Diversity-Ball Wien | Durchgetakteter Event-Plan
Samstag, 5. September 2026 | 18:00 – 02:00 Uhr | Wiener Rathaus, Festsaal
📋 MASTER-ZEITPLAN
| Zeit |
Programmpunkt |
Catering |
Musik |
Technik/Stage |
Verantwortlich |
| 17:00 |
T-1 Stunde: Final-Check |
Küche: Warmlaufen |
Soundcheck final |
Bühne ready |
Location-Manager |
| 17:30 |
Team-Einweisung |
Service: Positionsbezug |
DJ/Live: Setup |
Licht: Test |
Catering-Manager |
| 18:00 |
EINLASS |
Sektempfang startet |
Hintergrundmusik (Jazz/Lounge) |
Ambient-Licht |
Host-Team |
| 18:00-19:00 |
Sektempfang & Welcome-Drinks |
2 Getränke p.P. inkludiert |
Soft-Musik |
Spotlight Bühne aus |
Bar-Team |
| 18:45 |
Gäste-Placement Tische |
Nachservice Getränke |
Übergang zu Programm-Musik |
- |
Service-Manager |
| 19:00 |
ERÖFFNUNG |
- |
Intro-Musik (feierlich) |
Vollbeleuchtung Bühne |
Moderator:in |
| 19:00-19:15 |
Eröffnungsrede (Diversity-Botschaft) |
- |
Stille |
Spot auf Redner:in |
Program-Manager |
| 19:15-19:25 |
Begrüßung Ehrengäste |
- |
Musikalische Untermalung |
- |
Moderator:in |
| 19:25-19:35 |
Organisatorisches / Hausregeln |
- |
leise Musik |
Bildschirme: Infos |
- |
| 19:35-19:45 |
Pause / Atmosphäre |
Getränke nachschenken |
Überleitung |
Licht dimmen |
Bar |
| 19:45-20:00 |
GANG 1: Appetizer |
Tablettservice (2/person) |
Hintergrundmusik |
Gedämpftes Licht |
Catering-Manager |
| 20:00-20:30 |
GANG 2: Hauptgang |
Plated Service (3 Varianten) |
Sanfte Hintergrundmusik |
Tischlicht-Setup |
Service-Captains |
| 20:30-21:00 |
Hauptgang + Gespräch |
Nachservice |
Music Transition |
Licht anpassen |
- |
| 21:00-21:15 |
Pause / Sektempfang |
Sorbet optional |
leise Musik |
Ambient |
- |
| 21:15-21:30 |
GANG 3: Dessert |
Buffet + Stationen |
süffige Musik |
Warmlicht |
Catering |
| 21:30 |
TANZFLÄCHE FREI |
Kaffee / Digestif |
DJ/Live-Band startet |
Tanzlicht an |
Musik-Rechte |
| 21:30-22:15 |
TANZ & UNTERHALTUNG |
Late-Night-Station öffnet |
DJ / Live-Act |
Tanzflächen-Beleuchtung |
Program-Manager |
| 22:15-22:45 |
DIVERSITY AWARDS |
- |
Moderationsmusik |
Spotlight Bühne |
Program-Manager |
| 22:45-23:15 |
Networking / Tanz |
Getränke-Bar |
Open Floor |
Tanzlicht |
Bar-Team |
| 23:15-23:30 |
Pause |
- |
leise Überleitung |
Licht dimmen |
- |
| 23:30-00:15 |
TOMBOLA / VERSTEIGERUNG |
Snacks |
Auktionsmusik |
Bühne + Screen |
Fundraising |
| 00:15-00:45 |
Music Act (Live-Performance) |
- |
Live-Musik |
Vollbühne |
Musik-Rechte |
| 00:45-01:15 |
Weiterfeiern / Tanz |
Late-Night (2. Runde) |
DJ-Set |
Tanzlicht |
- |
| 01:15-01:30 |
ABSCHLUSSREDEN |
- |
leise Musik |
Spot |
Moderator:in |
| 01:30-01:45 |
Dankeschön / Closing |
- |
Finale-Musik |
Licht-Countdown |
- |
| 01:45-02:00 |
ENDE / AUSSCHANK |
Letzte Getränke |
Music aus |
Abbau Start |
- |
| 02:00 |
EVENT ENDE |
- |
- |
- |
- |
🍽️ CATERING DETAIL
Menü-Ablauf
| Gang |
Zeit |
Gericht |
Menge |
Special |
| Appetizer |
19:45-20:00 |
3 Optionen (Fisch/Veggie/Vegan) |
7.700 Stück |
Tablettservice |
| Hauptgang |
20:00-20:30 |
Wild / Zander / Pilz-Ragout |
3.675 P. |
Plated |
| Dessert |
21:15-21:30 |
Mousse / Strudel / Panna Cotta |
4.830 St. |
Buffet |
| Late-Night |
21:30-01:30 |
Mini-Burger / Würstel / Spieße |
6.000 St. |
Stationen |
Ernährungsstationen
- 🥬 Vegan-Station: Komplett pflanzlich
- 🌾 Glutenfrei-Station: Separate Ausgabe
- 🥛 Laktosefrei-Station: Milchfreie Alternativen
Service-Personal: 168 Personen
| Zeit |
Focus |
| 18:00-19:00 |
Sektempfang (max. Output) |
| 19:45-20:30 |
Hauptgang (Peak) |
| 21:15-01:30 |
Late-Night / Bar |
🎵 MUSIK & ENTERTAINMENT
Musik-Acts
| Zeit |
Programmpunkt |
Musikart |
AKM-relevant |
| 18:00-19:00 |
Sektempfang |
Jazz/Lounge |
✅ |
| 19:00-21:30 |
Menü |
Ambient/Classical |
✅ |
| 21:30-00:45 |
Tanzfläche |
DJ + Live-Act |
✅ |
| 00:45-01:30 |
Feier |
DJ-Set |
✅ |
AKM-Kosten (geschätzt)
- Pauschale (3.500 Pers., 8h, Tanz): ~€ 5.500
- Mit IG Kultur 40%: ~€ 3.300
-
- AUME/LSG-Zuschläge: ~€ 480
- Gesamt: ~€ 3.780
Technik-Bedarf
| Element |
Anbieter |
Budget |
| Licht |
NUNTIO/VA.TEC |
~€ 15.000 |
| Ton |
extern |
~€ 10.000 |
| Bühne |
mobiler Aufbau |
~€ 5.000 |
| Gesamt |
|
~€ 30.000 |
🎯 STAGES & BEREICHE
Räumliche Aufteilung
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ FESTSAAL (1.420 m²) │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ [Bühne Nische] │
│ │
│ ┌─────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ Tanzfläche (300 m²) │ │
│ └─────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ ┌────┐ ┌────┐ ┌────┐ ┌────┐ ┌────┐ ┌────┐ │
│ │Tisch│ │Tisch│ │Tisch│ │Tisch│ │Tisch│ │Tisch│ ← 3.500 │
│ └────┘ └────┘ └────┘ └────┘ └────┘ └────┘ │
│ │
│ [Büfett] [Vegan] [GF] [Late-Night] [Eingang] │
│ │
│ [Bühne Sichte] │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Stationen
- Haupt-Buffet: Dessert + Kaffee
- Vegan-Station: Vollständig pflanzlich
- Allergen-Station: Gluten-/Laktosefrei
- Late-Night-Station: Snacks bis 01:30
- Haupt-Bar: Getränkeausgabe
- VIP-Bereich (optional): Sep. Service
👥 PERSONAL-ÜBERSICHT
| Bereich |
Personen |
Start |
Ende |
| Catering-Service |
120 |
16:00 |
03:00 |
| Küche |
25 |
08:00 |
02:00 |
| Bar |
12 |
17:00 |
03:00 |
| Host/Hostessen |
10 |
17:00 |
02:00 |
| Security |
15 |
17:00 |
03:00 |
| Technik |
8 |
14:00 |
03:00 |
| Moderation |
2 |
18:00 |
02:00 |
| GESAMT |
192 |
|
|
💰 BUDGET-ÜBERSICHT
| Posten |
Budget |
Status |
| Location (Rathaus) |
€ 25.000 |
Anfrage läuft |
| Catering (Speisen) |
€ 280.000 |
Fix: Rathauskeller |
| Getränke |
€ 0 |
Gesponsert |
| Technik |
€ 30.000 |
Anfrage |
| AKM/GEMA |
€ 4.000 |
Kalkuliert |
| Personal |
€ 30.000 |
- |
| Barrierefreiheit |
€ 20.000 |
- |
| Deko |
€ 15.000 |
- |
| Security |
€ 10.000 |
Anfrage |
| Versicherung |
€ 5.000 |
- |
| Reserve |
€ 50.000 |
- |
| GESAMT |
~€ 469.000 |
Budget: € 750.000 |
⚠️ KRITISCHE PUNKTE
| Thema |
Verantwortlich |
Deadline |
Status |
| Rathaus-Verfügbarkeit |
Location-Manager |
Sofort |
🔴 Offen |
| Getränke-Sponsor |
Fundraising |
30.04.2026 |
🔴 Offen |
| MA 36 Genehmigung |
Orchestrator |
4 Wochen vor |
🟡 In Bearbeitung |
| AKM-Anmeldung |
Musik-Rechte |
28.08.2026 |
🟢 Okay |
| Gemeinnützigkeit |
Tax-Advisor |
01.07.2026 |
🟡 In Bearbeitung |
| ÖGS-Dolmetscher |
Location-Manager |
15.08.2026 |
🔴 Offen |
📞 KONTAKTE
Stand: 20.2.2026 | Erstellt für Diversity-Ball Wien
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