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pdyde 73c36785e2 feat: Telegram Bot Integration mit QR-Code 
Features:
- Telegram Bot mit python-telegram-bot Library
- Bidirektionale Kommunikation (Anfragen → Tasks → Antworten)
- QR-Code auf Settings-Seite für einfache Bot-Verbindung
- User-ID Whitelist für Sicherheit
- Automatische Task-Erstellung aus Telegram-Nachrichten
- Agent-Antworten werden zurück zu Telegram gesendet

Implementation:
- Neue Telegram-Handler in app.py (start, message)
- QR-Code Generator mit qrcode Library
- Settings-Seite erweitert mit Telegram-Konfiguration
- .env.example mit Telegram-Setup-Anleitung
- Background Thread für Telegram Polling
- Integration mit bestehendem Task-System

Configuration:
- TELEGRAM_BOT_TOKEN: Bot Token von @BotFather
- TELEGRAM_BOT_USERNAME: Bot Username für QR-Code
- TELEGRAM_ALLOWED_USERS: Komma-getrennte User-IDs

Usage:
1. Bot via @BotFather erstellen
2. Token + User-IDs in .env eintragen
3. App starten
4. QR-Code auf /settings scannen
5. /start im Bot senden
2026-02-21 13:17:04 +01:00

30 KiB
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BUDGETPLAN — DIVERSITY-BALL WIEN 2026

Wiener Rathaus, Festsaal | Samstag, 5. September 2026 | 3.500 Gaste Erstellt: 21. Februar 2026 | Version 1.0 | Status: ENTWURF

EXECUTIVE SUMMARY

Kennzahl Wert
Gesamtbudget (Ziel) 750.000 EUR
Gaste (Kapazitat) 3.500 Personen
Ticketpreis (Basis) 214 EUR/Person
Break-Even-Auslastung ~71% (2.485 Gaste)
Maximale Ticketeinnahmen 749.000 EUR
Geplante Gesamteinnahmen (Expected) 862.000 EUR
Geplante Gesamtausgaben (Expected) 793.500 EUR
Erwarteter Uberschuss (Expected) +68.500 EUR

Wichtig: Das Gesamtbudget von 750.000 EUR bezeichnet den maximalen Ausgabenrahmen. Einnahmen aus Tickets + Sponsoring sollen diesen Rahmen decken und idealerweise ubertreffen.

TEIL 1: EINNAHMEN-PLANUNG

1.1 Ticketeinnahmen nach Auslastungs-Szenarien

Szenario Auslastung Gaste Preis/Ticket Einnahmen
Worst Case 70% 2.450 214 EUR 524.300 EUR
Expected Case 85% 2.975 214 EUR 636.650 EUR
Best Case 100% 3.500 214 EUR 749.000 EUR

Hinweis: Break-Even bei ca. 71% Auslastung (2.485 Gaste x 214 EUR = 531.790 EUR). Bei unter 70% Auslastung droht ein Defizit, sofern kein zusatzliches Sponsoring gesichert wird.

Ticket-Kategorien (Empfehlung fur differenzierte Preisgestaltung):

Kategorie Preis Anzahl (Expected) Einnahmen
Standardticket 199 EUR 2.000 398.000 EUR
VIP-Ticket (inkl. Empfang) 299 EUR 700 209.300 EUR
Tisch (10er, VIP) 2.800 EUR 25 Tische 70.000 EUR
Begleitperson (Ermassigung) 169 EUR 275 46.475 EUR
GESAMT TICKETS ~2.975 ~723.775 EUR

Alternative zu Pauschalpreis 214 EUR: Differenzierte Kategorien erhohen den Durchschnittspreis auf ca. 243 EUR und erzielen ca. 87.000 EUR Mehreinnahmen gegenuber dem Basispreis.

1.2 Sponsoring-Einnahmen

Sponsoring-Paket Anzahl Preis Gesamt
Hauptsponsor (Exklusiv) 1 80.000 EUR 80.000 EUR
Gold-Sponsor 2 30.000 EUR 60.000 EUR
Silber-Sponsor 4 15.000 EUR 60.000 EUR
Bronze-Sponsor 6 7.500 EUR 45.000 EUR
Award-Sponsor (je Award) 5 5.000 EUR 25.000 EUR
Medienpartner (Gegenwert) 3 10.000 EUR 30.000 EUR
Getranke-Sponsor (Ziel!) 1 50.000 EUR 50.000 EUR
GESAMT SPONSORING 350.000 EUR

Realistisches Ziel (Expected): 200.000 EUR Barsponsoring + 50.000 EUR Sachleistungen (Getranke) = 250.000 EUR

Minimales Szenario (Worst Case): 80.000 EUR Hauptsponsor + je 2x Gold/Silber/Bronze = 140.000 EUR

1.3 Tombola-Erlose

Position Berechnung Betrag
Losverkauf (3.500 Lose a 5 EUR) 3.500 x 5 EUR 17.500 EUR
Losverkauf (Premium, 500 Lose a 20 EUR) 500 x 20 EUR 10.000 EUR
Bruttoerlose Tombola 27.500 EUR
Abzgl. Glucksspielabgabe (5%) -5% -1.375 EUR
Abzgl. Gewinnwert (60% der Einnahmen) -60% -16.500 EUR
Nettoertrag Tombola 9.625 EUR

1.4 Bar-Einnahmen

Position Berechnung Betrag
Bardrinksverkauf (2.975 Gaste x 15 EUR Avg.) Durchschnitt 3 Getrankekarten 44.625 EUR
Abzgl. Wareneinsatz (40%) -17.850 EUR
Nettoertrag Bar (ohne Getranke-Sponsor) 26.775 EUR
Nettoertrag Bar (mit Getranke-Sponsor) Sponsor ubernimmt Wareneinsatz 44.625 EUR

1.5 Einnahmen-Zusammenfassung (Expected Case)

Einnahmequelle Worst Case Expected Case Best Case
Ticketeinnahmen (Basis 214 EUR) 524.300 EUR 636.650 EUR 749.000 EUR
Sponsoring (Bar) 80.000 EUR 150.000 EUR 350.000 EUR
Getranke-Sponsor (Sachleistung) 0 EUR 50.000 EUR 50.000 EUR
Award-Sponsoring 0 EUR 25.000 EUR 25.000 EUR
Tombola (netto) 5.000 EUR 9.625 EUR 12.000 EUR
Bar-Einnahmen (netto) 15.000 EUR 26.775 EUR 35.000 EUR
Sonstige Einnahmen 0 EUR 5.000 EUR 10.000 EUR
GESAMT EINNAHMEN 624.300 EUR 903.050 EUR 1.231.000 EUR

TEIL 2: AUSGABEN-PLANUNG (DETAILLIERT)

2.1 Location: Wiener Rathaus, Festsaal

Unterposition Kosten Anmerkung
Saalmiete Festsaal (Hauptsaal) 280.000 EUR Verhandlungsbasis mit MA 7
Nebenraume (Garderobe, Foyer, VIP-Lounge) 60.000 EUR Ca. 5 Nebenraume
Infrastruktur/Strom-Grundversorgung 20.000 EUR Rathaus-Pauschale
Reinigung vor/nach Veranstaltung 15.000 EUR Pflichtleistung Rathaus
Aufbau-/Abbautage (2 Tage) 20.000 EUR Sa/So-Zuschlag
Sicherheitsdeposit (ruckzahlbar) 25.000 EUR Kaution, kein Aufwand
ZWISCHENSUMME LOCATION 395.000 EUR Im Budget-Rahmen
Range-Worst 450.000 EUR Bei Zusatzforderungen
Range-Best 370.000 EUR Bei Verhandlungserfolg

Wichtig: Kaution 25.000 EUR ist kein Aufwand, muss aber liquiditatsmaig berucksichtigt werden.

2.2 Catering: Rathauskeller Wien

Unterposition Berechnung Kosten
3-Gang-Galamenü (3.500 Personen) 3.500 x 55 EUR 192.500 EUR
Brot, Butter, Amuse-Bouche 3.500 x 5 EUR 17.500 EUR
Weinbegleitung (3 Glaser/Person) 3.500 x 20 EUR 70.000 EUR
Softdrinks inkl. Wasser 3.500 x 8 EUR 28.000 EUR
Late Night Buffet (Mitternacht) 3.500 x 15 EUR 52.500 EUR
Kaffee & Patisserie 3.500 x 6 EUR 21.000 EUR
Servicepersonal (inkl. MwSt.) 150 Kellner x 200 EUR 30.000 EUR
Menukarten, Servietten, Deko (Catering) Pauschale 8.500 EUR
ZWISCHENSUMME CATERING 420.000 EUR
Abzgl. Getranke-Sponsor-Rabatt Falls Sponsor: -50.000 EUR 370.000 EUR

Getranke-Sponsor-Effekt: Ubernimmt Sponsor Wein + Softdrinks (98.000 EUR Warenwert), reduziert sich Catering-Budget auf ca. 322.000 EUR. Zielwert: 50.000 EUR Barzuschuss.

2.3 Technik

Unterposition Kosten Anmerkung
Hauptbuhne (Aufbau, Material, Rigging) 12.000 EUR 15m x 8m Buhne
LED-Wand (Hintergrund, 20 qm) 8.000 EUR Miete inkl. Setup
Lichtanlage (Moving Heads, Followspot) 10.000 EUR Festsaal-Dimensionen
Tonanlage (PA, Monitoring, Mikros) 8.000 EUR Line-Array-System
Streaming-Equipment (Livestream) 5.000 EUR 2 Kameras + Regie
Strom-Zusatzversorgung (Aggregate) 4.000 EUR Bei Rathaus-Bedarf
Techniker (Ton, Licht, Video) 8.000 EUR 8 Personen x 1.000 EUR
Auf-/Abbau Technik (Mannstunden) 5.000 EUR 2 Tage
ZWISCHENSUMME TECHNIK 60.000 EUR

2.4 Entertainment

Unterposition Kosten Anmerkung
Headliner-Kunstler (Band/Solist) 25.000 EUR Gage inkl. Rider
Supporting Act (Tanzshow/Artistik) 8.000 EUR 30 Min. Programm
DJ (Abend + After-Show) 4.000 EUR Profi-DJ, 5 Stunden
Moderator/Moderatorin 5.000 EUR Bilinguale Moderation
Tanzshow-Ensemble (Einzug) 6.000 EUR 10 Tanger inkl. Kostum
Liveband (Dinner-Music) 8.000 EUR Quintett, 3 Stunden
Showdesign/Regisseur 5.000 EUR Gesamtkonzept
ZWISCHENSUMME ENTERTAINMENT 61.000 EUR

2.5 Personal & Security

Unterposition Berechnung Kosten
Security (Einlass, Floor, Backstage) 20 Personen x 350 EUR 7.000 EUR
Garderobe 10 Personen x 200 EUR 2.000 EUR
Hostessen/Hosts (VIP-Betreuung) 15 Personen x 250 EUR 3.750 EUR
Veranstaltungsleitung (Projektmanager) 2 x 2.000 EUR 4.000 EUR
First Aid / Sanitater 4 Personen x 400 EUR 1.600 EUR
Springer/Allgemein 10 Personen x 200 EUR 2.000 EUR
Technisches Personal (Rathaus) Pauschale 5.000 EUR
Personalvermittlung (Provision 15%) 3.803 EUR
ZWISCHENSUMME PERSONAL 29.153 EUR

2.6 Marketing & Werbung

Unterposition Kosten Anmerkung
Social Media Ads (Meta, Instagram, TikTok) 8.000 EUR 3 Monate Laufzeit
Google Ads / Display 3.000 EUR Retargeting
Influencer-Kooperationen 5.000 EUR 5 Micro-Influencer
OOH-Werbung (Plakate Wien, A1/A0) 6.000 EUR 2 Wochen Schaltung
Radio-Spot (Kronehit, FM4) 4.000 EUR 50 Schaltungen
PR / Presseaussendungen (APA-OTS) 2.000 EUR 3 Aussendungen
Pressemappe / Medienunterlagen 1.000 EUR Digital + Print
Pressebüro / PR-Agentur (Honorar) 5.000 EUR 3 Monate Betreuung
Website (Event-Microsite) 3.000 EUR inkl. Ticketing-Plugin
E-Mail-Marketing (Newsletter) 500 EUR 3 Kampagnen
ZWISCHENSUMME MARKETING 37.500 EUR

2.7 AKM-Lizenzen (Musikrechte)

Position Berechnung Kosten
AKM-Abgabe Livemusik (Tarif VK) Raumgrosse x Koeffizient 4.800 EUR
AKM-Abgabe DJ / Tontrager Tarif T1 2.200 EUR
LSG-Abgabe (Leistungsschutz) Ca. 25% der AKM-Abgabe 1.750 EUR
ZWISCHENSUMME AKM/LSG 8.750 EUR

AKM-Tarife nach aktuellen Tarif-Tabellen 2025/2026. Exakte Berechnung nach Anmeldung bei der AKM (Formular A-Tanz). Frist: mindestens 14 Tage vor Event.

2.8 Barrierefreiheit

Unterposition Kosten Anmerkung
Mobile Rampe (Miete) 2.500 EUR Zugange fur Rollstuhle
Gebardensprachdolmetscher (2 Personen) 2.000 EUR Fur Awards-Zeremonie
Induktionsanlage (Horschleife) 3.500 EUR Miete + Installation
Blindenfuhrung / taktile Beschilderung 1.500 EUR
Rollstuhl-Stellplatze (Umbau Bestuhlung) 2.000 EUR Koordination Rathaus
Barrierefreie Toilettenausschilderung 500 EUR
Assistenz-Personal (5 Personen) 5 x 250 EUR 1.250 EUR
ZWISCHENSUMME BARRIEREFREIHEIT 13.250 EUR

2.9 Versicherung

Unterposition Kosten Anmerkung
Veranstalterhaftpflicht (5 Mio. EUR) 3.500 EUR Pflichtversicherung
Veranstaltungsausfall (Force Majeure) 4.000 EUR Empfehlung
Kunstler-/Equipmentversicherung 1.500 EUR
ZWISCHENSUMME VERSICHERUNG 9.000 EUR

2.10 Behordliche Genehmigungen

Unterposition Kosten Anmerkung
MA 36 (Veranstaltungsstattenbewilligung) 800 EUR Gebuhr
MA 59 (Marktamt - Tombola/Glucksspiel) 300 EUR Losungsbewilligung
MA 13 (Jugendschutz-Kontrolle) 200 EUR Beratungsgebuhr
AGES/Lebensmittelbehorde (Catering) 150 EUR Kontrolle Rathauskeller
Rechtliche Beratung (Anwalt) 2.000 EUR Vertragsprufung
ZWISCHENSUMME GENEHMIGUNGEN 3.450 EUR

2.11 Tombola-Abgaben & Preise

Position Kosten Anmerkung
Gewinnpreise (60% der Loseinnahmen) 16.500 EUR Sachpreise vom Sponsor
Glucksspielabgabe 5% (auf Bruttoerlose) 1.375 EUR Gesetzliche Abgabe
Lose (Druck, Design) 800 EUR
ZWISCHENSUMME TOMBOLA 18.675 EUR

2.12 Dekoration & Blumen

Unterposition Kosten Anmerkung
Tischdekorationen (350 Tische) 350 x 80 EUR 28.000 EUR
Eingangsbereich / Foyer-Deko 5.000 EUR Fotobox, Banner
Buhnen-Deko / Backdrop 4.000 EUR Branded
Blumenarrangements (Gesamt) 6.000 EUR Saisonblumen Sept.
Red Carpet + Absperrung 1.500 EUR
Diversity-Flaggen und Banners 2.000 EUR
ZWISCHENSUMME DEKORATION 46.500 EUR

2.13 Drucksachen

Unterposition Berechnung Kosten
Einladungen (4.000 Stuck, haptisch) 4.000 x 3,50 EUR 14.000 EUR
Programmhefte (3.500 Stuck, A5, 20 S.) 3.500 x 2,50 EUR 8.750 EUR
Tischkarten (3.500 Stuck) 3.500 x 0,80 EUR 2.800 EUR
Menukarten (700 Tische, doppelseitig) 700 x 1,50 EUR 1.050 EUR
Tickets (inkl. Sicherheitsdruck) 3.500 x 2,00 EUR 7.000 EUR
Designkosten (Grafik, Layout) Pauschale 5.000 EUR
ZWISCHENSUMME DRUCKSACHEN 38.600 EUR

2.14 Foto & Video

Unterposition Kosten Anmerkung
Hauptfotograf (Abend + Nachbearb.) 3.500 EUR inkl. 500 bearbeitete Fotos
Zweiter Fotograf 1.800 EUR Backstage/Stimmungsfotos
Videograf (Aftermovie, 3-5 Min.) 4.000 EUR inkl. Schnitt
Fotobooth / Selfie-Station 2.500 EUR Miete inkl. Druck
ZWISCHENSUMME FOTO/VIDEO 11.800 EUR

2.15 Reserve (5% des Gesamtbudgets)

Position Berechnung Betrag
Notfallreserve 5% x 750.000 EUR 37.500 EUR

Diese Reserve ist NICHT disponibel ohne explizite Freigabe durch Veranstaltungsleitung. Abdeckung fur: Wetterereignisse, technische Ausfalle, Nachforderungen Behorden.

2.16 Ausgaben-Gesamtubersicht

Kostenblock Budget % vom Gesamt
2.1 Location (Rathaus) 395.000 EUR 49,8%
2.2 Catering (ohne Sponsor) 420.000 EUR 52,9%
2.3 Technik 60.000 EUR 7,6%
2.4 Entertainment 61.000 EUR 7,7%
2.5 Personal & Security 29.153 EUR 3,7%
2.6 Marketing & Werbung 37.500 EUR 4,7%
2.7 AKM-Lizenzen 8.750 EUR 1,1%
2.8 Barrierefreiheit 13.250 EUR 1,7%
2.9 Versicherung 9.000 EUR 1,1%
2.10 Genehmigungen 3.450 EUR 0,4%
2.11 Tombola-Abgaben 18.675 EUR 2,4%
2.12 Dekoration & Blumen 46.500 EUR 5,9%
2.13 Drucksachen 38.600 EUR 4,9%
2.14 Foto & Video 11.800 EUR 1,5%
2.15 Reserve (5%) 37.500 EUR 4,7%
GESAMT AUSGABEN (BRUTTO) 1.249.928 EUR 157%

ACHTUNG: Rohsumme uberschreitet Budget erheblich! Notwendige Einsparungen und Sponsoring-Deckung: ca. 500.000 EUR. Reale Ausgaben nach Sponsoring und Verhandlungen: siehe Szenario-Rechnung (Teil 3).

2.17 Adjustierte Ausgaben (realistisch, Expected Case)

Kostenblock Angepasst Massnahme
Location 395.000 EUR Verhandlung auf Unterkante
Catering (mit Sponsor) 370.000 EUR -50.000 EUR Getranke-Sponsor
Technik 60.000 EUR Festbetrag
Entertainment 61.000 EUR Festbetrag
Personal 29.153 EUR Festbetrag
Marketing 37.500 EUR Festbetrag
AKM 8.750 EUR Festbetrag
Barrierefreiheit 13.250 EUR Festbetrag
Versicherung 9.000 EUR Festbetrag
Genehmigungen 3.450 EUR Festbetrag
Tombola 18.675 EUR Festbetrag
Dekoration (reduziert) 35.000 EUR Sponsoring Blumen
Drucksachen 38.600 EUR Festbetrag
Foto/Video 11.800 EUR Festbetrag
Reserve 37.500 EUR Pflicht
GESAMT ADJUSTIERT 1.127.428 EUR

KRITISCHER BEFUND: Selbst adjustiert ubersteigen die Ausgaben das Budget massiv. Das Modell funktioniert NUR wenn Sponsoring (mind. 377.000 EUR Netto-Beitrag) gesichert ist. Empfehlung: Catering-Kosten und Location neu verhandeln (siehe Teil 6).

TEIL 3: GEWINN/VERLUST-SZENARIEN

3.1 Szenario-Matrix

Position Worst Case Expected Case Best Case
EINNAHMEN
Ticketeinnahmen 524.300 EUR 636.650 EUR 749.000 EUR
Sponsoring (Bar) 80.000 EUR 150.000 EUR 300.000 EUR
Getranke-Sponsor (Sachleistung) 0 EUR 50.000 EUR 50.000 EUR
Award-Sponsoring 0 EUR 25.000 EUR 25.000 EUR
Tombola (netto) 5.000 EUR 9.625 EUR 12.000 EUR
Bar-Einnahmen (netto) 15.000 EUR 26.775 EUR 35.000 EUR
Sonstige 0 EUR 5.000 EUR 10.000 EUR
GESAMT EINNAHMEN 624.300 EUR 903.050 EUR 1.181.000 EUR
AUSGABEN
Location 450.000 EUR 395.000 EUR 370.000 EUR
Catering 420.000 EUR 370.000 EUR 320.000 EUR
Technik 80.000 EUR 60.000 EUR 55.000 EUR
Entertainment 70.000 EUR 61.000 EUR 55.000 EUR
Personal 35.000 EUR 29.153 EUR 28.000 EUR
Marketing 45.000 EUR 37.500 EUR 35.000 EUR
AKM 10.000 EUR 8.750 EUR 8.500 EUR
Barrierefreiheit 20.000 EUR 13.250 EUR 13.250 EUR
Versicherung 10.000 EUR 9.000 EUR 9.000 EUR
Genehmigungen 5.000 EUR 3.450 EUR 3.000 EUR
Tombola-Abgaben 20.000 EUR 18.675 EUR 18.675 EUR
Dekoration 50.000 EUR 35.000 EUR 30.000 EUR
Drucksachen 45.000 EUR 38.600 EUR 38.600 EUR
Foto/Video 15.000 EUR 11.800 EUR 11.800 EUR
Reserve 37.500 EUR 37.500 EUR 37.500 EUR
GESAMT AUSGABEN 1.312.500 EUR 1.127.428 EUR 1.032.325 EUR
Deckungslucke -688.200 EUR -224.378 EUR +148.675 EUR

3.2 Interpretation der Szenarien

Worst Case (-688.200 EUR):

  • Muss durch wesentlich hohere Subventionen oder Fordergelder abgedeckt werden
  • Veranstaltung in dieser Form ohne Forderungen/Subventionen nicht tragbar
  • Empfehlung: Wiener Fonds fur Kultur, WienTourismus-Forderung beantragen

Expected Case (-224.378 EUR):

  • Deckungslucke von ca. 224.000 EUR muss durch offentliche Forderungen gedeckt werden
  • Realistisch bei WienTourismus (bis 100.000 EUR), Kulturabteilung MA 7 (bis 80.000 EUR), Gleichstellungsreferat (bis 50.000 EUR) = insgesamt bis 230.000 EUR moglich
  • Gesamtergebnis kame auf ca. +5.622 EUR (knapp positiv)

Best Case (+148.675 EUR):

  • Ueberschuss von ca. 149.000 EUR (19,8% auf Ausgaben)
  • Ware ein exzellentes Ergebnis fur ein gemeinnuetziges Event
  • Setzt vollstaendige Auslastung + maximales Sponsoring voraus

3.3 Realistische Gesamtrechnung (Expected + Forderungen)

Position Betrag
Einnahmen (Expected) 903.050 EUR
Forderungen offentliche Hand (Ziel) 230.000 EUR
GESAMT EINNAHMEN + FORDERUNGEN 1.133.050 EUR
Ausgaben (Expected) 1.127.428 EUR
NETTO-ERGEBNIS +5.622 EUR

TEIL 4: BUDGET-KONTROLLE & CASH-FLOW

4.1 Meilenstein-Budget-Checks

Datum Meilenstein Budget-Check Verantwortlich
Feb 2026 Vertragsabschluss Rathaus Location-Budget bestatigt Projektleitung
Feb 2026 Sponsoring-Akquise Start Ziel: 1 Hauptsponsor bis Marz Fundraising
Marz 2026 Catering-Vertrag Rathauskeller Catering-Budget fixiert Projektleitung
Marz 2026 1. Budget-Review IST vs. SOLL Einnahmen Controlling
Apr 2026 Ticket-VVK Start 500 Tickets verkauft = Ziel Ticketing
Apr 2026 Kunstler-Buchungen fix Entertainment-Budget final Booking
Mai 2026 2. Budget-Review 50% Sponsoring gesichert? Controlling
Mai 2026 Forderungsantrage eingereicht WienTourismus, MA 7 Projektleitung
Jun 2026 Marketing-Kampagne Start Marketing-Budget freigeben Marketing
Jun 2026 1.500 Tickets verkauft 43% Auslastung erreicht Ticketing
Jul 2026 3. Budget-Review Break-Even in Sicht? Controlling
Jul 2026 2.000 Tickets verkauft 57% = Kostendeckung nahert Ticketing
Aug 2026 Techniker-/Personalvertrage fix Personal-Budget final Logistik
Aug 2026 AKM-Anmeldung (Frist!) AKM-Kosten bestatigt Projektleitung
Aug 2026 4. Budget-Review (kritisch!) Finale Hochrechnung Controlling
Sep 2026 Veranstaltung (5. Sept.) Liquiditatssicherung CFO/Kassierer
Okt 2026 Abschlussrechnung Vollstandige Kostenerfassung Controlling

4.2 Cash-Flow-Plan (Zahlungsfalligkeiten)

Monat Ausgabe Betrag Kumuliert
Feb 2026 Rathaus-Anzahlung (30%) 118.500 EUR 118.500 EUR
Feb 2026 Versicherungspramie 9.000 EUR 127.500 EUR
Feb 2026 Rechtliche Beratung 2.000 EUR 129.500 EUR
Marz 2026 Catering-Anzahlung (20%) 84.000 EUR 213.500 EUR
Marz 2026 Website / Ticketing 3.000 EUR 216.500 EUR
Marz 2026 Design-Beauftragung 2.500 EUR 219.000 EUR
Apr 2026 Kunstler-Anzahlung (50%) 30.500 EUR 249.500 EUR
Apr 2026 Marketing-Kampagne Start 10.000 EUR 259.500 EUR
Mai 2026 Drucksachen-Beauftragung 19.300 EUR 278.800 EUR
Mai 2026 Marketing-Laufend 8.000 EUR 286.800 EUR
Jun 2026 OOH-Werbung Anzahlung 3.000 EUR 289.800 EUR
Jun 2026 Marketing-Laufend 8.000 EUR 297.800 EUR
Jul 2026 Genehmigungen (MA 36 etc.) 3.450 EUR 301.250 EUR
Jul 2026 Technik-Anzahlung (40%) 24.000 EUR 325.250 EUR
Aug 2026 Rathaus-Restzahlung (70%) 276.500 EUR 601.750 EUR
Aug 2026 Drucksachen-Lieferung 19.300 EUR 621.050 EUR
Aug 2026 AKM-Vorauszahlung 8.750 EUR 629.800 EUR
Aug 2026 Personal-Buchungen 15.000 EUR 644.800 EUR
Sep (Vor-Event) Restliche Lieferanten 35.000 EUR 679.800 EUR
Sep (Event-Tag) Bar-Abrechnung, Trinkgeld 5.000 EUR 684.800 EUR
Sep (Nach-Event) Catering-Restbetrag (80%) 336.000 EUR 1.020.800 EUR
Sep (Nach-Event) Kunstler-Restgage (50%) 30.500 EUR 1.051.300 EUR
Sep (Nach-Event) Tombola-Abgaben 1.375 EUR 1.052.675 EUR
Okt 2026 Technik-Restbetrag (60%) 36.000 EUR 1.088.675 EUR
Okt 2026 Dekorations-Restbetrag 46.500 EUR 1.135.175 EUR

Hochster Liquiditatsabfluss: August 2026 (Rathaus-Restzahlung 276.500 EUR) Empfehlung: Betriebskredit oder Sponsor-Vorauszahlungen als Puffer einplanen.

EINNAHMEN-TIMELINE:

Monat Einnahme Betrag Kumuliert
Apr 2026 Erste Ticket-Einnahmen (VVK) 50.000 EUR 50.000 EUR
Mai 2026 Ticket-Einnahmen + 1. Sponsor 80.000 EUR 130.000 EUR
Jun 2026 Ticket-Einnahmen laufend 100.000 EUR 230.000 EUR
Jul 2026 Ticket-Einnahmen laufend 150.000 EUR 380.000 EUR
Aug 2026 Ticket-Einnahmen (Finale) 200.000 EUR 580.000 EUR
Sep 2026 Resttickets + Bar + Tombola 106.650 EUR 686.650 EUR
Okt 2026 Sponsoring-Nachzahlungen 100.000 EUR 786.650 EUR
Nov 2026 Forderungsauszahlungen 116.400 EUR 903.050 EUR

4.3 Fixe vs. Variable Kosten

Kostenblock Fix / Variabel Betrag Anmerkung
Location-Miete Fix 395.000 EUR Vertrag, unveranderlich
Versicherung Fix 9.000 EUR Pramie fix
Genehmigungen Fix 3.450 EUR Behordlich fix
AKM-Lizenzen Teilfix 8.750 EUR Formelbasiert, leicht variabel
Entertainment Teilfix 61.000 EUR Gagen vertraglich fix
Marketing Variabel 37.500 EUR Kurzfristig anpassbar
Catering Variabel 370.000-420.000 EUR Pro-Kopf-Abrechnung
Personal Variabel 29.153 EUR Stundenbasiert
Technik Teilfix 60.000 EUR Mietvertrag fix, Std. variabel
Dekoration Variabel 35.000-50.000 EUR Anpassbar
Drucksachen Semifix 38.600 EUR Abnahmemenge fix
Reserve Fix 37.500 EUR Gesperrt

Anteil fixe Kosten: ca. 65% (~730.000 EUR) Anteil variable Kosten: ca. 35% (~395.000 EUR)

TEIL 5: SPONSORING-PAKETE

5.1 Hauptsponsor – DIVERSITY GOLD (Exklusiv)

Preis: 80.000 EUR (nur 1x verfugbar)

Leistung Details
Exklusives Naming Right "Diversity Ball Wien 2026 – presented by [MARKE]"
Logo-Placement #1-Platz auf ALLEN Materialien (Ticket, Programm, Buhne, Web)
Buhnen-Branding 20 qm LED-Wall mit Brand-Content des Sponsors
VIP-Tisch 2 Tische (20 Personen) inkl. Champagner-Empfang
Award-Patenschaft Exklusive Vergabe des Haupt-Diversity-Awards
Social Media 12x Posts vor Event, Live-Stories, Dankes-Post
Pressemitteilung Namentliche Nennung in allen Pressemitteilungen
Moderations-Mention 5x namentliche Erwahnung durch Moderator
Exklusivitat Kein Konkurrent als Sponsor
After-Show Exklusive Lounge mit Branding

5.2 Gold-Sponsor (max. 2x verfugbar)

Preis: 30.000 EUR

Leistung Details
Logo-Placement Prominente Platzierung auf Hauptmaterialien
VIP-Tisch 1 Tisch (10 Personen)
Award-Patenschaft 1 Diversity-Award-Kategorie
Social Media 6x Posts vor Event
Moderations-Mention 3x namentliche Erwahnung
Banner 2 Rollup-Banner im Veranstaltungsbereich

5.3 Silber-Sponsor (max. 4x verfugbar)

Preis: 15.000 EUR

Leistung Details
Logo-Placement Auf Programm, Website, Ticketruck- seite
Tickets 10 Standardtickets
Social Media 3x Posts vor Event
Moderations-Mention 1x namentliche Erwahnung
Banner 1 Rollup-Banner

5.4 Bronze-Sponsor (max. 6x verfugbar)

Preis: 7.500 EUR

Leistung Details
Logo-Placement Website & Programm
Tickets 4 Standardtickets
Social Media 2x Posts
Dankes-Anzeige Halbe Seite im Programmheft

5.5 Getranke-Sponsor (Exklusiv, Sonderpakete)

Preis: 50.000 EUR Sachleistung + 10.000 EUR Bar

Leistung Details
Exklusive Getranke-Prasenz Alle Weine, Sekt, Wasser mit Sponsoren-Logo
Bar-Branding Bartresens mit Sponsor-Logo
Moderations-Mention 4x Erwahnung ("Getranke gesponsert von...")
Logo Auf Menukarten, Tischkarten, Programm
VIP 6 VIP-Tickets
Social Media 4x Posts

5.6 Medienpartner (max. 3x)

Preis: Gegenwert 10.000-25.000 EUR (Tausch: Werbung gegen Tickets/Erwahnung)

Leistung fur Medienpartner Gegenleistung des Partners
8 VIP-Tickets 4 Print-Anzeigen (Format 1/1)
Logo auf Website + Programm 10 Radio-Spots oder 2 TV-Spots
Pressemappen-Exklusivitat Berichterstattung (Mind. 500 Worter)
Foto-Exklusivitat (24h) Social-Media-Erwahnung (50.000+ Follower)

Geeignete Medienpartner-Kandidaten:

  • Kronehit (Radio, LGBT+-freundlich)
  • FALTER (Stadtmagazin Wien)
  • Der Standard (Qualitatszeitung)
  • ATV / Puls 24 (Fernsehen)
  • pride.at / GayCommunity.at (Zielgruppe)

5.7 Sponsoring-Pipeline & Akquise-Zeitplan

Phase Zeitraum Ziel Einnahmen-Ziel
Phase 1: Hauptsponsor Feb-Marz 2026 1 Hauptsponsor gesichert 80.000 EUR
Phase 2: Gold/Silber Marz-Apr 2026 4-6 Sponsoren 90.000 EUR
Phase 3: Getranke Apr 2026 1 Getranke-Sponsor 50.000 EUR
Phase 4: Bronze/Medien Apr-Mai 2026 6+ Sponsoren 80.000 EUR
GESAMT-ZIEL 300.000 EUR

TEIL 6: EMPFEHLUNGEN ZUR BUDGET-OPTIMIERUNG

6.1 Kritische Kostentreiber & Einsparungspotenzial

PROBLEMATIK: Gesamtausgaben (1,1+ Mio. EUR) ubersteigen Ticketeinnahmen (750K EUR) erheblich.
Das Event ist strukturell ein Zuschuss-Event und benoetigt Sponsoring + Foerdergelder.

TOP-5 Einsparungen (Sofortmassnahmen):

# Massnahme Einsparung Risiko
1 Getranke-Sponsor sichern 50.000 EUR Mittel (Markt begrenzt)
2 Catering-Verhandlung (Pro-Kopf -10 EUR) 35.000 EUR Niedrig
3 Location: Kultursubvention (MA 7) beantragen 80.000 EUR Niedrig
4 Drucksachen: Digitale Einladungen (70%) 9.800 EUR Niedrig
5 Dekor: Florist als Sachsponsor gewinnen 15.000 EUR Niedrig
GESAMT POTENZIAL 189.800 EUR

6.2 Forderungen und Subventionen (PRIORITAT!)

Fordergeber Forderart Moglicher Betrag Frist
WienTourismus Projektforderung Events bis 100.000 EUR 6 Monate vor Event
MA 7 (Kulturabteilung) Kulturveranstaltung bis 80.000 EUR Fruhjahr 2026
Gleichstellungsreferat Wien Diversity-Forderung bis 30.000 EUR Marz 2026
Bundeskanzleramt (Kunst/Kultur) Bundesforderung bis 50.000 EUR Jan-Feb 2026
EU (Creative Europe) Europaisches Event bis 50.000 EUR 6 Monate Vorlauf
Nationalrat (Petitionsweg) Politische Unterstutzung variabel Personlich anfragen
GESAMT FORDERUNGSPOTENZIAL bis 310.000 EUR

DRINGENDE EMPFEHLUNG: Forderungsantrage SOFORT einreichen. WienTourismus-Antrag hat kurze Fristen. MA 7 Kulturantrag: Marz 2026 ist kritisch.

6.3 Ticket-Strategie-Optimierung

Empfehlung: Differenzierte Preisgestaltung statt Einheitspreis

Strategie Einnahmen vs. Einheitspreis 214 EUR
Einheitspreis 214 EUR (100%) 749.000 EUR Basis
Differenziert (Std./VIP/Tisch) 836.775 EUR +87.775 EUR (+11,7%)
Early-Bird (-15%, 1.000 Tickets) -32.100 EUR Verkaufsanreiz
Netto-Vorteil Differenzierung +55.675 EUR

Early-Bird-Empfehlung:

  • 500 Tickets zu 169 EUR (April 2026): Generiert sofortige Cash-Flows
  • Danach Preis auf 199/299 EUR erhoen

6.4 Strukturelle Empfehlungen

  1. Catering-Modell uberdenken: Pro-Kopf-Abrechnung verhandeln (statt Pauschalpreis)

    • Schutz bei geringerer Auslastung
    • Bei 2.800 statt 3.500 Gasten: 300.000 EUR statt 420.000 EUR

  2. Location: MA 7-Nutzungsvereinbarung prufen

    • Gemeinnuetzige Veranstalter zahlen oft deutlich weniger (50-60% Rabatt)
    • Einsparpotenzial: 180.000-220.000 EUR
    • Erfordert gemeinnuetzigen Vereinsstatus des Veranstalters

  3. Technik: Paketangebot mit Rathaus-Technik

    • Rathaus verfugt uber eigene Licht-/Tonanlage
    • Kann Technikkosten um 20.000-30.000 EUR reduzieren

  4. Livestream als Einnahmequelle

    • Online-Tickets (9,90 EUR) fur nicht-anwesende Gemeinschaft
    • Bei 5.000 Klicks = 49.500 EUR zusatzliche Einnahmen
    • Streaming-Kosten bereits im Technik-Budget enthalten

  5. Tombola-Optimierung

    • Premium-Lose 50 EUR (statt 20 EUR), 200 Lose
    • Gewinne als vollstandige Sponsoring-Sachleistungen
    • Nettoertrag verdoppelbar auf 18.000+ EUR

6.5 Ampel-System fur Budget-Gesundheit

Indikator Grün (OK) Gelb (Warnung) Rot (Kritisch)
Ticketauslastung >85% 70-85% <70%
Sponsoring gesichert >200.000 EUR 100-200.000 EUR <100.000 EUR
Forderungen beantragt Alle bis Marz Verzogerung Nicht eingereicht
Cash-Flow Aug. Positiv -50.000 EUR <-100.000 EUR
Hauptsponsor Gesichert In Verhandlung Nicht gefunden

ANHANG: WICHTIGE RECHTLICHE HINWEISE

Pflichtaufgaben mit Fristen

Aufgabe Zustandig Frist Strafe bei Versaumnis
AKM-Anmeldung (Formular A-Tanz) Veranstalter 14 Tage vor Event Nachzahlung + Zinsen
MA 36 Veranstaltungsanmeldung Veranstalter 3 Monate vor Event Untersagung
Glucksspiel-Anzeige Tombola Veranstalter 4 Wochen vor Event Verwaltungsstrafe
DSGVO Teilnehmerdaten Veranstalter Laufend bis 20 Mio. EUR
Lebensmittelkontrolle (AGES) Caterer 2 Wochen vor Event Betriebsuntersagung

Dokument: budget_plan.md | Diversity-Ball Wien 2026 | Version 1.0 Budget Manager: Erstellt mit Claude Code | 21. Februar 2026 Nachste Revision: Nach Abschluss Hauptsponsor-Gesprache (geplant Marz 2026)