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# Location-Konzept: Diversity-Ball Wien 2026
## Wiener Rathaus, Festsaal

**Dokument-Status:** ENTWURF – Freigabe ausstehend  
**Erstellt:** 21. Februar 2026  
**Verantwortlich:** Location Manager, Diversity-Ball Wien 2026  
**Event-Datum:** Samstag, 5. September 2026 | 18:00 – 02:00 Uhr  
**Gästezahl:** 3.500 Personen  
**Budget Location:** 400.000 – 450.000 EUR

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## DRINGENDE OFFENE PUNKTE (Sofortmaßnahmen)

| Priorität | Maßnahme | Deadline | Verantwortlich |
|-----------|----------|----------|----------------|
| KRITISCH | Rathaus-Verfügbarkeit 5.9.2026 bestätigen lassen | 28.02.2026 | Location Manager |
| KRITISCH | MA 36 Genehmigungsantrag einreichen | 01.03.2026 | Projektleitung + Anwalt |
| HOCH | Vorvertrag / LOI mit Rathaus Wien unterzeichnen | 07.03.2026 | Location Manager |
| HOCH | Barrierefreiheits-Ausrüstung (Rampen, Induktionsanlagen) beauftragen | 15.03.2026 | Location Manager |
| MITTEL | Hofburg Wien als Fallback-Option reservieren (Option) | 15.03.2026 | Location Manager |

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## 1. Rathaus Wien – Detailanalyse

### 1.1 Festsaal – Kapazität und Layout

Das Wiener Rathaus verfügt über einen der repräsentativsten Festsäle Europas. Die nachfolgenden Angaben basieren auf öffentlich zugänglichen Informationen der Stadt Wien und erfahrungswerten vergleichbarer Großveranstaltungen im Rathaus.

| Parameter | Angabe | Anmerkung |
|-----------|--------|-----------|
| Nutzfläche Festsaal (gesamt) | ca. 1.800 m² | inklusive umlaufende Galerien |
| Deckenhöhe | ca. 15 m | historische Kassettendecke |
| Maximale Kapazität (Stehend) | ca. 5.000 Personen | gemäß Fluchtwegberechnung |
| Kapazität Bankett (Tische) | ca. 1.800 Personen | mit Mittelgang |
| Kapazität Cocktail/Mixed | ca. 3.500 Personen | für dieses Event geplant |
| Anzahl Ausgänge | 6 (mind.) | inkl. 2 Haupteingänge, 4 Notausgänge |
| Strom-Anschlüsse | vorhanden | Kapazität mit Rathaus zu klären |
| Festinstallierte Beleuchtung | historische Kronleuchter | zusätzliche Event-Technik erforderlich |

**WICHTIG:** Offizielle Kapazitätsbestätigung muss im Rahmen der MA 36-Genehmigung durch behördlich zugelassenen Sicherheitsfachmann erstellt werden. Die oben genannten Zahlen sind Richtwerte für die Planung.

### 1.2 Verfügbare Räumlichkeiten

| Bereich | Fläche (ca.) | Nutzung geplant |
|---------|-------------|-----------------|
| Festsaal | 1.800 m² | Hauptveranstaltungsraum, Dance Floor, Bühne |
| Arkadenhof (überdacht bei Bedarf) | 2.200 m² | Empfang / Cocktailstunde 18:00–19:30 Uhr |
| Foyer / Eingangsbereich | 600 m² | Garderobe, Registrierung, Sektzempfang |
| Rathauskeller / Nebenräume | 400 m² | VIP-Lounge, Künstlergarderobe, Backstage |
| Seitenkabinette (mehrere) | je 80–150 m² | Ruhezonen, Networking, Bar-Satelliten |
| Dachterrasse | abhängig von Saison | Wetterabhängig – nicht in Kernplanung |

**Arkadenhof-Nutzung:** Die Nutzung des Arkadenhofs ist separat genehmigungspflichtig (Veranstaltung im Freien / halboffener Bereich). Wetterschutz (Zeltkonstruktion oder Schirme) muss frühzeitig geplant werden. Alternativ kann der Empfang in das Foyer verlegt werden.

### 1.3 Infrastruktur

#### Küche / Catering-Infrastruktur
- **Professionelle Küche:** Das Rathaus verfügt über eine Eventküche; deren Kapazität und Ausstattung ist mit dem Rathaus-Eventmanagement zu klären
- **Anlieferzonen:** Mehrstufige Anlieferung über den Wirtschaftshof (Rückseite Lichtenfelsgasse / Friedrich-Schmidt-Platz) – Koordination mit Hausmeisterei erforderlich
- **Kühlung:** Externe Kühlcontainer müssen für 3.500-Personen-Events eingeplant werden (ca. 6–8 Container à 20 Fuß)
- **Wasseranschlüsse:** Vorhanden; Kapazität für Großveranstaltungen prüfen
- **Strom für Catering:** 63A-Drehstromanschlüsse, Anzahl mit Rathaus klären; ggf. Aggregat als Backup

#### Sanitäranlagen
| Bereich | Vorhandene WCs (ca.) | Benötigt für 3.500 Gäste | Maßnahme |
|---------|---------------------|--------------------------|----------|
| Festsaal-Ebene | ~20 Kabinen | mind. 60 Kabinen | Mobile WC-Einheiten mieten |
| Foyer-Ebene | ~10 Kabinen | 20 Kabinen | Ausreichend für Empfang |
| Barrierefreie WCs | 2 vorhanden | mind. 6 benötigt | 4 mobile barrierefreie Einheiten |

**Empfehlung:** Anmietung von 4 Premium-Sanitärcontainern (je 8 Kabinen, Kalt-/Warmwasser, beheizt) über Anbieter wie SANIFAIR Events oder Kraler Miettoiletten Wien.

#### Garderobe
- **Eigene Garderobe Rathaus:** Kapazität für ca. 800 Kleidungsstücke
- **Zusätzlich benötigt:** Mobile Garderobensysteme für ca. 2.700 weitere Garnituren
- **Standort:** Foyer-Bereich und Eingangsbereich; 3 separate Garderobenzonen mit je 4–5 Mitarbeitern
- **Logistik:** Nummerierungssystem, Garderobennummern aus Metall (widerstandsfähig)

### 1.4 Verkehrsanbindung und Parkplätze

#### Öffentlicher Verkehr (Wien)
| Linie | Haltestelle | Entfernung Eingang |
|-------|-------------|-------------------|
| U2 | Rathaus | Direktverbindung Haupteingang |
| Straßenbahn D, 1, 71 | Rathausplatz | 2 Minuten Fußweg |
| Bus 48A | Rathaus | 3 Minuten Fußweg |
| Straßenbahn 2 | Rathausplatz | 2 Minuten Fußweg |

**Kommunikation an Gäste:** Starke Empfehlung zur Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Letzte U-Bahn-Abfahrt ist ca. 00:30 Uhr; für Gäste bis 02:00 Uhr: Taxi-Sammelbereich einrichten + Nacht-Bus-Info im Programm-Heft.

#### Parken
- **Tiefgarage Rathauspark:** ca. 400 Stellplätze (Kurzparken gebührenpflichtig)
- **Parkgarage Ringstraßen-Galerien:** ca. 700 Stellplätze, 8 Gehminuten
- **Hinweis:** Rathausplatz am Veranstaltungstag gesperrt – rechtzeitig Absperrungen koordinieren (Magistratsabteilung 28 / Straßenverwaltung)
- **VIP-Parking:** 30–50 Stellplätze auf dem Wirtschaftshof reservieren (in Vertragsverhandlung mit Rathaus klären)
- **Barrierefreie Stellplätze:** mind. 15 Stellplätze direkt am Haupteingang (Koordination mit MA 28)

### 1.5 Anlieferung für Catering und Technik

| Zeitfenster | Anlieferung | Eingang | Anmerkung |
|-------------|-------------|---------|-----------|
| Fr, 4.9. 06:00–22:00 | Technik (Bühne, Ton, Licht) | Wirtschaftshof Rückseite | Aufzugskapazität prüfen |
| Fr, 4.9. 10:00–18:00 | Dekoration | Seiteneingang | Koordination Rathaus-Hausmeister |
| Fr, 4.9. 14:00–22:00 | Catering-Equipment | Wirtschaftshof | Kühlcontainer-Stellplatz fixieren |
| Sa, 5.9. 06:00–14:00 | Frischware Catering | Wirtschaftshof | Tagesfrische Lieferungen |
| So, 6.9. 06:00–20:00 | Abbau alles | alle Eingänge | Entsorgungsnachweis mitführen |

**Lastentransport:** Rathhaus-interne Lastenaufzüge; Kapazität und Maße mit Hausmeisterei abstimmen. Für schwere Bühnenelemente ggf. mobiler Kran (Genehmigung Rathausplatz erforderlich).

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## 2. Raum-Konzept für 3.500 Gäste

### 2.1 Grundprinzip der Raumaufteilung

Das Event gliedert sich in drei Phasen:
- **Phase 1 (18:00–19:30):** Sektempfang im Arkadenhof / Foyer
- **Phase 2 (19:30–22:00):** Abendprogramm, Begrüßung, Ehrungen, Dinnerbuffet
- **Phase 3 (22:00–02:00):** Ball, Tanzabend, Networking

### 2.2 Bestuhlung und Saal-Aufteilung

#### Festsaal – Bodenplan (Übersicht)

```
+----------------------------------------------------------+
|  [BÜHNE]          FESTSAAL HAUPTBEREICH           [BÜHNE]|
|  [14m x 8m]  ====================================        |
|              |    DANCE FLOOR (600 m²)           |       |
|              ====================================        |
|                                                          |
|  [TISCHE SEKTOR A]      [TISCHE SEKTOR B]                |
|  ca. 500 Personen       ca. 500 Personen                 |
|                                                          |
|  [BAR 1]   [TISCHE SEKTOR C]  [TISCHE SEKTOR D] [BAR 2] |
|            ca. 500 Personen   ca. 500 Personen           |
|                                                          |
|           [BUFFET-STATION 1]  [BUFFET-STATION 2]         |
|                                                          |
|  [GALERIE LINKS]              [GALERIE RECHTS]           |
|  VIP-Bereich 200 P.           Networking 300 P.          |
+----------------------------------------------------------+
```

| Bereich | Kapazität | Beschreibung |
|---------|-----------|--------------|
| Dance Floor | 800–1.000 Personen stehend | Zentral, 600 m² freie Fläche |
| Tischbereiche (A–D) | 4 x 500 = 2.000 Personen | Runde Tische à 10 Personen, 200 Tische gesamt |
| VIP-Galerie links | 200 Personen | Erhöhter Bereich, exklusive Bestuhlung |
| Networking-Galerie rechts | 300 Personen | Stehtische, Lounge-Sessel |
| Gesamt Festsaal | ~3.500 Personen | Entspricht Gesamtgästezahl |

**Tischkonfiguration:**
- 200 runde Tische à 10 Personen = 2.000 Sitzplätze
- Tischdurchmesser: 180 cm
- Ganglinen: mind. 2,5 m zwischen Tischreihen (Fluchtwegvorschrift)
- Tischnummerierung: 1–200, aufsteigend von Bühne

### 2.3 Bühnen-Platzierung

| Parameter | Wert |
|-----------|------|
| Hauptbühne Größe | 14 m Breite x 8 m Tiefe x 1,2 m Höhe |
| Material | Stageline-Modulbühne oder gleichwertig |
| Positionen | Stirnseite des Festsaals, zentriert |
| Rampe Bühnenaufgang | 2 Treppen (links/rechts) + 1 barrierefreie Rampe |
| Backstage | Abgetrennt durch Bühnenrückwand (black drape), Zugang über Seitentür |
| LED-Rückwand | 12 m x 6 m LED-Screen hinter Bühne |
| Sprecher-Pult | Vorderbühne Mitte, mit Mikrofon |
| Dolmetscher-Bereich | Bühnenseitig rechts, 3 m² erhöhte Fläche für ÖGS |

### 2.4 Bar-Bereiche

| Bar | Standort | Anzahl Zapfhähne / Tresen | Kapazität |
|-----|----------|--------------------------|-----------|
| Bar 1 (Hauptbar) | Seitenbereich links Festsaal | 6 m Tresen, 8 Zapfhähne | 150–200 Bestellungen/h |
| Bar 2 (Hauptbar) | Seitenbereich rechts Festsaal | 6 m Tresen, 8 Zapfhähne | 150–200 Bestellungen/h |
| Bar 3 (VIP-Bar) | Galerie links | 3 m Tresen, 4 Zapfhähne | exklusiv VIP |
| Bar 4 (Cocktailbar) | Foyer / Eingangsbereich | mobiler Barwagen | Empfangsphase |
| Bar 5 (Sektbar) | Arkadenhof | mobile Bestückung | Empfangsphase |

**Personal:** Je Bar mind. 3 Bartender + 1 Barista; gesamt ca. 15 Barpersonal

### 2.5 VIP-Bereich

| Merkmal | Details |
|---------|---------|
| Standort | Galerie links (erhöht, Blick auf Bühne) |
| Fläche | ca. 250 m² |
| Kapazität | 200 Personen |
| Zugang | Separater Eingang, Personenkontrolle mit Armband |
| Ausstattung | Lounge-Sofas, Beistelltische, eigene Bar (Bar 3), dedizierter Service |
| Dekor | Premium (gesondertes Budget erforderlich) |
| Sicherheit | 2 Türsteher VIP-Bereich, 24/7 ab 18:00 Uhr |

### 2.6 Buffet-Stationen

Für 3.500 Gäste sind Buffet-Stationen statt zentralem Buffet essenziell (Vermeidung von Staus):

| Station | Standort | Speisen | Bedienungsform |
|---------|----------|---------|----------------|
| Station 1 | Festsaal Mitte-Nord | Warm-Buffet, Hauptgerichte | Selbstbedienung + Service |
| Station 2 | Festsaal Mitte-Süd | Warm-Buffet, Vegetarisch/Vegan | Selbstbedienung + Service |
| Station 3 | Festsaal Ost | Kalte Platten, Meeresfrüchte | Selbstbedienung |
| Station 4 | Festsaal West | Desserts, Käse, Süßwaren | Selbstbedienung |
| Station 5 | Foyer | Fingerfood, Empfangs-Snacks | Serviert durch Personal |
| Station 6 | VIP-Galerie | Curated Menu, à la carte | Vollservice durch Personal |

**Buffet-Zeiten:** 19:30 – 22:00 Uhr (Hauptbuffet), 22:00 – 01:00 Uhr (Late-Night-Snacks)

### 2.7 Dance Floor

| Parameter | Wert |
|-----------|------|
| Fläche | 600 m² |
| Belag | Professioneller Parkett-Tanzboden (Mietkonstruktion) |
| Beleuchtung | Moving Heads, LED-Strip am Rand, Spiegelkugel (historisch passend) |
| Sound | Line-Array System über Dance Floor |
| Position | Festsaal-Zentrum vor Bühne |
| DJ-Booth | 4 m x 3 m, integriert in Bühnenbereich oder separates Podest |
| Kapazität | ca. 1.000 Personen gleichzeitig |

### 2.8 Networking-Bereiche

| Bereich | Standort | Ausstattung |
|---------|----------|-------------|
| Networking-Galerie | Galerie rechts | 20 Stehtische, 10 Lounge-Sessel-Gruppen, Ladestationen |
| Business-Corner | Seitenkabinett 1 | 6 Bistrotische, ruhigere Atmosphäre |
| Outdoor-Lounge | Arkadenhof (falls Wetter) | 10 Stehtische, dekorative Beleuchtung |

### 2.9 Garderobe-Logistik

| Parameter | Wert |
|-----------|------|
| Standorte | 3 Garderobenstationen im Foyer |
| Gesamtkapazität | 4.000 Haken (Puffer für Mäntel + Taschen) |
| Personal | 15 Garderobenmitarbeiter (Einlass + Spitzenzeiten) |
| System | Nummerierte Metallchips (3.500 Stück + Reserve) |
| Öffnungszeiten | 17:30 – 02:30 Uhr |
| Barrierefreier Schalter | 1 Station tiefergelegte Theke (70 cm), rollstuhlgerecht |
| Timing | Staffelung Abgabe durch Zeitplan-Kommunikation an Gäste |

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## 3. Barrierefreiheits-Plan

### 3.1 Grundsatz

Der Diversity-Ball Wien 2026 setzt hohe Standards für Inklusion und Barrierefreiheit. Alle Bereiche der Veranstaltung sind barrierefrei zugänglich zu gestalten. Die Einhaltung des Österreichischen Behindertengleichstellungsgesetzes (BGStG) sowie der ÖNORM B 1600 ist verbindlich.

### 3.2 Aufzüge und Stufenfreiheit

| Maßnahme | Status | Aktion |
|----------|--------|--------|
| Haupteingang stufenfrei | Rathaus verfügt über stufenfreien Zugang (Friedrich-Schmidt-Platz) | Bestätigen mit Rathaus |
| Aufzüge im Rathaus | Vorhanden – mehrere historische Personenaufzüge | Kapazität + Maße bestätigen |
| Aufzugsgröße für Rollstühle | Mindest-Innmaß 140x110 cm (ÖNORM B 1600) | Prüfen und dokumentieren |
| Alle Ebenen stufenfrei | Foyer, Festsaal, Galerien, WC-Bereiche | Detailbegehung vor Ort erforderlich |
| Übergangsrampen | Mobile Übergangsrampen für einzelne Schwellen | 10 Stück mieten |

**Anbieter Mobile Rampen:** Behindertenverband Österreich, RampNow GmbH Wien, oder Rollstuhlverleih-Anbieter

### 3.3 Bühnenrampe

| Parameter | Details |
|-----------|---------|
| Bedarf | 1 barrierefreie Auf-/Abstiegsrampe für Bühne (Höhe 1,2 m) |
| Neigung | Maximal 6% (1:16) gemäß ÖNORM B 1600 |
| Breite | Mindestens 1,5 m nutzbarer Querschnitt |
| Länge | Berechnung: 1,2 m Höhe x 16 = 19,2 m Rampenlänge |
| Lösung | L-förmige Rampe mit Podest möglich, um Länge zu reduzieren |
| Befestigung | Sicher mit Bühne verbunden, rutschfeste Oberfläche |
| Handläufe | Beidseitig, Höhe 90 cm und 70 cm |
| Anbieter | Nüssli Austria, Losberger De Boer, Gartner Bühnen GmbH |

**Kostenschätzung Bühnenrampe:** ca. 3.000 – 6.000 EUR (Miete inkl. Auf-/Abbau)

### 3.4 ÖGS-Dolmetscher-Platz auf Bühne

| Merkmal | Anforderung |
|---------|-------------|
| Position | Bühnenseitig rechts (aus Sicht Publikum), vordere Bühnenecke |
| Fläche | mind. 3 m x 2 m |
| Beleuchtung | Dedizierte Beleuchtung auf Dolmetscher-Bereich (erkennbar, ohne Blend) |
| Mikrofon | Eigenes Mikrofon für Dolmetscher |
| Sichtbarkeit | Gleichzeitig mit Redner/Moderator auf Publikum ausgerichtet |
| Anzahl Dolmetscher | Mindestens 2 ÖGS-Dolmetscher (Wechsel alle 20–30 Minuten) |
| Sitzgelegenheit | Barhocker auf Podesthöhe, damit sitzend für Publikum sichtbar |
| Bildschirm | Teleprompter/Monitor mit Redetext nach Möglichkeit |

**Beauftragung:** ÖGS-Dolmetscher über Österreichische Gebärdensprachgemeinschaft (ÖGLB) oder Equalizent Wien buchen.

### 3.5 Rollstuhlplätze

| Bereich | Rollstuhlplätze | Lage |
|---------|-----------------|------|
| Festsaal Hauptbereich | 40 Plätze | Seitenbereiche, freie Sichtlinie auf Bühne |
| VIP-Bereich | 10 Plätze | Galerie links, barrierefrei erreichbar |
| Networking-Galerie | 6 Plätze | Galerie rechts |
| Gesamt | 56 Rollstuhlplätze | ca. 1,6% der Gesamtkapazität |

**Standard:** Mindestabstand zwischen Rollstuhlplätzen: 90 cm seitlich. Jeder Rollstuhlplatz mind. 90x150 cm Fläche. Begleitperson kann auf normalem Stuhl daneben sitzen.

**Markierung:** Rollstuhlplätze im Bodenplan mit Rollstuhl-Symbol kennzeichnen; reserviert bis 20:00 Uhr, dann freigegeben falls nicht benötigt.

### 3.6 Induktionsanlagen für Hörgeräte

| Bereich | System | Abdeckung |
|---------|--------|-----------|
| Festsaal | Flächeninduktionsanlage (FIA) | Gesamter Festsaal |
| Bühnenbereich | Eingebunden in FIA | Automatisch |
| Nebenräume | Portable Induktionsschleifen | Je nach Bedarf |

**Spezifikation:**
- Norm: IEC 60118-4 (Höranlage für Hörgeschädigte)
- Maximaler Feldstärke-Pegel: 100 mA/m (±3 dB)
- Abdeckung: Gesamter Festsaalbereich ohne Auslassungen
- Anbieter: Geberit Acoustics Austria, Otosens GmbH, oder Fachbetrieb für Gebäudeakustik

**Kosten:** ca. 5.000 – 12.000 EUR Mietinstallation (abhängig von Festsaalgröße)

**Ausschilderung:** T-Zeichen (Hörschleifen-Symbol) an allen Eingängen und im Programm-Heft.

### 3.7 Barrierefreie WC-Anlagen

| Anlage | Anzahl | Anforderungen |
|--------|--------|---------------|
| Rollstuhl-gerechte WC-Kabinen (Festsaal-Ebene) | 4 (2 vorhanden + 2 mobile) | mind. 150x150 cm, Haltegriffe, tiefergelegte Spülung |
| Mobile barrierefreie WC-Container | 2 Container | Premium-Qualität, Haltegriffe, Einstiegsrampe |
| Unisex-Barrierefreie WC (Foyer) | 2 | Sofort nutzbar, kein Umbau |

**Anforderungen je barrierefreie WC-Kabine (ÖNORM B 1600):**
- Nutzfläche mind. 150 x 150 cm (Wendekreis Rollstuhl)
- Türbreite mind. 90 cm (lichte Breite)
- Türanschlag nach außen oder Schiebetür
- Haltegriffe beidseitig, klappbar
- WC-Brille mind. 46 cm Höhe
- Notrufanlage vorhanden
- Stufenfreier Zugang

### 3.8 Blindenleitsystem

| Maßnahme | Details |
|----------|---------|
| Eingangsbereiche | Taktile Bodenindikatoren (Noppenplatten) zum Haupteingang |
| Foyer | Leitstreifen von Eingang zu Garderobe und Festsaaleingang |
| Treppenmarkierungen | Kontraststreifen auf Stufenkanten (gelb/schwarz) |
| Hinweisschilder | Braille-Beschriftung auf Türschildern (Sanitär, Notausgang, etc.) |
| Orientierungshilfe | Tastenplan/Reliefkarte des Veranstaltungsgebäudes |
| Personal | 2 Mitarbeiter speziell für Orientierungshilfe (Einlass + Saal) |
| Ansagen | Alle Ansagen über Mikrofon deutlich und vollständig (keine nur-visuelle Info) |

**Anbieter taktile Systeme:** BSVÖ (Blinden- und Sehbehindertenverband Österreich) – Beratung anfragen

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## 4. Genehmigungen und Behörden

### 4.1 MA 36 – Veranstaltungsgenehmigung

**Zuständige Behörde:** Magistratsabteilung 36 – Technische Gewerbeangelegenheiten, behördliche Elektro- und Gasangelegenheiten, Feuerpolizei und Veranstaltungsstätten

**Einreichungsadresse:**  
MA 36, Dresdner Straße 73–75, 1200 Wien  
Tel: +43 1 4000-36080  
E-Mail: post@ma36.wien.gv.at

**Frist:** Antrag MUSS mind. 8 Wochen vor Veranstaltung einlangen = spätestens **10. Juli 2026**  
**Empfehlung:** Einreichung bis **01. März 2026** (6 Monate Vorlauf) für Rückfragen und Nachbesserungen.

#### Vollständige Checkliste MA 36 Einreichungsunterlagen

- [ ] Ausgefülltes Antragsformular MA 36 (Veranstaltungsanzeige / Genehmigungsantrag)
- [ ] Grundrissplan des Veranstaltungsortes (maßstabsgetreu, Maßstab 1:100 oder 1:200)
- [ ] Flucht- und Rettungswegeplan (durch befugten Ziviltechniker oder Brandschutzfachmann)
- [ ] Bestuhlung-/Aufbauplan (identisch mit Fluchtwegeplan abgestimmt)
- [ ] Kapazitätsberechnung (durch befugten Fachmann)
- [ ] Nachweis Haftpflichtversicherung (mind. 3 Mio. EUR Deckungssumme)
- [ ] Sicherheitskonzept (inkl. Ordnerdienst, Notfallplan, Erste-Hilfe-Station)
- [ ] Nachweis Ordnerdienst (Gewerbeberechtigung des Sicherheitsunternehmens)
- [ ] Beschreibung Veranstaltungsart und Ablauf
- [ ] Tonanlage / Lärm: Schallpegel-Prognose oder akustisches Gutachten
- [ ] Elektrischer Anlagenplan (durch Elektrotechniker befugt)
- [ ] Nachweis Bühne und Tribünen-Standsicherheit (statisches Gutachten)
- [ ] Brandschutzplan (Feuerlöscher, Sprinkler, Rauchmelder)
- [ ] Notfallplan (Evakuierungsplan, Kontakte Feuerwehr/Rettung/Polizei)
- [ ] Erste-Hilfe-Konzept (Sanitätsdienst, Anzahl Sanitäter)
- [ ] Angabe Veranstaltungszeit und Aufbau-/Abbauzeiten
- [ ] Behördennachweis Spielstätte (Bestätigung Rathaus Wien als Vermieter)
- [ ] Allfällige Sonderbewilligungen (Pyrotechnik, offenes Feuer, etc.)

**Honorar Ziviltechniker/Brandschutztechniker:** ca. 3.000 – 8.000 EUR je nach Umfang

### 4.2 Feuerwehr-Vorschriften

| Anforderung | Details |
|-------------|---------|
| Fluchtwegebreite | mind. 2,4 m je 600 Personen (TRVB 100) |
| Fluchtwegmarkierung | Grüne Sicherheitszeichen, beleuchtet, Notbeleuchtung |
| Handfeuerlöscher | mind. 1 Löscher je 200 m² Veranstaltungsfläche |
| Feuerwehrzufahrt | Ungehinderte Zufahrt für Löschfahrzeuge sicherstellen |
| Bereitschafts-Feuerwehr | Bei >3.000 Personen: Feuerwehr-Bereitschaft vor Ort empfohlen / ggf. vorgeschrieben |
| Pyrotechnik / Offenes Feuer | Separate Genehmigung, im Rathaus i.d.R. verboten – klären |
| Brandschutzwache | Professionelle Brandschutzwache durch zertifizierten Anbieter |
| Sprinkleranlage | Rathaus: Status prüfen; ggf. muss Ersatz-Löschkonzept vorgelegt werden |

**Kontakt Berufsfeuerwehr Wien:**  
MA 68 – Feuerwehr und Katastrophenschutz  
Tel: 122 (Einsatz), Vorplanung: +43 1 531 99-0

### 4.3 Lärmschutz-Auflagen

| Bereich | Auflagen |
|---------|---------|
| Musikalische Darbietung | Innenverhältnis im Rathaus i.d.R. weniger kritisch, aber Ausgänge beachten |
| Spitzenpegelabsicherung | Schallpegel an Außenfassade: Wiener Lärmbeschwerdetelefon (MA 22) |
| Veranstaltungsende | 02:00 Uhr; Lärmreduktion nach 24:00 Uhr prüfen (MA 36 Auflagen) |
| Anlieferung | Nachtruhe beachten: Anlieferung nur 06:00 – 22:00 Uhr (Lkw) |
| Schallmessprotokoll | Ggf. Pflicht zur Dokumentation der Schallpegel während Veranstaltung |

**Hinweis:** Im Rathaus selbst sind die Schallwerte außen typischerweise nicht kritisch, da massive historische Fassade. Veranstaltungen auf dem Rathausplatz (Außenbereich) haben schärfere Auflagen – für dieses Event nicht relevant falls Arkadenhof halboffener Innenbereich.

### 4.4 Alkohol-Ausschank (Gewerbebehörde)

| Genehmigung | Zuständige Behörde | Details |
|-------------|-------------------|---------|
| Gastgewerberecht | Bezirkshauptmannschaft / Magistrat Wien (MA 63) | Nachweis Gewerbeberechtigung des Caterers |
| Ausschank alkoholischer Getränke | Im Rahmen der Gastgewerbeberechtigung | Caterer muss gültige Berechtigung vorlegen |
| Verkauf an Minderjährige | Schulung des Barpersonals verpflichtend | Österreichisches Jugendschutzgesetz |
| Altersprüfung | Konzept für Alterskontrolle | Armband-System, Ausweis-Kontrolle |

**Wichtig:** Der Veranstalter haftet für die Einhaltung des Jugendschutzes. Caterer muss Nachweis über Gewerbeberechtigung vorlegen (Auszug aus dem Gewerberegister).

### 4.5 Zeitplan für Genehmigungen

| Datum | Meilenstein | Verantwortlich |
|-------|-------------|----------------|
| 28.02.2026 | Rathaus-Verfügbarkeit bestätigt | Location Manager |
| 01.03.2026 | Beauftragung Ziviltechniker / Brandschutztechniker | Location Manager |
| 15.03.2026 | Vorvertrag Rathaus unterzeichnet | Location Manager + Anwalt |
| 01.04.2026 | Flucht- und Rettungswegeplan fertig | Ziviltechniker |
| 15.04.2026 | Vollständige MA 36 Unterlagen zusammengestellt | Location Manager |
| 01.05.2026 | MA 36 Antrag eingereicht | Projektleitung |
| 01.06.2026 | MA 36 Genehmigung erwartet (8 Wochen nach Einreichung) | Behörde |
| 15.06.2026 | Eventuelle Rückfragen / Nachbesserungen MA 36 | Location Manager |
| 01.07.2026 | Alle Genehmigungen rechtskräftig | Alle |
| 01.08.2026 | Endabnahme Sicherheitskonzept | Brandschutz + MA 36 |

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## 5. Auf- und Abbau-Plan

### 5.1 Aufbautag: Freitag, 4. September 2026

| Zeit | Bereich | Tätigkeit | Verantwortlich |
|------|---------|-----------|----------------|
| 06:00 | Anlieferung | Erste Technik-Lkws (Bühnenelemente, Truss) | Technikleiter |
| 06:00–10:00 | Festsaal | Bodenaufbau Dance Floor (Parkett) | Tanzflächen-Dienstleister |
| 07:00–16:00 | Bühne | Bühnenaufbau, Bühnenrampe | Bühnenbaufirma |
| 09:00–18:00 | Ton & Licht | Rigging, Line-Array einhängen, Kabeln | Ton-/Lichttechniker |
| 10:00–15:00 | Mobiliar | Tische, Stühle anliefern und aufstellen | Veranstaltungsservice |
| 12:00–20:00 | Dekoration | Blumenschmuck, Tischdekor, Draping | Dekorations-Team |
| 14:00–22:00 | Catering-Infrastruktur | Buffet-Stationen, Geschirr, Küchenequipment | Catering-Team |
| 16:00–20:00 | LED-Screen | Montage und Test LED-Rückwand | AV-Techniker |
| 18:00–21:00 | Ton-/Lichttechnik | Soundcheck, Lichtprogrammierung | Techniker |
| 20:00–22:00 | Garderobe | Aufbau Garderobensysteme, Nummerierung | Garderobe-Team |
| 22:00 | Generalprobe Technik | Licht + Ton Probe (ohne Gäste) | Technische Leitung |

**Aufbau-Koordinator:** Eine Person ist ganztägig als Koordinator im Rathaus anwesend. Hausmeister des Rathauses muss eingebunden sein.

### 5.2 Veranstaltungstag: Samstag, 5. September 2026

| Zeit | Tätigkeit | Verantwortlich |
|------|-----------|----------------|
| 08:00 | Letzte Technik-Checks, Abnahme Bühne | Techn. Leitung |
| 10:00 | Blumenlieferung frisch, letzte Deko-Arbeiten | Dekorations-Team |
| 12:00 | Catering: Frischlieferungen, Mise en Place | Küchenchef |
| 14:00 | Generalprobe Programm mit Künstlern/Rednern | Programmleitung |
| 15:00 | Sicherheitsbegehung mit Ordnerdienst | Sicherheitsleiter |
| 16:00 | Letzte Reinigung vor Event | Reinigungsteam |
| 17:00 | Aufbau Sektempfang Foyer / Arkadenhof | Catering |
| 17:00 | Personal-Einweisung alle Teams | Eventleitung |
| 17:30 | Garderobe öffnet, Einlass-Team bereit | Garderobe + Security |
| 18:00 | **EINLASS BEGINNT** | Alle Teams |
| 18:00–19:30 | Sektempfang Foyer/Arkadenhof | Catering |
| 19:30 | **PROGRAMMBEGINN** im Festsaal | Moderation |
| 22:00 | Buffet abgebaut; Late-Night-Snacks aktiviert | Catering |
| 02:00 | **VERANSTALTUNGSENDE** | Eventleitung |
| 02:00–03:00 | Erster Abbau (Cateringequipment, Leergut) | Catering |

### 5.3 Abbautag: Sonntag, 6. September 2026

| Zeit | Bereich | Tätigkeit |
|------|---------|-----------|
| 06:00 | Catering | Küchen-Abbau, Containerabholung |
| 07:00 | Dekoration | Blumen, Tischdekor abtransportieren |
| 08:00 | Technik | LED-Screen Abbau, Ton, Licht |
| 09:00 | Bühne | Bühnenabbau, Rampe |
| 10:00 | Mobiliar | Tische, Stühle abtransportieren |
| 12:00 | Boden | Abbau Tanzparkett |
| 14:00 | Reinigung | Professionelle Endreinigung gesamt |
| 18:00 | Übergabe | Übergabe Räumlichkeiten an Rathaus (mit Protokoll) |
| 20:00 | Abschluss | Schlüsselübergabe, letzter Mitarbeiter verlässt |

**Übergabeprotokoll:** Vor der Veranstaltung Zustandsdokumentation (Fotos!) aller Räumlichkeiten. Nach Abbau Gegenüberstellung für Schadensbeurteilung.

### 5.4 Logistik-Routen im Rathaus

| Route | Verlauf | Nutzung |
|-------|---------|---------|
| Anlieferroute A | Friedrich-Schmidt-Platz → Wirtschaftseingang Rathaus | Schwertransport Bühne/Technik |
| Anlieferroute B | Rathausplatz Seiteneingang | Dekor, Kleinmaterial |
| Interne Route Aufzug | Wirtschaftseingang → Lastenaufzug → Festsaalebene | Alle internen Transporte |
| Entsorgungsroute | Festsaal → Lastenaufzug → Wirtschaftshof → Containerdepot | Abbau |

**Lkw-Koordination:** Maximal 2 Lkws gleichzeitig am Wirtschaftshof (Platzbeschränkung). Zeitfenster-System für Anlieferungen einführen.

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## 6. Vertrags-Anforderungen mit Rathaus Wien

### 6.1 Mindestinhalte des Mietvertrags

Der Mietvertrag mit dem Wiener Rathaus (Facility Management der Stadt Wien / BMI) muss folgende Punkte enthalten:

**Vertragsparteien:**
- Vollständige Bezeichnung des Vermieters (Stadt Wien, vertreten durch...)
- Vollständige Bezeichnung des Mieters (Veranstalter-Organisation, Rechtsform, Vertretungsberechtigte)

**Mietobjekt:**
- Exakte Auflistung aller gemieteten Räumlichkeiten (Festsaal, Foyer, Arkadenhof, Nebenräume, Küche, etc.)
- Grundriss-Anhang als Vertragsbestandteil
- Mitzugestellte Infrastruktur (Strom, Wasser, sanitäre Anlagen)

**Mietzeiten:**
- Aufbauzeit: Freitag, 4. September 2026, 06:00 – 23:00 Uhr
- Veranstaltungszeit: Samstag, 5. September 2026, 17:00 – 02:30 Uhr
- Abbauzeit: Sonntag, 6. September 2026, 06:00 – 20:00 Uhr

**Kosten und Zahlungsmodalitäten:**
- Saalmiete (Bruttobetrag inkl. USt.)
- Nebenkosten (Strom, Wasser, Reinigung, Sicherheitsdienst Rathaus)
- Kaution (Betrag, Fälligkeit, Rückgabebedingungen)
- Zahlungsplan (Anzahlung, Zwischenzahlung, Restzahlung)

**Nutzungsbedingungen:**
- Erlaubte und verbotene Nutzungen (z.B. Pyrotechnik, Dübeln in Wände, etc.)
- Maximale Gästezahl
- Lärmschutz-Verpflichtungen
- Reinigungsstandards
- Rauchen: im gesamten Rathaus verboten (Außenbereich separat regeln)

**Haftung und Versicherung:**
- Haftungsausschluss des Vermieters für Veranstaltungsschäden
- Pflicht des Mieters zur Haftpflichtversicherung (mind. 3 Mio. EUR)
- Schadensersatzpflicht bei Beschädigung historischer Substanz (unbegrenzt oder mit Cap)
- Versicherungsnachweis vor Veranstaltungsbeginn

**Hausordnung:**
- Einhalten der Hausordnung des Rathauses
- Ansprechpartner Rathaus (Hausmeister, Eventkoordinator)
- Zugangsregelungen für Personal und Lieferanten

### 6.2 Haftung und Versicherung

| Versicherungsart | Mindestdeckung | Anmerkung |
|-----------------|----------------|-----------|
| Veranstalterhaftpflicht | 5.000.000 EUR | Personen- und Sachschäden |
| Produkthaftung (Catering) | 3.000.000 EUR | Lebensmittelsicherheit |
| Veranstaltungsausfallversicherung | Veranstaltungskosten | Empfohlen, nicht verpflichtend |
| D&O Veranstalter | Optional | Für Vereinsvorstände empfohlen |

**Historische Substanz:** Das Rathaus ist ein historisches Gebäude. Vertraglich müssen klare Regelungen über Haftungsobergrenzen bei Beschädigungen festgelegt werden. Ggf. eigene Kunstverstchwerungsversicherung abschließen.

### 6.3 Kautionsregelungen

| Parameter | Empfehlung |
|-----------|------------|
| Kautionshöhe | 50.000 – 100.000 EUR (je nach Vertragsgespräch) |
| Zahlungsfrist | Spätestens 8 Wochen vor Veranstaltung |
| Rückgabe | Innerhalb von 30 Tagen nach Abbau und Schadensbeurteilung |
| Einbehalt | Nur bei nachgewiesenen Schäden oder Verstößen gegen Hausordnung |
| Bankgarantie | Alternative zur Barkaution: Bankgarantie eines österreichischen Kreditinstituts |

### 6.4 Stornierungsbedingungen

| Zeitpunkt der Stornierung | Stornogebühr |
|--------------------------|--------------|
| Bis 6 Monate vor Event (vor 05.03.2026) | 10% der Gesamtmiete |
| 3–6 Monate vor Event (05.03.–05.06.2026) | 25% der Gesamtmiete |
| 1–3 Monate vor Event (05.06.–05.08.2026) | 50% der Gesamtmiete |
| Weniger als 1 Monat vor Event | 75–100% der Gesamtmiete |
| Force Majeure (behördl. Veranstaltungsverbot) | Rückerstattung abzgl. administrativer Kosten |

**Verhandlungsposition:** Als öffentlichkeitswirksames Diversity-Event mit Stadtbezug günstigere Konditionen ausverhandeln. Frühe Buchung stärkt Verhandlungsposition.

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## 7. Kommunikationsplan mit Rathaus Wien

### 7.1 Ansprechpartner

**Primärer Kontakt:**  
Wiener Rathaus – Eventmanagement / Veranstaltungsservice  
Rathaus Wien, Friedrich-Schmidt-Platz 1, 1082 Wien  
Tel: +43 1 4000-0 (Zentrale)  
Spezifische Abteilung: Büro des Bürgermeisters / Repräsentationsabteilung  
(Direktkontakt über persönliche Anfrage zu erfragen)

**Technischer Kontakt:**  
Hausmeisterei Rathaus Wien  
(Kontakt über Eventmanagement vermitteln lassen)

**Behördlicher Kontakt:**  
MA 36 – Veranstaltungsgenehmigungen  
Tel: +43 1 4000-36080

### 7.2 E-Mail-Vorlage für die erste Anfrage

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**Betreff:** Anfrage Saalmiete Wiener Rathaus – Diversity-Ball Wien 2026 – 5. September 2026

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir planen den **Diversity-Ball Wien 2026**, eine bedeutende Gala-Veranstaltung zur Förderung von Vielfalt, Gleichstellung und Inklusion in Wien und Österreich, und wenden uns mit der Bitte um eine Nutzungsvereinbarung für das **Wiener Rathaus, Festsaal** an Sie.

**Eckdaten der Veranstaltung:**

- **Datum:** Samstag, 5. September 2026
- **Veranstaltungszeit:** 18:00 – 02:00 Uhr
- **Aufbau:** Freitag, 4. September 2026, ab 06:00 Uhr
- **Abbau:** Sonntag, 6. September 2026, bis 20:00 Uhr
- **Erwartete Gästezahl:** ca. 3.500 Personen
- **Art der Veranstaltung:** Gala-Ball mit Buffet, Programm, Tanz und Networking
- **Gewünschte Räumlichkeiten:** Festsaal, Foyer, Arkadenhof, Nebenräume

Wir bitten um Bestätigung der **Verfügbarkeit** des Festsaals für den genannten Zeitraum sowie um Übersendung Ihrer **Nutzungsbedingungen und Preisliste**.

Für Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung. Wir würden uns über einen zeitnahen Gesprächstermin sehr freuen.

Mit freundlichen Grüßen,

[Name]  
Location Manager, Diversity-Ball Wien 2026  
Tel: [Telefonnummer]  
E-Mail: [E-Mail-Adresse]

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### 7.3 Terminplan für Abstimmungen

| Datum | Meeting | Teilnehmer | Ziel |
|-------|---------|------------|------|
| 28.02.2026 | Erstgespräch telefonisch | Location Manager + Rathaus Eventmgmt. | Verfügbarkeit bestätigen |
| 10.03.2026 | Vor-Ort-Begehung | Location Manager + Techniker + Rathaus Hausmeister | Räumlichkeiten detailliert aufnehmen |
| 20.03.2026 | Vertragsverhandlung | Location Manager + Anwalt + Rathaus | Vertragsinhalte finalisieren |
| 31.03.2026 | Vertragsunterzeichnung | Beider Seiten Bevollmächtigte | Verbindliche Buchung |
| 01.06.2026 | Technische Planungsrunde | Technischer Dienstleister + Rathaus Hausmeister | Technik-Aufbau Details |
| 01.08.2026 | Finale Abstimmung | Alle Gewerke + Rathaus | Letzte offene Punkte |
| 03.09.2026 | Aufbau-Briefing | Aufbau-Teams + Rathaus Koordinator | Ablauf Aufbautag |

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## 8. Kosten-Übersicht Location

### 8.1 Detaillierte Kostenschätzung

| Position | Min. (EUR) | Max. (EUR) | Anmerkungen |
|----------|-----------|-----------|-------------|
| **Saalmiete Rathaus** | | | |
| Festsaal (Hauptraum) | 60.000 | 90.000 | Tagessatz für Großveranstaltung |
| Foyer und Eingangsbereiche | 10.000 | 20.000 | Inklusive Garderobenbereiche |
| Arkadenhof | 5.000 | 15.000 | Wetter-Risiko; separater Ansatz |
| Nebenräume, Kabinette | 5.000 | 10.000 | VIP-Lounge, Backstage |
| **Aufbau-/Abbau-Tage** | | | |
| Raummiete Aufbautag (Fr.) | 15.000 | 25.000 | Halber Tagessatz Gesamtkomplex |
| Raummiete Abbautag (So.) | 10.000 | 20.000 | Halber Tagessatz |
| **Nebenkosten** | | | |
| Strom (Großverbrauch) | 5.000 | 12.000 | Technik, Küche, Beleuchtung |
| Wasser | 500 | 1.500 | Catering, Sanitär |
| Reinigung (Vor-/Nachbereitung) | 8.000 | 15.000 | Inkl. Endreinigung durch Rathaus |
| Sicherheitsdienst Rathaus | 5.000 | 10.000 | Hauseigener Bewachungsdienst |
| **Kaution** | | | |
| Kaution (rückerstattbar) | 50.000 | 100.000 | Hinterlage, keine echte Kosten |
| **Barrierefreiheit** | | | |
| Bühnenrampe mieten | 3.000 | 6.000 | Inkl. Auf-/Abbau |
| Induktionsanlagen | 5.000 | 12.000 | Flächeninstallation Festsaal |
| Mobile barrierefreie WCs | 4.000 | 8.000 | 2–4 Container inkl. Service |
| Mobile Übergangsrampen | 500 | 1.500 | Kauf oder Miete |
| **Genehmigungen** | | | |
| Ziviltechniker / Brandschutz | 3.000 | 8.000 | Pläne und Gutachten |
| MA 36 Gebühren | 500 | 2.000 | Behördengebühren |
| Anwalt (Vertragsrecht) | 3.000 | 6.000 | Mietvertrag + Genehmigungen |
| **Versicherungen** | | | |
| Veranstalterhaftpflicht | 3.000 | 6.000 | Jahresprämie oder Einzel-Event |
| Veranstaltungsausfallversicherung | 2.000 | 5.000 | Optional, empfohlen |
| **Sonstiges** | | | |
| Sanitätsdienst | 3.000 | 6.000 | Sanitäter vor Ort (Pflicht) |
| Koordinations-Overhead | 5.000 | 10.000 | Location Manager intern |
| Puffer (unvorhergesehen) | 10.000 | 20.000 | 5% des Gesamtbudgets |
| **GESAMT (ohne Kaution)** | **161.500** | **278.000** | |
| **GESAMT (mit Kaution)** | **211.500** | **378.000** | |

**Budget-Check:** Das verfügbare Budget von 400.000 – 450.000 EUR deckt die geschätzten Location-Kosten ab. Der Puffer von ca. 70.000 – 120.000 EUR ist für nicht absehbare Mehrkosten verfügbar.

**WICHTIG:** Die oben genannten Mietpreise sind Schätzwerte basierend auf vergleichbaren Wiener Veranstaltungslocations. Die tatsächliche Miete des Wiener Rathauses muss im Rahmen der Anfrage beim Rathaus erfragt werden und kann erheblich abweichen.

### 8.2 Zahlungsplan (Empfehlung)

| Fälligkeit | Betrag (Richtwert) | Position |
|-----------|-------------------|----------|
| Bei Vertragsunterzeichnung (31.03.2026) | 30% der Miete | Anzahlung |
| 01.06.2026 | Kaution vollständig | Kautionszahlung |
| 01.08.2026 | 40% der Miete | Zwischenzahlung |
| 01.09.2026 | 30% der Miete | Restzahlung (4 Tage vor Event) |
| bis 07.10.2026 | Rückerstattung Kaution | Nach Schadensprüfung |

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## 9. Plan B – Fallback-Location: Hofburg Wien

### 9.1 Überblick Hofburg Wien

**Betreiber:** Burghauptmannschaft Österreich / Österreichische Nationalbibliothek / Hofburg Congress Center  
**Adresse:** Heldenplatz, 1010 Wien  
**Kontakt:** Hofburg Vienna Congress Center  
Tel: +43 1 5873666  
E-Mail: office@hofburg.com  
Web: www.hofburg.com

### 9.2 Geeignete Räumlichkeiten in der Hofburg

| Raum | Kapazität (Cocktail) | Kapazität (Bankett) | Anmerkung |
|------|---------------------|--------------------|-----------| 
| Festsaal (Hofburg) | 4.000 | 2.500 | Ideal für dieses Event |
| Redoutensäle (alle) | 3.500 | 2.000 | Mehrere Säle kombiniert |
| Zeremoniensaal | 1.500 | 800 | Zu klein als alleiniger Raum |
| Galerie | 1.000 | 600 | Ergänzend zum Festsaal |

**Kapazität für 3.500 Gäste:** Machbar mit Festsaal + angrenzende Räume oder Redoutensäle kombiniert.

### 9.3 Kosten-Vergleich: Rathaus Wien vs. Hofburg Wien

| Position | Rathaus Wien (Schätzung) | Hofburg Wien (Schätzung) | Differenz |
|----------|--------------------------|--------------------------|-----------|
| Saalmiete | 80.000–130.000 EUR | 100.000–180.000 EUR | Hofburg teurer |
| Nebenkosten | 20.000–40.000 EUR | 25.000–50.000 EUR | Hofburg teurer |
| Aufbau/Abbau | 25.000–45.000 EUR | 30.000–55.000 EUR | Ähnlich |
| Kaution | 50.000–100.000 EUR | 80.000–150.000 EUR | Hofburg höher |
| **Gesamt (ohne Kaution)** | **~161.000–278.000 EUR** | **~200.000–360.000 EUR** | +25–30% Hofburg |

### 9.4 Vor- und Nachteile

#### Rathaus Wien (Primär-Option)

| Vorteile | Nachteile |
|----------|-----------|
| Starke symbolische Bedeutung (Sitz der Stadtregierung) | Verfügbarkeit noch offen |
| Historisches Ambiente (Wiener Rathaus) | Ggf. politische Terminabhängigkeit |
| Zentrale Lage, perfekte ÖV-Anbindung | Historische Substanz = hohe Haftung |
| Bekannte Location für Wiener Großevents | Weniger professionelle Event-Infrastruktur |
| Politisches Statement durch Stadtnutzung | |

#### Hofburg Wien (Fallback-Option)

| Vorteile | Nachteile |
|----------|-----------|
| Professionelles Kongress- und Eventcenter | Teurer als Rathaus |
| Erprobte Event-Infrastruktur | Weniger symbolischer Stadtbezug |
| Erfahrenes Haus-Team für Großevents | Weiter von U-Bahn entfernt |
| Mehrere Räume flexibel kombinierbar | Stärkere kommerzielle Ausrichtung |
| Kurze Vorlaufzeiten möglich | |
| Verfügbarkeit oft kurzfristiger klärbar | |

### 9.5 Fallback-Aktivierungsplan

| Szenario | Auslöser | Maßnahme |
|----------|---------|----------|
| Rathaus nicht verfügbar | Absage Rathaus bis 15.03.2026 | Sofortige Anfrage Hofburg |
| Rathaus Genehmigung scheitert | MA 36 Ablehnung bis 01.06.2026 | Hofburg-Option aktivieren (Option sollte bis dahin offen gehalten werden) |
| Rathaus: Vertragsscheitern | Keine Einigung bis 31.03.2026 | Hofburg als Plan B |

**Empfehlung:** Parallel zur Rathaus-Anfrage eine unverbindliche Option bei der Hofburg Wien bis 30.04.2026 anfragen und offen halten. Kostenpunkt Option ca. 2.000 – 5.000 EUR.

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## 10. Zusammenfassung – Dringlichste Maßnahmen

### SOFORT (bis 28. Februar 2026)

1. **Rathaus-Verfügbarkeit anfragen** – E-Mail oder Anruf mit konkreten Terminen heute noch absenden. Ohne Verfügbarkeitsbestätigung können keine weiteren Planungen verbindlich sein.

2. **Hofburg Wien parallel anfragen** – Option bis April offen halten als Absicherung.

### DIESE WOCHE (bis 07. März 2026)

3. **Ziviltechniker / Brandschutztechniker beauftragen** – Für Flucht- und Rettungswegeplan und statische Gutachten Bühne. Vorlaufzeiten für Gutachter können 4–8 Wochen betragen.

4. **Anwalt für Mietvertrag** – Vertragsrechtliche Beratung für Verhandlungen mit Rathaus Wien beauftragen.

### BIS 31. MÄRZ 2026

5. **Mietvertrag Rathaus unterzeichnen** – Verbindliche Buchung für den 5. September 2026.

6. **Barrierefreiheits-Ausrüstung anfragen** – Angebote für Bühnenrampe, Induktionsanlagen, mobile barrierefreie WCs einholen und beauftragen.

### BIS 01. MAI 2026

7. **MA 36 Genehmigungsantrag vollständig einreichen** – Alle Unterlagen müssen bis 01.05.2026 bei der MA 36 eingereicht sein, um rechtzeitig vor dem Event die Genehmigung zu erhalten. Genehmigung erwartet: 01. Juli 2026.

8. **Veranstalterhaftpflichtversicherung abschließen** – Nachweis ist Teil der MA 36 Einreichung.

### BIS 01. JUNI 2026

9. **Kaution überweisen** – Gemäß Vertragsbedingungen Rathaus Wien.

10. **Alle Gewerke für Aufbau beauftragen** – Bühnenbau, Ton-/Lichttechnik, Mobiliar, Dekoration, Tanzparkett – alle Dienstleister müssen bis Juni unter Vertrag sein.

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*Dokument-Ende | Version 1.0 | Erstellt: 21. Februar 2026*  
*Nächste Überarbeitung: nach Bestätigung Rathaus-Verfügbarkeit*  
*Alle Kostenangaben sind Schätzwerte und müssen durch konkrete Angebote ersetzt werden.*