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frankenbot/agents/budget_manager/work/budget_plan.md
pdyde 73c36785e2 feat: Telegram Bot Integration mit QR-Code 
Features:
- Telegram Bot mit python-telegram-bot Library
- Bidirektionale Kommunikation (Anfragen → Tasks → Antworten)
- QR-Code auf Settings-Seite für einfache Bot-Verbindung
- User-ID Whitelist für Sicherheit
- Automatische Task-Erstellung aus Telegram-Nachrichten
- Agent-Antworten werden zurück zu Telegram gesendet

Implementation:
- Neue Telegram-Handler in app.py (start, message)
- QR-Code Generator mit qrcode Library
- Settings-Seite erweitert mit Telegram-Konfiguration
- .env.example mit Telegram-Setup-Anleitung
- Background Thread für Telegram Polling
- Integration mit bestehendem Task-System

Configuration:
- TELEGRAM_BOT_TOKEN: Bot Token von @BotFather
- TELEGRAM_BOT_USERNAME: Bot Username für QR-Code
- TELEGRAM_ALLOWED_USERS: Komma-getrennte User-IDs

Usage:
1. Bot via @BotFather erstellen
2. Token + User-IDs in .env eintragen
3. App starten
4. QR-Code auf /settings scannen
5. /start im Bot senden
2026-02-21 13:17:04 +01:00

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# BUDGETPLAN — DIVERSITY-BALL WIEN 2026
**Wiener Rathaus, Festsaal | Samstag, 5. September 2026 | 3.500 Gaste**
*Erstellt: 21. Februar 2026 | Version 1.0 | Status: ENTWURF*
---
## EXECUTIVE SUMMARY
| Kennzahl | Wert |
|---|---|
| Gesamtbudget (Ziel) | 750.000 EUR |
| Gaste (Kapazitat) | 3.500 Personen |
| Ticketpreis (Basis) | 214 EUR/Person |
| Break-Even-Auslastung | ~71% (2.485 Gaste) |
| Maximale Ticketeinnahmen | 749.000 EUR |
| Geplante Gesamteinnahmen (Expected) | 862.000 EUR |
| Geplante Gesamtausgaben (Expected) | 793.500 EUR |
| Erwarteter Uberschuss (Expected) | +68.500 EUR |
> **Wichtig:** Das Gesamtbudget von 750.000 EUR bezeichnet den maximalen Ausgabenrahmen.
> Einnahmen aus Tickets + Sponsoring sollen diesen Rahmen decken und idealerweise ubertreffen.
---
## TEIL 1: EINNAHMEN-PLANUNG
### 1.1 Ticketeinnahmen nach Auslastungs-Szenarien
| Szenario | Auslastung | Gaste | Preis/Ticket | Einnahmen |
|---|---|---|---|---|
| Worst Case | 70% | 2.450 | 214 EUR | 524.300 EUR |
| Expected Case | 85% | 2.975 | 214 EUR | 636.650 EUR |
| Best Case | 100% | 3.500 | 214 EUR | 749.000 EUR |
**Hinweis:** Break-Even bei ca. 71% Auslastung (2.485 Gaste x 214 EUR = 531.790 EUR).
Bei unter 70% Auslastung droht ein Defizit, sofern kein zusatzliches Sponsoring gesichert wird.
#### Ticket-Kategorien (Empfehlung fur differenzierte Preisgestaltung):
| Kategorie | Preis | Anzahl (Expected) | Einnahmen |
|---|---|---|---|
| Standardticket | 199 EUR | 2.000 | 398.000 EUR |
| VIP-Ticket (inkl. Empfang) | 299 EUR | 700 | 209.300 EUR |
| Tisch (10er, VIP) | 2.800 EUR | 25 Tische | 70.000 EUR |
| Begleitperson (Ermassigung) | 169 EUR | 275 | 46.475 EUR |
| **GESAMT TICKETS** | | **~2.975** | **~723.775 EUR** |
> Alternative zu Pauschalpreis 214 EUR: Differenzierte Kategorien erhohen den Durchschnittspreis
> auf ca. 243 EUR und erzielen ca. 87.000 EUR Mehreinnahmen gegenuber dem Basispreis.
---
### 1.2 Sponsoring-Einnahmen
| Sponsoring-Paket | Anzahl | Preis | Gesamt |
|---|---|---|---|
| Hauptsponsor (Exklusiv) | 1 | 80.000 EUR | 80.000 EUR |
| Gold-Sponsor | 2 | 30.000 EUR | 60.000 EUR |
| Silber-Sponsor | 4 | 15.000 EUR | 60.000 EUR |
| Bronze-Sponsor | 6 | 7.500 EUR | 45.000 EUR |
| Award-Sponsor (je Award) | 5 | 5.000 EUR | 25.000 EUR |
| Medienpartner (Gegenwert) | 3 | 10.000 EUR | 30.000 EUR |
| Getranke-Sponsor (Ziel!) | 1 | 50.000 EUR | 50.000 EUR |
| **GESAMT SPONSORING** | | | **350.000 EUR** |
**Realistisches Ziel (Expected):** 200.000 EUR Barsponsoring + 50.000 EUR Sachleistungen
(Getranke) = 250.000 EUR
**Minimales Szenario (Worst Case):** 80.000 EUR Hauptsponsor + je 2x Gold/Silber/Bronze
= 140.000 EUR
---
### 1.3 Tombola-Erlose
| Position | Berechnung | Betrag |
|---|---|---|
| Losverkauf (3.500 Lose a 5 EUR) | 3.500 x 5 EUR | 17.500 EUR |
| Losverkauf (Premium, 500 Lose a 20 EUR) | 500 x 20 EUR | 10.000 EUR |
| Bruttoerlose Tombola | | 27.500 EUR |
| Abzgl. Glucksspielabgabe (5%) | -5% | -1.375 EUR |
| Abzgl. Gewinnwert (60% der Einnahmen) | -60% | -16.500 EUR |
| **Nettoertrag Tombola** | | **9.625 EUR** |
---
### 1.4 Bar-Einnahmen
| Position | Berechnung | Betrag |
|---|---|---|
| Bardrinksverkauf (2.975 Gaste x 15 EUR Avg.) | Durchschnitt 3 Getrankekarten | 44.625 EUR |
| Abzgl. Wareneinsatz (40%) | | -17.850 EUR |
| **Nettoertrag Bar** (ohne Getranke-Sponsor) | | **26.775 EUR** |
| **Nettoertrag Bar** (mit Getranke-Sponsor) | Sponsor ubernimmt Wareneinsatz | **44.625 EUR** |
---
### 1.5 Einnahmen-Zusammenfassung (Expected Case)
| Einnahmequelle | Worst Case | Expected Case | Best Case |
|---|---|---|---|
| Ticketeinnahmen (Basis 214 EUR) | 524.300 EUR | 636.650 EUR | 749.000 EUR |
| Sponsoring (Bar) | 80.000 EUR | 150.000 EUR | 350.000 EUR |
| Getranke-Sponsor (Sachleistung) | 0 EUR | 50.000 EUR | 50.000 EUR |
| Award-Sponsoring | 0 EUR | 25.000 EUR | 25.000 EUR |
| Tombola (netto) | 5.000 EUR | 9.625 EUR | 12.000 EUR |
| Bar-Einnahmen (netto) | 15.000 EUR | 26.775 EUR | 35.000 EUR |
| Sonstige Einnahmen | 0 EUR | 5.000 EUR | 10.000 EUR |
| **GESAMT EINNAHMEN** | **624.300 EUR** | **903.050 EUR** | **1.231.000 EUR** |
---
## TEIL 2: AUSGABEN-PLANUNG (DETAILLIERT)
### 2.1 Location: Wiener Rathaus, Festsaal
| Unterposition | Kosten | Anmerkung |
|---|---|---|
| Saalmiete Festsaal (Hauptsaal) | 280.000 EUR | Verhandlungsbasis mit MA 7 |
| Nebenraume (Garderobe, Foyer, VIP-Lounge) | 60.000 EUR | Ca. 5 Nebenraume |
| Infrastruktur/Strom-Grundversorgung | 20.000 EUR | Rathaus-Pauschale |
| Reinigung vor/nach Veranstaltung | 15.000 EUR | Pflichtleistung Rathaus |
| Aufbau-/Abbautage (2 Tage) | 20.000 EUR | Sa/So-Zuschlag |
| Sicherheitsdeposit (ruckzahlbar) | 25.000 EUR | Kaution, kein Aufwand |
| **ZWISCHENSUMME LOCATION** | **395.000 EUR** | Im Budget-Rahmen |
| *Range-Worst* | *450.000 EUR* | Bei Zusatzforderungen |
| *Range-Best* | *370.000 EUR* | Bei Verhandlungserfolg |
**Wichtig:** Kaution 25.000 EUR ist kein Aufwand, muss aber liquiditatsmaig berucksichtigt werden.
---
### 2.2 Catering: Rathauskeller Wien
| Unterposition | Berechnung | Kosten |
|---|---|---|
| 3-Gang-Galamenü (3.500 Personen) | 3.500 x 55 EUR | 192.500 EUR |
| Brot, Butter, Amuse-Bouche | 3.500 x 5 EUR | 17.500 EUR |
| Weinbegleitung (3 Glaser/Person) | 3.500 x 20 EUR | 70.000 EUR |
| Softdrinks inkl. Wasser | 3.500 x 8 EUR | 28.000 EUR |
| Late Night Buffet (Mitternacht) | 3.500 x 15 EUR | 52.500 EUR |
| Kaffee & Patisserie | 3.500 x 6 EUR | 21.000 EUR |
| Servicepersonal (inkl. MwSt.) | 150 Kellner x 200 EUR | 30.000 EUR |
| Menukarten, Servietten, Deko (Catering) | Pauschale | 8.500 EUR |
| **ZWISCHENSUMME CATERING** | | **420.000 EUR** |
| Abzgl. Getranke-Sponsor-Rabatt | Falls Sponsor: -50.000 EUR | **370.000 EUR** |
> **Getranke-Sponsor-Effekt:** Ubernimmt Sponsor Wein + Softdrinks (98.000 EUR Warenwert),
> reduziert sich Catering-Budget auf ca. 322.000 EUR. Zielwert: 50.000 EUR Barzuschuss.
---
### 2.3 Technik
| Unterposition | Kosten | Anmerkung |
|---|---|---|
| Hauptbuhne (Aufbau, Material, Rigging) | 12.000 EUR | 15m x 8m Buhne |
| LED-Wand (Hintergrund, 20 qm) | 8.000 EUR | Miete inkl. Setup |
| Lichtanlage (Moving Heads, Followspot) | 10.000 EUR | Festsaal-Dimensionen |
| Tonanlage (PA, Monitoring, Mikros) | 8.000 EUR | Line-Array-System |
| Streaming-Equipment (Livestream) | 5.000 EUR | 2 Kameras + Regie |
| Strom-Zusatzversorgung (Aggregate) | 4.000 EUR | Bei Rathaus-Bedarf |
| Techniker (Ton, Licht, Video) | 8.000 EUR | 8 Personen x 1.000 EUR |
| Auf-/Abbau Technik (Mannstunden) | 5.000 EUR | 2 Tage |
| **ZWISCHENSUMME TECHNIK** | **60.000 EUR** | |
---
### 2.4 Entertainment
| Unterposition | Kosten | Anmerkung |
|---|---|---|
| Headliner-Kunstler (Band/Solist) | 25.000 EUR | Gage inkl. Rider |
| Supporting Act (Tanzshow/Artistik) | 8.000 EUR | 30 Min. Programm |
| DJ (Abend + After-Show) | 4.000 EUR | Profi-DJ, 5 Stunden |
| Moderator/Moderatorin | 5.000 EUR | Bilinguale Moderation |
| Tanzshow-Ensemble (Einzug) | 6.000 EUR | 10 Tanger inkl. Kostum |
| Liveband (Dinner-Music) | 8.000 EUR | Quintett, 3 Stunden |
| Showdesign/Regisseur | 5.000 EUR | Gesamtkonzept |
| **ZWISCHENSUMME ENTERTAINMENT** | **61.000 EUR** | |
---
### 2.5 Personal & Security
| Unterposition | Berechnung | Kosten |
|---|---|---|
| Security (Einlass, Floor, Backstage) | 20 Personen x 350 EUR | 7.000 EUR |
| Garderobe | 10 Personen x 200 EUR | 2.000 EUR |
| Hostessen/Hosts (VIP-Betreuung) | 15 Personen x 250 EUR | 3.750 EUR |
| Veranstaltungsleitung (Projektmanager) | 2 x 2.000 EUR | 4.000 EUR |
| First Aid / Sanitater | 4 Personen x 400 EUR | 1.600 EUR |
| Springer/Allgemein | 10 Personen x 200 EUR | 2.000 EUR |
| Technisches Personal (Rathaus) | Pauschale | 5.000 EUR |
| Personalvermittlung (Provision 15%) | | 3.803 EUR |
| **ZWISCHENSUMME PERSONAL** | | **29.153 EUR** |
---
### 2.6 Marketing & Werbung
| Unterposition | Kosten | Anmerkung |
|---|---|---|
| Social Media Ads (Meta, Instagram, TikTok) | 8.000 EUR | 3 Monate Laufzeit |
| Google Ads / Display | 3.000 EUR | Retargeting |
| Influencer-Kooperationen | 5.000 EUR | 5 Micro-Influencer |
| OOH-Werbung (Plakate Wien, A1/A0) | 6.000 EUR | 2 Wochen Schaltung |
| Radio-Spot (Kronehit, FM4) | 4.000 EUR | 50 Schaltungen |
| PR / Presseaussendungen (APA-OTS) | 2.000 EUR | 3 Aussendungen |
| Pressemappe / Medienunterlagen | 1.000 EUR | Digital + Print |
| Pressebüro / PR-Agentur (Honorar) | 5.000 EUR | 3 Monate Betreuung |
| Website (Event-Microsite) | 3.000 EUR | inkl. Ticketing-Plugin |
| E-Mail-Marketing (Newsletter) | 500 EUR | 3 Kampagnen |
| **ZWISCHENSUMME MARKETING** | **37.500 EUR** | |
---
### 2.7 AKM-Lizenzen (Musikrechte)
| Position | Berechnung | Kosten |
|---|---|---|
| AKM-Abgabe Livemusik (Tarif VK) | Raumgrosse x Koeffizient | 4.800 EUR |
| AKM-Abgabe DJ / Tontrager | Tarif T1 | 2.200 EUR |
| LSG-Abgabe (Leistungsschutz) | Ca. 25% der AKM-Abgabe | 1.750 EUR |
| **ZWISCHENSUMME AKM/LSG** | | **8.750 EUR** |
> AKM-Tarife nach aktuellen Tarif-Tabellen 2025/2026. Exakte Berechnung nach
> Anmeldung bei der AKM (Formular A-Tanz). Frist: mindestens 14 Tage vor Event.
---
### 2.8 Barrierefreiheit
| Unterposition | Kosten | Anmerkung |
|---|---|---|
| Mobile Rampe (Miete) | 2.500 EUR | Zugange fur Rollstuhle |
| Gebardensprachdolmetscher (2 Personen) | 2.000 EUR | Fur Awards-Zeremonie |
| Induktionsanlage (Horschleife) | 3.500 EUR | Miete + Installation |
| Blindenfuhrung / taktile Beschilderung | 1.500 EUR | |
| Rollstuhl-Stellplatze (Umbau Bestuhlung) | 2.000 EUR | Koordination Rathaus |
| Barrierefreie Toilettenausschilderung | 500 EUR | |
| Assistenz-Personal (5 Personen) | 5 x 250 EUR | 1.250 EUR |
| **ZWISCHENSUMME BARRIEREFREIHEIT** | | **13.250 EUR** |
---
### 2.9 Versicherung
| Unterposition | Kosten | Anmerkung |
|---|---|---|
| Veranstalterhaftpflicht (5 Mio. EUR) | 3.500 EUR | Pflichtversicherung |
| Veranstaltungsausfall (Force Majeure) | 4.000 EUR | Empfehlung |
| Kunstler-/Equipmentversicherung | 1.500 EUR | |
| **ZWISCHENSUMME VERSICHERUNG** | | **9.000 EUR** |
---
### 2.10 Behordliche Genehmigungen
| Unterposition | Kosten | Anmerkung |
|---|---|---|
| MA 36 (Veranstaltungsstattenbewilligung) | 800 EUR | Gebuhr |
| MA 59 (Marktamt - Tombola/Glucksspiel) | 300 EUR | Losungsbewilligung |
| MA 13 (Jugendschutz-Kontrolle) | 200 EUR | Beratungsgebuhr |
| AGES/Lebensmittelbehorde (Catering) | 150 EUR | Kontrolle Rathauskeller |
| Rechtliche Beratung (Anwalt) | 2.000 EUR | Vertragsprufung |
| **ZWISCHENSUMME GENEHMIGUNGEN** | | **3.450 EUR** |
---
### 2.11 Tombola-Abgaben & Preise
| Position | Kosten | Anmerkung |
|---|---|---|
| Gewinnpreise (60% der Loseinnahmen) | 16.500 EUR | Sachpreise vom Sponsor |
| Glucksspielabgabe 5% (auf Bruttoerlose) | 1.375 EUR | Gesetzliche Abgabe |
| Lose (Druck, Design) | 800 EUR | |
| **ZWISCHENSUMME TOMBOLA** | | **18.675 EUR** |
---
### 2.12 Dekoration & Blumen
| Unterposition | Kosten | Anmerkung |
|---|---|---|
| Tischdekorationen (350 Tische) | 350 x 80 EUR | 28.000 EUR |
| Eingangsbereich / Foyer-Deko | 5.000 EUR | Fotobox, Banner |
| Buhnen-Deko / Backdrop | 4.000 EUR | Branded |
| Blumenarrangements (Gesamt) | 6.000 EUR | Saisonblumen Sept. |
| Red Carpet + Absperrung | 1.500 EUR | |
| Diversity-Flaggen und Banners | 2.000 EUR | |
| **ZWISCHENSUMME DEKORATION** | | **46.500 EUR** |
---
### 2.13 Drucksachen
| Unterposition | Berechnung | Kosten |
|---|---|---|
| Einladungen (4.000 Stuck, haptisch) | 4.000 x 3,50 EUR | 14.000 EUR |
| Programmhefte (3.500 Stuck, A5, 20 S.) | 3.500 x 2,50 EUR | 8.750 EUR |
| Tischkarten (3.500 Stuck) | 3.500 x 0,80 EUR | 2.800 EUR |
| Menukarten (700 Tische, doppelseitig) | 700 x 1,50 EUR | 1.050 EUR |
| Tickets (inkl. Sicherheitsdruck) | 3.500 x 2,00 EUR | 7.000 EUR |
| Designkosten (Grafik, Layout) | Pauschale | 5.000 EUR |
| **ZWISCHENSUMME DRUCKSACHEN** | | **38.600 EUR** |
---
### 2.14 Foto & Video
| Unterposition | Kosten | Anmerkung |
|---|---|---|
| Hauptfotograf (Abend + Nachbearb.) | 3.500 EUR | inkl. 500 bearbeitete Fotos |
| Zweiter Fotograf | 1.800 EUR | Backstage/Stimmungsfotos |
| Videograf (Aftermovie, 3-5 Min.) | 4.000 EUR | inkl. Schnitt |
| Fotobooth / Selfie-Station | 2.500 EUR | Miete inkl. Druck |
| **ZWISCHENSUMME FOTO/VIDEO** | | **11.800 EUR** |
---
### 2.15 Reserve (5% des Gesamtbudgets)
| Position | Berechnung | Betrag |
|---|---|---|
| Notfallreserve | 5% x 750.000 EUR | **37.500 EUR** |
> Diese Reserve ist NICHT disponibel ohne explizite Freigabe durch Veranstaltungsleitung.
> Abdeckung fur: Wetterereignisse, technische Ausfalle, Nachforderungen Behorden.
---
### 2.16 Ausgaben-Gesamtubersicht
| Kostenblock | Budget | % vom Gesamt |
|---|---|---|
| 2.1 Location (Rathaus) | 395.000 EUR | 49,8% |
| 2.2 Catering (ohne Sponsor) | 420.000 EUR | 52,9% |
| 2.3 Technik | 60.000 EUR | 7,6% |
| 2.4 Entertainment | 61.000 EUR | 7,7% |
| 2.5 Personal & Security | 29.153 EUR | 3,7% |
| 2.6 Marketing & Werbung | 37.500 EUR | 4,7% |
| 2.7 AKM-Lizenzen | 8.750 EUR | 1,1% |
| 2.8 Barrierefreiheit | 13.250 EUR | 1,7% |
| 2.9 Versicherung | 9.000 EUR | 1,1% |
| 2.10 Genehmigungen | 3.450 EUR | 0,4% |
| 2.11 Tombola-Abgaben | 18.675 EUR | 2,4% |
| 2.12 Dekoration & Blumen | 46.500 EUR | 5,9% |
| 2.13 Drucksachen | 38.600 EUR | 4,9% |
| 2.14 Foto & Video | 11.800 EUR | 1,5% |
| 2.15 Reserve (5%) | 37.500 EUR | 4,7% |
| **GESAMT AUSGABEN (BRUTTO)** | **1.249.928 EUR** | **157%** |
> **ACHTUNG:** Rohsumme uberschreitet Budget erheblich!
> Notwendige Einsparungen und Sponsoring-Deckung: ca. 500.000 EUR.
> Reale Ausgaben nach Sponsoring und Verhandlungen: siehe Szenario-Rechnung (Teil 3).
---
### 2.17 Adjustierte Ausgaben (realistisch, Expected Case)
| Kostenblock | Angepasst | Massnahme |
|---|---|---|
| Location | 395.000 EUR | Verhandlung auf Unterkante |
| Catering (mit Sponsor) | 370.000 EUR | -50.000 EUR Getranke-Sponsor |
| Technik | 60.000 EUR | Festbetrag |
| Entertainment | 61.000 EUR | Festbetrag |
| Personal | 29.153 EUR | Festbetrag |
| Marketing | 37.500 EUR | Festbetrag |
| AKM | 8.750 EUR | Festbetrag |
| Barrierefreiheit | 13.250 EUR | Festbetrag |
| Versicherung | 9.000 EUR | Festbetrag |
| Genehmigungen | 3.450 EUR | Festbetrag |
| Tombola | 18.675 EUR | Festbetrag |
| Dekoration (reduziert) | 35.000 EUR | Sponsoring Blumen |
| Drucksachen | 38.600 EUR | Festbetrag |
| Foto/Video | 11.800 EUR | Festbetrag |
| Reserve | 37.500 EUR | Pflicht |
| **GESAMT ADJUSTIERT** | **1.127.428 EUR** | |
> **KRITISCHER BEFUND:** Selbst adjustiert ubersteigen die Ausgaben das Budget massiv.
> Das Modell funktioniert NUR wenn Sponsoring (mind. 377.000 EUR Netto-Beitrag) gesichert ist.
> Empfehlung: Catering-Kosten und Location neu verhandeln (siehe Teil 6).
---
## TEIL 3: GEWINN/VERLUST-SZENARIEN
### 3.1 Szenario-Matrix
| Position | Worst Case | Expected Case | Best Case |
|---|---|---|---|
| **EINNAHMEN** | | | |
| Ticketeinnahmen | 524.300 EUR | 636.650 EUR | 749.000 EUR |
| Sponsoring (Bar) | 80.000 EUR | 150.000 EUR | 300.000 EUR |
| Getranke-Sponsor (Sachleistung) | 0 EUR | 50.000 EUR | 50.000 EUR |
| Award-Sponsoring | 0 EUR | 25.000 EUR | 25.000 EUR |
| Tombola (netto) | 5.000 EUR | 9.625 EUR | 12.000 EUR |
| Bar-Einnahmen (netto) | 15.000 EUR | 26.775 EUR | 35.000 EUR |
| Sonstige | 0 EUR | 5.000 EUR | 10.000 EUR |
| **GESAMT EINNAHMEN** | **624.300 EUR** | **903.050 EUR** | **1.181.000 EUR** |
| | | | |
| **AUSGABEN** | | | |
| Location | 450.000 EUR | 395.000 EUR | 370.000 EUR |
| Catering | 420.000 EUR | 370.000 EUR | 320.000 EUR |
| Technik | 80.000 EUR | 60.000 EUR | 55.000 EUR |
| Entertainment | 70.000 EUR | 61.000 EUR | 55.000 EUR |
| Personal | 35.000 EUR | 29.153 EUR | 28.000 EUR |
| Marketing | 45.000 EUR | 37.500 EUR | 35.000 EUR |
| AKM | 10.000 EUR | 8.750 EUR | 8.500 EUR |
| Barrierefreiheit | 20.000 EUR | 13.250 EUR | 13.250 EUR |
| Versicherung | 10.000 EUR | 9.000 EUR | 9.000 EUR |
| Genehmigungen | 5.000 EUR | 3.450 EUR | 3.000 EUR |
| Tombola-Abgaben | 20.000 EUR | 18.675 EUR | 18.675 EUR |
| Dekoration | 50.000 EUR | 35.000 EUR | 30.000 EUR |
| Drucksachen | 45.000 EUR | 38.600 EUR | 38.600 EUR |
| Foto/Video | 15.000 EUR | 11.800 EUR | 11.800 EUR |
| Reserve | 37.500 EUR | 37.500 EUR | 37.500 EUR |
| **GESAMT AUSGABEN** | **1.312.500 EUR** | **1.127.428 EUR** | **1.032.325 EUR** |
| | | | |
| **Deckungslucke** | **-688.200 EUR** | **-224.378 EUR** | **+148.675 EUR** |
### 3.2 Interpretation der Szenarien
**Worst Case (-688.200 EUR):**
- Muss durch wesentlich hohere Subventionen oder Fordergelder abgedeckt werden
- Veranstaltung in dieser Form ohne Forderungen/Subventionen nicht tragbar
- Empfehlung: Wiener Fonds fur Kultur, WienTourismus-Forderung beantragen
**Expected Case (-224.378 EUR):**
- Deckungslucke von ca. 224.000 EUR muss durch offentliche Forderungen gedeckt werden
- Realistisch bei WienTourismus (bis 100.000 EUR), Kulturabteilung MA 7 (bis 80.000 EUR),
Gleichstellungsreferat (bis 50.000 EUR) = insgesamt bis 230.000 EUR moglich
- Gesamtergebnis kame auf ca. +5.622 EUR (knapp positiv)
**Best Case (+148.675 EUR):**
- Ueberschuss von ca. 149.000 EUR (19,8% auf Ausgaben)
- Ware ein exzellentes Ergebnis fur ein gemeinnuetziges Event
- Setzt vollstaendige Auslastung + maximales Sponsoring voraus
### 3.3 Realistische Gesamtrechnung (Expected + Forderungen)
| Position | Betrag |
|---|---|
| Einnahmen (Expected) | 903.050 EUR |
| Forderungen offentliche Hand (Ziel) | 230.000 EUR |
| **GESAMT EINNAHMEN + FORDERUNGEN** | **1.133.050 EUR** |
| Ausgaben (Expected) | 1.127.428 EUR |
| **NETTO-ERGEBNIS** | **+5.622 EUR** |
---
## TEIL 4: BUDGET-KONTROLLE & CASH-FLOW
### 4.1 Meilenstein-Budget-Checks
| Datum | Meilenstein | Budget-Check | Verantwortlich |
|---|---|---|---|
| **Feb 2026** | Vertragsabschluss Rathaus | Location-Budget bestatigt | Projektleitung |
| **Feb 2026** | Sponsoring-Akquise Start | Ziel: 1 Hauptsponsor bis Marz | Fundraising |
| **Marz 2026** | Catering-Vertrag Rathauskeller | Catering-Budget fixiert | Projektleitung |
| **Marz 2026** | 1. Budget-Review | IST vs. SOLL Einnahmen | Controlling |
| **Apr 2026** | Ticket-VVK Start | 500 Tickets verkauft = Ziel | Ticketing |
| **Apr 2026** | Kunstler-Buchungen fix | Entertainment-Budget final | Booking |
| **Mai 2026** | 2. Budget-Review | 50% Sponsoring gesichert? | Controlling |
| **Mai 2026** | Forderungsantrage eingereicht | WienTourismus, MA 7 | Projektleitung |
| **Jun 2026** | Marketing-Kampagne Start | Marketing-Budget freigeben | Marketing |
| **Jun 2026** | 1.500 Tickets verkauft | 43% Auslastung erreicht | Ticketing |
| **Jul 2026** | 3. Budget-Review | Break-Even in Sicht? | Controlling |
| **Jul 2026** | 2.000 Tickets verkauft | 57% = Kostendeckung nahert | Ticketing |
| **Aug 2026** | Techniker-/Personalvertrage fix | Personal-Budget final | Logistik |
| **Aug 2026** | AKM-Anmeldung (Frist!) | AKM-Kosten bestatigt | Projektleitung |
| **Aug 2026** | 4. Budget-Review (kritisch!) | Finale Hochrechnung | Controlling |
| **Sep 2026** | Veranstaltung (5. Sept.) | Liquiditatssicherung | CFO/Kassierer |
| **Okt 2026** | Abschlussrechnung | Vollstandige Kostenerfassung | Controlling |
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### 4.2 Cash-Flow-Plan (Zahlungsfalligkeiten)
| Monat | Ausgabe | Betrag | Kumuliert |
|---|---|---|---|
| **Feb 2026** | Rathaus-Anzahlung (30%) | 118.500 EUR | 118.500 EUR |
| **Feb 2026** | Versicherungspramie | 9.000 EUR | 127.500 EUR |
| **Feb 2026** | Rechtliche Beratung | 2.000 EUR | 129.500 EUR |
| **Marz 2026** | Catering-Anzahlung (20%) | 84.000 EUR | 213.500 EUR |
| **Marz 2026** | Website / Ticketing | 3.000 EUR | 216.500 EUR |
| **Marz 2026** | Design-Beauftragung | 2.500 EUR | 219.000 EUR |
| **Apr 2026** | Kunstler-Anzahlung (50%) | 30.500 EUR | 249.500 EUR |
| **Apr 2026** | Marketing-Kampagne Start | 10.000 EUR | 259.500 EUR |
| **Mai 2026** | Drucksachen-Beauftragung | 19.300 EUR | 278.800 EUR |
| **Mai 2026** | Marketing-Laufend | 8.000 EUR | 286.800 EUR |
| **Jun 2026** | OOH-Werbung Anzahlung | 3.000 EUR | 289.800 EUR |
| **Jun 2026** | Marketing-Laufend | 8.000 EUR | 297.800 EUR |
| **Jul 2026** | Genehmigungen (MA 36 etc.) | 3.450 EUR | 301.250 EUR |
| **Jul 2026** | Technik-Anzahlung (40%) | 24.000 EUR | 325.250 EUR |
| **Aug 2026** | Rathaus-Restzahlung (70%) | 276.500 EUR | 601.750 EUR |
| **Aug 2026** | Drucksachen-Lieferung | 19.300 EUR | 621.050 EUR |
| **Aug 2026** | AKM-Vorauszahlung | 8.750 EUR | 629.800 EUR |
| **Aug 2026** | Personal-Buchungen | 15.000 EUR | 644.800 EUR |
| **Sep (Vor-Event)** | Restliche Lieferanten | 35.000 EUR | 679.800 EUR |
| **Sep (Event-Tag)** | Bar-Abrechnung, Trinkgeld | 5.000 EUR | 684.800 EUR |
| **Sep (Nach-Event)** | Catering-Restbetrag (80%) | 336.000 EUR | 1.020.800 EUR |
| **Sep (Nach-Event)** | Kunstler-Restgage (50%) | 30.500 EUR | 1.051.300 EUR |
| **Sep (Nach-Event)** | Tombola-Abgaben | 1.375 EUR | 1.052.675 EUR |
| **Okt 2026** | Technik-Restbetrag (60%) | 36.000 EUR | 1.088.675 EUR |
| **Okt 2026** | Dekorations-Restbetrag | 46.500 EUR | 1.135.175 EUR |
> **Hochster Liquiditatsabfluss:** August 2026 (Rathaus-Restzahlung 276.500 EUR)
> Empfehlung: Betriebskredit oder Sponsor-Vorauszahlungen als Puffer einplanen.
**EINNAHMEN-TIMELINE:**
| Monat | Einnahme | Betrag | Kumuliert |
|---|---|---|---|
| Apr 2026 | Erste Ticket-Einnahmen (VVK) | 50.000 EUR | 50.000 EUR |
| Mai 2026 | Ticket-Einnahmen + 1. Sponsor | 80.000 EUR | 130.000 EUR |
| Jun 2026 | Ticket-Einnahmen laufend | 100.000 EUR | 230.000 EUR |
| Jul 2026 | Ticket-Einnahmen laufend | 150.000 EUR | 380.000 EUR |
| Aug 2026 | Ticket-Einnahmen (Finale) | 200.000 EUR | 580.000 EUR |
| Sep 2026 | Resttickets + Bar + Tombola | 106.650 EUR | 686.650 EUR |
| Okt 2026 | Sponsoring-Nachzahlungen | 100.000 EUR | 786.650 EUR |
| Nov 2026 | Forderungsauszahlungen | 116.400 EUR | 903.050 EUR |
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### 4.3 Fixe vs. Variable Kosten
| Kostenblock | Fix / Variabel | Betrag | Anmerkung |
|---|---|---|---|
| Location-Miete | Fix | 395.000 EUR | Vertrag, unveranderlich |
| Versicherung | Fix | 9.000 EUR | Pramie fix |
| Genehmigungen | Fix | 3.450 EUR | Behordlich fix |
| AKM-Lizenzen | Teilfix | 8.750 EUR | Formelbasiert, leicht variabel |
| Entertainment | Teilfix | 61.000 EUR | Gagen vertraglich fix |
| Marketing | Variabel | 37.500 EUR | Kurzfristig anpassbar |
| Catering | Variabel | 370.000-420.000 EUR | Pro-Kopf-Abrechnung |
| Personal | Variabel | 29.153 EUR | Stundenbasiert |
| Technik | Teilfix | 60.000 EUR | Mietvertrag fix, Std. variabel |
| Dekoration | Variabel | 35.000-50.000 EUR | Anpassbar |
| Drucksachen | Semifix | 38.600 EUR | Abnahmemenge fix |
| Reserve | Fix | 37.500 EUR | Gesperrt |
**Anteil fixe Kosten:** ca. 65% (~730.000 EUR)
**Anteil variable Kosten:** ca. 35% (~395.000 EUR)
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## TEIL 5: SPONSORING-PAKETE
### 5.1 Hauptsponsor – DIVERSITY GOLD (Exklusiv)
**Preis: 80.000 EUR (nur 1x verfugbar)**
| Leistung | Details |
|---|---|
| Exklusives Naming Right | "Diversity Ball Wien 2026 – presented by [MARKE]" |
| Logo-Placement | #1-Platz auf ALLEN Materialien (Ticket, Programm, Buhne, Web) |
| Buhnen-Branding | 20 qm LED-Wall mit Brand-Content des Sponsors |
| VIP-Tisch | 2 Tische (20 Personen) inkl. Champagner-Empfang |
| Award-Patenschaft | Exklusive Vergabe des Haupt-Diversity-Awards |
| Social Media | 12x Posts vor Event, Live-Stories, Dankes-Post |
| Pressemitteilung | Namentliche Nennung in allen Pressemitteilungen |
| Moderations-Mention | 5x namentliche Erwahnung durch Moderator |
| Exklusivitat | Kein Konkurrent als Sponsor |
| After-Show | Exklusive Lounge mit Branding |
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### 5.2 Gold-Sponsor (max. 2x verfugbar)
**Preis: 30.000 EUR**
| Leistung | Details |
|---|---|
| Logo-Placement | Prominente Platzierung auf Hauptmaterialien |
| VIP-Tisch | 1 Tisch (10 Personen) |
| Award-Patenschaft | 1 Diversity-Award-Kategorie |
| Social Media | 6x Posts vor Event |
| Moderations-Mention | 3x namentliche Erwahnung |
| Banner | 2 Rollup-Banner im Veranstaltungsbereich |
---
### 5.3 Silber-Sponsor (max. 4x verfugbar)
**Preis: 15.000 EUR**
| Leistung | Details |
|---|---|
| Logo-Placement | Auf Programm, Website, Ticketruck- seite |
| Tickets | 10 Standardtickets |
| Social Media | 3x Posts vor Event |
| Moderations-Mention | 1x namentliche Erwahnung |
| Banner | 1 Rollup-Banner |
---
### 5.4 Bronze-Sponsor (max. 6x verfugbar)
**Preis: 7.500 EUR**
| Leistung | Details |
|---|---|
| Logo-Placement | Website & Programm |
| Tickets | 4 Standardtickets |
| Social Media | 2x Posts |
| Dankes-Anzeige | Halbe Seite im Programmheft |
---
### 5.5 Getranke-Sponsor (Exklusiv, Sonderpakete)
**Preis: 50.000 EUR Sachleistung + 10.000 EUR Bar**
| Leistung | Details |
|---|---|
| Exklusive Getranke-Prasenz | Alle Weine, Sekt, Wasser mit Sponsoren-Logo |
| Bar-Branding | Bartresens mit Sponsor-Logo |
| Moderations-Mention | 4x Erwahnung ("Getranke gesponsert von...") |
| Logo | Auf Menukarten, Tischkarten, Programm |
| VIP | 6 VIP-Tickets |
| Social Media | 4x Posts |
---
### 5.6 Medienpartner (max. 3x)
**Preis: Gegenwert 10.000-25.000 EUR (Tausch: Werbung gegen Tickets/Erwahnung)**
| Leistung fur Medienpartner | Gegenleistung des Partners |
|---|---|
| 8 VIP-Tickets | 4 Print-Anzeigen (Format 1/1) |
| Logo auf Website + Programm | 10 Radio-Spots oder 2 TV-Spots |
| Pressemappen-Exklusivitat | Berichterstattung (Mind. 500 Worter) |
| Foto-Exklusivitat (24h) | Social-Media-Erwahnung (50.000+ Follower) |
**Geeignete Medienpartner-Kandidaten:**
- Kronehit (Radio, LGBT+-freundlich)
- FALTER (Stadtmagazin Wien)
- Der Standard (Qualitatszeitung)
- ATV / Puls 24 (Fernsehen)
- pride.at / GayCommunity.at (Zielgruppe)
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### 5.7 Sponsoring-Pipeline & Akquise-Zeitplan
| Phase | Zeitraum | Ziel | Einnahmen-Ziel |
|---|---|---|---|
| Phase 1: Hauptsponsor | Feb-Marz 2026 | 1 Hauptsponsor gesichert | 80.000 EUR |
| Phase 2: Gold/Silber | Marz-Apr 2026 | 4-6 Sponsoren | 90.000 EUR |
| Phase 3: Getranke | Apr 2026 | 1 Getranke-Sponsor | 50.000 EUR |
| Phase 4: Bronze/Medien | Apr-Mai 2026 | 6+ Sponsoren | 80.000 EUR |
| **GESAMT-ZIEL** | | | **300.000 EUR** |
---
## TEIL 6: EMPFEHLUNGEN ZUR BUDGET-OPTIMIERUNG
### 6.1 Kritische Kostentreiber & Einsparungspotenzial
```
PROBLEMATIK: Gesamtausgaben (1,1+ Mio. EUR) ubersteigen Ticketeinnahmen (750K EUR) erheblich.
Das Event ist strukturell ein Zuschuss-Event und benoetigt Sponsoring + Foerdergelder.
```
**TOP-5 Einsparungen (Sofortmassnahmen):**
| # | Massnahme | Einsparung | Risiko |
|---|---|---|---|
| 1 | Getranke-Sponsor sichern | 50.000 EUR | Mittel (Markt begrenzt) |
| 2 | Catering-Verhandlung (Pro-Kopf -10 EUR) | 35.000 EUR | Niedrig |
| 3 | Location: Kultursubvention (MA 7) beantragen | 80.000 EUR | Niedrig |
| 4 | Drucksachen: Digitale Einladungen (70%) | 9.800 EUR | Niedrig |
| 5 | Dekor: Florist als Sachsponsor gewinnen | 15.000 EUR | Niedrig |
| **GESAMT POTENZIAL** | | **189.800 EUR** | |
---
### 6.2 Forderungen und Subventionen (PRIORITAT!)
| Fordergeber | Forderart | Moglicher Betrag | Frist |
|---|---|---|---|
| WienTourismus | Projektforderung Events | bis 100.000 EUR | 6 Monate vor Event |
| MA 7 (Kulturabteilung) | Kulturveranstaltung | bis 80.000 EUR | Fruhjahr 2026 |
| Gleichstellungsreferat Wien | Diversity-Forderung | bis 30.000 EUR | Marz 2026 |
| Bundeskanzleramt (Kunst/Kultur) | Bundesforderung | bis 50.000 EUR | Jan-Feb 2026 |
| EU (Creative Europe) | Europaisches Event | bis 50.000 EUR | 6 Monate Vorlauf |
| Nationalrat (Petitionsweg) | Politische Unterstutzung | variabel | Personlich anfragen |
| **GESAMT FORDERUNGSPOTENZIAL** | | **bis 310.000 EUR** | |
> **DRINGENDE EMPFEHLUNG:** Forderungsantrage SOFORT einreichen.
> WienTourismus-Antrag hat kurze Fristen. MA 7 Kulturantrag: Marz 2026 ist kritisch.
---
### 6.3 Ticket-Strategie-Optimierung
**Empfehlung: Differenzierte Preisgestaltung statt Einheitspreis**
| Strategie | Einnahmen | vs. Einheitspreis 214 EUR |
|---|---|---|
| Einheitspreis 214 EUR (100%) | 749.000 EUR | Basis |
| Differenziert (Std./VIP/Tisch) | 836.775 EUR | +87.775 EUR (+11,7%) |
| Early-Bird (-15%, 1.000 Tickets) | -32.100 EUR | Verkaufsanreiz |
| **Netto-Vorteil Differenzierung** | **+55.675 EUR** | |
**Early-Bird-Empfehlung:**
- 500 Tickets zu 169 EUR (April 2026): Generiert sofortige Cash-Flows
- Danach Preis auf 199/299 EUR erhoen
---
### 6.4 Strukturelle Empfehlungen
1. **Catering-Modell uberdenken:** Pro-Kopf-Abrechnung verhandeln (statt Pauschalpreis)
- Schutz bei geringerer Auslastung
- Bei 2.800 statt 3.500 Gasten: 300.000 EUR statt 420.000 EUR
2. **Location: MA 7-Nutzungsvereinbarung prufen**
- Gemeinnuetzige Veranstalter zahlen oft deutlich weniger (50-60% Rabatt)
- Einsparpotenzial: 180.000-220.000 EUR
- Erfordert gemeinnuetzigen Vereinsstatus des Veranstalters
3. **Technik: Paketangebot mit Rathaus-Technik**
- Rathaus verfugt uber eigene Licht-/Tonanlage
- Kann Technikkosten um 20.000-30.000 EUR reduzieren
4. **Livestream als Einnahmequelle**
- Online-Tickets (9,90 EUR) fur nicht-anwesende Gemeinschaft
- Bei 5.000 Klicks = 49.500 EUR zusatzliche Einnahmen
- Streaming-Kosten bereits im Technik-Budget enthalten
5. **Tombola-Optimierung**
- Premium-Lose 50 EUR (statt 20 EUR), 200 Lose
- Gewinne als vollstandige Sponsoring-Sachleistungen
- Nettoertrag verdoppelbar auf 18.000+ EUR
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### 6.5 Ampel-System fur Budget-Gesundheit
| Indikator | Grün (OK) | Gelb (Warnung) | Rot (Kritisch) |
|---|---|---|---|
| Ticketauslastung | >85% | 70-85% | <70% |
| Sponsoring gesichert | >200.000 EUR | 100-200.000 EUR | <100.000 EUR |
| Forderungen beantragt | Alle bis Marz | Verzogerung | Nicht eingereicht |
| Cash-Flow Aug. | Positiv | -50.000 EUR | <-100.000 EUR |
| Hauptsponsor | Gesichert | In Verhandlung | Nicht gefunden |
---
## ANHANG: WICHTIGE RECHTLICHE HINWEISE
### Pflichtaufgaben mit Fristen
| Aufgabe | Zustandig | Frist | Strafe bei Versaumnis |
|---|---|---|---|
| AKM-Anmeldung (Formular A-Tanz) | Veranstalter | 14 Tage vor Event | Nachzahlung + Zinsen |
| MA 36 Veranstaltungsanmeldung | Veranstalter | 3 Monate vor Event | Untersagung |
| Glucksspiel-Anzeige Tombola | Veranstalter | 4 Wochen vor Event | Verwaltungsstrafe |
| DSGVO Teilnehmerdaten | Veranstalter | Laufend | bis 20 Mio. EUR |
| Lebensmittelkontrolle (AGES) | Caterer | 2 Wochen vor Event | Betriebsuntersagung |
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*Dokument: budget_plan.md | Diversity-Ball Wien 2026 | Version 1.0*
*Budget Manager: Erstellt mit Claude Code | 21. Februar 2026*
*Nachste Revision: Nach Abschluss Hauptsponsor-Gesprache (geplant Marz 2026)*
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