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Location-Konzept: Diversity-Ball Wien 2026

Wiener Rathaus, Festsaal

Dokument-Status: ENTWURF – Freigabe ausstehend
Erstellt: 21. Februar 2026
Verantwortlich: Location Manager, Diversity-Ball Wien 2026
Event-Datum: Samstag, 5. September 2026 | 18:00 – 02:00 Uhr
Gästezahl: 3.500 Personen
Budget Location: 400.000 – 450.000 EUR

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DRINGENDE OFFENE PUNKTE (Sofortmaßnahmen)

Priorität	Maßnahme	Deadline	Verantwortlich
KRITISCH	Rathaus-Verfügbarkeit 5.9.2026 bestätigen lassen	28.02.2026	Location Manager
KRITISCH	MA 36 Genehmigungsantrag einreichen	01.03.2026	Projektleitung + Anwalt
HOCH	Vorvertrag / LOI mit Rathaus Wien unterzeichnen	07.03.2026	Location Manager
HOCH	Barrierefreiheits-Ausrüstung (Rampen, Induktionsanlagen) beauftragen	15.03.2026	Location Manager
MITTEL	Hofburg Wien als Fallback-Option reservieren (Option)	15.03.2026	Location Manager

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1. Rathaus Wien – Detailanalyse

1.1 Festsaal – Kapazität und Layout

Das Wiener Rathaus verfügt über einen der repräsentativsten Festsäle Europas. Die nachfolgenden Angaben basieren auf öffentlich zugänglichen Informationen der Stadt Wien und erfahrungswerten vergleichbarer Großveranstaltungen im Rathaus.

Parameter	Angabe	Anmerkung
Nutzfläche Festsaal (gesamt)	ca. 1.800 m²	inklusive umlaufende Galerien
Deckenhöhe	ca. 15 m	historische Kassettendecke
Maximale Kapazität (Stehend)	ca. 5.000 Personen	gemäß Fluchtwegberechnung
Kapazität Bankett (Tische)	ca. 1.800 Personen	mit Mittelgang
Kapazität Cocktail/Mixed	ca. 3.500 Personen	für dieses Event geplant
Anzahl Ausgänge	6 (mind.)	inkl. 2 Haupteingänge, 4 Notausgänge
Strom-Anschlüsse	vorhanden	Kapazität mit Rathaus zu klären
Festinstallierte Beleuchtung	historische Kronleuchter	zusätzliche Event-Technik erforderlich

WICHTIG: Offizielle Kapazitätsbestätigung muss im Rahmen der MA 36-Genehmigung durch behördlich zugelassenen Sicherheitsfachmann erstellt werden. Die oben genannten Zahlen sind Richtwerte für die Planung.

1.2 Verfügbare Räumlichkeiten

Bereich	Fläche (ca.)	Nutzung geplant
Festsaal	1.800 m²	Hauptveranstaltungsraum, Dance Floor, Bühne
Arkadenhof (überdacht bei Bedarf)	2.200 m²	Empfang / Cocktailstunde 18:00–19:30 Uhr
Foyer / Eingangsbereich	600 m²	Garderobe, Registrierung, Sektzempfang
Rathauskeller / Nebenräume	400 m²	VIP-Lounge, Künstlergarderobe, Backstage
Seitenkabinette (mehrere)	je 80–150 m²	Ruhezonen, Networking, Bar-Satelliten
Dachterrasse	abhängig von Saison	Wetterabhängig – nicht in Kernplanung

Arkadenhof-Nutzung: Die Nutzung des Arkadenhofs ist separat genehmigungspflichtig (Veranstaltung im Freien / halboffener Bereich). Wetterschutz (Zeltkonstruktion oder Schirme) muss frühzeitig geplant werden. Alternativ kann der Empfang in das Foyer verlegt werden.

1.3 Infrastruktur

Küche / Catering-Infrastruktur

• Professionelle Küche: Das Rathaus verfügt über eine Eventküche; deren Kapazität und Ausstattung ist mit dem Rathaus-Eventmanagement zu klären
• Anlieferzonen: Mehrstufige Anlieferung über den Wirtschaftshof (Rückseite Lichtenfelsgasse / Friedrich-Schmidt-Platz) – Koordination mit Hausmeisterei erforderlich
• Kühlung: Externe Kühlcontainer müssen für 3.500-Personen-Events eingeplant werden (ca. 6–8 Container à 20 Fuß)
• Wasseranschlüsse: Vorhanden; Kapazität für Großveranstaltungen prüfen
• Strom für Catering: 63A-Drehstromanschlüsse, Anzahl mit Rathaus klären; ggf. Aggregat als Backup

Sanitäranlagen

Bereich	Vorhandene WCs (ca.)	Benötigt für 3.500 Gäste	Maßnahme
Festsaal-Ebene	~20 Kabinen	mind. 60 Kabinen	Mobile WC-Einheiten mieten
Foyer-Ebene	~10 Kabinen	20 Kabinen	Ausreichend für Empfang
Barrierefreie WCs	2 vorhanden	mind. 6 benötigt	4 mobile barrierefreie Einheiten

Empfehlung: Anmietung von 4 Premium-Sanitärcontainern (je 8 Kabinen, Kalt-/Warmwasser, beheizt) über Anbieter wie SANIFAIR Events oder Kraler Miettoiletten Wien.

Garderobe

• Eigene Garderobe Rathaus: Kapazität für ca. 800 Kleidungsstücke
• Zusätzlich benötigt: Mobile Garderobensysteme für ca. 2.700 weitere Garnituren
• Standort: Foyer-Bereich und Eingangsbereich; 3 separate Garderobenzonen mit je 4–5 Mitarbeitern
• Logistik: Nummerierungssystem, Garderobennummern aus Metall (widerstandsfähig)

1.4 Verkehrsanbindung und Parkplätze

Öffentlicher Verkehr (Wien)

Linie	Haltestelle	Entfernung Eingang
U2	Rathaus	Direktverbindung Haupteingang
Straßenbahn D, 1, 71	Rathausplatz	2 Minuten Fußweg
Bus 48A	Rathaus	3 Minuten Fußweg
Straßenbahn 2	Rathausplatz	2 Minuten Fußweg

Kommunikation an Gäste: Starke Empfehlung zur Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Letzte U-Bahn-Abfahrt ist ca. 00:30 Uhr; für Gäste bis 02:00 Uhr: Taxi-Sammelbereich einrichten + Nacht-Bus-Info im Programm-Heft.

Parken

• Tiefgarage Rathauspark: ca. 400 Stellplätze (Kurzparken gebührenpflichtig)
• Parkgarage Ringstraßen-Galerien: ca. 700 Stellplätze, 8 Gehminuten
• Hinweis: Rathausplatz am Veranstaltungstag gesperrt – rechtzeitig Absperrungen koordinieren (Magistratsabteilung 28 / Straßenverwaltung)
• VIP-Parking: 30–50 Stellplätze auf dem Wirtschaftshof reservieren (in Vertragsverhandlung mit Rathaus klären)
• Barrierefreie Stellplätze: mind. 15 Stellplätze direkt am Haupteingang (Koordination mit MA 28)

1.5 Anlieferung für Catering und Technik

Zeitfenster	Anlieferung	Eingang	Anmerkung
Fr, 4.9. 06:00–22:00	Technik (Bühne, Ton, Licht)	Wirtschaftshof Rückseite	Aufzugskapazität prüfen
Fr, 4.9. 10:00–18:00	Dekoration	Seiteneingang	Koordination Rathaus-Hausmeister
Fr, 4.9. 14:00–22:00	Catering-Equipment	Wirtschaftshof	Kühlcontainer-Stellplatz fixieren
Sa, 5.9. 06:00–14:00	Frischware Catering	Wirtschaftshof	Tagesfrische Lieferungen
So, 6.9. 06:00–20:00	Abbau alles	alle Eingänge	Entsorgungsnachweis mitführen

Lastentransport: Rathhaus-interne Lastenaufzüge; Kapazität und Maße mit Hausmeisterei abstimmen. Für schwere Bühnenelemente ggf. mobiler Kran (Genehmigung Rathausplatz erforderlich).

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2. Raum-Konzept für 3.500 Gäste

2.1 Grundprinzip der Raumaufteilung

Das Event gliedert sich in drei Phasen:

• Phase 1 (18:00–19:30): Sektempfang im Arkadenhof / Foyer
• Phase 2 (19:30–22:00): Abendprogramm, Begrüßung, Ehrungen, Dinnerbuffet
• Phase 3 (22:00–02:00): Ball, Tanzabend, Networking

2.2 Bestuhlung und Saal-Aufteilung

Festsaal – Bodenplan (Übersicht)

+----------------------------------------------------------+
|  [BÜHNE]          FESTSAAL HAUPTBEREICH           [BÜHNE]|
|  [14m x 8m]  ====================================        |
|              |    DANCE FLOOR (600 m²)           |       |
|              ====================================        |
|                                                          |
|  [TISCHE SEKTOR A]      [TISCHE SEKTOR B]                |
|  ca. 500 Personen       ca. 500 Personen                 |
|                                                          |
|  [BAR 1]   [TISCHE SEKTOR C]  [TISCHE SEKTOR D] [BAR 2] |
|            ca. 500 Personen   ca. 500 Personen           |
|                                                          |
|           [BUFFET-STATION 1]  [BUFFET-STATION 2]         |
|                                                          |
|  [GALERIE LINKS]              [GALERIE RECHTS]           |
|  VIP-Bereich 200 P.           Networking 300 P.          |
+----------------------------------------------------------+

Bereich	Kapazität	Beschreibung
Dance Floor	800–1.000 Personen stehend	Zentral, 600 m² freie Fläche
Tischbereiche (A–D)	4 x 500 = 2.000 Personen	Runde Tische à 10 Personen, 200 Tische gesamt
VIP-Galerie links	200 Personen	Erhöhter Bereich, exklusive Bestuhlung
Networking-Galerie rechts	300 Personen	Stehtische, Lounge-Sessel
Gesamt Festsaal	~3.500 Personen	Entspricht Gesamtgästezahl

Tischkonfiguration:

• 200 runde Tische à 10 Personen = 2.000 Sitzplätze
• Tischdurchmesser: 180 cm
• Ganglinen: mind. 2,5 m zwischen Tischreihen (Fluchtwegvorschrift)
• Tischnummerierung: 1–200, aufsteigend von Bühne

2.3 Bühnen-Platzierung

Parameter	Wert
Hauptbühne Größe	14 m Breite x 8 m Tiefe x 1,2 m Höhe
Material	Stageline-Modulbühne oder gleichwertig
Positionen	Stirnseite des Festsaals, zentriert
Rampe Bühnenaufgang	2 Treppen (links/rechts) + 1 barrierefreie Rampe
Backstage	Abgetrennt durch Bühnenrückwand (black drape), Zugang über Seitentür
LED-Rückwand	12 m x 6 m LED-Screen hinter Bühne
Sprecher-Pult	Vorderbühne Mitte, mit Mikrofon
Dolmetscher-Bereich	Bühnenseitig rechts, 3 m² erhöhte Fläche für ÖGS

2.4 Bar-Bereiche

Bar	Standort	Anzahl Zapfhähne / Tresen	Kapazität
Bar 1 (Hauptbar)	Seitenbereich links Festsaal	6 m Tresen, 8 Zapfhähne	150–200 Bestellungen/h
Bar 2 (Hauptbar)	Seitenbereich rechts Festsaal	6 m Tresen, 8 Zapfhähne	150–200 Bestellungen/h
Bar 3 (VIP-Bar)	Galerie links	3 m Tresen, 4 Zapfhähne	exklusiv VIP
Bar 4 (Cocktailbar)	Foyer / Eingangsbereich	mobiler Barwagen	Empfangsphase
Bar 5 (Sektbar)	Arkadenhof	mobile Bestückung	Empfangsphase

Personal: Je Bar mind. 3 Bartender + 1 Barista; gesamt ca. 15 Barpersonal

2.5 VIP-Bereich

Merkmal	Details
Standort	Galerie links (erhöht, Blick auf Bühne)
Fläche	ca. 250 m²
Kapazität	200 Personen
Zugang	Separater Eingang, Personenkontrolle mit Armband
Ausstattung	Lounge-Sofas, Beistelltische, eigene Bar (Bar 3), dedizierter Service
Dekor	Premium (gesondertes Budget erforderlich)
Sicherheit	2 Türsteher VIP-Bereich, 24/7 ab 18:00 Uhr

2.6 Buffet-Stationen

Für 3.500 Gäste sind Buffet-Stationen statt zentralem Buffet essenziell (Vermeidung von Staus):

Station	Standort	Speisen	Bedienungsform
Station 1	Festsaal Mitte-Nord	Warm-Buffet, Hauptgerichte	Selbstbedienung + Service
Station 2	Festsaal Mitte-Süd	Warm-Buffet, Vegetarisch/Vegan	Selbstbedienung + Service
Station 3	Festsaal Ost	Kalte Platten, Meeresfrüchte	Selbstbedienung
Station 4	Festsaal West	Desserts, Käse, Süßwaren	Selbstbedienung
Station 5	Foyer	Fingerfood, Empfangs-Snacks	Serviert durch Personal
Station 6	VIP-Galerie	Curated Menu, à la carte	Vollservice durch Personal

Buffet-Zeiten: 19:30 – 22:00 Uhr (Hauptbuffet), 22:00 – 01:00 Uhr (Late-Night-Snacks)

2.7 Dance Floor

Parameter	Wert
Fläche	600 m²
Belag	Professioneller Parkett-Tanzboden (Mietkonstruktion)
Beleuchtung	Moving Heads, LED-Strip am Rand, Spiegelkugel (historisch passend)
Sound	Line-Array System über Dance Floor
Position	Festsaal-Zentrum vor Bühne
DJ-Booth	4 m x 3 m, integriert in Bühnenbereich oder separates Podest
Kapazität	ca. 1.000 Personen gleichzeitig

2.8 Networking-Bereiche

Bereich	Standort	Ausstattung
Networking-Galerie	Galerie rechts	20 Stehtische, 10 Lounge-Sessel-Gruppen, Ladestationen
Business-Corner	Seitenkabinett 1	6 Bistrotische, ruhigere Atmosphäre
Outdoor-Lounge	Arkadenhof (falls Wetter)	10 Stehtische, dekorative Beleuchtung

2.9 Garderobe-Logistik

Parameter	Wert
Standorte	3 Garderobenstationen im Foyer
Gesamtkapazität	4.000 Haken (Puffer für Mäntel + Taschen)
Personal	15 Garderobenmitarbeiter (Einlass + Spitzenzeiten)
System	Nummerierte Metallchips (3.500 Stück + Reserve)
Öffnungszeiten	17:30 – 02:30 Uhr
Barrierefreier Schalter	1 Station tiefergelegte Theke (70 cm), rollstuhlgerecht
Timing	Staffelung Abgabe durch Zeitplan-Kommunikation an Gäste

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3. Barrierefreiheits-Plan

3.1 Grundsatz

Der Diversity-Ball Wien 2026 setzt hohe Standards für Inklusion und Barrierefreiheit. Alle Bereiche der Veranstaltung sind barrierefrei zugänglich zu gestalten. Die Einhaltung des Österreichischen Behindertengleichstellungsgesetzes (BGStG) sowie der ÖNORM B 1600 ist verbindlich.

3.2 Aufzüge und Stufenfreiheit

Maßnahme	Status	Aktion
Haupteingang stufenfrei	Rathaus verfügt über stufenfreien Zugang (Friedrich-Schmidt-Platz)	Bestätigen mit Rathaus
Aufzüge im Rathaus	Vorhanden – mehrere historische Personenaufzüge	Kapazität + Maße bestätigen
Aufzugsgröße für Rollstühle	Mindest-Innmaß 140x110 cm (ÖNORM B 1600)	Prüfen und dokumentieren
Alle Ebenen stufenfrei	Foyer, Festsaal, Galerien, WC-Bereiche	Detailbegehung vor Ort erforderlich
Übergangsrampen	Mobile Übergangsrampen für einzelne Schwellen	10 Stück mieten

Anbieter Mobile Rampen: Behindertenverband Österreich, RampNow GmbH Wien, oder Rollstuhlverleih-Anbieter

3.3 Bühnenrampe

Parameter	Details
Bedarf	1 barrierefreie Auf-/Abstiegsrampe für Bühne (Höhe 1,2 m)
Neigung	Maximal 6% (1:16) gemäß ÖNORM B 1600
Breite	Mindestens 1,5 m nutzbarer Querschnitt
Länge	Berechnung: 1,2 m Höhe x 16 = 19,2 m Rampenlänge
Lösung	L-förmige Rampe mit Podest möglich, um Länge zu reduzieren
Befestigung	Sicher mit Bühne verbunden, rutschfeste Oberfläche
Handläufe	Beidseitig, Höhe 90 cm und 70 cm
Anbieter	Nüssli Austria, Losberger De Boer, Gartner Bühnen GmbH

Kostenschätzung Bühnenrampe: ca. 3.000 – 6.000 EUR (Miete inkl. Auf-/Abbau)

3.4 ÖGS-Dolmetscher-Platz auf Bühne

Merkmal	Anforderung
Position	Bühnenseitig rechts (aus Sicht Publikum), vordere Bühnenecke
Fläche	mind. 3 m x 2 m
Beleuchtung	Dedizierte Beleuchtung auf Dolmetscher-Bereich (erkennbar, ohne Blend)
Mikrofon	Eigenes Mikrofon für Dolmetscher
Sichtbarkeit	Gleichzeitig mit Redner/Moderator auf Publikum ausgerichtet
Anzahl Dolmetscher	Mindestens 2 ÖGS-Dolmetscher (Wechsel alle 20–30 Minuten)
Sitzgelegenheit	Barhocker auf Podesthöhe, damit sitzend für Publikum sichtbar
Bildschirm	Teleprompter/Monitor mit Redetext nach Möglichkeit

Beauftragung: ÖGS-Dolmetscher über Österreichische Gebärdensprachgemeinschaft (ÖGLB) oder Equalizent Wien buchen.

3.5 Rollstuhlplätze

Bereich	Rollstuhlplätze	Lage
Festsaal Hauptbereich	40 Plätze	Seitenbereiche, freie Sichtlinie auf Bühne
VIP-Bereich	10 Plätze	Galerie links, barrierefrei erreichbar
Networking-Galerie	6 Plätze	Galerie rechts
Gesamt	56 Rollstuhlplätze	ca. 1,6% der Gesamtkapazität

Standard: Mindestabstand zwischen Rollstuhlplätzen: 90 cm seitlich. Jeder Rollstuhlplatz mind. 90x150 cm Fläche. Begleitperson kann auf normalem Stuhl daneben sitzen.

Markierung: Rollstuhlplätze im Bodenplan mit Rollstuhl-Symbol kennzeichnen; reserviert bis 20:00 Uhr, dann freigegeben falls nicht benötigt.

3.6 Induktionsanlagen für Hörgeräte

Bereich	System	Abdeckung
Festsaal	Flächeninduktionsanlage (FIA)	Gesamter Festsaal
Bühnenbereich	Eingebunden in FIA	Automatisch
Nebenräume	Portable Induktionsschleifen	Je nach Bedarf

Spezifikation:

• Norm: IEC 60118-4 (Höranlage für Hörgeschädigte)
• Maximaler Feldstärke-Pegel: 100 mA/m (±3 dB)
• Abdeckung: Gesamter Festsaalbereich ohne Auslassungen
• Anbieter: Geberit Acoustics Austria, Otosens GmbH, oder Fachbetrieb für Gebäudeakustik

Kosten: ca. 5.000 – 12.000 EUR Mietinstallation (abhängig von Festsaalgröße)

Ausschilderung: T-Zeichen (Hörschleifen-Symbol) an allen Eingängen und im Programm-Heft.

3.7 Barrierefreie WC-Anlagen

Anlage	Anzahl	Anforderungen
Rollstuhl-gerechte WC-Kabinen (Festsaal-Ebene)	4 (2 vorhanden + 2 mobile)	mind. 150x150 cm, Haltegriffe, tiefergelegte Spülung
Mobile barrierefreie WC-Container	2 Container	Premium-Qualität, Haltegriffe, Einstiegsrampe
Unisex-Barrierefreie WC (Foyer)	2	Sofort nutzbar, kein Umbau

Anforderungen je barrierefreie WC-Kabine (ÖNORM B 1600):

• Nutzfläche mind. 150 x 150 cm (Wendekreis Rollstuhl)
• Türbreite mind. 90 cm (lichte Breite)
• Türanschlag nach außen oder Schiebetür
• Haltegriffe beidseitig, klappbar
• WC-Brille mind. 46 cm Höhe
• Notrufanlage vorhanden
• Stufenfreier Zugang

3.8 Blindenleitsystem

Maßnahme	Details
Eingangsbereiche	Taktile Bodenindikatoren (Noppenplatten) zum Haupteingang
Foyer	Leitstreifen von Eingang zu Garderobe und Festsaaleingang
Treppenmarkierungen	Kontraststreifen auf Stufenkanten (gelb/schwarz)
Hinweisschilder	Braille-Beschriftung auf Türschildern (Sanitär, Notausgang, etc.)
Orientierungshilfe	Tastenplan/Reliefkarte des Veranstaltungsgebäudes
Personal	2 Mitarbeiter speziell für Orientierungshilfe (Einlass + Saal)
Ansagen	Alle Ansagen über Mikrofon deutlich und vollständig (keine nur-visuelle Info)

Anbieter taktile Systeme: BSVÖ (Blinden- und Sehbehindertenverband Österreich) – Beratung anfragen

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4. Genehmigungen und Behörden

4.1 MA 36 – Veranstaltungsgenehmigung

Zuständige Behörde: Magistratsabteilung 36 – Technische Gewerbeangelegenheiten, behördliche Elektro- und Gasangelegenheiten, Feuerpolizei und Veranstaltungsstätten

Einreichungsadresse:
MA 36, Dresdner Straße 73–75, 1200 Wien
Tel: +43 1 4000-36080
E-Mail: post@ma36.wien.gv.at

Frist: Antrag MUSS mind. 8 Wochen vor Veranstaltung einlangen = spätestens 10. Juli 2026
Empfehlung: Einreichung bis 01. März 2026 (6 Monate Vorlauf) für Rückfragen und Nachbesserungen.

Vollständige Checkliste MA 36 Einreichungsunterlagen

• Ausgefülltes Antragsformular MA 36 (Veranstaltungsanzeige / Genehmigungsantrag)
• Grundrissplan des Veranstaltungsortes (maßstabsgetreu, Maßstab 1:100 oder 1:200)
• Flucht- und Rettungswegeplan (durch befugten Ziviltechniker oder Brandschutzfachmann)
• Bestuhlung-/Aufbauplan (identisch mit Fluchtwegeplan abgestimmt)
• Kapazitätsberechnung (durch befugten Fachmann)
• Nachweis Haftpflichtversicherung (mind. 3 Mio. EUR Deckungssumme)
• Sicherheitskonzept (inkl. Ordnerdienst, Notfallplan, Erste-Hilfe-Station)
• Nachweis Ordnerdienst (Gewerbeberechtigung des Sicherheitsunternehmens)
• Beschreibung Veranstaltungsart und Ablauf
• Tonanlage / Lärm: Schallpegel-Prognose oder akustisches Gutachten
• Elektrischer Anlagenplan (durch Elektrotechniker befugt)
• Nachweis Bühne und Tribünen-Standsicherheit (statisches Gutachten)
• Brandschutzplan (Feuerlöscher, Sprinkler, Rauchmelder)
• Notfallplan (Evakuierungsplan, Kontakte Feuerwehr/Rettung/Polizei)
• Erste-Hilfe-Konzept (Sanitätsdienst, Anzahl Sanitäter)
• Angabe Veranstaltungszeit und Aufbau-/Abbauzeiten
• Behördennachweis Spielstätte (Bestätigung Rathaus Wien als Vermieter)
• Allfällige Sonderbewilligungen (Pyrotechnik, offenes Feuer, etc.)

Honorar Ziviltechniker/Brandschutztechniker: ca. 3.000 – 8.000 EUR je nach Umfang

4.2 Feuerwehr-Vorschriften

Anforderung	Details
Fluchtwegebreite	mind. 2,4 m je 600 Personen (TRVB 100)
Fluchtwegmarkierung	Grüne Sicherheitszeichen, beleuchtet, Notbeleuchtung
Handfeuerlöscher	mind. 1 Löscher je 200 m² Veranstaltungsfläche
Feuerwehrzufahrt	Ungehinderte Zufahrt für Löschfahrzeuge sicherstellen
Bereitschafts-Feuerwehr	Bei >3.000 Personen: Feuerwehr-Bereitschaft vor Ort empfohlen / ggf. vorgeschrieben
Pyrotechnik / Offenes Feuer	Separate Genehmigung, im Rathaus i.d.R. verboten – klären
Brandschutzwache	Professionelle Brandschutzwache durch zertifizierten Anbieter
Sprinkleranlage	Rathaus: Status prüfen; ggf. muss Ersatz-Löschkonzept vorgelegt werden

Kontakt Berufsfeuerwehr Wien:
MA 68 – Feuerwehr und Katastrophenschutz
Tel: 122 (Einsatz), Vorplanung: +43 1 531 99-0

4.3 Lärmschutz-Auflagen

Bereich	Auflagen
Musikalische Darbietung	Innenverhältnis im Rathaus i.d.R. weniger kritisch, aber Ausgänge beachten
Spitzenpegelabsicherung	Schallpegel an Außenfassade: Wiener Lärmbeschwerdetelefon (MA 22)
Veranstaltungsende	02:00 Uhr; Lärmreduktion nach 24:00 Uhr prüfen (MA 36 Auflagen)
Anlieferung	Nachtruhe beachten: Anlieferung nur 06:00 – 22:00 Uhr (Lkw)
Schallmessprotokoll	Ggf. Pflicht zur Dokumentation der Schallpegel während Veranstaltung

Hinweis: Im Rathaus selbst sind die Schallwerte außen typischerweise nicht kritisch, da massive historische Fassade. Veranstaltungen auf dem Rathausplatz (Außenbereich) haben schärfere Auflagen – für dieses Event nicht relevant falls Arkadenhof halboffener Innenbereich.

4.4 Alkohol-Ausschank (Gewerbebehörde)

Genehmigung	Zuständige Behörde	Details
Gastgewerberecht	Bezirkshauptmannschaft / Magistrat Wien (MA 63)	Nachweis Gewerbeberechtigung des Caterers
Ausschank alkoholischer Getränke	Im Rahmen der Gastgewerbeberechtigung	Caterer muss gültige Berechtigung vorlegen
Verkauf an Minderjährige	Schulung des Barpersonals verpflichtend	Österreichisches Jugendschutzgesetz
Altersprüfung	Konzept für Alterskontrolle	Armband-System, Ausweis-Kontrolle

Wichtig: Der Veranstalter haftet für die Einhaltung des Jugendschutzes. Caterer muss Nachweis über Gewerbeberechtigung vorlegen (Auszug aus dem Gewerberegister).

4.5 Zeitplan für Genehmigungen

Datum	Meilenstein	Verantwortlich
28.02.2026	Rathaus-Verfügbarkeit bestätigt	Location Manager
01.03.2026	Beauftragung Ziviltechniker / Brandschutztechniker	Location Manager
15.03.2026	Vorvertrag Rathaus unterzeichnet	Location Manager + Anwalt
01.04.2026	Flucht- und Rettungswegeplan fertig	Ziviltechniker
15.04.2026	Vollständige MA 36 Unterlagen zusammengestellt	Location Manager
01.05.2026	MA 36 Antrag eingereicht	Projektleitung
01.06.2026	MA 36 Genehmigung erwartet (8 Wochen nach Einreichung)	Behörde
15.06.2026	Eventuelle Rückfragen / Nachbesserungen MA 36	Location Manager
01.07.2026	Alle Genehmigungen rechtskräftig	Alle
01.08.2026	Endabnahme Sicherheitskonzept	Brandschutz + MA 36

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5. Auf- und Abbau-Plan

5.1 Aufbautag: Freitag, 4. September 2026

Zeit	Bereich	Tätigkeit	Verantwortlich
06:00	Anlieferung	Erste Technik-Lkws (Bühnenelemente, Truss)	Technikleiter
06:00–10:00	Festsaal	Bodenaufbau Dance Floor (Parkett)	Tanzflächen-Dienstleister
07:00–16:00	Bühne	Bühnenaufbau, Bühnenrampe	Bühnenbaufirma
09:00–18:00	Ton & Licht	Rigging, Line-Array einhängen, Kabeln	Ton-/Lichttechniker
10:00–15:00	Mobiliar	Tische, Stühle anliefern und aufstellen	Veranstaltungsservice
12:00–20:00	Dekoration	Blumenschmuck, Tischdekor, Draping	Dekorations-Team
14:00–22:00	Catering-Infrastruktur	Buffet-Stationen, Geschirr, Küchenequipment	Catering-Team
16:00–20:00	LED-Screen	Montage und Test LED-Rückwand	AV-Techniker
18:00–21:00	Ton-/Lichttechnik	Soundcheck, Lichtprogrammierung	Techniker
20:00–22:00	Garderobe	Aufbau Garderobensysteme, Nummerierung	Garderobe-Team
22:00	Generalprobe Technik	Licht + Ton Probe (ohne Gäste)	Technische Leitung

Aufbau-Koordinator: Eine Person ist ganztägig als Koordinator im Rathaus anwesend. Hausmeister des Rathauses muss eingebunden sein.

5.2 Veranstaltungstag: Samstag, 5. September 2026

Zeit	Tätigkeit	Verantwortlich
08:00	Letzte Technik-Checks, Abnahme Bühne	Techn. Leitung
10:00	Blumenlieferung frisch, letzte Deko-Arbeiten	Dekorations-Team
12:00	Catering: Frischlieferungen, Mise en Place	Küchenchef
14:00	Generalprobe Programm mit Künstlern/Rednern	Programmleitung
15:00	Sicherheitsbegehung mit Ordnerdienst	Sicherheitsleiter
16:00	Letzte Reinigung vor Event	Reinigungsteam
17:00	Aufbau Sektempfang Foyer / Arkadenhof	Catering
17:00	Personal-Einweisung alle Teams	Eventleitung
17:30	Garderobe öffnet, Einlass-Team bereit	Garderobe + Security
18:00	EINLASS BEGINNT	Alle Teams
18:00–19:30	Sektempfang Foyer/Arkadenhof	Catering
19:30	PROGRAMMBEGINN im Festsaal	Moderation
22:00	Buffet abgebaut; Late-Night-Snacks aktiviert	Catering
02:00	VERANSTALTUNGSENDE	Eventleitung
02:00–03:00	Erster Abbau (Cateringequipment, Leergut)	Catering

5.3 Abbautag: Sonntag, 6. September 2026

Zeit	Bereich	Tätigkeit
06:00	Catering	Küchen-Abbau, Containerabholung
07:00	Dekoration	Blumen, Tischdekor abtransportieren
08:00	Technik	LED-Screen Abbau, Ton, Licht
09:00	Bühne	Bühnenabbau, Rampe
10:00	Mobiliar	Tische, Stühle abtransportieren
12:00	Boden	Abbau Tanzparkett
14:00	Reinigung	Professionelle Endreinigung gesamt
18:00	Übergabe	Übergabe Räumlichkeiten an Rathaus (mit Protokoll)
20:00	Abschluss	Schlüsselübergabe, letzter Mitarbeiter verlässt

Übergabeprotokoll: Vor der Veranstaltung Zustandsdokumentation (Fotos!) aller Räumlichkeiten. Nach Abbau Gegenüberstellung für Schadensbeurteilung.

5.4 Logistik-Routen im Rathaus

Route	Verlauf	Nutzung
Anlieferroute A	Friedrich-Schmidt-Platz → Wirtschaftseingang Rathaus	Schwertransport Bühne/Technik
Anlieferroute B	Rathausplatz Seiteneingang	Dekor, Kleinmaterial
Interne Route Aufzug	Wirtschaftseingang → Lastenaufzug → Festsaalebene	Alle internen Transporte
Entsorgungsroute	Festsaal → Lastenaufzug → Wirtschaftshof → Containerdepot	Abbau

Lkw-Koordination: Maximal 2 Lkws gleichzeitig am Wirtschaftshof (Platzbeschränkung). Zeitfenster-System für Anlieferungen einführen.

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6. Vertrags-Anforderungen mit Rathaus Wien

6.1 Mindestinhalte des Mietvertrags

Der Mietvertrag mit dem Wiener Rathaus (Facility Management der Stadt Wien / BMI) muss folgende Punkte enthalten:

Vertragsparteien:

• Vollständige Bezeichnung des Vermieters (Stadt Wien, vertreten durch...)
• Vollständige Bezeichnung des Mieters (Veranstalter-Organisation, Rechtsform, Vertretungsberechtigte)

Mietobjekt:

• Exakte Auflistung aller gemieteten Räumlichkeiten (Festsaal, Foyer, Arkadenhof, Nebenräume, Küche, etc.)
• Grundriss-Anhang als Vertragsbestandteil
• Mitzugestellte Infrastruktur (Strom, Wasser, sanitäre Anlagen)

Mietzeiten:

• Aufbauzeit: Freitag, 4. September 2026, 06:00 – 23:00 Uhr
• Veranstaltungszeit: Samstag, 5. September 2026, 17:00 – 02:30 Uhr
• Abbauzeit: Sonntag, 6. September 2026, 06:00 – 20:00 Uhr

Kosten und Zahlungsmodalitäten:

• Saalmiete (Bruttobetrag inkl. USt.)
• Nebenkosten (Strom, Wasser, Reinigung, Sicherheitsdienst Rathaus)
• Kaution (Betrag, Fälligkeit, Rückgabebedingungen)
• Zahlungsplan (Anzahlung, Zwischenzahlung, Restzahlung)

Nutzungsbedingungen:

• Erlaubte und verbotene Nutzungen (z.B. Pyrotechnik, Dübeln in Wände, etc.)
• Maximale Gästezahl
• Lärmschutz-Verpflichtungen
• Reinigungsstandards
• Rauchen: im gesamten Rathaus verboten (Außenbereich separat regeln)

Haftung und Versicherung:

• Haftungsausschluss des Vermieters für Veranstaltungsschäden
• Pflicht des Mieters zur Haftpflichtversicherung (mind. 3 Mio. EUR)
• Schadensersatzpflicht bei Beschädigung historischer Substanz (unbegrenzt oder mit Cap)
• Versicherungsnachweis vor Veranstaltungsbeginn

Hausordnung:

• Einhalten der Hausordnung des Rathauses
• Ansprechpartner Rathaus (Hausmeister, Eventkoordinator)
• Zugangsregelungen für Personal und Lieferanten

6.2 Haftung und Versicherung

Versicherungsart	Mindestdeckung	Anmerkung
Veranstalterhaftpflicht	5.000.000 EUR	Personen- und Sachschäden
Produkthaftung (Catering)	3.000.000 EUR	Lebensmittelsicherheit
Veranstaltungsausfallversicherung	Veranstaltungskosten	Empfohlen, nicht verpflichtend
D&O Veranstalter	Optional	Für Vereinsvorstände empfohlen

Historische Substanz: Das Rathaus ist ein historisches Gebäude. Vertraglich müssen klare Regelungen über Haftungsobergrenzen bei Beschädigungen festgelegt werden. Ggf. eigene Kunstverstchwerungsversicherung abschließen.

6.3 Kautionsregelungen

Parameter	Empfehlung
Kautionshöhe	50.000 – 100.000 EUR (je nach Vertragsgespräch)
Zahlungsfrist	Spätestens 8 Wochen vor Veranstaltung
Rückgabe	Innerhalb von 30 Tagen nach Abbau und Schadensbeurteilung
Einbehalt	Nur bei nachgewiesenen Schäden oder Verstößen gegen Hausordnung
Bankgarantie	Alternative zur Barkaution: Bankgarantie eines österreichischen Kreditinstituts

6.4 Stornierungsbedingungen

Zeitpunkt der Stornierung	Stornogebühr
Bis 6 Monate vor Event (vor 05.03.2026)	10% der Gesamtmiete
3–6 Monate vor Event (05.03.–05.06.2026)	25% der Gesamtmiete
1–3 Monate vor Event (05.06.–05.08.2026)	50% der Gesamtmiete
Weniger als 1 Monat vor Event	75–100% der Gesamtmiete
Force Majeure (behördl. Veranstaltungsverbot)	Rückerstattung abzgl. administrativer Kosten

Verhandlungsposition: Als öffentlichkeitswirksames Diversity-Event mit Stadtbezug günstigere Konditionen ausverhandeln. Frühe Buchung stärkt Verhandlungsposition.

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7. Kommunikationsplan mit Rathaus Wien

7.1 Ansprechpartner

Primärer Kontakt:
Wiener Rathaus – Eventmanagement / Veranstaltungsservice
Rathaus Wien, Friedrich-Schmidt-Platz 1, 1082 Wien
Tel: +43 1 4000-0 (Zentrale)
Spezifische Abteilung: Büro des Bürgermeisters / Repräsentationsabteilung
(Direktkontakt über persönliche Anfrage zu erfragen)

Technischer Kontakt:
Hausmeisterei Rathaus Wien
(Kontakt über Eventmanagement vermitteln lassen)

Behördlicher Kontakt:
MA 36 – Veranstaltungsgenehmigungen
Tel: +43 1 4000-36080

7.2 E-Mail-Vorlage für die erste Anfrage

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Betreff: Anfrage Saalmiete Wiener Rathaus – Diversity-Ball Wien 2026 – 5. September 2026

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir planen den Diversity-Ball Wien 2026, eine bedeutende Gala-Veranstaltung zur Förderung von Vielfalt, Gleichstellung und Inklusion in Wien und Österreich, und wenden uns mit der Bitte um eine Nutzungsvereinbarung für das Wiener Rathaus, Festsaal an Sie.

Eckdaten der Veranstaltung:

• Datum: Samstag, 5. September 2026
• Veranstaltungszeit: 18:00 – 02:00 Uhr
• Aufbau: Freitag, 4. September 2026, ab 06:00 Uhr
• Abbau: Sonntag, 6. September 2026, bis 20:00 Uhr
• Erwartete Gästezahl: ca. 3.500 Personen
• Art der Veranstaltung: Gala-Ball mit Buffet, Programm, Tanz und Networking
• Gewünschte Räumlichkeiten: Festsaal, Foyer, Arkadenhof, Nebenräume

Wir bitten um Bestätigung der Verfügbarkeit des Festsaals für den genannten Zeitraum sowie um Übersendung Ihrer Nutzungsbedingungen und Preisliste.

Für Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung. Wir würden uns über einen zeitnahen Gesprächstermin sehr freuen.

Mit freundlichen Grüßen,

[Name]
Location Manager, Diversity-Ball Wien 2026
Tel: [Telefonnummer]
E-Mail: [E-Mail-Adresse]

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7.3 Terminplan für Abstimmungen

Datum	Meeting	Teilnehmer	Ziel
28.02.2026	Erstgespräch telefonisch	Location Manager + Rathaus Eventmgmt.	Verfügbarkeit bestätigen
10.03.2026	Vor-Ort-Begehung	Location Manager + Techniker + Rathaus Hausmeister	Räumlichkeiten detailliert aufnehmen
20.03.2026	Vertragsverhandlung	Location Manager + Anwalt + Rathaus	Vertragsinhalte finalisieren
31.03.2026	Vertragsunterzeichnung	Beider Seiten Bevollmächtigte	Verbindliche Buchung
01.06.2026	Technische Planungsrunde	Technischer Dienstleister + Rathaus Hausmeister	Technik-Aufbau Details
01.08.2026	Finale Abstimmung	Alle Gewerke + Rathaus	Letzte offene Punkte
03.09.2026	Aufbau-Briefing	Aufbau-Teams + Rathaus Koordinator	Ablauf Aufbautag

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8. Kosten-Übersicht Location

8.1 Detaillierte Kostenschätzung

Position	Min. (EUR)	Max. (EUR)	Anmerkungen
Saalmiete Rathaus
Festsaal (Hauptraum)	60.000	90.000	Tagessatz für Großveranstaltung
Foyer und Eingangsbereiche	10.000	20.000	Inklusive Garderobenbereiche
Arkadenhof	5.000	15.000	Wetter-Risiko; separater Ansatz
Nebenräume, Kabinette	5.000	10.000	VIP-Lounge, Backstage
Aufbau-/Abbau-Tage
Raummiete Aufbautag (Fr.)	15.000	25.000	Halber Tagessatz Gesamtkomplex
Raummiete Abbautag (So.)	10.000	20.000	Halber Tagessatz
Nebenkosten
Strom (Großverbrauch)	5.000	12.000	Technik, Küche, Beleuchtung
Wasser	500	1.500	Catering, Sanitär
Reinigung (Vor-/Nachbereitung)	8.000	15.000	Inkl. Endreinigung durch Rathaus
Sicherheitsdienst Rathaus	5.000	10.000	Hauseigener Bewachungsdienst
Kaution
Kaution (rückerstattbar)	50.000	100.000	Hinterlage, keine echte Kosten
Barrierefreiheit
Bühnenrampe mieten	3.000	6.000	Inkl. Auf-/Abbau
Induktionsanlagen	5.000	12.000	Flächeninstallation Festsaal
Mobile barrierefreie WCs	4.000	8.000	2–4 Container inkl. Service
Mobile Übergangsrampen	500	1.500	Kauf oder Miete
Genehmigungen
Ziviltechniker / Brandschutz	3.000	8.000	Pläne und Gutachten
MA 36 Gebühren	500	2.000	Behördengebühren
Anwalt (Vertragsrecht)	3.000	6.000	Mietvertrag + Genehmigungen
Versicherungen
Veranstalterhaftpflicht	3.000	6.000	Jahresprämie oder Einzel-Event
Veranstaltungsausfallversicherung	2.000	5.000	Optional, empfohlen
Sonstiges
Sanitätsdienst	3.000	6.000	Sanitäter vor Ort (Pflicht)
Koordinations-Overhead	5.000	10.000	Location Manager intern
Puffer (unvorhergesehen)	10.000	20.000	5% des Gesamtbudgets
GESAMT (ohne Kaution)	161.500	278.000
GESAMT (mit Kaution)	211.500	378.000

Budget-Check: Das verfügbare Budget von 400.000 – 450.000 EUR deckt die geschätzten Location-Kosten ab. Der Puffer von ca. 70.000 – 120.000 EUR ist für nicht absehbare Mehrkosten verfügbar.

WICHTIG: Die oben genannten Mietpreise sind Schätzwerte basierend auf vergleichbaren Wiener Veranstaltungslocations. Die tatsächliche Miete des Wiener Rathauses muss im Rahmen der Anfrage beim Rathaus erfragt werden und kann erheblich abweichen.

8.2 Zahlungsplan (Empfehlung)

Fälligkeit	Betrag (Richtwert)	Position
Bei Vertragsunterzeichnung (31.03.2026)	30% der Miete	Anzahlung
01.06.2026	Kaution vollständig	Kautionszahlung
01.08.2026	40% der Miete	Zwischenzahlung
01.09.2026	30% der Miete	Restzahlung (4 Tage vor Event)
bis 07.10.2026	Rückerstattung Kaution	Nach Schadensprüfung

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9. Plan B – Fallback-Location: Hofburg Wien

9.1 Überblick Hofburg Wien

Betreiber: Burghauptmannschaft Österreich / Österreichische Nationalbibliothek / Hofburg Congress Center
Adresse: Heldenplatz, 1010 Wien
Kontakt: Hofburg Vienna Congress Center
Tel: +43 1 5873666
E-Mail: office@hofburg.com
Web: www.hofburg.com

9.2 Geeignete Räumlichkeiten in der Hofburg

Raum	Kapazität (Cocktail)	Kapazität (Bankett)	Anmerkung
Festsaal (Hofburg)	4.000	2.500	Ideal für dieses Event
Redoutensäle (alle)	3.500	2.000	Mehrere Säle kombiniert
Zeremoniensaal	1.500	800	Zu klein als alleiniger Raum
Galerie	1.000	600	Ergänzend zum Festsaal

Kapazität für 3.500 Gäste: Machbar mit Festsaal + angrenzende Räume oder Redoutensäle kombiniert.

9.3 Kosten-Vergleich: Rathaus Wien vs. Hofburg Wien

Position	Rathaus Wien (Schätzung)	Hofburg Wien (Schätzung)	Differenz
Saalmiete	80.000–130.000 EUR	100.000–180.000 EUR	Hofburg teurer
Nebenkosten	20.000–40.000 EUR	25.000–50.000 EUR	Hofburg teurer
Aufbau/Abbau	25.000–45.000 EUR	30.000–55.000 EUR	Ähnlich
Kaution	50.000–100.000 EUR	80.000–150.000 EUR	Hofburg höher
Gesamt (ohne Kaution)	~161.000–278.000 EUR	~200.000–360.000 EUR	+25–30% Hofburg

9.4 Vor- und Nachteile

Rathaus Wien (Primär-Option)

Vorteile	Nachteile
Starke symbolische Bedeutung (Sitz der Stadtregierung)	Verfügbarkeit noch offen
Historisches Ambiente (Wiener Rathaus)	Ggf. politische Terminabhängigkeit
Zentrale Lage, perfekte ÖV-Anbindung	Historische Substanz = hohe Haftung
Bekannte Location für Wiener Großevents	Weniger professionelle Event-Infrastruktur
Politisches Statement durch Stadtnutzung

Hofburg Wien (Fallback-Option)

Vorteile	Nachteile
Professionelles Kongress- und Eventcenter	Teurer als Rathaus
Erprobte Event-Infrastruktur	Weniger symbolischer Stadtbezug
Erfahrenes Haus-Team für Großevents	Weiter von U-Bahn entfernt
Mehrere Räume flexibel kombinierbar	Stärkere kommerzielle Ausrichtung
Kurze Vorlaufzeiten möglich
Verfügbarkeit oft kurzfristiger klärbar

9.5 Fallback-Aktivierungsplan

Szenario	Auslöser	Maßnahme
Rathaus nicht verfügbar	Absage Rathaus bis 15.03.2026	Sofortige Anfrage Hofburg
Rathaus Genehmigung scheitert	MA 36 Ablehnung bis 01.06.2026	Hofburg-Option aktivieren (Option sollte bis dahin offen gehalten werden)
Rathaus: Vertragsscheitern	Keine Einigung bis 31.03.2026	Hofburg als Plan B

Empfehlung: Parallel zur Rathaus-Anfrage eine unverbindliche Option bei der Hofburg Wien bis 30.04.2026 anfragen und offen halten. Kostenpunkt Option ca. 2.000 – 5.000 EUR.

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10. Zusammenfassung – Dringlichste Maßnahmen

SOFORT (bis 28. Februar 2026)

1. Rathaus-Verfügbarkeit anfragen – E-Mail oder Anruf mit konkreten Terminen heute noch absenden. Ohne Verfügbarkeitsbestätigung können keine weiteren Planungen verbindlich sein.

2. Hofburg Wien parallel anfragen – Option bis April offen halten als Absicherung.

DIESE WOCHE (bis 07. März 2026)

3. Ziviltechniker / Brandschutztechniker beauftragen – Für Flucht- und Rettungswegeplan und statische Gutachten Bühne. Vorlaufzeiten für Gutachter können 4–8 Wochen betragen.

4. Anwalt für Mietvertrag – Vertragsrechtliche Beratung für Verhandlungen mit Rathaus Wien beauftragen.

BIS 31. MÄRZ 2026

5. Mietvertrag Rathaus unterzeichnen – Verbindliche Buchung für den 5. September 2026.

6. Barrierefreiheits-Ausrüstung anfragen – Angebote für Bühnenrampe, Induktionsanlagen, mobile barrierefreie WCs einholen und beauftragen.

BIS 01. MAI 2026

7. MA 36 Genehmigungsantrag vollständig einreichen – Alle Unterlagen müssen bis 01.05.2026 bei der MA 36 eingereicht sein, um rechtzeitig vor dem Event die Genehmigung zu erhalten. Genehmigung erwartet: 01. Juli 2026.

8. Veranstalterhaftpflichtversicherung abschließen – Nachweis ist Teil der MA 36 Einreichung.

BIS 01. JUNI 2026

9. Kaution überweisen – Gemäß Vertragsbedingungen Rathaus Wien.

10. Alle Gewerke für Aufbau beauftragen – Bühnenbau, Ton-/Lichttechnik, Mobiliar, Dekoration, Tanzparkett – alle Dienstleister müssen bis Juni unter Vertrag sein.

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Dokument-Ende | Version 1.0 | Erstellt: 21. Februar 2026
Nächste Überarbeitung: nach Bestätigung Rathaus-Verfügbarkeit
Alle Kostenangaben sind Schätzwerte und müssen durch konkrete Angebote ersetzt werden.