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Steuerliche Analyse – Diversity-Ball Wien 2026

Erstattet durch: TaxAdvisor | Datum: 21. Februar 2026

Vertraulich – Nur für interne Verwendung

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Veranstaltung: Diversity-Ball Wien 2026
Datum: Samstag, 5. September 2026
Ort: Wiener Rathaus, Festsaal, Wien
Erwartete Gäste: 3.500 Personen
Gesamtbudget: 750.000 €
Rechtsgrundlagen (Auswahl): BAO §§ 34–47, EStG § 4a, UStG 1994, GSpG § 57, GemRefG 2023/2024

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Inhaltsverzeichnis

1. Gemeinnützigkeitsstatus
2. Umsatzsteuer
3. Spendenabsetzbarkeit § 4a EStG
4. Sponsoring-Steuerrecht
5. Tombola / Glücksspielabgabe
6. Einkommensteuer / Körperschaftsteuer
7. Werbeabgabe
8. Steuerliche Anmeldepflichten und Genehmigungen
9. Steuerliche Optimierungen
10. Handlungsplan mit Terminen
11. E-Mail-Vorlage: Antrag auf Gemeinnützigkeitsbestätigung

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1. Gemeinnützigkeitsstatus

1.1 Rechtsgrundlagen und Voraussetzungen (BAO §§ 34–47)

Die Bundesabgabenordnung (BAO) definiert in den §§ 34 bis 47 die Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung der Gemeinnützigkeit. Für den Diversity-Ball Wien 2026 sind folgende Kerntatbestände maßgeblich:

§ 34 BAO – Begünstigte Zwecke: Eine Körperschaft verfolgt gemeinnützige Zwecke, wenn ihre Tätigkeit auf die Förderung der Allgemeinheit gerichtet ist. Als gemeinnützig gelten insbesondere:

• Förderung der Kunst und Kultur
• Förderung von Toleranz und Menschenwürde
• Förderung der Gleichberechtigung (nunmehr explizit durch GemRefG 2023/2024 erweitert)
• Soziale Zwecke im Allgemeininteresse

§ 35 BAO – Mildtätige Zwecke (subsidiär anwendbar, sofern Erlöse karitativen Projekten zugutekommen)

§ 39 BAO – Ausschließlichkeit und Unmittelbarkeit:

• Die begünstigten Zwecke müssen ausschließlich verfolgt werden
• Die Mittel müssen unmittelbar für den satzungsgemäßen Zweck verwendet werden
• Kein Mitglied darf durch zweckfremde Ausgaben oder unverhältnismäßige Vergütungen begünstigt werden

§ 40 BAO – Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb: Gemeinnützige Körperschaften können einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb führen, sofern dieser zur Erfüllung des gemeinnützigen Zwecks notwendig ist und der Gewinn dem Hauptzweck zugeführt wird (sog. „unentbehrlicher Hilfsbetrieb"). Der Ball selbst kann als solcher Hilfsbetrieb qualifizieren.

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1.2 GemRefG 2023/2024 – Wesentliche Neuerungen

Das Gemeinnützigkeitsreformgesetz 2023 (kundgemacht im BGBl I 2023) und die ergänzenden Bestimmungen des GemRefG 2024 haben das österreichische Gemeinnützigkeitsrecht grundlegend modernisiert:

Neuerung	Alte Rechtslage	Neue Rechtslage (ab 2024)
Zweckekatalog	Enumerativer, enger Katalog	Erhebliche Erweiterung; Gleichstellung, LGBTQ+-Förderung, Antidiskriminierung nun explizit erfasst
Spendenbegünstigung	Nur ausgewählte Zwecke	Alle gemeinnützigen Zwecke grundsätzlich spendenbegünstigt
Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb	Strengere Grenzen	Erweiterter Spielraum für Hilfs- und Nebenbetriebe
Transparenzpflichten	Gering	Erhöhte Rechenschaftspflichten für große Körperschaften (Umsatz > 1 Mio. €)
Rücklagenbildung	Eingeschränkt	Freiere Rücklagenbildung im Rahmen des Zwecks

Relevanz für den Diversity-Ball: Die explizite Aufnahme von Antidiskriminierungs- und Gleichstellungszwecken in den Zweckekatalog stärkt die Anerkennungschancen erheblich. Ein Ball, dessen Erlöse der Förderung von Diversität und Inklusion dienen, erfüllt nunmehr zweifelsfrei einen anerkannten gemeinnützigen Zweck.

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1.3 Empfohlene Organisationsform des Veranstalters

Empfehlung: Gemeinnütziger Verein (ZVR-registriert) nach dem Vereinsgesetz 2002

Kriterium	Verein	GmbH (gemeinnützig)	Stiftung
Gründungsaufwand	Gering	Mittel (mind. 35.000 € Stammkapital)	Hoch
Steuerliche Privilegien	Vollständig	Vollständig bei Satzungserfüllung	Vollständig
Haftung	Begrenzt (Vorstand persönlich bei Pflichtverletzung)	Begrenzt auf GmbH-Vermögen	Begrenzt
Spendenbegünstigung	Ja (bei Erfüllung der Voraussetzungen)	Ja	Ja
Eignung für Einzelveranstaltung	Hoch	Mittel (Overhead)	Gering
Empfehlung	Priorität 1	Priorität 2	Nicht empfohlen

Begründung: Ein bereits bestehender gemeinnütziger Verein (z.B. ein LGBTQ+-Verein, Antidiskriminierungsverein o.Ä.) sollte als Veranstalter auftreten. Dieser muss in seiner Satzung den Zweck der Veranstaltung explizit verankern. Die Neugründung eines Vereins ausschließlich für diese Veranstaltung ist möglich, aber aus zeitlichen Gründen (Finanzamtsprüfung: 4–6 Wochen) zeitkritisch.

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1.4 Checkliste für den Gemeinnützigkeitsnachweis

Satzung (Statute):

• Gemeinnütziger Zweck in der Satzung eindeutig und ausschließlich formuliert
• Ausschließlichkeitsgrundsatz (§ 39 BAO) in der Satzung verankert
• Unbeschränkte Mittelverwendungsklausel für den Vereinszweck
• Auflösungsklausel: Vermögen bei Auflösung an gemeinnützige Organisation
• Kein Gewinnausschüttungsverbot zugunsten von Mitgliedern
• Tätigkeitsbereich definiert (Österreich oder international)

Organisatorische Voraussetzungen:

• Vorstand bestellt und im ZVR (Zentrales Vereinsregister) eingetragen
• Geschäftsjahr definiert (i.d.R. Kalenderjahr)
• Buchhaltungspflicht organisiert (doppelte Buchführung ab Umsatz > 1 Mio. €)
• Trennungsgebot: Vereinsvermögen strikt von Privatvermögen getrennt

Dokumentation der Veranstaltung:

• Nachweis der Mittelverwendung für gemeinnützige Zwecke (Beschluss des Vorstands)
• Spendenzuflüsse separat erfasst
• Wirtschaftliche Veranstaltungsrechnung vorbereitet
• Nachveranstaltungsbericht für das Finanzamt

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1.5 Finanzamt-Prozess (Antrag auf Gemeinnützigkeitsbestätigung)

Vorlaufzeit: 4–6 Wochen (realistisch 6–8 Wochen zu empfehlen)

Schritt 1: Satzungsprüfung intern          → Bis 01. März 2026
Schritt 2: Antrag beim zuständigen FA      → Bis 15. März 2026
Schritt 3: Finanzamt-Prüfung               → 4–6 Wochen
Schritt 4: Bescheid / Bestätigung          → Bis 30. April 2026
Schritt 5: Registrierung als Spendenbeg.   → Bis 15. Mai 2026

Zuständiges Finanzamt: FA Wien 1/23 (für Vereine mit Sitz in Wien), alternativ das für den Vereinssitz zuständige Finanzamt Österreich (FA-Österreich seit 2021 zentralisiert für bestimmte Steuernummern).

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2. Umsatzsteuer

2.1 Allgemeines – Steuerpflicht des Veranstalters

Auch gemeinnützige Körperschaften sind grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig, sofern sie unternehmerisch tätig sind (§ 2 UStG 1994). Die Gemeinnützigkeit befreit nicht automatisch von der Umsatzsteuer. Jedoch bestehen spezifische Befreiungen und ermäßigte Steuersätze.

Kleinunternehmerregelung (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG): Bei Umsätzen unter 35.000 € (netto) p.a. – für den Diversity-Ball mit erwartetem Budget von 750.000 € nicht anwendbar. Der Veranstalter ist jedenfalls steuerpflichtig.

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2.2 Ticketeinnahmen

Rechtslage: Der Eintritt zu kulturellen Veranstaltungen ist gem. § 10 Abs. 2 Z 9 UStG mit dem ermäßigten Steuersatz von 13% zu besteuern, sofern die Veranstaltung als Kulturveranstaltung qualifiziert.

Ein Ball, der als Kulturveranstaltung mit gesellschaftlichem und künstlerischem Charakter ausgestaltet ist (Live-Musik, Darbietungen, kulturelles Rahmenprogramm), kann diesen ermäßigten Satz beanspruchen.

Voraussetzung: Die Kulturveranstaltungsqualität muss dokumentiert sein (Programm mit künstlerischen Darbietungen, Live-Orchester/Band, Tanzdarbietungen etc.).

Alternativqualifikation: Wird der Ball lediglich als „gesellschaftliches Event" ohne primär kulturellen Charakter eingestuft, gilt der Normalsteuersatz von 20%.

Ticket-Kategorie	USt-Satz	Empfehlung
Ticket inkl. kulturellem Programm	13%	Kulturveranstaltung klar ausgestalten
VIP-Package mit Catering inkl.	20% (auf Catering-Anteil)	Aufspaltung des Entgelts empfohlen
Online-Vorverkaufsgebühr (Serviceentgelt)	20%	Separat ausweisen

Empfehlung: Eine klare Aufspaltung des Ticketpreises in „Eintrittsentgelt" (13% USt) und „Bewirtungsanteil" (10% oder 20% USt) ist aus steuerlicher Sicht vorteilhaft und rechtlich zulässig.

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2.3 Einnahmen aus Bar und Catering

§ 10 Abs. 2 Z 1 UStG – Lebensmittel: Grundsätzlich 10% USt auf Speisen und Grundnahrungsmittel.

§ 10 Abs. 1 UStG – Restaurationsumsätze: Seit der COVID-Steuermaßnahmen-Verlängerung gilt für Speisen in der Gastronomie der ermäßigte Satz von 10%; für alkoholische Getränke gilt weiterhin 20%.

Kategorie	USt-Satz	Kommentar
Warme Speisen (Buffet, Menü)	10%	Restaurationsleistung
Alkoholfreie Getränke	10%
Alkoholische Getränke	20%	Keine Begünstigung
Kaffee/Heißgetränke	10%
Catering-Servicepauschale (extern)	20%	Dienstleistung

Abrechnungsempfehlung: Beauftragung eines externen Caterers mit klarer USt-Ausweisung. Vorsteuerabzug für den Veranstalter möglich (s.u. Abschnitt 2.6).

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2.4 Tombola-Einnahmen – USt-Behandlung

Glücksspiel ist gemäß § 6 Abs. 1 Z 9 lit. d UStG von der Umsatzsteuer befreit, sofern es dem Glücksspielgesetz unterliegt. Tombolas mit Lospreisen unterliegen der Glücksspielabgabe (§ 57 GSpG, s. Abschnitt 5), sind jedoch umsatzsteuerbefreit.

Wichtig: Die USt-Befreiung für Glücksspiel ist eine unechte Befreiung – der Vorsteuerabzug für mit dem Glücksspiel zusammenhängende Eingangsleistungen ist ausgeschlossen.

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2.5 Sponsoring-Einnahmen – USt-Pflicht

Sponsoring-Zahlungen sind steuerrechtlich zu unterscheiden:

Art der Gegenleistung	USt-Behandlung
Echtes Sponsoring (Nennung des Sponsors ohne konkrete Gegenleistungspflicht)	Grundsätzlich 20% USt (Leistungsaustausch: Werbeleistung gegen Entgelt)
Mäzenatentum / Schenkung (keinerlei Gegenleistung)	Nicht steuerbar (kein Leistungsaustausch)
Werbeleistungsvertrag (Logo auf Plakaten, Bühnenpräsenz)	20% USt (Werbeleistung)
Sachsponsoring (Sachleistung des Sponsors)	USt gemäß Tauschgrundsatz (§ 6 UStG)

Empfehlung: Sponsoring-Verträge klar als Werbeleistungsverträge formulieren. Der Veranstalter stellt dem Sponsor eine Rechnung mit 20% USt aus; der Sponsor kann diese als Vorsteuer abziehen (sofern er Unternehmer ist).

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2.6 Vorsteuerabzug

Der Veranstalter kann die ihm in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen, soweit die Eingangsleistungen für umsatzsteuerpflichtige Ausgangsleistungen verwendet werden.

Abzugsfähige Vorsteuern:

• Miete/Nutzungsentgelt Wiener Rathaus (sofern USt ausgewiesen)
• Catering-Leistungen (anteilig, soweit steuerpflichtige Ausgangsumsätze)
• Musikband, DJ, Künstler (sofern als Unternehmer tätig)
• Dekoration, Technik, Lichtanlagen
• Marketing und Werbung
• Druckkosten (Einladungen, Programmhefte)
• Steuerberatung, Rechtsberatung

Nicht abzugsfähige Vorsteuern (Aufteilung erforderlich):

• Kosten, die anteilig auf steuerbefreite Tombola-Einnahmen entfallen
• Kosten echter Spenden/Schenkungen

Aufteilungsschlüssel: Empfohlen wird ein Umsatzschlüssel (§ 12 Abs. 5 UStG), der den Anteil abzugsfähiger zu nicht abzugsfähigen Umsätzen abbildet.

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3. Spendenabsetzbarkeit (§ 4a EStG)

3.1 Voraussetzungen für die Spendenbegünstigung

Damit Spenden an den Veranstalter für den Spender steuerlich absetzbar sind, muss der Empfänger in der Liste der begünstigten Spendenempfänger (geführt vom Finanzamt Österreich) eingetragen sein.

Voraussetzungen gemäß § 4a EStG (nach GemRefG 2023/2024):

1. Gemeinnütziger Zweck gemäß § 34 ff. BAO (s. Abschnitt 1)
2. Eintragung in die Liste der begünstigten Spendenempfänger beim Finanzamt Österreich
3. Mindest-Bestandsdauer der Organisation: grundsätzlich 3 Jahre (Ausnahme möglich)
4. Rechnungslegungspflicht: Ordnungsgemäße Buchhaltung und jährlicher Tätigkeitsbericht
5. Offenlegungspflicht: Jahresabschluss offenzulegen (§ 22 Abs. 2 VerG bei Vereinen)
6. Verwendungsnachweis: Spendengelder ausschließlich für den begünstigten Zweck

Neuerung durch GemRefG 2024: Die 3-Jahres-Frist kann bei neu gegründeten Organisationen mit nachgewiesenem Bedarf verkürzt werden. Eine frühzeitige Antragstellung (bis März 2026) ist daher empfehlenswert.

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3.2 Steuerlicher Abzug für den Spender

Privatpersonen (§ 18 Abs. 1 Z 7 EStG):

• Abzug als Sonderausgabe
• Betragsmäßige Begrenzung: bis zu 10% des Gesamtbetrags der Einkünfte des Vorjahres
• Automatische Übermittlung: Der Veranstalter übermittelt Spendendaten an das Finanzamt; automatischer Abzug in der Arbeitnehmerveranlagung

Unternehmen / Körperschaften (§ 4a EStG):

• Abzug als Betriebsausgabe (unbeschränkt, soweit betrieblich veranlasst; bei reinen Spenden: Deckelung auf 10% des Gewinns des Vorjahres)
• Für Kapitalgesellschaften: Abzug nach § 12 Abs. 1 Z 5 KStG

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3.3 Dokumentationspflichten des Veranstalters

Pflicht	Inhalt	Frist
Spendenbestätigung	Name, Adresse, Betrag, Datum, Zweck	Unverzüglich nach Zufluss
Meldung an das FA	Elektronische Übermittlung der Spenderdaten (Name, Betrag, SVNr.)	Bis 28.02. des Folgejahres
Jahresabschluss	Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder Bilanz	Innerhalb von 9 Monaten nach GJ-Ende
Tätigkeitsbericht	Nachweis der zweckentsprechenden Mittelverwendung	Jährlich
Aufbewahrungspflicht	Sämtliche Belege und Korrespondenz	7 Jahre (§ 132 BAO)

Praktischer Hinweis: Die Datenübermittlung an das Finanzamt erfordert eine technische Infrastruktur (FinanzOnline-Anbindung oder Datensatz gemäß BMF-Verordnung). Hier empfiehlt sich die frühzeitige Einbindung eines Steuerberaters.

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3.4 Realistische Spendensummen (Schätzung)

Spendergruppe	Anzahl	Ø Spendenbetrag	Gesamtschätzung
Privatpersonen (Gäste)	500 von 3.500	50 €	25.000 €
Unternehmens-Sponsoren	20	5.000 €	100.000 €
Einzelne Großspender	5	10.000 €	50.000 €
Online-Spendenaufruf (Pre-Event)	–	–	20.000 €
Gesamt (konservativ)			~195.000 €

Hinweis: Diese Schätzung dient der Planungsunterstützung und stellt keine Garantie dar.

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4. Sponsoring-Steuerrecht

4.1 Sponsoring als Betriebsausgabe für den Sponsor

Sponsoring-Zahlungen sind beim Sponsor grundsätzlich als Betriebsausgaben abzugsfähig, sofern ein betrieblicher Zusammenhang besteht (§ 4 Abs. 4 EStG):

Voraussetzungen für die Abzugsfähigkeit:

1. Werbewirksamkeit: Das Sponsoring muss geeignet sein, den Bekanntheitsgrad des Unternehmens zu steigern
2. Breitenwirkung: Die Veranstaltung muss eine ausreichend breite Öffentlichkeitswirkung haben (3.500 Gäste, Medienberichterstattung → gegeben)
3. Dokumentation: Sponsoring-Vertrag mit klarer Leistungsbeschreibung (was erhält der Sponsor?)
4. Angemessenheit: Das Sponsoring-Entgelt muss dem wirtschaftlichen Wert der Gegenleistung entsprechen

Nicht abzugsfähig: Reine Spenden ohne Gegenleistung (steuerlich anders zu behandeln, s. Abschnitt 3.2).

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4.2 Werbeabgabe (5%) – Zuordnung

Die Werbeabgabe (Werbeabgabegesetz 2000) beträgt 5% der Entgelte für Werbeleistungen. Sie wird vom Werbeträger (Veranstalter) oder vom Werbenden (Sponsor) geschuldet, je nach vertraglicher Gestaltung.

Empfehlung: Im Sponsoring-Vertrag ausdrücklich vereinbaren, dass der Sponsor die anfallende Werbeabgabe trägt (übliche Marktpraxis). Der Veranstalter weist die Werbeabgabe gesondert in der Rechnung aus oder vereinbart ein Bruttoentgelt inkl. Werbeabgabe.

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4.3 Empfohlene Sponsoring-Vertragsklauseln

Muster-Klauseln für Sponsoring-Vereinbarung:
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§ 1 Leistungen des Veranstalters:
„Der Veranstalter gewährt dem Sponsor folgende Werbeleistungen:
 (a) Nennung des Sponsors auf sämtlichen Werbematerialien [...]
 (b) Logo-Präsenz auf der Bühne und in der Veranstaltungshalle [...]
 (c) Namentliche Erwähnung in der Eröffnungsrede [...]
 (d) Verlinkung auf der offiziellen Event-Website [...]"

§ 2 Gegenleistung:
„Der Sponsor entrichtet ein Sponsoring-Entgelt von EUR [X.XXX,--]
 zuzüglich 20% Umsatzsteuer sowie der anfallenden Werbeabgabe
 (5% gemäß WerbeAbgG 2000), welche vom Sponsor getragen wird."

§ 3 Steuerliche Behandlung:
„Dem Sponsor wird eine ordnungsgemäße Rechnung gem. § 11 UStG
 ausgestellt. Der Sponsor ist berechtigt, die ausgewiesene USt
 als Vorsteuer abzuziehen (§ 12 UStG 1994)."

§ 4 Gemeinnützigkeitshinweis:
„Der Veranstalter ist als gemeinnützig anerkannte Körperschaft.
 Die steuerliche Absetzbarkeit von Zuwendungen richtet sich
 nach § 4a EStG. [ggf. ergänzen: Der Veranstalter bestätigt
 die Listeneintragung gemäß § 4a Abs. 7 EStG.]"

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4.4 Vorteile des Gemeinnützigkeitsstatus für Sponsoren

Vorteil	Erläuterung
Imagegewinn	Öffentlich wahrnehmbare CSR-Aktivität
Spendenabzug (alternativ)	Falls als Spende gestaltet: Abzug bis 10% des Vorjahresgewinns
Vorsteuerabzug	Bei Werbeleistungsvertrag: voller VSt-Abzug möglich
Reputationsrisiko	Reduktion: gemeinnütziger Kontext ist reputationssicherer
Nachhaltigkeitsberichterstattung	Beitrag zu ESG-Reporting-Anforderungen

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5. Tombola / Glücksspielabgabe

5.1 Rechtliche Einordnung

Tombolas (Verlosungen mit Losverkauf und Sachpreisvergabe) unterliegen in Österreich dem Glücksspielgesetz (GSpG), sofern der Veranstaltungsrahmen gegeben ist. Gemäß § 57 Abs. 6 GSpG sind Vereinstombolas (veranstaltet von gemeinnützigen Vereinen) unter bestimmten Voraussetzungen privilegiert.

Glücksspielabgabe gemäß § 57 Abs. 3 GSpG:

• Steuersatz: 5% der Einsätze (Lospreise)
• Berechnungsgrundlage: Gesamte eingenommene Loserlöse

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5.2 Berechnungsbeispiel

Annahme:
  Anzahl Lose:           1.000 Stück
  Lospreis:              20,00 €
  ─────────────────────────────────
  Gesamterlös (brutto):  20.000,00 €
  Glücksspielabgabe 5%:   1.000,00 €
  ─────────────────────────────────
  Nettoerlös Tombola:    19.000,00 €

Hinweis: Die Glücksspielabgabe ist eine Steuer auf den Veranstalter, nicht auf den Gewinner. Preisgewinne sind beim Gewinner grundsätzlich einkommensteuerfrei (§ 3 Abs. 1 Z 27 EStG), sofern keine gewerbliche Tätigkeit des Gewinners vorliegt.

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5.3 Anmeldepflicht

• Anmeldung beim Finanzamt Österreich (Formular Gl 1 oder FinanzOnline)
• Frist: Vor Beginn der Veranstaltung (mindestens 1 Woche im Voraus empfohlen)
• Abgabenpflicht: Die Glücksspielabgabe ist selbst zu berechnen und bis zum 20. des Folgemonats zu entrichten
• Nachweis: Losliste, Gewinnplan, Losverkaufsprotokoll aufbewahren (7 Jahre)

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5.4 Organisationsempfehlung: Intern vs. Extern

Organisationsform	Vorteile	Nachteile
Intern (Vereinsmitglieder führen Tombola durch)	Kostengünstiger, direktere Kontrolle	Höherer Personalaufwand, steuerliche Eigenverantwortung
Extern (Spezialisierter Tombola-Dienstleister)	Professionelle Abwicklung, Risikoübergabe	Kosten (ca. 10–15% des Erlöses), Vertragsgestaltung nötig

Empfehlung: Bei einer Veranstaltung dieser Größe (3.500 Gäste) empfiehlt sich die Beauftragung eines erfahrenen Veranstaltungsdienstleisters mit Erfahrung im Glücksspielrecht. Die Verantwortung für die Abgabenanmeldung verbleibt jedoch beim Veranstalter.

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6. Einkommensteuer / Körperschaftsteuer

6.1 Körperschaftsteuerbefreiung für gemeinnützige Körperschaften

Gemeinnützige Körperschaften (Vereine, GmbHs, Stiftungen) sind gemäß § 5 Z 6 KStG von der Körperschaftsteuer befreit, sofern:

• die Voraussetzungen der §§ 34–47 BAO (Gemeinnützigkeit) erfüllt sind
• die Tätigkeit ausschließlich gemeinnützigen Zwecken dient
• kein steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb geführt wird (oder dieser als unentbehrlicher Hilfsbetrieb qualifiziert)

Für den Diversity-Ball: Sofern die Ballveranstaltung als unentbehrlicher Hilfsbetrieb (§ 45 BAO) eingestuft wird – d.h. ohne den Ball könnte der gemeinnützige Zweck nicht erfüllt werden –, bleibt der gesamte Ertrag KöSt-befreit.

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6.2 Entbehrlicher Hilfsbetrieb und wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb

Kategorie	Steuerliche Folge	Beispiel
Unentbehrlicher Hilfsbetrieb	KöSt-befreit	Ball als Hauptfinanzierungsquelle des Vereinszwecks
Entbehrlicher Hilfsbetrieb	KöSt-pflichtig auf Überschuss	Zusatzaktivitäten ohne direkten Zweckbezug
Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb	Voll KöSt-pflichtig (25%)	Dauerhafte kommerzielle Tätigkeit ohne Zweckbezug

Empfehlung: Im Vorstandsbeschluss und in der Dokumentation klar darstellen, dass der Diversity-Ball unmittelbar dem Vereinszweck (Förderung von Diversität, Inklusion, Antidiskriminierung) dient und die Erlöse vollständig diesem Zweck zugeführt werden.

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6.3 Gewinnermittlung

Für gemeinnützige Vereine gilt:

• Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG) bei Umsätzen unter 700.000 € p.a.
• Doppelte Buchführung (Bilanzierung) bei Umsätzen über 700.000 € p.a. oder bei Verpflichtung aus dem Vereinsgesetz

Bei einem Budget von 750.000 € ist die Grenze zur doppelten Buchführungspflicht relevant. Es empfiehlt sich die frühzeitige Einbindung eines Steuerberaters zur Buchführungsorganisation.

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7. Werbeabgabe

7.1 Rechtliche Grundlage

Das Werbeabgabegesetz 2000 (WerbeAbgG) sieht eine Abgabe von 5% auf Entgelte für Werbeleistungen in Österreich vor. Steuerschuldner ist grundsätzlich der Unternehmer, der die Werbeleistung erbringt (Veranstalter als Werbeträger).

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7.2 Betroffene Leistungen beim Diversity-Ball

Leistung	Werbeabgabepflichtig?	Kommentar
Plakat-/Außenwerbung mit Sponsor-Logo	Ja	Sponsor zahlt Entgelt für Werbefläche
Online-Werbung (Social Media, Website)	Ja	Gilt auch für digitale Werbung
Nennung im Programmheft	Ja	Printmedium-Werbung
Bühnen-Sponsoring (Nennung in Moderation)	Ja	Mündliche Werbeleistung
Reine Spende ohne Gegenleistung	Nein	Kein Leistungsaustausch
Vereinsinterne Kommunikation	Nein	Keine kommerzielle Werbeleistung

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7.3 Berechnungsbeispiel und Empfehlung

Angenommene Sponsoring-Einnahmen:     200.000,00 €
Davon Werbeleistungsanteil (80%):     160.000,00 €
Werbeabgabe 5% auf 160.000 €:          8.000,00 €

Empfehlung: Im Sponsoring-Vertrag vereinbaren, dass der Sponsor die Werbeabgabe trägt (Netto-Vereinbarung). Der Veranstalter führt die Werbeabgabe ab und stellt dem Sponsor eine entsprechende Rechnung. Dies entlastet das Veranstaltungsbudget.

Anmeldung und Abführung: Die Werbeabgabe ist quartalsweise bis zum 15. des auf das Quartal folgenden Monats beim Finanzamt anzumelden und abzuführen. Da die Veranstaltung im September 2026 stattfindet, ist die Abgabe bis 15. Oktober 2026 fällig.

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8. Steuerliche Anmeldepflichten und Genehmigungen

8.1 Übersicht aller steuerlichen Anmeldepflichten

Behörde	Anmeldung	Frist	Formular
Finanzamt Österreich	Gemeinnützigkeitsbestätigung	Bis 15. März 2026	Antrag formlos + Satzung
Finanzamt Österreich	Spendenbegünstigungseintragung	Bis 31. März 2026	FinanzOnline
Finanzamt	Umsatzsteuervoranmeldung	Monatlich / quartalsweise	U30 (FinanzOnline)
Finanzamt	Glücksspielabgabe (Tombola)	Vor Veranstaltung	Gl 1
Finanzamt	Werbeabgabe (Q3 2026)	Bis 15. Oktober 2026	W 1
Gemeinde Wien	Lustbarkeitsabgabe	Vor Veranstaltung	Magistrat MA 6
Sozialversicherung	Honorarnoten Künstler	Bei Zahlung	DB/KommSt

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8.2 Lustbarkeitsabgabe Wien

Die Lustbarkeitsabgabe (Wiener Lustbarkeitsabgabegesetz) ist eine kommunale Abgabe auf entgeltliche Veranstaltungen in Wien:

• Steuersatz: ca. 10–25% auf die Kartenerlöse (je nach Veranstaltungstyp)
• Für gemeinnützige Veranstaltungen: Befreiung möglich (Antrag beim Magistrat Wien, MA 6)
• Frist: Antrag auf Befreiung mindestens 6 Wochen vor der Veranstaltung

Empfehlung: Antrag auf Lustbarkeitsabgabe-Befreiung beim Magistrat Wien MA 6 bis spätestens 15. Juli 2026 einreichen.

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8.3 Dienstgeberbeitrag und Kommunalsteuer für Künstler

Falls Künstler, Musiker oder Moderatoren als Dienstnehmer beschäftigt werden:

• Dienstgeberbeitrag (DB): 3,9% der Bruttolöhne
• Kommunalsteuer: 3% der Bruttolöhne
• Bei selbständigen Künstlern: Pflicht zur Einbehaltung der Quellensteuer (bei ausländischen Künstlern: Abzugsteuer § 99 EStG)

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9. Steuerliche Optimierungen

Optimierung 1: Strukturierung der Ticketpreise zur USt-Minimierung

Maßnahme: Aufspaltung des Gesamtticketpreises in separate Leistungskomponenten:

• Eintrittsentgelt für Kulturveranstaltung: 13% USt (statt 20%)
• Getränkegutschein (alkoholfrei): 10% USt
• Getränkegutschein (alkoholisch): 20% USt (unvermeidbar)

Einsparpotenzial: Bei einem Durchschnittsticket von 150 € und 3.500 Gästen:

Ohne Aufspaltung (20% auf alles):  525.000 € × 20/120 = 87.500 € USt-Last
Mit Aufspaltung (anteilig 13/10):  geschätzte Einsparung ~15.000–25.000 €

Voraussetzung: Das Programm muss als Kulturveranstaltung ausgestaltet und nachgewiesen werden.

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Optimierung 2: Gemeinnützigkeitsstatus frühzeitig sichern

Maßnahme: Unverzügliche Einleitung des Verfahrens zur Anerkennung der Gemeinnützigkeit und Eintragung in die Spenderbegünstigtenliste.

Auswirkung:

• Attraktivität für Sponsoren steigt erheblich (ihre Zuwendungen sind absetzbar)
• Mögliche Befreiung von der Lustbarkeitsabgabe (Wien: bis zu 25% der Kartenerlöse)
• Körperschaftsteuerbefreiung auf den Veranstaltungsüberschuss
• Marketingvorteil: „Steuerlich begünstigte Spende" als Spendenargument

Einsparpotenzial: Bis zu ~50.000–80.000 € (Lustbarkeitsabgabe-Befreiung, KöSt-Befreiung, erhöhte Spendenbereitschaft).

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Optimierung 3: Sponsoring-Struktur steueroptimiert gestalten

Maßnahme: Sponsoring-Pakete in drei Kategorien unterteilen:

1. „Werbepartner-Paket" (Unternehmen): Werbeleistungsvertrag, 20% USt, voller VSt-Abzug beim Sponsor → Netto-Kostenneutral für Sponsor dank VSt-Abzug
2. „Philanthropie-Paket" (Privatpersonen/Stiftungen): Reine Spende ohne Gegenleistung, § 4a EStG-Abzug, keine USt
3. „CSR-Kooperationspaket" (Mittlere Unternehmen): Mix aus Werbeleistung und Spende, steuerlich optimiert aufgeteilt

Einsparpotenzial: Durch klare Pakettrennung Maximierung der Netto-Zuflüsse ohne steuerliche Doppelbelastung; erhöhte Sponsorenbereitschaft durch maßgeschneiderte Absetzbarkeitsoptionen.

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10. Handlungsplan mit Terminen

Zeitstrahl: Steuerliche To-Do-Liste

FEBRUAR 2026
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□ 28.02.2026  Satzungsprüfung auf Gemeinnützigkeitskonformität
□ 28.02.2026  Steuerberater mandatieren

MÄRZ 2026
─────────
□ 01.03.2026  Sponsoring-Vertragsvorlage finalisieren (inkl. Werbeabgabe-Klausel)
□ 15.03.2026  Antrag Gemeinnützigkeitsbestätigung beim FA einreichen (s. Abschnitt 11)
□ 31.03.2026  Antrag Spendenbegünstigungs-Eintragung (§ 4a EStG)

APRIL 2026
──────────
□ 15.04.2026  Follow-up mit Finanzamt (Bearbeitungsstand Gemeinnützigkeitsantrag)
□ 30.04.2026  Gemeinnützigkeitsbescheid erwarten (optimistisch)
□ 30.04.2026  FinanzOnline-Zugänge für UStVA einrichten

MAI 2026
────────
□ 15.05.2026  Bestätigung Spendenbegünstigungsliste prüfen
□ 31.05.2026  Ticketpreisstruktur steuerlich finalisieren (13% vs. 20% Aufspaltung)
□ 31.05.2026  Tombola-Konzept mit Glücksspielabgabe-Berechnung erstellen

JUNI 2026
─────────
□ 30.06.2026  Sponsoring-Verträge abschließen (Werbeleistung vs. Spende klar trennen)
□ 30.06.2026  UStVA Q1 2026 einreichen (sofern bereits Vorleistungen angefallen)

JULI 2026
─────────
□ 15.07.2026  Antrag Lustbarkeitsabgabe-Befreiung MA 6 Wien
□ 31.07.2026  UStVA Q2 2026 einreichen

AUGUST 2026
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□ 01.08.2026  Tombola-Anmeldung beim Finanzamt (Gl 1, mind. 1 Woche vor Event)
□ 15.08.2026  Interne Buchführungsstruktur für Veranstaltungsabrechnung aufsetzen
□ 31.08.2026  Checkliste Veranstaltungsabrechnung vorbereiten

SEPTEMBER 2026
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□ 05.09.2026  [VERANSTALTUNG] Diversity-Ball Wien 2026
□ 06.09.2026  Kassenabschluss, Tombola-Abrechnung, Spendenerfassung

OKTOBER 2026
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□ 15.10.2026  Werbeabgabe Q3 2026 einreichen und zahlen
□ 20.10.2026  Glücksspielabgabe (Tombola) entrichten
□ 31.10.2026  UStVA Q3 2026 einreichen

NOVEMBER–DEZEMBER 2026
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□ 30.11.2026  Nachveranstaltungsbericht für Finanzamt erstellen
□ 31.12.2026  Jahresabschluss vorbereiten
□ 28.02.2027  Elektronische Spenderdaten-Übermittlung ans FA

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11. E-Mail-Vorlage: Antrag auf Gemeinnützigkeitsbestätigung

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An: post@finanz.gv.at
Betreff: Antrag auf Bestätigung der Gemeinnützigkeit gem. §§ 34 ff. BAO
         sowie Eintragung in die Liste der spendenbegünstigten Empfänger
         gem. § 4a EStG – [Vereinsname], ZVR-Zahl: [XXXXXX]

Wien, [Datum]

Sehr geehrte Damen und Herren,

namens und im Auftrag des [vollständiger Vereinsname] (im Folgenden: „Verein"),
eingetragen im Zentralen Vereinsregister (ZVR-Zahl: [XXXXXX]), Sitz: [Adresse],
Steuernummer: [XX XXX/XXXX], erlauben wir uns, nachfolgenden Antrag zu stellen.

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I. GEGENSTAND DES ANTRAGS

1. Bestätigung der steuerlichen Gemeinnützigkeit des Vereins gemäß §§ 34 ff.
   Bundesabgabenordnung (BAO) für das Geschäftsjahr 2026;

2. Eintragung in die Liste der begünstigten Spendenempfänger gemäß
   § 4a Abs. 7 Z 1 EStG 1988 i.d.F. GemRefG 2023/2024;

3. Steuerliche Beurteilung der geplanten Veranstaltung „Diversity-Ball
   Wien 2026" (5. September 2026, Wiener Rathaus) als unentbehrlichen
   Hilfsbetrieb gemäß § 45 Abs. 2 BAO.

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II. VEREINSZWECK UND GEMEINNÜTZIGE TÄTIGKEIT

Der Verein verfolgt gemäß § [X] seiner Satzung ausschließlich und
unmittelbar gemeinnützige Zwecke im Sinne der §§ 34 ff. BAO, namentlich:

  • Förderung der gesellschaftlichen Inklusion und Gleichstellung aller
    Menschen ungeachtet ihrer sexuellen Orientierung, Geschlechtsidentität,
    Herkunft oder sonstiger Merkmale;
  • Förderung von Toleranz, Antidiskriminierung und Menschenwürde;
  • Kulturelle Förderung durch Veranstaltungen mit gesellschaftlichem
    Bildungsauftrag.

Diese Zwecke entsprechen dem durch das GemRefG 2023/2024 erweiterten
Zweckekatalog und sind gemäß § 34 BAO i.d.g.F. als gemeinnützig anerkannt.

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III. GEPLANTE VERANSTALTUNG – DIVERSITY-BALL WIEN 2026

Der Verein plant die Ausrichtung des „Diversity-Ball Wien 2026" am
5. September 2026 im Festsaal des Wiener Rathauses. Die Veranstaltung
dient unmittelbar dem satzungsgemäßen Vereinszweck:

  • Erwartet werden ca. 3.500 Besucher aus dem gesamten Bundesgebiet
    sowie dem europäischen Ausland;
  • Das Veranstaltungsbudget beläuft sich auf EUR 750.000,--;
  • Der Reinerlös der Veranstaltung wird ausschließlich für satzungs-
    gemäße gemeinnützige Zwecke verwendet (Nachweis: beiliegender
    Vorstandsbeschluss vom [Datum]);
  • Das Programm umfasst künstlerische Darbietungen, Live-Musik und
    kulturelle Beiträge (Programm in Beilage ./A).

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IV. BEILAGEN

  ./A  Satzung des Vereins (aktuelle Fassung)
  ./B  Auszug aus dem Zentralen Vereinsregister
  ./C  Vorstandsbeschluss zur Veranstaltungsausrichtung und
       Mittelverwendung
  ./D  Geplantes Veranstaltungsprogramm (Diversity-Ball Wien 2026)
  ./E  Einnahmen-Ausgaben-Vorschau 2026
  ./F  Letzter Jahresabschluss / Tätigkeitsbericht [Jahr]
  ./G  Nachweis Vereinstätigkeit der letzten [X] Jahre

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V. KONTAKTDATEN UND ERREICHBARKEIT

Für Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung:

  [Name des Steuerberaters / Obmanns]
  [Adresse]
  Tel.: [+43 ...]
  E-Mail: [...]
  FinanzOnline-Teilnehmer-ID: [...]

Wir ersuchen um Bearbeitung des Antrags innerhalb von 6 Wochen und
stehen für ergänzende Unterlagen oder eine persönliche Besprechung
jederzeit zur Verfügung.

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Mit freundlichen Grüßen,

[Name des Obmanns / Vorsitzenden]
[Vereinsname]
[Ort, Datum]

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* Diese Korrespondenz erfolgt bevorzugt über FinanzOnline (finanzonline.bmf.gv.at).
  Alternativ: Finanzamt Österreich, Postfach, 1000 Wien.

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Anhang: Finanzielle Gesamtübersicht (Steuerliche Eckdaten)

Budget-Steuermatrix

Einnahmenquelle	Geschätzter Betrag	USt-Satz	USt-Betrag	Nettoerlös
Ticketverkauf (3.500 × Ø 100 €)	350.000 €	13%	40.265 €	309.735 €
Bar/Catering (Speisen)	80.000 €	10%	7.273 €	72.727 €
Bar/Catering (Alkohol)	40.000 €	20%	6.667 €	33.333 €
Sponsoring (Werbeleistung)	200.000 €	20%	33.333 €	166.667 €
Tombola-Erlös	20.000 €	befreit	0 €	19.000 € (nach GSpA)
Spenden	60.000 €	nicht steuerbar	0 €	60.000 €
Gesamt	750.000 €		~87.538 €

Abgabenart	Betrag	Fälligkeit
Glücksspielabgabe	1.000 €	20.10.2026
Werbeabgabe	8.000 €	15.10.2026
Lustbarkeitsabgabe	0 € (bei Befreiung)	—
Körperschaftsteuer	0 € (bei Gemeinnützigkeit)	—
Steuerliche Gesamtbelastung (ohne USt)	~9.000 €

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Dieses Dokument stellt eine steuerliche Analyse und Empfehlung dar. Es ersetzt nicht die individuelle Beratung durch einen in Österreich zugelassenen Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer. Alle Angaben basieren auf der zum Zeitpunkt der Erstellung geltenden Rechtslage (Februar 2026) und können sich durch Änderungen der Gesetzgebung oder Verwaltungspraxis ändern.

TaxAdvisor für den Diversity-Ball Wien 2026 | Erstellt: 21. Februar 2026