bei Großandrang

Empfehlung: Option A (Marken) mit optionaler EC/Kreditkarten-Aufladefunktion am Einlass.

4.5 Bartender (Intern vs. Extern)

Empfehlung: Extern über Agentur

• Spezialisierte Bartender-Agenturen Wien (z.B. Barkeeper-Service, Eventpersonal)
• Vorteil: Professionelle Eventbarkeeper mit Großerfahrung
• Briefing: 2 Wochen vor Event, inkl. Signature-Cocktail-Training
• Einheitliche Kleidung / Uniform (Diversity-Ball Branding)
• Stundenlohn: ca. 18–22 €/Std inkl. Zuschläge

Kosten Bar-Personal (geschätzt):

• 35 Personen × 9 Stunden × 20 €/Std = 6.300 €

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5. Getränke-Sponsoring

5.1 Benötigter Lieferumfang für Sponsor

Gesamtbedarf (Sponsoring-Paket):

Produkt	Menge	Anmerkung
Sekt (trocken, österreichisch)	1.200 L (~1.600 Fl. 0,75L)	Empfang + Tisch + Toast
Weißwein (österreichisch, bio empfohlen)	1.000 L (~1.340 Fl.)	Menü + Late Night
Rotwein (österreichisch, bio empfohlen)	800 L (~1.070 Fl.)	Menü + Late Night
Rosé (österreichisch)	300 L (~400 Fl.)	Optional / Bar
Bier (österreichisch, mind. 1 AF-Variante)	1.200 L (~2.400 Fl. 0,5L)	Late Night
Mineralwasser (still + prickelnd)	2.000 L (~2.670 Fl. 0,75L)	gesamt Abend
Softdrinks / Säfte	1.600 L	Diverse Sorten
Energy Drink (z.B. Red Bull)	500 Dosen	Bar + Late Night
Tonic Water / Soda	400 L	Bar-Mixgetränke

Gesamtwert Sponsoring-Paket (UVP): ca. 35.000 – 50.000 €

5.2 Empfohlene Sponsor-Kategorien

Sekt / Wein:

• Schlumberger (Sekt – Wien, Traditionshaus)
• Sektkellerei Szigeti (österreichischer Bio-Sekt)
• Weingut Mayer am Pfarrplatz (Wiener Wein, ideal für lokale Strahlkraft)
• Weingut Wieninger (Bio-Wein, Wien)
• Weingut Pfaffl (Niederösterreich)

Bier:

• Ottakringer Brauerei (Wien, lokal – ideal für Diversity-Ball)
• Schwechater Bier
• Brauwerk Wien

Softdrinks / Energy:

• Red Bull (bereits österreichisch, hohe Brand-Fit-Wahrscheinlichkeit)
• Römerquelle (Mineralwasser, Österreich)
• Vöslauer (Mineralwasser, Österreich)

Empfehlung: Paket aufteilen auf 2–3 Sponsoren (Sekt/Wein + Bier + Wasser/Softdrinks), um Exklusivrechte zu vermeiden und mehr Reichweite zu bieten.

5.3 Sponsoring-Gegenleistungen (Angebot an Sponsor)

• Logo auf allen Getränkekarten und Menükarten
• Branding an Bar-Stationen (Roll-Ups, Aufsteller)
• Erwähnung in Moderationstext des Abends
• Social Media Posts (Pre- und Post-Event)
• Logovermerk auf Tickets und Website
• Optional: Branded Glassware oder Servietten

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6. Allergen-Management

6.1 Kennzeichnung aller Gerichte

Basis: EU-Lebensmittelinformationsverordnung (LMIV 1169/2011) – 14 Hauptallergene

Kennzeichnungssystem:

Symbol	Allergen
G	Gluten
K	Krebstiere
E	Eier
F	Fisch
N	Erdnüsse
S	Soja
M	Milch/Laktose
Sc	Schalenfrüchte (Nüsse)
Se	Sellerie
Sr	Senf
Ss	Sesam
SO2	Schwefeldioxid/Sulfite
Lu	Lupinen
W	Weichtiere

Umsetzung:

• Menükarten mit vollständiger Allergen-Liste
• Buffet-Schilder mit Symbolen + Freitext
• QR-Code auf Menükarte → digitale Allergen-Übersicht
• Separates Allergen-Heft beim Servicepersonal

6.2 Mitarbeiterschulung

Zeitplan:

• 1. August 2026: Allergen-Schulung Rathauskeller-Personal (verpflichtend)
• 25. August 2026: Schulung Bar- und Zusatzpersonal
• 4. September 2026 (Aufbautag): Auffrischungs-Briefing, Stationen zuweisen

Inhalte der Schulung:

• Alle 14 Hauptallergene erkennen und benennen
• Gerichte den Allergenkategorien zuordnen
• Kreuz-Kontaminierung vermeiden
• Protokoll bei Allergen-Anfragen von Gästen
• Erste-Hilfe-Grundlagen bei allergischen Reaktionen
• Notfallkontakte

6.3 Separate Zubereitung für Allergiker

Küchen-Protokoll:

• Separate Zubereitungsflächen für GF und Nuss-Allergiker
• Farbcodierte Utensilien (Schneidebretter, Löffel) pro Allergen-Kategorie
• Halal: keine gemeinsame Zubereitung mit Schwein
• Koscher: separates, versiegeltes Menü vom zertifizierten Koscher-Caterer
• Ansprechpartner "Allergen-Chef" in der Küche (1 Person dediziert)

Kommunikation mit Gästen:

• Online-Formular bei Ticketkauf: Ernährungswünsche / Allergien eintragen (bis 1. August 2026)
• Nachfasskommunikation 2 Wochen vor Event
• Tischkärtchen für vorangemeldete Sonderwünsche

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7. Logistik & Zeitplan

7.1 Vorbereitungs-Timeline (Wochen vor Event)

Datum	Meilenstein
März 2026	Vertragsanfrage & Verhandlung Rathauskeller
1. April 2026	Vertragsabschluss Rathauskeller
15. April 2026	Sponsoren-Akquise Getränke starten
1. Mai 2026	Bartender-Agentur beauftragen
15. Mai 2026	Endgültige Menü-Abstimmung mit Rathauskeller
1. Juni 2026	Probemenü (Testessen) – Datum bestätigen
15. Juni 2026	Koscher-Caterer Abklärung abgeschlossen
1. Juli 2026	Getränke-Sponsor fixiert, Liefermengen bestätigt
1. August 2026	Ernährungswünsche-Deadline für Gäste
15. August 2026	Finale Mengenbestellung Rathauskeller
25. August 2026	Personal-Schulungen
1. September 2026	Kassensystem / Marken aufgesetzt
4. September 2026	AUFBAUTAG (ganzer Tag)
5. September 2026	VERANSTALTUNGSTAG

7.2 Lieferzeiten Rathauskeller (5. September 2026)

Zeit	Aktion
06:00	Erste Lieferung: Trockenwaren, Getränke, Non-Perishables
08:00	Frischwarenanlieferung: Fleisch, Fisch, Gemüse
09:00	Küchenbeginn: Mise en Place, Vorbereitung aller Komponenten
10:00	Aufbau Buffet-Möbel, Tische, Buffet-Stationen beginnen
12:00	Bar-Aufbau: Zapfanlagen, Glasspülen, Eismaschinen
13:00	Qualitätskontrolle Aufbau (Chef de Cuisine + Catering Manager)
14:00	Tischgedecke legen, Blumendekoration
15:00	Probedurchlauf Service (30 Min. Briefing alle 168 Servicekräfte)
16:00	Getränkelieferung Sponsor kommt an, wird eingelagert
17:00	Canapés werden vorbereitet, Sektgläser bereitgestellt
17:30	Alle Positionen besetzt, finaler Check
18:00	EINLASS UND SEKTEMPFANG

7.3 Minuten-genauer Service-Ablauf

Uhrzeit	Aktion
18:00	Einlass, Tablett-Service Sekt und Canapes startet
18:00–19:30	Empfang läuft, Canapés umlaufend (20 Servicekräfte)
19:00	Erste Gäste zum Tisch geleiten (gestaffelt)
19:30	Alle Gäste sitzen, Brot bereits am Tisch
19:45	Wasser einschenken, Weinkarte präsentieren
20:00	Vorspeise Service beginnt – Zone 1 & 2
20:05	Zone 3 & 4
20:10	Zone 5 & 6
20:15	Alle Vorspeisen serviert
20:45	Abräumen Vorspeise beginnt
20:55	Abräumen abgeschlossen
21:00	Hauptgang Service beginnt
21:10	Alle Hauptgänge serviert
21:30	Abräumen Hauptgang
21:40	Dessert Service beginnt
21:55	Kaffee/Tee Service
22:00	Abräumen Dessert, Buffet-Stationen öffnen
22:00	Late Night Buffet eröffnet
22:15	Tanzfläche freigegeben (nach Programmpunkt)
23:30	Tombola – Buffet läuft parallel weiter
01:00	Buffet beginnt Schließung (stufenweise)
01:30	Letzter Service, Bars offen bis 02:00
02:00	Veranstaltungsende
02:00	Abbau beginnt

7.4 Abbau (5./6. September 2026)

Zeit	Aktion
02:00	Bars schließen, Restbestände sichern
02:00–04:00	Grob-Abbau: Buffets, Stationen, Geschirr
04:00–06:00	Reinigung Rathaus (Catering-Bereiche)
06:00–08:00	Rückgabe Möbel, Equipment-Inventur
08:00	Rathaus-Übergabe an Hausmeister

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8. Kosten-Übersicht

8.1 Catering-Kalkulation (Rathauskeller)

Position	Berechnung	Betrag
Menü pro Person (3 Gänge, plated)	3.500 P. × 45 €/P.	157.500 €
Canapes Sektempfang	22.000 Stk × 2,50 €/Stk	55.000 €
Late Night Buffet	3.500 P. × 18 €/P.	63.000 €
Kaffee/Tee-Service	3.500 P. × 3 €/P.	10.500 €
Servicepersonal (168 Kräfte inkl. in Angebot Rathauskeller)	Inkludiert	–
Geschirr/Besteck/Gläser (Rathauskeller-Leihgabe)	Pauschal	8.000 €
Zwischensumme Rathauskeller		294.000 €

8.2 Bar (Selbst organisiert)

Position	Berechnung	Betrag
Spirituosen Einkauf	Pauschal	12.000 €
Barequipment (Miet)	Pauschal	5.000 €
Bartender-Personal	35 P. × 9h × 20 €	6.300 €
Kassensystem/Marken	Pauschal	2.000 €
Barzubehör, Deko	Pauschal	1.500 €
Zwischensumme Bar		26.800 €

8.3 Sponsoring (Einnahmen/Sachleistungen)

Position	Wert
Getränke-Sponsor Sachleistung	−40.000 € (Schätzung)
Bar-Umsatz (Getränkemarken)	+ca. 35.000–50.000 €

Bar-Umsatz-Schätzung: 3.500 Gäste × Ø 10 €/Person an Barausgaben = 35.000 € (konservativ)
Optimistisch: 3.500 × 15 € = 52.500 €

8.4 Gesamt-Budget-Vergleich

Position	Betrag
Rathauskeller Catering	294.000 €
Bar (selbst organisiert)	26.800 €
Gesamtausgaben	320.800 €
Sponsoring Sachleistung	−40.000 €
Netto-Catering-Kosten	~280.800 €
Bar-Umsatz (Einnahmen)	+35.000–50.000 €
Effektive Nettokosten	~230.000 – 245.000 €

Budget: 300.000 € → Catering liegt im Rahmen (inkl. Bar-Puffer)
Empfehlung: Verhandlungsspielraum mit Rathauskeller nutzen – Ziel: Paketpreis unter 270.000 €

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9. Kommunikation mit Rathauskeller

9.1 Ansprechpartner

E-Mail: office@wiener-rathauskeller.at
Adresse: Rathausplatz 1, 1010 Wien
Telefon: +43 1 405 12 10

9.2 E-Mail-Vorlage – Vertragsanfrage

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Betreff: Catering-Anfrage Diversity-Ball Wien 2026 – 3.500 Personen – 5. September 2026

Sehr geehrte Damen und Herren,

im Namen des Organisationskomitees des Diversity-Ball Wien 2026 möchten wir Sie hiermit offiziell zur Angebotslegung für das Catering unserer Veranstaltung einladen. Der Diversity-Ball Wien ist eine der bedeutendsten gesellschaftlichen Veranstaltungen der österreichischen Ballsaison und findet am Samstag, 5. September 2026, von 18:00 bis 02:00 Uhr im Wiener Rathaus statt.

Event-Eckdaten:

• Datum: 5. September 2026
• Veranstaltungsort: Wiener Rathaus, 1010 Wien
• Gästezahl: 3.500 Personen
• Veranstaltungsrahmen: Festball mit Empfang, Menü und Late Night Programm

Gewünschtes Catering-Paket:

1. Sektempfang (18:00–19:30 Uhr)

• Tablett-Service mit Canapes und Fingerfood (6–8 Stück/Person)
• Sektservice (wird durch Sponsor gestellt, Glasservice durch Sie)
• Ca. 24.000 Canapé-Einheiten

2. Festliches 3-Gang-Menü (20:00–21:30 Uhr)

• Plated Service für 3.500 Personen
• Vorspeise, Hauptgang, Dessert
• Varianten: Standard, Vegetarisch, Vegan, Glutenfrei, Halal, (Koscher nach separater Absprache)
• Brot und Butter
• Kaffee/Tee-Service

3. Late Night Buffet (22:00–01:30 Uhr)

• Selbstbedienungs-Buffet mit 8–10 Stationen
• Internationale Küche, inkl. aller Ernährungsvarianten
• Live-Cooking-Station (Pasta)

4. Service-Personal

• 168 qualifizierte Servicekräfte
• Hybrid-Service (Plated + Buffet)
• Inkl. Supervisor/Chef de Rang

5. Equipment

• Geschirr, Besteck, Gläser für alle Gänge
• Buffet-Möbel und -Ausstattung
• Chafing Dishes, Warmhaltesysteme

Ernährungsanforderungen:

• 50% Standard
• 20% Vegetarisch
• 15% Vegan
• 10% Glutenfrei
• 5% Halal/Koscher

Budget-Rahmen: Wir kalkulieren mit einem Catering-Budget von ca. 270.000–300.000 € (inkl. Personal und Equipment, exkl. Getränke).

Erbetene Unterlagen:

1. Detailliertes Angebot mit Preisaufstellung pro Komponente
2. Menü-Vorschläge für alle Varianten
3. Referenzliste vergleichbarer Großveranstaltungen
4. Vorschlag für Probemenü-Termin (Juni/Juli 2026)
5. Allergen-Management-Konzept

Zeitplan für Abstimmungen:

• Erstes Gespräch: März 2026
• Angebot erhalten: bis 15. März 2026
• Vertragsabschluss: bis 1. April 2026
• Probemenü: Juni 2026
• Finale Menü-Bestätigung: 15. August 2026

Wir würden uns über ein persönliches Erstgespräch freuen und stehen für Rückfragen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,

[Name Catering Manager]
Diversity-Ball Wien 2026 – Organisationskomitee
[Telefon]
[E-Mail]

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9.3 Zeitplan Abstimmungen mit Rathauskeller

Datum	Meeting / Aktion	Themen
März 2026	Erstes Gespräch	Anforderungen, Rahmenvertrag, Budget
1. April 2026	Vertragsunterzeichnung	Finale Konditionen, Zahlungsplan
Mai 2026	Menü-Detailplanung	Alle Varianten, Zutaten, Präsentation
Juni 2026	Probemenü	Testessen mit OK-Komitee, Feedback
Juli 2026	Logistik-Meeting	Aufbauplan, Zeitplan, Personalplanung
15. August 2026	Finale Mengenbestellung	Definitiv-Zahlen, Sonderwünsche
1. September 2026	Pre-Event-Meeting	Finaler Ablaufplan, Notfallplan
4. September 2026	Aufbautag vor Ort	Gemeinsamer Aufbau, Briefing

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10. Qualitätssicherung

10.1 Probemenü

Termin: Donnerstag, 18. Juni 2026 (Vorschlag)
Ort: Wiener Rathauskeller / Rathauskeller-Testkitchen
Teilnehmer:

• Catering Manager (Diversity-Ball)
• 2–3 Mitglieder OK-Komitee
• Küchenchef Rathauskeller
• Event-Koordinator

Ablauf Probemenü:

1. Alle Menü-Varianten (Standard, Veg, Vegan, GF, Halal) werden serviert
2. Bewertung nach: Geschmack, Präsentation, Portionsgröße, Temperatur
3. Canape-Auswahl final bestimmen
4. Late Night Buffet-Auswahl abstimmen
5. Schriftliches Feedback-Protokoll
6. Änderungswünsche bis 1. Juli 2026 kommunizieren

10.2 Qualitäts-Checks am Veranstaltungstag

Zeit	Check	Verantwortlich
13:00	Aufbaukontrolle: Stationen, Buffets, Tischdecken	Catering Manager
15:00	Küchenkontrolle: Mise en Place, Temperaturen, Sauberkeit	Chef de Cuisine
16:30	Glascheck: Sektgläser, Weingläser – poliert, ausreichend	Supervisor
17:00	Canapés-Qualitätsprobe (10 Stück random Sample)	Catering Manager
17:30	Finaler Rundgang alle Bereiche, Freigabe	Catering Manager
19:30	Vorspeisen-Probe (2 Portionen jeder Variante)	Chef de Cuisine
20:00	Service-Start Menü: 5-Minuten-Beobachtung Zone 1	Supervisor
21:45	Buffet-Eröffnungscheck: alle Stationen, Beschriftungen	Supervisor
23:00	Nachbestandscheck Buffet, Bars	Bar-Koordinator
01:00	Close-Down Checkliste starten	Catering Manager

10.3 Notfallplan

Szenarien und Maßnahmen:

Szenario	Maßnahme
Lieferverspätung Rathauskeller	Empfang verlängern, Programm-Verzögerung koordinieren
Ausfall Servicekraft	Reserve-Pool: 10 Stand-by-Kräfte (Rathauskeller stellt)
Ausfall Bar-Zapfanlage	Backup: Flaschenbier, Backup-Bar aktivieren
Allergener Zwischenfall	Erste-Hilfe-Koffer, Notarzt-Kontakt bereit, EpiPen vorhanden
Zu wenig Essen	Reserve-Catering-Kontakt (Pizzeria/Lieferservice für Late Night)
Getränke-Sponsor liefert nicht	Eigeneinkauf-Plan aktiviert (Kontaktliste Getränke-Großhändler)

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Anhang: Zusammenfassung Key Facts

Parameter	Details
Gäste	3.500
Catering-Partner	Rathauskeller Wien
Servicekräfte	168 (Rathauskeller) + 35 Bar-Personal
Buffet-Stationen Late Night	10
Bar-Stationen	8
Ernährungsvarianten	5 (Standard, Vegetarisch, Vegan, GF, Halal/Koscher)
Getränkemenge gesamt	~8.000 Liter
Canapes Empfang	~24.000 Stück
Probemenü	18. Juni 2026
Netto-Catering-Kosten	~230.000–245.000 € (nach Sponsoring & Bar-Umsatz)
Budget	300.000 €
Budget-Status	IM RAHMEN

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Dokument erstellt: 21. Februar 2026 | Version 1.0 | Freigabe ausstehend
Nächste Revision nach Probemenü: Juli 2026