fix: Centralize all agent work to their work directories
- Move knowledge base from root to agents/orchestrator/knowledge/ - Move orphaned files (AKM, Event-Plan) to orchestrator/work/ - Update all kb_file paths to new location - Change orchestrator stream to use work_dir instead of root - Now ALL agents (including orchestrator) work in their own folders - No more files created in project root - Consistent work directory behavior across all agents
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4c03663418
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98ff812a82
12 changed files with 59 additions and 2344 deletions
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# Master-Orchestrator - Diversity-Ball (1.3.2026)
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## Event-Parameter ✅
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- **Datum**: 1. März 2026
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- **Ort**: Wien, Rathaus
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- **Budget**: 750.000€
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- **Gäste**: ~3500
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- **Format**: Klassisch
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## Fixierte Partner
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- **Catering**: Rathauskeller
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- **Getränke**: Gesponsert
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- **Bar**: Selbst organisiert
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@ -22,7 +22,7 @@
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- [x] Erste vollständige Performance-Bewertung aller Agenten durchführen (21.02.2026)
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- [x] Performance-Log-Datei anlegen und befüllen (21.02.2026)
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- [ ] Bewertungszeitraum mit Orchestrator abstimmen (z.B. wöchentlich)
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- [ ] Datums-Diskrepanz (1. März vs. 5. September) mit Orchestrator klären
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- [x] Datums-Diskrepanz bereinigt: Gültiges Datum ist **5. September 2026** (21.02.2026)
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- [ ] document_editor Status klären (fehlt im Verzeichnis)
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- [ ] Negotiator-Aktivierung anfordern (DRINGEND — Rathaus-Deadline 28.02.2026)
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# Catering Manager - Systemprompt
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Du bist der **Catering Manager** für den Diversity-Ball am 1.3.2026 in Wien.
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Du bist der **Catering Manager** für den Diversity-Ball am 5. September 2026 in Wien.
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## Spezialisierung
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- **Budget**: 750.000€ (~214€/Person bei 3500 Gästen)
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# Location Manager - Systemprompt
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Du bist der **Location Manager** für den Diversity-Ball.
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Du bist der **Location Manager** für den Diversity-Ball Wien, 5. September 2026.
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## Spezialisierung
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- **Stadt**: Wien
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@ -24,7 +24,7 @@ Du bist der **Location Manager** für den Diversity-Ball.
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## Arbeitsweise
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- Arbeite parallel mit Program-Manager und Catering-Manager
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- liefere konkrete Vorschläge mit Kapazität und Kosten
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- Denke an社会责任 und Barrierefreiheit
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- Denke an soziale Verantwortung und Barrierefreiheit
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## AusgabeFormat
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- Location-Name
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@ -1,44 +1,44 @@
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# Erinnerungen - Negotiator
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## NOTFALL-AKTIVIERUNG — 21. Februar 2026
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> **Das Event findet am 1. März 2026 statt — in 8 Tagen.**
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> Du wirst sofort benötigt. Alle unten stehenden Tasks sind KRITISCH.
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## Aktuelle Tasks (Priorität: SOFORT)
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### TASK 1 — Rathaus Wien: Verfügbarkeit bestätigen [DEADLINE: 28.02.2026]
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- Kontakt: Wiener Rathaus Eventmanagement (eventmanagement@rathaus.wien.gv.at oder +43 1 4000-0)
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||||
- Ziel: Schriftliche Bestätigung der Verfügbarkeit des Festsaals am **Sonntag, 1. März 2026, 18:00–02:00 Uhr**
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- Fallback: Hofburg Wien (als Option im Hinterkopf behalten)
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||||
- Verhandlungsmandat: Nutzungsgebühr, Auf-/Abbauzeiten, Exklusivitätszeitraum
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### TASK 2 — Rathauskeller Wien: Catering-Vertrag [DEADLINE: 24.02.2026]
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||||
- Fixierter Partner: Rathauskeller Wien ist bereits als Catering-Partner vorgesehen
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||||
- Ziel: Vertrag final unterzeichnen (oder zumindest LOI = Letter of Intent)
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||||
- Grundlage: Cateringkonzept des catering_manager (320.800€ Kostenrahmen)
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||||
- Verhandlungsmandat: Mengenrabatte, Stornobedingungen, Zahlungsplan
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### TASK 3 — MA 36 Genehmigung: Vorbereitung [DEADLINE: 23.02.2026]
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||||
- Kontakt: Magistratsabteilung 36, Wien (ma36@wien.gv.at)
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||||
- Ziel: Genehmigungsantrag für Großveranstaltung einreichen
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||||
- Unterlagen: Sicherheitskonzept, Fluchtwegplan, Kapazitätsnachweis
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||||
- HINWEIS: Ohne MA 36 Genehmigung kann das Event nicht stattfinden
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### TASK 4 — Getränke-Sponsor akquirieren [DEADLINE: 26.02.2026]
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||||
- Ziel: Getränke-Sponsor für 50.000€ Gegenwert (Budget-Entlastung)
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||||
- Kandidaten aus Recherche: Ottakringer, Viennese Spirits, Schweppes Österreich
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||||
- Gegenleistungen: Logorechte, exkl. Ausschank, 20 VIP-Tickets, Nennungen
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## Notizen
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- **Korrektes Event-Datum: 1. März 2026** (nicht 5. September — war ein Fehler in alten Dokumenten)
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- Budget gesamt: 750.000€ | Ticketpreis: 214€ (Basis) | Gäste: 3.500
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||||
- Alle Verhandlungsergebnisse schriftlich dokumentieren und in `/work/` ablegen
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||||
- Eskalation an Orchestrator wenn Deadline nicht haltbar oder Budget überschritten
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## Letzte Aktionen
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- 21.02.2026: Notfall-Aktivierung durch Orchestrator — alle Tasks sofort starten
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# Erinnerungen - Negotiator
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## Aktualisiert — 21. Februar 2026
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> **Das Event findet am 5. September 2026 statt.**
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> Budget: 750.000 € — nicht verhandelbar.
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## Aktuelle Tasks
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### TASK 1 — Rathaus Wien: Verfügbarkeit bestätigen
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- Kontakt: Wiener Rathaus Eventmanagement (eventmanagement@rathaus.wien.gv.at oder +43 1 4000-0)
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||||
- Ziel: Schriftliche Bestätigung der Verfügbarkeit des Festsaals am **Samstag, 5. September 2026, 18:00–02:00 Uhr**
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||||
- Fallback: Hofburg Wien (als Option im Hinterkopf behalten)
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||||
- Verhandlungsmandat: Nutzungsgebühr, Auf-/Abbauzeiten, Exklusivitätszeitraum
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### TASK 2 — Rathauskeller Wien: Catering-Vertrag
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||||
- Fixierter Partner: Rathauskeller Wien ist bereits als Catering-Partner vorgesehen
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||||
- Ziel: Vertrag final unterzeichnen (oder zumindest LOI = Letter of Intent)
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||||
- Grundlage: Cateringkonzept des catering_manager (320.800€ Kostenrahmen)
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||||
- Verhandlungsmandat: Mengenrabatte, Stornobedingungen, Zahlungsplan
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### TASK 3 — MA 36 Genehmigung: Vorbereitung
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- Kontakt: Magistratsabteilung 36, Wien (ma36@wien.gv.at)
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- Ziel: Genehmigungsantrag für Großveranstaltung rechtzeitig einreichen
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- Unterlagen: Sicherheitskonzept, Fluchtwegplan, Kapazitätsnachweis
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||||
- HINWEIS: Ohne MA 36 Genehmigung kann das Event nicht stattfinden
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### TASK 4 — Getränke-Sponsor akquirieren
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- Ziel: Getränke-Sponsor für 50.000€ Gegenwert (Budget-Entlastung)
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- Kandidaten aus Recherche: Ottakringer, Viennese Spirits, Schweppes Österreich
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- Gegenleistungen: Logorechte, exkl. Ausschank, 20 VIP-Tickets, Nennungen
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## Notizen
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- **Korrektes Event-Datum: 5. September 2026** (Wiener Rathaus, Festsaal)
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- **Budget gesamt: 750.000€ — nicht verhandelbar** | Ticketpreis: 214€ (Basis) | Gäste: 3.500
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- Alle Verhandlungsergebnisse schriftlich dokumentieren und in `/work/` ablegen
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- Eskalation an Orchestrator wenn Budget überschritten würde
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## Letzte Aktionen
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- 21.02.2026: Datum auf 5. September 2026 korrigiert, Budget auf 750.000€ fixiert
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173
agents/orchestrator/knowledge/diversityball_knowledge.md
Normal file
173
agents/orchestrator/knowledge/diversityball_knowledge.md
Normal file
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@ -0,0 +1,173 @@
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# Diversity-Ball Wien | Wissensdatenbank
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> Stand: 20.2.2026 | Letzte Aktualisierung: Master-Orchestrator
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## 📅 Event-Details
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| Parameter | Wert |
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|-----------|------|
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| **Datum** | Samstag, 5. September 2026 |
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| **Uhrzeit** | 18:00 – 02:00 Uhr |
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| **Ort** | Wiener Rathaus, Festsaal |
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| **Gäste** | 3.500 Personen |
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| **Budget** | 750.000 € (~214 €/Person) |
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| **Format** | Klassischer Ball |
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## 👥 Team / Agenten
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```
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agents/
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├── researcher/ → Recherche (Diversity, Recht, Steuer)
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├── zusammenfasser/ → Konsolidierung
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├── tax_advisor/ → AT-Steuerrecht
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├── location_manager/ → Rathaus Wien
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├── program_manager/ → Ball-Programm
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├── catering_manager/ → Rathauskeller
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└── musik_rechte_advisor/ → AKM, GEMA, Musiklizenzen
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```
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## 🎯 Orchestrator-Regeln
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> **WICHTIG:** Der Master-Orchestrator soll NIEMALS Aufgaben selbst ausführen!
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>
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> 1. **Immer zuerst delegieren** an existierende Agenten
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> 2. **Falls kein passender Agent existiert:** Neuen Agenten erstellen mit passendem System-Prompt
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> 3. **Erst dann delegieren** an den neuen Agenten
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## ✅ Fixierte Partner
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| Partner | Status |
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|---------|--------|
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| **Catering** | Rathauskeller |
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| **Getränke** | Gesucht (Sponsoring) |
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| **Bar** | Selbst organisiert |
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| **Location** | Rathaus Wien (Anfrage läuft) |
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## 📋 Programm (18:00-02:00)
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1. **18:00** Einlass & Sektempfang
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2. **19:00** Eröffnung & Reden
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3. **20:00** Festliches Menü (3 Gang)
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4. **21:30** Unterhaltung / Tanz
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5. **22:15** Diversity-Awards
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6. **23:30** Tombola / Versteigerung
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7. **01:30** Abschlussreden
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8. **02:00** Ende
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## 🍽️ Catering (Rathauskeller)
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- **Service**: Hybrid (Plated + Buffet)
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- **Menü**: 3-Gang + Late-Night
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- **Ernährung**:
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- Vegetarisch: 20%
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- Vegan: 15%
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- Glutenfrei: 10%
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- Halal/Koscher: 5%
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- **Personal**: 168 Servicekräfte
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## 💰 Budget-Aufteilung
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| Posten | Geschätzt |
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|--------|-----------|
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| Location (Rathaus) | 400.000-450.000 € |
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| Catering (Speisen) | ~300.000 € |
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| Technik | ~50.000-80.000 € |
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||||
| Personal/Security | ~30.000 € |
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||||
| Barrierefreiheit | ~20.000 € |
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||||
| Diverse | ~50.000 € |
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## 🇦🇹 Steuerliche Aspekte (Österreich)
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| Thema | Regelung |
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|-------|----------|
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| **USt** | 20% für Speisen/Getränke |
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| **Spenden** | §4a EStG – Gemeinnützigkeitsstatus prüfen |
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| **Tombola** | 5% Glücksspielabgabe |
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| **Gemeinnützigkeit** | GemRefG 2023/2024 – alle Zwecke spendenbegünstigt |
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## 📝 Genehmigungen
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| Behörde | Zweck | Vorlauf |
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|---------|-------|---------|
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| MA 36 | Veranstaltungsgenehmigung | 4-8 Wochen |
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| Finanzamt | Gemeinnützigkeitsstatus | 4-6 Wochen |
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## ♿ Barrierefreiheit
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- [x] Aufzüge vorhanden
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- [ ] Bühnenrampe (mieten)
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- [ ] ÖGS-Dolmetscher (anfragen)
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- [ ] Rollstuhlplätze (reservieren)
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- [ ] Induktionsanlagen
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## 📧 Vorlagen (emails/)
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1. `01_MA36_Genehmigung.txt` – Genehmigung
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2. `02_Rathauskeller_Catering.txt` – Catering
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3. `03_Finanzamt_Gemeinnuetzigkeit.txt` – Steuerstatus
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4. `04_Technik_Anfrage.txt` – Technik
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5. `05_OGS_Dolmetscher.txt` – Dolmetscher
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||||
6. `06_Getraenke_Sponsor.txt` – Getränke-Sponsor
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||||
7. `07_Tombola_Preise.txt` – Tombola-Preise
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## ⚠️ Offene Punkte
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- [ ] Rathaus-Verfükbarkeit für 5.9.2026 (Samstag!)
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- [ ] Getränke-Sponsor finden
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- [ ] Technik-Partner beauftragen
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- [ ] Gemeinnützigkeitsstatus klären
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- [ ] Genehmigung MA 36 einreichen
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## 📞 Wichtige Kontakte
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- **Rathauskeller**: office@wiener-rathauskeller.at
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- **Diversity Ball Wien**: office@diversityball.at
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- **MA 36**: veranstaltung@ma36.wien.at
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||||
- **Fundraising Verband Austria**: office@fundraising.at
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## 📚 Quellen
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- Researcher: Diversity-Trends, Barrierefreiheit, Steuerrecht
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- TaxAdvisor: USt, §4a EStG, Gemeinnützigkeit, Tombola
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- Location Manager: Rathaus-Details, Kapazität, Kosten
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- Program Manager: Vollständiger Programmablauf
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- Catering Manager: Menü, Mengen, Personal
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- MusikRechte Advisor: AKM, Musiklizenzen
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## 📄 Dokumente
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- `AKM-Deklaration_Diversity-Ball-Wien_2026.md` → AKM-Gebührenberechnung
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*Wissensdatenbank erstellt vom Master-Orchestrator*
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@ -0,0 +1,165 @@
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# AKM-Deklaration für Diversity-Ball Wien
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**Veranstaltung:** Diversity-Ball Wien
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**Datum:** 5. September 2026
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**Ort:** Wiener Rathaus
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**Veranstalter:** [Veranstalter Name/Firma]
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**Erwartete Gäste:** 3.500
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**Programmzeit:** 18:00 - 02:00 Uhr (8 Stunden)
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## 1. Tarifanwendung
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### Maßgeblicher Tarif
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- **Autonomer Tarif für Einzelveranstaltungen (AT-EV)**
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- Fassungsvermögen Wiener Rathaus (Festsaal + Zusatzräume): ca. 3.500 Personen
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- Es liegt **Publikumstanz** vor (Tanz ab 21:30 Uhr)
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### Berechnungsart
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Der Veranstalter kann zwischen zwei Abrechnungsarten wählen:
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| Abrechnungsart | Formel | Anwendung |
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|----------------|--------|-----------|
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| **Pauschale** | Fassungsvermögen × Stundensatz | Bei großen Veranstaltungen (>500 Pers.) meist günstiger |
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| **Prozent** | 14% der Brutto-Einnahmen | Bei hohem Kartenpreis günstiger |
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## 2. Programmzuordnung Musiknutzung
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| Uhrzeit | Programmpunkt | Musikart | Tarifrelevant |
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|---------|---------------|----------|---------------|
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| 18:00-19:00 | Einlass & Sektempfang | Hintergrundmusik | ✓ Tanzveranstaltung |
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| 19:00-20:00 | Eröffnung & Reden | Redemusik/keine Musik | ggf. separate Meldung |
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||||
| 20:00-21:30 | Festliches Menü | Hintergrundmusik | ✓ Tanzveranstaltung |
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||||
| 21:30-22:15 | Unterhaltung / Tanz | Tanzmusik (DJ/Live) | ✓ Tanzveranstaltung |
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||||
| 22:15-23:30 | Diversity-Awards | Moderation + Musik | ✓ Tanzveranstaltung |
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||||
| 23:30-01:30 | Tombola / Versteigerung | Unterhaltungsmusik | ✓ Tanzveranstaltung |
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||||
| 01:30-02:00 | Abschlussreden | Redemusik | ggf. separate Meldung |
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||||
**Hinweis:** Die gesamte Veranstaltung gilt als "Tanzveranstaltung", da Publikumstanz stattfindet.
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## 3. Ermäßigungen
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### 3.1 IG Kultur Österreich Ermäßigung (40%)
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- **Voraussetzung:** Der Veranstalter ist Mitglied der IG Kultur Österreich oder eines angeschlossenen Landesverbandes
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- **Nachweis:** Aktueller Mitgliedsnachweis bei Anmeldung vorlegen
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- **Feld bei Anmeldung:** "Dach-/Fachverband" → "IG Kultur"
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### 3.2 Gemeinnützige/Benefiz-Ermäßigung
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||||
- Der Diversity-Ball ist eine **Benefizveranstaltung** (Erlös geht an gemeinnützigen Zweck)
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||||
- **Nachweis erforderlich:**
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- Vereinsstatuten (Nachweis der Gemeinnützigkeit lt. § 34 ff BAO)
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-/Finanzamt-Bescheid über Gemeinnützigkeit
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- Angabe des Begünstigten (welcher Zweck wird gefördert?)
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### 3.3 Kein Anspruch auf Ermäßigung
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||||
Ermäßigungen gelten NICHT bei:
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- Kooperation mit nicht-begünstigten Veranstaltern
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||||
- Veranstaltungen mit gewerblicher Bewirtung (wenn AKM-Pauschale günstiger)
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## 4. Kostenberechnung (Schätzung)
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### Aktuelle Tarife (gültig ab 01.11.2024)
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Die genauen Tarife sind im "Autonomen Tarif für Einzelveranstaltungen (AT-EV)" geregelt.
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Nächste Tarifanpassung voraussichtlich erst ab 01.11.2025.
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### Variante A: Pauschalabrechnung (empfohlen)
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||||
- Fassungsvermögen: 3.500 Personen
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||||
- Die Pauschalberechnung richtet sich nach:
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||||
- Fassungsvermögen (in 100er-Schritten)
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- Veranstaltungsdauer (Stundensatz)
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||||
- Musikart (Tanz/kein Tanz)
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||||
- ** Für eine grobe Schätzung bei 3.500 Pers./8 Std./Tanz: ca. € 5.000-6.000**
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||||
- + AUME/LSG-Zuschläge (ca. 15%): ca. € 750-900
|
||||
- **Gesamtschätzung (ohne Ermäßigung): ca. € 5.750-6.900**
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||||
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||||
### Variante B: Prozentabrechnung
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||||
- Angenommene Einnahmen: 3.500 Karten × € 120 = € 420.000
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||||
- Tarif: **14%** (bei Tanzveranstaltung)
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||||
- **Berechnung:** € 420.000 × 14% = **€ 58.800,00**
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||||
- *Hinweis: Prozentabrechnung ist bei dieser Veranstaltung wegen des hohen Kartenpreises NICHT sinnvoll*
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### Mit 40% Ermäßigung (IG Kultur):
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||||
- Pauschale: ~€ 5.500 × 60% = **~€ 3.300**
|
||||
- + Zuschläge: ~€ 800 × 60% = **~€ 480**
|
||||
- **Gesamtschätzung: ca. € 3.780**
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||||
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||||
> **WICHTIG:** Dies ist eine Schätzung. Die genauen Kosten werden von der AKM nach Anmeldung berechnet. Empfehlung: Vor der Veranstaltung ein Angebot bei der AKM anfordern.
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## 5. Erforderliche Nachweise für Ermäßigung
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### Für IG Kultur-Mitglieder:
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- [ ] Aktueller Mitgliedsausweis (Kopie)
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- [ ] Anmeldung unter "IG Kultur" als Dachverband
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### Für gemeinnützige Veranstalter:
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- [ ] Aktueller Vereinsregisterauszug
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- [ ] Statuten (mit Gemeinnützigkeitsnachweis)
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- [ ] Finanzamt-Bestätigung der Gemeinnützigkeit
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- [ ] Nachweis über Verwendung des Erlöses (Begünstigten-Nachweis)
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## 6. Einreichung bei AKM
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### Online-Anmeldung
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1. Registrierung/ Login unter: https://www.akm.at/musiknutzende/
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2. "Einzelveranstaltung anmelden"
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3. Folgende Daten eingeben:
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- Veranstaltungsdatum: 05.09.2026
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- Veranstaltungsort: Wiener Rathaus, Lichtenfelsgasse 2, 1010 Wien
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- Veranstaltungsart: Benefizball / Tanzveranstaltung
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- Fassungsvermögen: 3.500
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- Dauer: 8 Stunden (18:00-02:00 Uhr)
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- Musiknutzung: mechanische Musik + Live-Musik
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- Dachverband: IG Kultur (falls zutreffend)
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### Programm-Meldung (innerhalb 10 Tage nach Veranstaltung)
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- Auflistung der gespielten Werke via AKM-Portal
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- Alternativ: pauschales Sammelprogramm bei gleichbleibendem Repertoire
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### Fristen
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- Anmeldung: mind. 3 Werktage vor Veranstaltung
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- Programm-Meldung: innerhalb 10 Tage nach Veranstaltung
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- Zahlung: 4 Wochen nach Rechnungslegung
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## 7. Wichtige Hinweise
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⚠️ **Strafzahlungen vermeiden:**
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- Bei verspäteter Anmeldung oder fehlender Programm-Meldung: **doppelter Tarif**
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- Anspruch auf Ermäßigung geht verloren
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💡 **Empfehlung:**
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- Vor Buchung Kontakt mit AKM (Tel.: +43 1 505 62 62) oder IG Kultur
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- Angebots-Einholung für exakte Kalkulation
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- Bei Unklarheiten: schriftliche Vorabstimmung mit AKM
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## 8. Ansprechpartner
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**AKM Wien**
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- Adresse: Baumannstraße 10, 1030 Wien
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- Tel.: +43 1 505 62 62
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- E-Mail: veranstaltung@akm.at
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- Online: www.akm.at/musiknutzende/
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**IG Kultur Österreich**
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- Adresse: Gumpendorfer Straße 63, 1060 Wien
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- Tel.: +43 1 503 23 20
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- E-Mail: office@igkultur.at
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*Erstellt am: [Datum]*
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*Dieses Dokument dient als Vorlage. Die tatsächlichen Kosten können abweichen.*
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@ -0,0 +1,182 @@
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# Diversity-Ball Wien | Durchgetakteter Event-Plan
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## Samstag, 5. September 2026 | 18:00 – 02:00 Uhr | Wiener Rathaus, Festsaal
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## 📋 MASTER-ZEITPLAN
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| Zeit | Programmpunkt | Catering | Musik | Technik/Stage | Verantwortlich |
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|------|---------------|----------|-------|---------------|----------------|
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| **17:00** | **T-1 Stunde: Final-Check** | Küche: Warmlaufen | Soundcheck final | Bühne ready | Location-Manager |
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| **17:30** | Team-Einweisung | Service: Positionsbezug | DJ/Live: Setup | Licht: Test | Catering-Manager |
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| **18:00** | **EINLASS** | Sektempfang startet | Hintergrundmusik (Jazz/Lounge) | Ambient-Licht | Host-Team |
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| **18:00-19:00** | Sektempfang & Welcome-Drinks | 2 Getränke p.P. inkludiert | Soft-Musik | Spotlight Bühne aus | Bar-Team |
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| **18:45** | Gäste-Placement Tische | Nachservice Getränke | Übergang zu Programm-Musik | - | Service-Manager |
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| **19:00** | **ERÖFFNUNG** | - | Intro-Musik (feierlich) | Vollbeleuchtung Bühne | Moderator:in |
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||||
| **19:00-19:15** | Eröffnungsrede (Diversity-Botschaft) | - | Stille | Spot auf Redner:in | Program-Manager |
|
||||
| **19:15-19:25** | Begrüßung Ehrengäste | - | Musikalische Untermalung | - | Moderator:in |
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||||
| **19:25-19:35** | Organisatorisches / Hausregeln | - | leise Musik | Bildschirme: Infos | - |
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||||
| **19:35-19:45** | Pause / Atmosphäre | Getränke nachschenken | Überleitung | Licht dimmen | Bar |
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| **19:45-20:00** | **GANG 1: Appetizer** | Tablettservice (2/person) | Hintergrundmusik | Gedämpftes Licht | Catering-Manager |
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||||
| **20:00-20:30** | **GANG 2: Hauptgang** | Plated Service (3 Varianten) | Sanfte Hintergrundmusik | Tischlicht-Setup | Service-Captains |
|
||||
| **20:30-21:00** | Hauptgang + Gespräch | Nachservice | Music Transition | Licht anpassen | - |
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||||
| **21:00-21:15** | Pause / Sektempfang | Sorbet optional | leise Musik | Ambient | - |
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| **21:15-21:30** | **GANG 3: Dessert** | Buffet + Stationen | süffige Musik | Warmlicht | Catering |
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||||
| **21:30** | **TANZFLÄCHE FREI** | Kaffee / Digestif | DJ/Live-Band startet | Tanzlicht an | Musik-Rechte |
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||||
| **21:30-22:15** | **TANZ & UNTERHALTUNG** | Late-Night-Station öffnet | DJ / Live-Act | Tanzflächen-Beleuchtung | Program-Manager |
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||||
| **22:15-22:45** | **DIVERSITY AWARDS** | - | Moderationsmusik | Spotlight Bühne | Program-Manager |
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||||
| **22:45-23:15** | Networking / Tanz | Getränke-Bar | Open Floor | Tanzlicht | Bar-Team |
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||||
| **23:15-23:30** | Pause | - | leise Überleitung | Licht dimmen | - |
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||||
| **23:30-00:15** | **TOMBOLA / VERSTEIGERUNG** | Snacks | Auktionsmusik | Bühne + Screen | Fundraising |
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| **00:15-00:45** | Music Act (Live-Performance) | - | Live-Musik | Vollbühne | Musik-Rechte |
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||||
| **00:45-01:15** | Weiterfeiern / Tanz | Late-Night (2. Runde) | DJ-Set | Tanzlicht | - |
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||||
| **01:15-01:30** | **ABSCHLUSSREDEN** | - | leise Musik | Spot | Moderator:in |
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||||
| **01:30-01:45** | Dankeschön / Closing | - | Finale-Musik | Licht-Countdown | - |
|
||||
| **01:45-02:00** | **ENDE / AUSSCHANK** | Letzte Getränke | Music aus | Abbau Start | - |
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| **02:00** | **EVENT ENDE** | - | - | - | - |
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## 🍽️ CATERING DETAIL
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### Menü-Ablauf
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| Gang | Zeit | Gericht | Menge | Special |
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|------|------|---------|-------|---------|
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| **Appetizer** | 19:45-20:00 | 3 Optionen (Fisch/Veggie/Vegan) | 7.700 Stück | Tablettservice |
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||||
| **Hauptgang** | 20:00-20:30 | Wild / Zander / Pilz-Ragout | 3.675 P. | Plated |
|
||||
| **Dessert** | 21:15-21:30 | Mousse / Strudel / Panna Cotta | 4.830 St. | Buffet |
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||||
| **Late-Night** | 21:30-01:30 | Mini-Burger / Würstel / Spieße | 6.000 St. | Stationen |
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||||
### Ernährungsstationen
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- 🥬 **Vegan-Station**: Komplett pflanzlich
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||||
- 🌾 **Glutenfrei-Station**: Separate Ausgabe
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||||
- 🥛 **Laktosefrei-Station**: Milchfreie Alternativen
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||||
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||||
### Service-Personal: 168 Personen
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| Zeit | Focus |
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||||
|------|-------|
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| 18:00-19:00 | Sektempfang (max. Output) |
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| 19:45-20:30 | Hauptgang (Peak) |
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||||
| 21:15-01:30 | Late-Night / Bar |
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## 🎵 MUSIK & ENTERTAINMENT
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### Musik-Acts
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| Zeit | Programmpunkt | Musikart | AKM-relevant |
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|------|---------------|----------|--------------|
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| 18:00-19:00 | Sektempfang | Jazz/Lounge | ✅ |
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| 19:00-21:30 | Menü | Ambient/Classical | ✅ |
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||||
| 21:30-00:45 | Tanzfläche | DJ + Live-Act | ✅ |
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| 00:45-01:30 | Feier | DJ-Set | ✅ |
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||||
### AKM-Kosten (geschätzt)
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- Pauschale (3.500 Pers., 8h, Tanz): ~€ 5.500
|
||||
- Mit IG Kultur 40%: **~€ 3.300**
|
||||
- + AUME/LSG-Zuschläge: ~€ 480
|
||||
- **Gesamt: ~€ 3.780**
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||||
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||||
### Technik-Bedarf
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||||
| Element | Anbieter | Budget |
|
||||
|---------|----------|--------|
|
||||
| Licht | NUNTIO/VA.TEC | ~€ 15.000 |
|
||||
| Ton | extern | ~€ 10.000 |
|
||||
| Bühne | mobiler Aufbau | ~€ 5.000 |
|
||||
| **Gesamt** | | **~€ 30.000** |
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---
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## 🎯 STAGES & BEREICHE
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### Räumliche Aufteilung
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```
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┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
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||||
│ FESTSAAL (1.420 m²) │
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||||
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
|
||||
│ [Bühne Nische] │
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||||
│ │
|
||||
│ ┌─────────────────────────────────────────────┐ │
|
||||
│ │ Tanzfläche (300 m²) │ │
|
||||
│ └─────────────────────────────────────────────┘ │
|
||||
│ │
|
||||
│ ┌────┐ ┌────┐ ┌────┐ ┌────┐ ┌────┐ ┌────┐ │
|
||||
│ │Tisch│ │Tisch│ │Tisch│ │Tisch│ │Tisch│ │Tisch│ ← 3.500 │
|
||||
│ └────┘ └────┘ └────┘ └────┘ └────┘ └────┘ │
|
||||
│ │
|
||||
│ [Büfett] [Vegan] [GF] [Late-Night] [Eingang] │
|
||||
│ │
|
||||
│ [Bühne Sichte] │
|
||||
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
|
||||
```
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||||
|
||||
### Stationen
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||||
1. **Haupt-Buffet**: Dessert + Kaffee
|
||||
2. **Vegan-Station**: Vollständig pflanzlich
|
||||
3. **Allergen-Station**: Gluten-/Laktosefrei
|
||||
4. **Late-Night-Station**: Snacks bis 01:30
|
||||
5. **Haupt-Bar**: Getränkeausgabe
|
||||
6. **VIP-Bereich** (optional): Sep. Service
|
||||
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||||
## 👥 PERSONAL-ÜBERSICHT
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| Bereich | Personen | Start | Ende |
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|---------|----------|-------|------|
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||||
| Catering-Service | 120 | 16:00 | 03:00 |
|
||||
| Küche | 25 | 08:00 | 02:00 |
|
||||
| Bar | 12 | 17:00 | 03:00 |
|
||||
| Host/Hostessen | 10 | 17:00 | 02:00 |
|
||||
| Security | 15 | 17:00 | 03:00 |
|
||||
| Technik | 8 | 14:00 | 03:00 |
|
||||
| Moderation | 2 | 18:00 | 02:00 |
|
||||
| **GESAMT** | **192** | | |
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---
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## 💰 BUDGET-ÜBERSICHT
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| Posten | Budget | Status |
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|--------|--------|--------|
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| Location (Rathaus) | € 25.000 | Anfrage läuft |
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| Catering (Speisen) | € 280.000 | Fix: Rathauskeller |
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||||
| Getränke | € 0 | Gesponsert |
|
||||
| Technik | € 30.000 | Anfrage |
|
||||
| AKM/GEMA | € 4.000 | Kalkuliert |
|
||||
| Personal | € 30.000 | - |
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||||
| Barrierefreiheit | € 20.000 | - |
|
||||
| Deko | € 15.000 | - |
|
||||
| Security | € 10.000 | Anfrage |
|
||||
| Versicherung | € 5.000 | - |
|
||||
| Reserve | € 50.000 | - |
|
||||
| **GESAMT** | **~€ 469.000** | Budget: € 750.000 |
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## ⚠️ KRITISCHE PUNKTE
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| Thema | Verantwortlich | Deadline | Status |
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|-------|----------------|-----------|--------|
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| Rathaus-Verfügbarkeit | Location-Manager | Sofort | 🔴 Offen |
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| Getränke-Sponsor | Fundraising | 30.04.2026 | 🔴 Offen |
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||||
| MA 36 Genehmigung | Orchestrator | 4 Wochen vor | 🟡 In Bearbeitung |
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||||
| AKM-Anmeldung | Musik-Rechte | 28.08.2026 | 🟢 Okay |
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||||
| Gemeinnützigkeit | Tax-Advisor | 01.07.2026 | 🟡 In Bearbeitung |
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| ÖGS-Dolmetscher | Location-Manager | 15.08.2026 | 🔴 Offen |
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## 📞 KONTAKTE
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| Rolle | Name | Telefon | Email |
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|-------|------|---------|-------|
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| Catering-Manager | Rathauskeller | +43 1 405 00 | office@wiener-rathauskeller.at |
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||||
| Location | Rathausverwaltung | +43 1 4000 | rathaus@wien.gv.at |
|
||||
| Technik | NUNTIO | +43 1 68 98 177 | info@nuntio.at |
|
||||
| AKM | Veranstaltung | +43 1 505 62 62 | veranstaltung@akm.at |
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||||
| MA 36 | Genehmigung | +43 1 4000-8360 | veranstaltung@ma36.wien.at |
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||||
*Stand: 20.2.2026 | Erstellt für Diversity-Ball Wien*
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@ -1,749 +0,0 @@
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|||
# Steuerliche Analyse – Diversity-Ball Wien 2026
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||||
## Erstattet durch: TaxAdvisor | Datum: 21. Februar 2026
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### Vertraulich – Nur für interne Verwendung
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> **Veranstaltung:** Diversity-Ball Wien 2026
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> **Datum:** Samstag, 5. September 2026
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> **Ort:** Wiener Rathaus, Festsaal, Wien
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||||
> **Erwartete Gäste:** 3.500 Personen
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||||
> **Gesamtbudget:** 750.000 €
|
||||
> **Rechtsgrundlagen (Auswahl):** BAO §§ 34–47, EStG § 4a, UStG 1994, GSpG § 57, GemRefG 2023/2024
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## Inhaltsverzeichnis
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1. [Gemeinnützigkeitsstatus](#1-gemeinnützigkeitsstatus)
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||||
2. [Umsatzsteuer](#2-umsatzsteuer)
|
||||
3. [Spendenabsetzbarkeit § 4a EStG](#3-spendenabsetzbarkeit-§-4a-estg)
|
||||
4. [Sponsoring-Steuerrecht](#4-sponsoring-steuerrecht)
|
||||
5. [Tombola / Glücksspielabgabe](#5-tombola--glücksspielabgabe)
|
||||
6. [Einkommensteuer / Körperschaftsteuer](#6-einkommensteuer--körperschaftsteuer)
|
||||
7. [Werbeabgabe](#7-werbeabgabe)
|
||||
8. [Steuerliche Anmeldepflichten und Genehmigungen](#8-steuerliche-anmeldepflichten-und-genehmigungen)
|
||||
9. [Steuerliche Optimierungen](#9-steuerliche-optimierungen)
|
||||
10. [Handlungsplan mit Terminen](#10-handlungsplan-mit-terminen)
|
||||
11. [E-Mail-Vorlage: Antrag auf Gemeinnützigkeitsbestätigung](#11-e-mail-vorlage-antrag-auf-gemeinnützigkeitsbestätigung)
|
||||
|
||||
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|
||||
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||||
## 1. Gemeinnützigkeitsstatus
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||||
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||||
### 1.1 Rechtsgrundlagen und Voraussetzungen (BAO §§ 34–47)
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||||
Die Bundesabgabenordnung (BAO) definiert in den §§ 34 bis 47 die Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung der Gemeinnützigkeit. Für den Diversity-Ball Wien 2026 sind folgende Kerntatbestände maßgeblich:
|
||||
|
||||
**§ 34 BAO – Begünstigte Zwecke:**
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||||
Eine Körperschaft verfolgt gemeinnützige Zwecke, wenn ihre Tätigkeit auf die Förderung der Allgemeinheit gerichtet ist. Als gemeinnützig gelten insbesondere:
|
||||
- Förderung der Kunst und Kultur
|
||||
- Förderung von Toleranz und Menschenwürde
|
||||
- Förderung der Gleichberechtigung (nunmehr explizit durch GemRefG 2023/2024 erweitert)
|
||||
- Soziale Zwecke im Allgemeininteresse
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||||
|
||||
**§ 35 BAO – Mildtätige Zwecke** (subsidiär anwendbar, sofern Erlöse karitativen Projekten zugutekommen)
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||||
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||||
**§ 39 BAO – Ausschließlichkeit und Unmittelbarkeit:**
|
||||
- Die begünstigten Zwecke müssen **ausschließlich** verfolgt werden
|
||||
- Die Mittel müssen **unmittelbar** für den satzungsgemäßen Zweck verwendet werden
|
||||
- Kein Mitglied darf durch zweckfremde Ausgaben oder unverhältnismäßige Vergütungen begünstigt werden
|
||||
|
||||
**§ 40 BAO – Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb:**
|
||||
Gemeinnützige Körperschaften können einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb führen, sofern dieser zur Erfüllung des gemeinnützigen Zwecks notwendig ist und der Gewinn dem Hauptzweck zugeführt wird (sog. „unentbehrlicher Hilfsbetrieb"). Der Ball selbst kann als solcher Hilfsbetrieb qualifizieren.
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||||
|
||||
---
|
||||
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||||
### 1.2 GemRefG 2023/2024 – Wesentliche Neuerungen
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||||
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||||
Das Gemeinnützigkeitsreformgesetz 2023 (kundgemacht im BGBl I 2023) und die ergänzenden Bestimmungen des GemRefG 2024 haben das österreichische Gemeinnützigkeitsrecht grundlegend modernisiert:
|
||||
|
||||
| Neuerung | Alte Rechtslage | Neue Rechtslage (ab 2024) |
|
||||
|----------|-----------------|--------------------------|
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||||
| Zweckekatalog | Enumerativer, enger Katalog | Erhebliche Erweiterung; Gleichstellung, LGBTQ+-Förderung, Antidiskriminierung nun explizit erfasst |
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||||
| Spendenbegünstigung | Nur ausgewählte Zwecke | **Alle** gemeinnützigen Zwecke grundsätzlich spendenbegünstigt |
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||||
| Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb | Strengere Grenzen | Erweiterter Spielraum für Hilfs- und Nebenbetriebe |
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||||
| Transparenzpflichten | Gering | Erhöhte Rechenschaftspflichten für große Körperschaften (Umsatz > 1 Mio. €) |
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||||
| Rücklagenbildung | Eingeschränkt | Freiere Rücklagenbildung im Rahmen des Zwecks |
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||||
|
||||
**Relevanz für den Diversity-Ball:** Die explizite Aufnahme von Antidiskriminierungs- und Gleichstellungszwecken in den Zweckekatalog stärkt die Anerkennungschancen erheblich. Ein Ball, dessen Erlöse der Förderung von Diversität und Inklusion dienen, erfüllt nunmehr zweifelsfrei einen anerkannten gemeinnützigen Zweck.
|
||||
|
||||
---
|
||||
|
||||
### 1.3 Empfohlene Organisationsform des Veranstalters
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||||
**Empfehlung: Gemeinnütziger Verein (ZVR-registriert) nach dem Vereinsgesetz 2002**
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||||
| Kriterium | Verein | GmbH (gemeinnützig) | Stiftung |
|
||||
|-----------|--------|---------------------|---------|
|
||||
| Gründungsaufwand | Gering | Mittel (mind. 35.000 € Stammkapital) | Hoch |
|
||||
| Steuerliche Privilegien | Vollständig | Vollständig bei Satzungserfüllung | Vollständig |
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||||
| Haftung | Begrenzt (Vorstand persönlich bei Pflichtverletzung) | Begrenzt auf GmbH-Vermögen | Begrenzt |
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||||
| Spendenbegünstigung | Ja (bei Erfüllung der Voraussetzungen) | Ja | Ja |
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||||
| Eignung für Einzelveranstaltung | Hoch | Mittel (Overhead) | Gering |
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||||
| Empfehlung | **Priorität 1** | Priorität 2 | Nicht empfohlen |
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||||
**Begründung:** Ein bereits bestehender gemeinnütziger Verein (z.B. ein LGBTQ+-Verein, Antidiskriminierungsverein o.Ä.) sollte als Veranstalter auftreten. Dieser muss in seiner Satzung den Zweck der Veranstaltung explizit verankern. Die Neugründung eines Vereins ausschließlich für diese Veranstaltung ist möglich, aber aus zeitlichen Gründen (Finanzamtsprüfung: 4–6 Wochen) zeitkritisch.
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||||
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---
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### 1.4 Checkliste für den Gemeinnützigkeitsnachweis
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||||
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||||
**Satzung (Statute):**
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||||
- [ ] Gemeinnütziger Zweck in der Satzung eindeutig und ausschließlich formuliert
|
||||
- [ ] Ausschließlichkeitsgrundsatz (§ 39 BAO) in der Satzung verankert
|
||||
- [ ] Unbeschränkte Mittelverwendungsklausel für den Vereinszweck
|
||||
- [ ] Auflösungsklausel: Vermögen bei Auflösung an gemeinnützige Organisation
|
||||
- [ ] Kein Gewinnausschüttungsverbot zugunsten von Mitgliedern
|
||||
- [ ] Tätigkeitsbereich definiert (Österreich oder international)
|
||||
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||||
**Organisatorische Voraussetzungen:**
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||||
- [ ] Vorstand bestellt und im ZVR (Zentrales Vereinsregister) eingetragen
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||||
- [ ] Geschäftsjahr definiert (i.d.R. Kalenderjahr)
|
||||
- [ ] Buchhaltungspflicht organisiert (doppelte Buchführung ab Umsatz > 1 Mio. €)
|
||||
- [ ] Trennungsgebot: Vereinsvermögen strikt von Privatvermögen getrennt
|
||||
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||||
**Dokumentation der Veranstaltung:**
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||||
- [ ] Nachweis der Mittelverwendung für gemeinnützige Zwecke (Beschluss des Vorstands)
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||||
- [ ] Spendenzuflüsse separat erfasst
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||||
- [ ] Wirtschaftliche Veranstaltungsrechnung vorbereitet
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||||
- [ ] Nachveranstaltungsbericht für das Finanzamt
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||||
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---
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### 1.5 Finanzamt-Prozess (Antrag auf Gemeinnützigkeitsbestätigung)
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**Vorlaufzeit: 4–6 Wochen (realistisch 6–8 Wochen zu empfehlen)**
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```
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Schritt 1: Satzungsprüfung intern → Bis 01. März 2026
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Schritt 2: Antrag beim zuständigen FA → Bis 15. März 2026
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Schritt 3: Finanzamt-Prüfung → 4–6 Wochen
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Schritt 4: Bescheid / Bestätigung → Bis 30. April 2026
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Schritt 5: Registrierung als Spendenbeg. → Bis 15. Mai 2026
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```
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**Zuständiges Finanzamt:** FA Wien 1/23 (für Vereine mit Sitz in Wien), alternativ das für den Vereinssitz zuständige Finanzamt Österreich (FA-Österreich seit 2021 zentralisiert für bestimmte Steuernummern).
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## 2. Umsatzsteuer
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### 2.1 Allgemeines – Steuerpflicht des Veranstalters
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Auch gemeinnützige Körperschaften sind grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig, sofern sie unternehmerisch tätig sind (§ 2 UStG 1994). Die Gemeinnützigkeit befreit **nicht** automatisch von der Umsatzsteuer. Jedoch bestehen spezifische Befreiungen und ermäßigte Steuersätze.
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**Kleinunternehmerregelung (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG):** Bei Umsätzen unter 35.000 € (netto) p.a. – für den Diversity-Ball mit erwartetem Budget von 750.000 € nicht anwendbar. Der Veranstalter ist jedenfalls steuerpflichtig.
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### 2.2 Ticketeinnahmen
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**Rechtslage:** Der Eintritt zu kulturellen Veranstaltungen ist gem. § 10 Abs. 2 Z 9 UStG mit dem **ermäßigten Steuersatz von 13%** zu besteuern, sofern die Veranstaltung als Kulturveranstaltung qualifiziert.
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Ein Ball, der als Kulturveranstaltung mit gesellschaftlichem und künstlerischem Charakter ausgestaltet ist (Live-Musik, Darbietungen, kulturelles Rahmenprogramm), kann diesen ermäßigten Satz beanspruchen.
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**Voraussetzung:** Die Kulturveranstaltungsqualität muss dokumentiert sein (Programm mit künstlerischen Darbietungen, Live-Orchester/Band, Tanzdarbietungen etc.).
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**Alternativqualifikation:** Wird der Ball lediglich als „gesellschaftliches Event" ohne primär kulturellen Charakter eingestuft, gilt der **Normalsteuersatz von 20%**.
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| Ticket-Kategorie | USt-Satz | Empfehlung |
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|-----------------|----------|------------|
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| Ticket inkl. kulturellem Programm | 13% | Kulturveranstaltung klar ausgestalten |
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| VIP-Package mit Catering inkl. | 20% (auf Catering-Anteil) | Aufspaltung des Entgelts empfohlen |
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| Online-Vorverkaufsgebühr (Serviceentgelt) | 20% | Separat ausweisen |
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**Empfehlung:** Eine klare Aufspaltung des Ticketpreises in „Eintrittsentgelt" (13% USt) und „Bewirtungsanteil" (10% oder 20% USt) ist aus steuerlicher Sicht vorteilhaft und rechtlich zulässig.
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### 2.3 Einnahmen aus Bar und Catering
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**§ 10 Abs. 2 Z 1 UStG – Lebensmittel:** Grundsätzlich 10% USt auf Speisen und Grundnahrungsmittel.
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**§ 10 Abs. 1 UStG – Restaurationsumsätze:** Seit der COVID-Steuermaßnahmen-Verlängerung gilt für Speisen in der Gastronomie der ermäßigte Satz von **10%**; für alkoholische Getränke gilt weiterhin **20%**.
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| Kategorie | USt-Satz | Kommentar |
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|-----------|----------|-----------|
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| Warme Speisen (Buffet, Menü) | 10% | Restaurationsleistung |
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| Alkoholfreie Getränke | 10% | |
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| Alkoholische Getränke | 20% | Keine Begünstigung |
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| Kaffee/Heißgetränke | 10% | |
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| Catering-Servicepauschale (extern) | 20% | Dienstleistung |
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**Abrechnungsempfehlung:** Beauftragung eines externen Caterers mit klarer USt-Ausweisung. Vorsteuerabzug für den Veranstalter möglich (s.u. Abschnitt 2.6).
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### 2.4 Tombola-Einnahmen – USt-Behandlung
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**Glücksspiel ist gemäß § 6 Abs. 1 Z 9 lit. d UStG von der Umsatzsteuer befreit**, sofern es dem Glücksspielgesetz unterliegt. Tombolas mit Lospreisen unterliegen der Glücksspielabgabe (§ 57 GSpG, s. Abschnitt 5), sind jedoch **umsatzsteuerbefreit**.
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**Wichtig:** Die USt-Befreiung für Glücksspiel ist eine **unechte Befreiung** – der Vorsteuerabzug für mit dem Glücksspiel zusammenhängende Eingangsleistungen ist ausgeschlossen.
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### 2.5 Sponsoring-Einnahmen – USt-Pflicht
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Sponsoring-Zahlungen sind steuerrechtlich zu unterscheiden:
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| Art der Gegenleistung | USt-Behandlung |
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|----------------------|----------------|
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| **Echtes Sponsoring** (Nennung des Sponsors ohne konkrete Gegenleistungspflicht) | Grundsätzlich **20% USt** (Leistungsaustausch: Werbeleistung gegen Entgelt) |
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| **Mäzenatentum / Schenkung** (keinerlei Gegenleistung) | Nicht steuerbar (kein Leistungsaustausch) |
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| **Werbeleistungsvertrag** (Logo auf Plakaten, Bühnenpräsenz) | **20% USt** (Werbeleistung) |
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| **Sachsponsoring** (Sachleistung des Sponsors) | USt gemäß Tauschgrundsatz (§ 6 UStG) |
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||||
**Empfehlung:** Sponsoring-Verträge klar als Werbeleistungsverträge formulieren. Der Veranstalter stellt dem Sponsor eine Rechnung mit 20% USt aus; der Sponsor kann diese als Vorsteuer abziehen (sofern er Unternehmer ist).
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### 2.6 Vorsteuerabzug
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Der Veranstalter kann die ihm in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen, **soweit die Eingangsleistungen für umsatzsteuerpflichtige Ausgangsleistungen verwendet werden**.
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**Abzugsfähige Vorsteuern:**
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- [ ] Miete/Nutzungsentgelt Wiener Rathaus (sofern USt ausgewiesen)
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- [ ] Catering-Leistungen (anteilig, soweit steuerpflichtige Ausgangsumsätze)
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- [ ] Musikband, DJ, Künstler (sofern als Unternehmer tätig)
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- [ ] Dekoration, Technik, Lichtanlagen
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- [ ] Marketing und Werbung
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- [ ] Druckkosten (Einladungen, Programmhefte)
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- [ ] Steuerberatung, Rechtsberatung
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**Nicht abzugsfähige Vorsteuern (Aufteilung erforderlich):**
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- Kosten, die anteilig auf steuerbefreite Tombola-Einnahmen entfallen
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- Kosten echter Spenden/Schenkungen
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**Aufteilungsschlüssel:** Empfohlen wird ein Umsatzschlüssel (§ 12 Abs. 5 UStG), der den Anteil abzugsfähiger zu nicht abzugsfähigen Umsätzen abbildet.
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## 3. Spendenabsetzbarkeit (§ 4a EStG)
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### 3.1 Voraussetzungen für die Spendenbegünstigung
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Damit Spenden an den Veranstalter für den Spender steuerlich absetzbar sind, muss der Empfänger in der **Liste der begünstigten Spendenempfänger** (geführt vom Finanzamt Österreich) eingetragen sein.
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**Voraussetzungen gemäß § 4a EStG (nach GemRefG 2023/2024):**
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1. **Gemeinnütziger Zweck** gemäß § 34 ff. BAO (s. Abschnitt 1)
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2. **Eintragung** in die Liste der begünstigten Spendenempfänger beim Finanzamt Österreich
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3. **Mindest-Bestandsdauer** der Organisation: grundsätzlich 3 Jahre (Ausnahme möglich)
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||||
4. **Rechnungslegungspflicht:** Ordnungsgemäße Buchhaltung und jährlicher Tätigkeitsbericht
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5. **Offenlegungspflicht:** Jahresabschluss offenzulegen (§ 22 Abs. 2 VerG bei Vereinen)
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||||
6. **Verwendungsnachweis:** Spendengelder ausschließlich für den begünstigten Zweck
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||||
**Neuerung durch GemRefG 2024:** Die 3-Jahres-Frist kann bei neu gegründeten Organisationen mit nachgewiesenem Bedarf verkürzt werden. Eine frühzeitige Antragstellung (bis März 2026) ist daher empfehlenswert.
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### 3.2 Steuerlicher Abzug für den Spender
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**Privatpersonen (§ 18 Abs. 1 Z 7 EStG):**
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- Abzug als **Sonderausgabe**
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- Betragsmäßige Begrenzung: bis zu **10% des Gesamtbetrags der Einkünfte** des Vorjahres
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||||
- Automatische Übermittlung: Der Veranstalter übermittelt Spendendaten an das Finanzamt; automatischer Abzug in der Arbeitnehmerveranlagung
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**Unternehmen / Körperschaften (§ 4a EStG):**
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||||
- Abzug als **Betriebsausgabe** (unbeschränkt, soweit betrieblich veranlasst; bei reinen Spenden: Deckelung auf 10% des Gewinns des Vorjahres)
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||||
- Für Kapitalgesellschaften: Abzug nach § 12 Abs. 1 Z 5 KStG
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### 3.3 Dokumentationspflichten des Veranstalters
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| Pflicht | Inhalt | Frist |
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|---------|--------|-------|
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| Spendenbestätigung | Name, Adresse, Betrag, Datum, Zweck | Unverzüglich nach Zufluss |
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| Meldung an das FA | Elektronische Übermittlung der Spenderdaten (Name, Betrag, SVNr.) | Bis 28.02. des Folgejahres |
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| Jahresabschluss | Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder Bilanz | Innerhalb von 9 Monaten nach GJ-Ende |
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| Tätigkeitsbericht | Nachweis der zweckentsprechenden Mittelverwendung | Jährlich |
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| Aufbewahrungspflicht | Sämtliche Belege und Korrespondenz | 7 Jahre (§ 132 BAO) |
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**Praktischer Hinweis:** Die Datenübermittlung an das Finanzamt erfordert eine technische Infrastruktur (FinanzOnline-Anbindung oder Datensatz gemäß BMF-Verordnung). Hier empfiehlt sich die frühzeitige Einbindung eines Steuerberaters.
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### 3.4 Realistische Spendensummen (Schätzung)
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| Spendergruppe | Anzahl | Ø Spendenbetrag | Gesamtschätzung |
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|---------------|--------|-----------------|-----------------|
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| Privatpersonen (Gäste) | 500 von 3.500 | 50 € | 25.000 € |
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| Unternehmens-Sponsoren | 20 | 5.000 € | 100.000 € |
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| Einzelne Großspender | 5 | 10.000 € | 50.000 € |
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||||
| Online-Spendenaufruf (Pre-Event) | – | – | 20.000 € |
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||||
| **Gesamt (konservativ)** | | | **~195.000 €** |
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||||
*Hinweis: Diese Schätzung dient der Planungsunterstützung und stellt keine Garantie dar.*
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## 4. Sponsoring-Steuerrecht
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### 4.1 Sponsoring als Betriebsausgabe für den Sponsor
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Sponsoring-Zahlungen sind beim Sponsor grundsätzlich als **Betriebsausgaben** abzugsfähig, sofern ein betrieblicher Zusammenhang besteht (§ 4 Abs. 4 EStG):
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||||
**Voraussetzungen für die Abzugsfähigkeit:**
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||||
1. **Werbewirksamkeit:** Das Sponsoring muss geeignet sein, den Bekanntheitsgrad des Unternehmens zu steigern
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2. **Breitenwirkung:** Die Veranstaltung muss eine ausreichend breite Öffentlichkeitswirkung haben (3.500 Gäste, Medienberichterstattung → gegeben)
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||||
3. **Dokumentation:** Sponsoring-Vertrag mit klarer Leistungsbeschreibung (was erhält der Sponsor?)
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4. **Angemessenheit:** Das Sponsoring-Entgelt muss dem wirtschaftlichen Wert der Gegenleistung entsprechen
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**Nicht abzugsfähig:** Reine Spenden ohne Gegenleistung (steuerlich anders zu behandeln, s. Abschnitt 3.2).
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### 4.2 Werbeabgabe (5%) – Zuordnung
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Die **Werbeabgabe** (Werbeabgabegesetz 2000) beträgt **5% der Entgelte** für Werbeleistungen. Sie wird vom **Werbeträger** (Veranstalter) oder vom **Werbenden** (Sponsor) geschuldet, je nach vertraglicher Gestaltung.
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||||
**Empfehlung:** Im Sponsoring-Vertrag ausdrücklich vereinbaren, dass **der Sponsor die anfallende Werbeabgabe trägt** (übliche Marktpraxis). Der Veranstalter weist die Werbeabgabe gesondert in der Rechnung aus oder vereinbart ein Bruttoentgelt inkl. Werbeabgabe.
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### 4.3 Empfohlene Sponsoring-Vertragsklauseln
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Muster-Klauseln für Sponsoring-Vereinbarung:
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§ 1 Leistungen des Veranstalters:
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„Der Veranstalter gewährt dem Sponsor folgende Werbeleistungen:
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(a) Nennung des Sponsors auf sämtlichen Werbematerialien [...]
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(b) Logo-Präsenz auf der Bühne und in der Veranstaltungshalle [...]
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(c) Namentliche Erwähnung in der Eröffnungsrede [...]
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||||
(d) Verlinkung auf der offiziellen Event-Website [...]"
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||||
§ 2 Gegenleistung:
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||||
„Der Sponsor entrichtet ein Sponsoring-Entgelt von EUR [X.XXX,--]
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zuzüglich 20% Umsatzsteuer sowie der anfallenden Werbeabgabe
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||||
(5% gemäß WerbeAbgG 2000), welche vom Sponsor getragen wird."
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||||
§ 3 Steuerliche Behandlung:
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||||
„Dem Sponsor wird eine ordnungsgemäße Rechnung gem. § 11 UStG
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ausgestellt. Der Sponsor ist berechtigt, die ausgewiesene USt
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||||
als Vorsteuer abzuziehen (§ 12 UStG 1994)."
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||||
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||||
§ 4 Gemeinnützigkeitshinweis:
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||||
„Der Veranstalter ist als gemeinnützig anerkannte Körperschaft.
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||||
Die steuerliche Absetzbarkeit von Zuwendungen richtet sich
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||||
nach § 4a EStG. [ggf. ergänzen: Der Veranstalter bestätigt
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||||
die Listeneintragung gemäß § 4a Abs. 7 EStG.]"
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```
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### 4.4 Vorteile des Gemeinnützigkeitsstatus für Sponsoren
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| Vorteil | Erläuterung |
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|---------|-------------|
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| **Imagegewinn** | Öffentlich wahrnehmbare CSR-Aktivität |
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| **Spendenabzug** (alternativ) | Falls als Spende gestaltet: Abzug bis 10% des Vorjahresgewinns |
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| **Vorsteuerabzug** | Bei Werbeleistungsvertrag: voller VSt-Abzug möglich |
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||||
| **Reputationsrisiko** | Reduktion: gemeinnütziger Kontext ist reputationssicherer |
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| **Nachhaltigkeitsberichterstattung** | Beitrag zu ESG-Reporting-Anforderungen |
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## 5. Tombola / Glücksspielabgabe
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### 5.1 Rechtliche Einordnung
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Tombolas (Verlosungen mit Losverkauf und Sachpreisvergabe) unterliegen in Österreich dem **Glücksspielgesetz (GSpG)**, sofern der Veranstaltungsrahmen gegeben ist. Gemäß § 57 Abs. 6 GSpG sind **Vereinstombolas** (veranstaltet von gemeinnützigen Vereinen) unter bestimmten Voraussetzungen privilegiert.
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||||
**Glücksspielabgabe gemäß § 57 Abs. 3 GSpG:**
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- Steuersatz: **5%** der Einsätze (Lospreise)
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- Berechnungsgrundlage: Gesamte eingenommene Loserlöse
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### 5.2 Berechnungsbeispiel
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```
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Annahme:
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Anzahl Lose: 1.000 Stück
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Lospreis: 20,00 €
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Gesamterlös (brutto): 20.000,00 €
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Glücksspielabgabe 5%: 1.000,00 €
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Nettoerlös Tombola: 19.000,00 €
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```
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**Hinweis:** Die Glücksspielabgabe ist eine **Steuer auf den Veranstalter**, nicht auf den Gewinner. Preisgewinne sind beim Gewinner grundsätzlich einkommensteuerfrei (§ 3 Abs. 1 Z 27 EStG), sofern keine gewerbliche Tätigkeit des Gewinners vorliegt.
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### 5.3 Anmeldepflicht
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- **Anmeldung** beim **Finanzamt Österreich** (Formular Gl 1 oder FinanzOnline)
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- **Frist:** Vor Beginn der Veranstaltung (mindestens 1 Woche im Voraus empfohlen)
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- **Abgabenpflicht:** Die Glücksspielabgabe ist selbst zu berechnen und **bis zum 20. des Folgemonats** zu entrichten
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- **Nachweis:** Losliste, Gewinnplan, Losverkaufsprotokoll aufbewahren (7 Jahre)
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### 5.4 Organisationsempfehlung: Intern vs. Extern
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| Organisationsform | Vorteile | Nachteile |
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|------------------|----------|-----------|
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| **Intern** (Vereinsmitglieder führen Tombola durch) | Kostengünstiger, direktere Kontrolle | Höherer Personalaufwand, steuerliche Eigenverantwortung |
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| **Extern** (Spezialisierter Tombola-Dienstleister) | Professionelle Abwicklung, Risikoübergabe | Kosten (ca. 10–15% des Erlöses), Vertragsgestaltung nötig |
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**Empfehlung:** Bei einer Veranstaltung dieser Größe (3.500 Gäste) empfiehlt sich die Beauftragung eines erfahrenen Veranstaltungsdienstleisters mit Erfahrung im Glücksspielrecht. Die Verantwortung für die Abgabenanmeldung verbleibt jedoch beim Veranstalter.
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## 6. Einkommensteuer / Körperschaftsteuer
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### 6.1 Körperschaftsteuerbefreiung für gemeinnützige Körperschaften
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Gemeinnützige Körperschaften (Vereine, GmbHs, Stiftungen) sind gemäß **§ 5 Z 6 KStG** von der **Körperschaftsteuer befreit**, sofern:
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- die Voraussetzungen der §§ 34–47 BAO (Gemeinnützigkeit) erfüllt sind
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- die Tätigkeit ausschließlich gemeinnützigen Zwecken dient
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- kein steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb geführt wird (oder dieser als unentbehrlicher Hilfsbetrieb qualifiziert)
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**Für den Diversity-Ball:** Sofern die Ballveranstaltung als **unentbehrlicher Hilfsbetrieb** (§ 45 BAO) eingestuft wird – d.h. ohne den Ball könnte der gemeinnützige Zweck nicht erfüllt werden –, bleibt der gesamte Ertrag KöSt-befreit.
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### 6.2 Entbehrlicher Hilfsbetrieb und wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb
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| Kategorie | Steuerliche Folge | Beispiel |
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|-----------|-----------------|---------|
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| **Unentbehrlicher Hilfsbetrieb** | KöSt-befreit | Ball als Hauptfinanzierungsquelle des Vereinszwecks |
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| **Entbehrlicher Hilfsbetrieb** | KöSt-pflichtig auf Überschuss | Zusatzaktivitäten ohne direkten Zweckbezug |
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| **Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb** | Voll KöSt-pflichtig (25%) | Dauerhafte kommerzielle Tätigkeit ohne Zweckbezug |
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||||
**Empfehlung:** Im Vorstandsbeschluss und in der Dokumentation klar darstellen, dass der Diversity-Ball unmittelbar dem Vereinszweck (Förderung von Diversität, Inklusion, Antidiskriminierung) dient und die Erlöse vollständig diesem Zweck zugeführt werden.
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### 6.3 Gewinnermittlung
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Für gemeinnützige Vereine gilt:
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- **Einnahmen-Ausgaben-Rechnung** (§ 4 Abs. 3 EStG) bei Umsätzen unter 700.000 € p.a.
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- **Doppelte Buchführung** (Bilanzierung) bei Umsätzen über 700.000 € p.a. oder bei Verpflichtung aus dem Vereinsgesetz
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Bei einem Budget von 750.000 € ist die Grenze zur doppelten Buchführungspflicht relevant. Es empfiehlt sich die frühzeitige Einbindung eines Steuerberaters zur Buchführungsorganisation.
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## 7. Werbeabgabe
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### 7.1 Rechtliche Grundlage
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Das **Werbeabgabegesetz 2000 (WerbeAbgG)** sieht eine Abgabe von **5% auf Entgelte für Werbeleistungen** in Österreich vor. Steuerschuldner ist grundsätzlich der **Unternehmer, der die Werbeleistung erbringt** (Veranstalter als Werbeträger).
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### 7.2 Betroffene Leistungen beim Diversity-Ball
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| Leistung | Werbeabgabepflichtig? | Kommentar |
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|----------|----------------------|-----------|
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| Plakat-/Außenwerbung mit Sponsor-Logo | **Ja** | Sponsor zahlt Entgelt für Werbefläche |
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| Online-Werbung (Social Media, Website) | **Ja** | Gilt auch für digitale Werbung |
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| Nennung im Programmheft | **Ja** | Printmedium-Werbung |
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| Bühnen-Sponsoring (Nennung in Moderation) | **Ja** | Mündliche Werbeleistung |
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| Reine Spende ohne Gegenleistung | **Nein** | Kein Leistungsaustausch |
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| Vereinsinterne Kommunikation | **Nein** | Keine kommerzielle Werbeleistung |
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### 7.3 Berechnungsbeispiel und Empfehlung
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Angenommene Sponsoring-Einnahmen: 200.000,00 €
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Davon Werbeleistungsanteil (80%): 160.000,00 €
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Werbeabgabe 5% auf 160.000 €: 8.000,00 €
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**Empfehlung:** Im Sponsoring-Vertrag vereinbaren, dass der **Sponsor die Werbeabgabe trägt** (Netto-Vereinbarung). Der Veranstalter führt die Werbeabgabe ab und stellt dem Sponsor eine entsprechende Rechnung. Dies entlastet das Veranstaltungsbudget.
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**Anmeldung und Abführung:** Die Werbeabgabe ist quartalsweise bis zum **15. des auf das Quartal folgenden Monats** beim Finanzamt anzumelden und abzuführen. Da die Veranstaltung im September 2026 stattfindet, ist die Abgabe bis **15. Oktober 2026** fällig.
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## 8. Steuerliche Anmeldepflichten und Genehmigungen
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### 8.1 Übersicht aller steuerlichen Anmeldepflichten
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| Behörde | Anmeldung | Frist | Formular |
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|---------|-----------|-------|---------|
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| Finanzamt Österreich | Gemeinnützigkeitsbestätigung | **Bis 15. März 2026** | Antrag formlos + Satzung |
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| Finanzamt Österreich | Spendenbegünstigungseintragung | **Bis 31. März 2026** | FinanzOnline |
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| Finanzamt | Umsatzsteuervoranmeldung | Monatlich / quartalsweise | U30 (FinanzOnline) |
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| Finanzamt | Glücksspielabgabe (Tombola) | Vor Veranstaltung | Gl 1 |
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| Finanzamt | Werbeabgabe (Q3 2026) | **Bis 15. Oktober 2026** | W 1 |
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| Gemeinde Wien | Lustbarkeitsabgabe | Vor Veranstaltung | Magistrat MA 6 |
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| Sozialversicherung | Honorarnoten Künstler | Bei Zahlung | DB/KommSt |
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### 8.2 Lustbarkeitsabgabe Wien
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Die **Lustbarkeitsabgabe** (Wiener Lustbarkeitsabgabegesetz) ist eine kommunale Abgabe auf entgeltliche Veranstaltungen in Wien:
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- Steuersatz: **ca. 10–25%** auf die Kartenerlöse (je nach Veranstaltungstyp)
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||||
- Für gemeinnützige Veranstaltungen: **Befreiung möglich** (Antrag beim Magistrat Wien, MA 6)
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- Frist: Antrag auf Befreiung mindestens 6 Wochen vor der Veranstaltung
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||||
**Empfehlung:** Antrag auf Lustbarkeitsabgabe-Befreiung beim Magistrat Wien MA 6 bis spätestens **15. Juli 2026** einreichen.
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### 8.3 Dienstgeberbeitrag und Kommunalsteuer für Künstler
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Falls Künstler, Musiker oder Moderatoren als Dienstnehmer beschäftigt werden:
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- **Dienstgeberbeitrag (DB):** 3,9% der Bruttolöhne
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||||
- **Kommunalsteuer:** 3% der Bruttolöhne
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||||
- Bei selbständigen Künstlern: Pflicht zur Einbehaltung der Quellensteuer (bei ausländischen Künstlern: Abzugsteuer § 99 EStG)
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## 9. Steuerliche Optimierungen
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### Optimierung 1: Strukturierung der Ticketpreise zur USt-Minimierung
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**Maßnahme:** Aufspaltung des Gesamtticketpreises in separate Leistungskomponenten:
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- Eintrittsentgelt für Kulturveranstaltung: **13% USt** (statt 20%)
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- Getränkegutschein (alkoholfrei): **10% USt**
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||||
- Getränkegutschein (alkoholisch): **20% USt** (unvermeidbar)
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**Einsparpotenzial:** Bei einem Durchschnittsticket von 150 € und 3.500 Gästen:
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```
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Ohne Aufspaltung (20% auf alles): 525.000 € × 20/120 = 87.500 € USt-Last
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Mit Aufspaltung (anteilig 13/10): geschätzte Einsparung ~15.000–25.000 €
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```
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*Voraussetzung: Das Programm muss als Kulturveranstaltung ausgestaltet und nachgewiesen werden.*
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### Optimierung 2: Gemeinnützigkeitsstatus frühzeitig sichern
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**Maßnahme:** Unverzügliche Einleitung des Verfahrens zur Anerkennung der Gemeinnützigkeit und Eintragung in die Spenderbegünstigtenliste.
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**Auswirkung:**
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- Attraktivität für Sponsoren steigt erheblich (ihre Zuwendungen sind absetzbar)
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- Mögliche Befreiung von der Lustbarkeitsabgabe (Wien: bis zu 25% der Kartenerlöse)
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||||
- Körperschaftsteuerbefreiung auf den Veranstaltungsüberschuss
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- Marketingvorteil: „Steuerlich begünstigte Spende" als Spendenargument
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**Einsparpotenzial:** Bis zu **~50.000–80.000 €** (Lustbarkeitsabgabe-Befreiung, KöSt-Befreiung, erhöhte Spendenbereitschaft).
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### Optimierung 3: Sponsoring-Struktur steueroptimiert gestalten
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**Maßnahme:** Sponsoring-Pakete in drei Kategorien unterteilen:
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1. **„Werbepartner-Paket"** (Unternehmen): Werbeleistungsvertrag, 20% USt, voller VSt-Abzug beim Sponsor → Netto-Kostenneutral für Sponsor dank VSt-Abzug
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||||
2. **„Philanthropie-Paket"** (Privatpersonen/Stiftungen): Reine Spende ohne Gegenleistung, § 4a EStG-Abzug, keine USt
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||||
3. **„CSR-Kooperationspaket"** (Mittlere Unternehmen): Mix aus Werbeleistung und Spende, steuerlich optimiert aufgeteilt
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||||
**Einsparpotenzial:** Durch klare Pakettrennung Maximierung der Netto-Zuflüsse ohne steuerliche Doppelbelastung; erhöhte Sponsorenbereitschaft durch maßgeschneiderte Absetzbarkeitsoptionen.
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## 10. Handlungsplan mit Terminen
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### Zeitstrahl: Steuerliche To-Do-Liste
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FEBRUAR 2026
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────────────
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□ 28.02.2026 Satzungsprüfung auf Gemeinnützigkeitskonformität
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||||
□ 28.02.2026 Steuerberater mandatieren
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||||
MÄRZ 2026
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─────────
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||||
□ 01.03.2026 Sponsoring-Vertragsvorlage finalisieren (inkl. Werbeabgabe-Klausel)
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||||
□ 15.03.2026 Antrag Gemeinnützigkeitsbestätigung beim FA einreichen (s. Abschnitt 11)
|
||||
□ 31.03.2026 Antrag Spendenbegünstigungs-Eintragung (§ 4a EStG)
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||||
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||||
APRIL 2026
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──────────
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||||
□ 15.04.2026 Follow-up mit Finanzamt (Bearbeitungsstand Gemeinnützigkeitsantrag)
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||||
□ 30.04.2026 Gemeinnützigkeitsbescheid erwarten (optimistisch)
|
||||
□ 30.04.2026 FinanzOnline-Zugänge für UStVA einrichten
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||||
MAI 2026
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────────
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||||
□ 15.05.2026 Bestätigung Spendenbegünstigungsliste prüfen
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||||
□ 31.05.2026 Ticketpreisstruktur steuerlich finalisieren (13% vs. 20% Aufspaltung)
|
||||
□ 31.05.2026 Tombola-Konzept mit Glücksspielabgabe-Berechnung erstellen
|
||||
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||||
JUNI 2026
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─────────
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||||
□ 30.06.2026 Sponsoring-Verträge abschließen (Werbeleistung vs. Spende klar trennen)
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||||
□ 30.06.2026 UStVA Q1 2026 einreichen (sofern bereits Vorleistungen angefallen)
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||||
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||||
JULI 2026
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─────────
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||||
□ 15.07.2026 Antrag Lustbarkeitsabgabe-Befreiung MA 6 Wien
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||||
□ 31.07.2026 UStVA Q2 2026 einreichen
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||||
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||||
AUGUST 2026
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───────────
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||||
□ 01.08.2026 Tombola-Anmeldung beim Finanzamt (Gl 1, mind. 1 Woche vor Event)
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||||
□ 15.08.2026 Interne Buchführungsstruktur für Veranstaltungsabrechnung aufsetzen
|
||||
□ 31.08.2026 Checkliste Veranstaltungsabrechnung vorbereiten
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||||
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||||
SEPTEMBER 2026
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||||
──────────────
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||||
□ 05.09.2026 [VERANSTALTUNG] Diversity-Ball Wien 2026
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||||
□ 06.09.2026 Kassenabschluss, Tombola-Abrechnung, Spendenerfassung
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||||
|
||||
OKTOBER 2026
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────────────
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||||
□ 15.10.2026 Werbeabgabe Q3 2026 einreichen und zahlen
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||||
□ 20.10.2026 Glücksspielabgabe (Tombola) entrichten
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||||
□ 31.10.2026 UStVA Q3 2026 einreichen
|
||||
|
||||
NOVEMBER–DEZEMBER 2026
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||||
──────────────────────
|
||||
□ 30.11.2026 Nachveranstaltungsbericht für Finanzamt erstellen
|
||||
□ 31.12.2026 Jahresabschluss vorbereiten
|
||||
□ 28.02.2027 Elektronische Spenderdaten-Übermittlung ans FA
|
||||
```
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## 11. E-Mail-Vorlage: Antrag auf Gemeinnützigkeitsbestätigung
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```
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||||
An: post@finanz.gv.at
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||||
Betreff: Antrag auf Bestätigung der Gemeinnützigkeit gem. §§ 34 ff. BAO
|
||||
sowie Eintragung in die Liste der spendenbegünstigten Empfänger
|
||||
gem. § 4a EStG – [Vereinsname], ZVR-Zahl: [XXXXXX]
|
||||
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||||
Wien, [Datum]
|
||||
|
||||
Sehr geehrte Damen und Herren,
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||||
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||||
namens und im Auftrag des [vollständiger Vereinsname] (im Folgenden: „Verein"),
|
||||
eingetragen im Zentralen Vereinsregister (ZVR-Zahl: [XXXXXX]), Sitz: [Adresse],
|
||||
Steuernummer: [XX XXX/XXXX], erlauben wir uns, nachfolgenden Antrag zu stellen.
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||||
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I. GEGENSTAND DES ANTRAGS
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1. Bestätigung der steuerlichen Gemeinnützigkeit des Vereins gemäß §§ 34 ff.
|
||||
Bundesabgabenordnung (BAO) für das Geschäftsjahr 2026;
|
||||
|
||||
2. Eintragung in die Liste der begünstigten Spendenempfänger gemäß
|
||||
§ 4a Abs. 7 Z 1 EStG 1988 i.d.F. GemRefG 2023/2024;
|
||||
|
||||
3. Steuerliche Beurteilung der geplanten Veranstaltung „Diversity-Ball
|
||||
Wien 2026" (5. September 2026, Wiener Rathaus) als unentbehrlichen
|
||||
Hilfsbetrieb gemäß § 45 Abs. 2 BAO.
|
||||
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||||
II. VEREINSZWECK UND GEMEINNÜTZIGE TÄTIGKEIT
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||||
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||||
Der Verein verfolgt gemäß § [X] seiner Satzung ausschließlich und
|
||||
unmittelbar gemeinnützige Zwecke im Sinne der §§ 34 ff. BAO, namentlich:
|
||||
|
||||
• Förderung der gesellschaftlichen Inklusion und Gleichstellung aller
|
||||
Menschen ungeachtet ihrer sexuellen Orientierung, Geschlechtsidentität,
|
||||
Herkunft oder sonstiger Merkmale;
|
||||
• Förderung von Toleranz, Antidiskriminierung und Menschenwürde;
|
||||
• Kulturelle Förderung durch Veranstaltungen mit gesellschaftlichem
|
||||
Bildungsauftrag.
|
||||
|
||||
Diese Zwecke entsprechen dem durch das GemRefG 2023/2024 erweiterten
|
||||
Zweckekatalog und sind gemäß § 34 BAO i.d.g.F. als gemeinnützig anerkannt.
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||||
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||||
III. GEPLANTE VERANSTALTUNG – DIVERSITY-BALL WIEN 2026
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||||
Der Verein plant die Ausrichtung des „Diversity-Ball Wien 2026" am
|
||||
5. September 2026 im Festsaal des Wiener Rathauses. Die Veranstaltung
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||||
dient unmittelbar dem satzungsgemäßen Vereinszweck:
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||||
• Erwartet werden ca. 3.500 Besucher aus dem gesamten Bundesgebiet
|
||||
sowie dem europäischen Ausland;
|
||||
• Das Veranstaltungsbudget beläuft sich auf EUR 750.000,--;
|
||||
• Der Reinerlös der Veranstaltung wird ausschließlich für satzungs-
|
||||
gemäße gemeinnützige Zwecke verwendet (Nachweis: beiliegender
|
||||
Vorstandsbeschluss vom [Datum]);
|
||||
• Das Programm umfasst künstlerische Darbietungen, Live-Musik und
|
||||
kulturelle Beiträge (Programm in Beilage ./A).
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||||
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IV. BEILAGEN
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./A Satzung des Vereins (aktuelle Fassung)
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||||
./B Auszug aus dem Zentralen Vereinsregister
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||||
./C Vorstandsbeschluss zur Veranstaltungsausrichtung und
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||||
Mittelverwendung
|
||||
./D Geplantes Veranstaltungsprogramm (Diversity-Ball Wien 2026)
|
||||
./E Einnahmen-Ausgaben-Vorschau 2026
|
||||
./F Letzter Jahresabschluss / Tätigkeitsbericht [Jahr]
|
||||
./G Nachweis Vereinstätigkeit der letzten [X] Jahre
|
||||
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||||
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V. KONTAKTDATEN UND ERREICHBARKEIT
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||||
Für Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung:
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[Name des Steuerberaters / Obmanns]
|
||||
[Adresse]
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Tel.: [+43 ...]
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||||
E-Mail: [...]
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||||
FinanzOnline-Teilnehmer-ID: [...]
|
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||||
Wir ersuchen um Bearbeitung des Antrags innerhalb von 6 Wochen und
|
||||
stehen für ergänzende Unterlagen oder eine persönliche Besprechung
|
||||
jederzeit zur Verfügung.
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||||
Mit freundlichen Grüßen,
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||||
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||||
[Name des Obmanns / Vorsitzenden]
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||||
[Vereinsname]
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[Ort, Datum]
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||||
* Diese Korrespondenz erfolgt bevorzugt über FinanzOnline (finanzonline.bmf.gv.at).
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||||
Alternativ: Finanzamt Österreich, Postfach, 1000 Wien.
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```
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## Anhang: Finanzielle Gesamtübersicht (Steuerliche Eckdaten)
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### Budget-Steuermatrix
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| Einnahmenquelle | Geschätzter Betrag | USt-Satz | USt-Betrag | Nettoerlös |
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|-----------------|-------------------|----------|-----------|-----------|
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| Ticketverkauf (3.500 × Ø 100 €) | 350.000 € | 13% | 40.265 € | 309.735 € |
|
||||
| Bar/Catering (Speisen) | 80.000 € | 10% | 7.273 € | 72.727 € |
|
||||
| Bar/Catering (Alkohol) | 40.000 € | 20% | 6.667 € | 33.333 € |
|
||||
| Sponsoring (Werbeleistung) | 200.000 € | 20% | 33.333 € | 166.667 € |
|
||||
| Tombola-Erlös | 20.000 € | befreit | 0 € | 19.000 € (nach GSpA) |
|
||||
| Spenden | 60.000 € | nicht steuerbar | 0 € | 60.000 € |
|
||||
| **Gesamt** | **750.000 €** | | **~87.538 €** | |
|
||||
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||||
| Abgabenart | Betrag | Fälligkeit |
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||||
|-----------|--------|-----------|
|
||||
| Glücksspielabgabe | 1.000 € | 20.10.2026 |
|
||||
| Werbeabgabe | 8.000 € | 15.10.2026 |
|
||||
| Lustbarkeitsabgabe | 0 € (bei Befreiung) | — |
|
||||
| Körperschaftsteuer | 0 € (bei Gemeinnützigkeit) | — |
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||||
| **Steuerliche Gesamtbelastung (ohne USt)** | **~9.000 €** | |
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*Dieses Dokument stellt eine steuerliche Analyse und Empfehlung dar. Es ersetzt nicht die individuelle Beratung durch einen in Österreich zugelassenen Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer. Alle Angaben basieren auf der zum Zeitpunkt der Erstellung geltenden Rechtslage (Februar 2026) und können sich durch Änderungen der Gesetzgebung oder Verwaltungspraxis ändern.*
|
||||
|
||||
*TaxAdvisor für den Diversity-Ball Wien 2026 | Erstellt: 21. Februar 2026*
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|
@ -1,344 +0,0 @@
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# 📊 ZUSAMMENFASSUNG DIVERSITY-BALL WIEN 2026
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**Stand:** 21. Februar 2026 | **Erstellt von:** Zusammenfasser-Agent
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## 🎯 EXECUTIVE SUMMARY
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Das Agenten-System hat in kürzester Zeit **8 substantielle Fachkonzepte** für den Diversity-Ball Wien entwickelt. Die **Grundplanung ist solide**, aber es gibt **kritische Koordinationsprobleme**, die sofortige Eskalation erfordern.
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| Kennzahl | Status |
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|----------|--------|
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| **Agenten aktiv** | 8 von 13 (mit Output) |
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| **Deliverables** | 11 umfassende Dokumente |
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| **Größtes Risiko** | Fehlende Agenten-Abstimmung |
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| **Kritische Deadline** | 28. Februar 2026 (Rathaus-Verhandlung) |
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## 📋 WAS WURDE BISHER GELEISTET
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### ✅ Abgeschlossene Fachkonzepte
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| Agent | Deliverable | Qualität | Status |
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|-------|-------------|----------|--------|
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| **budget_manager** | Vollständiger Budgetplan (750k€) | 8/10 | Vorlage, braucht Abstimmung |
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||||
| **catering_manager** | Komplettes Catering-Konzept | 9/10 | Ready, 3.500 Gäste geplant |
|
||||
| **location_manager** | Rathaus-Konzept + MA 36 Checkliste | 9/10 | Critical Path: bis 28.2. handeln |
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||||
| **program_manager** | 8h Programmablauf (17:00-02:00) | 7/10 | Minutengenau, braucht Budget-Check |
|
||||
| **tax_advisor** | Steuerliche Komplettanalyse | 9/10 | Gemeinnützigkeit klär, Tombola 5% |
|
||||
| **musik_rechte_advisor** | AKM/LSG/Austro-Mechana Analyse | 9/10 | Ready, exakte Tarifberechnung |
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||||
| **social_media_manager** | Marketing-Strategie 6 Monate | 9/10 | 1.182 Zeilen, aber falsches Datum |
|
||||
| **researcher** | Diversity-Trends + Benchmarking | 9/10 | Opernball-Vergleich, Ticketing-Analyse |
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||||
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||||
### ❌ Noch nicht aktiviert
|
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| Agent | Rolle | Priorität | Grund |
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|-------|-------|-----------|-------|
|
||||
| **negotiator** | Vertragsverhandlungen | 🔴 SOFORT | Rathaus-Deadline 28.2.2026! |
|
||||
| **zusammenfasser** | Status-Reports | 🟡 WICHTIG | Wurde erst jetzt eingesetzt |
|
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|
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---
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## 💰 BUDGET-SITUATION (KRITISCH!)
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### Die Ausgangslage
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| Position | Betrag | Anmerkung |
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|----------|--------|----------|
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| **Zielbudget** | 750.000 € | Vorgabe |
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| **Gesamtausgaben (Expected)** | 1.127.428 € | ⚠️ 50% ÜBER BUDGET! |
|
||||
| **Ticketeinnahmen (85% Auslastung)** | 636.650 € | @ 214€/Ticket |
|
||||
| **Geplantes Sponsoring** | 250.000 € | Optimistisch |
|
||||
| **Deckungslücke** | -224.378 € | Muss durch Förderungen gedeckt werden |
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||||
|
||||
### Budget-Struktur
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```
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||||
AUSGABEN (Largest Drivers):
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┌─────────────────────────────────────────┐
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│ 1. Location (Rathaus): 395.000€ (49,8%) │
|
||||
│ 2. Catering: 370.000€ (32,8%) │
|
||||
│ 3. Entertainment: 61.000€ (5,4%) │
|
||||
│ 4. Technik: 60.000€ (5,3%) │
|
||||
│ 5. Marketing: 37.500€ (3,3%) │
|
||||
│ 6. Sonstige: 163.928€ (14,5%) │
|
||||
└─────────────────────────────────────────┘
|
||||
```
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||||
|
||||
### 🚨 KOSTENPROBLEM: Keine Abstimmung zwischen Agenten!
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| Agent | Catering-Kosten | Veranstaltungs-Budget |
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|-------|-----------------|----------------------|
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| budget_manager | 420.000€ (ohne Sponsor) | **1.127.428€** |
|
||||
| catering_manager | 320.800€ | — |
|
||||
| program_manager | 280.000€ | **750.000€** |
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||||
**→ Die Agenten arbeiten mit unterschiedlichen Zahlen und haben sich NICHT abgestimmt!**
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## 📅 EVENT-DETAILS (Zentrale Parameter)
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| Parameter | Wert | Notiz |
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|-----------|------|-------|
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||||
| **Datum** | Samstag, 5. September 2026 | ⚠️ Diskrepanz: ORCHESTRATION.md sagt 1. März! |
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||||
| **Ort** | Wiener Rathaus, Festsaal | Größte Location Wiens (3.500 Plätze) |
|
||||
| **Gäste** | 3.500 Personen | Expected 85% Auslastung = 2.975 Personen |
|
||||
| **Ticketpreis** | 214 € (Einheitspreis) | 214€/Person x 3.500 = 749.000€ max. Einnahmen |
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||||
| **Uhrzeit** | 18:00 – 02:00 Uhr | 8h Event, volle Nacht |
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||||
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## 🏆 PROGRAMM-ÜBERBLICK (8-Stunden-Event)
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### Zeitplan (Simplified)
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| Phase | Zeit | Highlight |
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|-------|------|-----------|
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| **Eröffnung** | 18:00–19:00 | Sektempfang, Einmarsch, Eröffnungsrede |
|
||||
| **Dinner** | 19:00–21:30 | 3-Gang-Menü (Rathauskeller), Walzer |
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||||
| **Unterhaltung** | 21:30–22:15 | Diversity-Dance-Showcase (Highlight!) |
|
||||
| **Awards** | 22:15–23:30 | 5 Diversity-Awards + Lifetime Achievement |
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| **Tombola & Party** | 23:30–01:30 | Losziehung, Charity-Auktion, DJ |
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||||
| **Abschluss** | 01:30–02:00 | Letzter Walzer, Dank, Abgang |
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### Diversity-Elemente
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✅ ÖGS-Dolmetscher durchgehend
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✅ Rollstuhl-Walzer in Eröffnung
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✅ Induktionsanlage für Hörgeschädigte
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✅ 5 Menü-Varianten (vegetarisch, vegan, glutenfrei, halal, koscher)
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✅ 5 Award-Kategorien (LGBTQ+, Ethnie, Behinderung, Alter, Geschlecht)
|
||||
✅ Tanzshow mit weltweiten Tanzstilen
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## 🍽️ CATERING-DETAILS (3.500 Personen)
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||||
### Menü-Struktur
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| Gang | Standard | Vegetarisch | Vegan | Glutenfrei | Halal/Koscher |
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||||
|------|----------|-------------|-------|-----------|---------------|
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| Vorspeise | Beef-Tatar | Burrata | Gazpacho | Spezial | Separat |
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| Hauptgang | Tafelspitz | Wellington | Linsen-Risotto | Tafelspitz (GF) | Lammmedaillons |
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| Dessert | Topfenknödel | Topfenknödel | Schokoladenmousse | Panna Cotta | Topfenknödel |
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||||
| **Personal** | **168 Servicekräfte** | | | | |
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||||
### Ernährungsverteilung (geplant)
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- Standard: 50% (1.750 Gäste)
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- Vegetarisch: 20% (700 Gäste)
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- Vegan: 15% (525 Gäste)
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- Glutenfrei: 10% (350 Gäste)
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- Halal/Koscher: 5% (175 Gäste)
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**Kosten:** 370.000–420.000 € (mit/ohne Getränke-Sponsor)
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## 🎪 UNTERSTÜTZUNG DURCH AGENTEN
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### Personal (gesamter Event)
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Total ~354 Personen:
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├─ Catering: 168 Servicekräfte
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├─ Security: 50 Ordner
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├─ Künstler: ~60 (Orchester, Tänzer, DJ)
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├─ Technik: 20 Mitarbeiter
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├─ Garderobe/Einlass: 20 Personen
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├─ Volunteers: 30 Personen
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├─ Moderation: 1–2 Personen
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├─ ÖGS-Dolmetscher: 2 Personen
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└─ Sanitätsdienst: 3 Personen
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### Technische Ausstattung
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✅ PA-System: Line Array, 80 kW Leistung
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✅ LED-Wand: 12×6 m (Hauptbühne)
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✅ Licht: 120 Moving Heads, 60 LED-Par
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✅ Bühnenrampe für Barrierefreiheit
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✅ Induktionsanlage: 6 Schleifen
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✅ Videomagnifikation: 8 Monitore
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## ⚠️ KRITISCHE PROBLEME (SOFORT-HANDLUNG ERFORDERLICH)
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### 🔴 PROBLEM 1: Datums-Diskrepanz
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**WIDERSPRUCH:**
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- ORCHESTRATION.md nennt **1. März 2026** als Eventdatum
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- **ALLE Agenten** arbeiten mit **5. September 2026**
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**Auswirkung:**
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- Alle Zeitpläne, Fristen und Meilensteine möglicherweise falsch
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- 6 Monate Unterschied = massive Planungs-Konfusion
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**SOFORTIGE LÖSUNG:** Orchestrator muss Richtdatum bestätigen und an alle kommunizieren!
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### 🔴 PROBLEM 2: Budget-Chaos (3 verschiedene Gesamtbudgets!)
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| Agent | Gesamtbudget |
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| budget_manager | **1.127.428€** (Expected) |
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| program_manager | **750.000€** (Zielbudget) |
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| Kombiniert betrachtet | **1.1+ Mio€** (über Ziel!) |
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**Folge:** Keine Abstimmung zwischen den Agenten. Budget kann nicht gehalten werden ohne massive Sponsoring-Einnahmen (300k+€) oder Förderungen.
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**SOFORTIGE LÖSUNG:** Budget-Koordinationsrunde mit allen Agenten!
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### 🔴 PROBLEM 3: Ticketpreis-Inkonsistenz
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| Agent | Verwendeter Ticketpreis |
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| budget_manager | **214€** (Basis) |
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| researcher | **85–120€** (empfohlen) |
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| tax_advisor | **100€** (Beispiel) |
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| musik_rechte_advisor | **80€** (Beispiel) |
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→ Kein einheitlicher Ticketpreis fixiert!
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### 🟡 PROBLEM 4: Negotiator noch nicht aktiviert
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**KRITISCH:**
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- Rathaus-Vertrag muss bis **28. Februar 2026** unterzeichnet sein
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- Catering-Vertrag: März 2026
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- Künstler-Buchungen: April–Mai 2026
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- **Der Negotiator-Agent wurde noch NICHT eingesetzt** — aber er wird dringend gebraucht!
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### 🟡 PROBLEM 5: Sponsoring-Ziel realistisch?
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| Szenario | Sponsoring-Ziel | Erreichbarkeit |
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| Worst Case | 80.000€ | Nur 1 Hauptsponsor |
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| Expected | 250.000€ | 🟡 Optimistisch |
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| Best Case | 350.000€ | 🔴 Sehr schwierig |
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**Risikoanalyse:** Ohne Sponsoring ist das Event **negativ** (Deckungslücke -224k€).
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## ✅ WAS LÄUFT GUT
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### Sehr hohe inhaltliche Qualität
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- Alle Agenten liefern fachlich exzellente Konzepte (9/10 durchschnittlich)
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- Detailtreue ist hervorragend (z.B. Catering: Allergen-Management EU-LMIV-konform)
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- Barrierefreiheit ist durchgehend berücksichtigt
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### Vollständige Fachplanung vorhanden
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- ✅ Detaillierter Event-Minutenplan (Program Manager)
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- ✅ Steuerliche Roadmap (Tax Advisor)
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- ✅ Musikrechte komplett geklärt (Musik-Advisor)
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- ✅ Location-Checkliste mit MA 36 (Location Manager)
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- ✅ Marketing-Strategie 6 Monate voraus (Social Media Manager)
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### Diversity-Fokus konsequent
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- Alle Agenten denken Barrierefreiheit mit
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- Awards für marginalisierte Communities
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- Mehrsprachigkeit geplant (Deutsch, Englisch, Türkisch, BKS)
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## 🎯 TOP-PRIORITÄTEN (NÄCHSTE 2 WOCHEN)
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### Sofort (Diese Woche!)
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1. **Datum klären:** Ist es 1. März oder 5. September 2026?
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- → Sofort an alle Agenten kommunizieren
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- → Alle Timelines neu prüfen
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2. **Negotiator aktivieren:**
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- → Task für Vertragsverhandlungen Rathaus bis 28.2.
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- → Catering-Vertrag vorbereiten
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3. **Budget-Koordination starten:**
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- → Kostenblock-Abstimmung (Catering: 280k vs. 420k€?)
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- → Ticketpreis einheitlich festlegen (214€ oder 85–120€?)
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### Diese Woche (Parallel)
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4. **Sponsoring-Akquise starten:**
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- → Hauptsponsor-Gespräche
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- → Getränke-Sponsor identifizieren
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5. **Förderanträge einreichen:**
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- → WienTourismus (bis 100k€)
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- → MA 7 Kulturabteilung (bis 80k€)
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6. **Agent-Abstimmung einleiten:**
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- → Orchestrator moderiert Cross-Check
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- → Jeder Agent prüft seine Schnittstellen
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## 📊 AGENTEN-LEISTUNGSÜBERSICHT
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### Top Performer (9/10)
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- **catering_manager** — Beste Detailtreue
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- **location_manager** — Vollständigste Planung
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- **musik_rechte_advisor** — Rechtlich fundiert
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- **researcher** — Webrecherche aktiv
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- **social_media_manager** — Umfangreichstes Deliverable
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- **tax_advisor** — Steuerlich kompetent
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### Gute Leistung (7–8/10)
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- **budget_manager** (8/10) — Guter Plan, aber Delegations-Tendenz
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- **program_manager** (7/10) — Sehr detailliert, aber Timeout-Problem
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### Noch nicht aktiv (3/10)
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- **negotiator** — Kritisch! Sofort einsetzen
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- **zusammenfasser** — Erst jetzt initialisiert
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## 💡 NÄCHSTE SCHRITTE FÜR ZUSAMMENFASSER
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1. ✅ Diese Zusammenfassung erstellen (gerade getan)
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2. 🔜 Wöchentliche Status-Reports starten
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3. 🔜 Critical-Path-Tracking (Deadlines, Meilensteine)
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4. 🔜 Agent-Koordinations-Meetings dokumentieren
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5. 🔜 Budget-Abweichungen flaggen
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## 📋 VERWENDETE QUELLEN
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- `diversityball_knowledge.md` — Master-Wissensdatenbank
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- `eventplan_diversity_ball_2026.md` — Program Manager Deliverable
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- `agent_performance_report_2026-02-21.md` — AR Manager Analyse
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- `budget_plan.md` — Budget Manager Vollplan
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- Weitere 8 Agenten-Deliverables (siehe Archive)
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## ⏰ NÄCHSTE ZUSAMMENFASSUNG
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**Geplant:** 28. Februar 2026 (nach Rathaus-Verhandlung)
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**Focus-Themen:**
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- Verhandlungs-Erfolg Rathaus?
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- Budget-Abstimmung abgeschlossen?
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- Sponsoring-Status?
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- Negotiator-Aktivierung?
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**FAZIT:** Das System hat beeindruckende Fachkonzepte geliefert. Der Event ist technisch machbar. **Aber ohne sofortige Koordination zwischen Agenten und Klärung fundamentaler Parameter (Datum, Budget, Ticketpreis) wird der Plan kollabieren.**
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*Zusammenfassung erstellt: 21. Februar 2026, 15:00 Uhr*
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*Zusammenfasser-Agent für Diversity-Ball Wien 2026*
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