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Features: - Telegram Bot mit python-telegram-bot Library - Bidirektionale Kommunikation (Anfragen → Tasks → Antworten) - QR-Code auf Settings-Seite für einfache Bot-Verbindung - User-ID Whitelist für Sicherheit - Automatische Task-Erstellung aus Telegram-Nachrichten - Agent-Antworten werden zurück zu Telegram gesendet Implementation: - Neue Telegram-Handler in app.py (start, message) - QR-Code Generator mit qrcode Library - Settings-Seite erweitert mit Telegram-Konfiguration - .env.example mit Telegram-Setup-Anleitung - Background Thread für Telegram Polling - Integration mit bestehendem Task-System Configuration: - TELEGRAM_BOT_TOKEN: Bot Token von @BotFather - TELEGRAM_BOT_USERNAME: Bot Username für QR-Code - TELEGRAM_ALLOWED_USERS: Komma-getrennte User-IDs Usage: 1. Bot via @BotFather erstellen 2. Token + User-IDs in .env eintragen 3. App starten 4. QR-Code auf /settings scannen 5. /start im Bot senden
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Diversity-Ball Wien 2026 — Vollständiger Programmplan
Dokument-Version: 1.0
Erstellt: 21. Februar 2026
Program Manager: Diversity-Ball Wien Organisationsteam
Status: Entwurf zur Freigabe
Eckdaten
| Parameter | Details |
|---|---|
| Datum | Samstag, 5. September 2026 |
| Uhrzeit | 18:00 – 02:00 Uhr (8 Stunden) |
| Ort | Wiener Rathaus, Festsaal + Nebenräume |
| Gäste | 3.500 Personen |
| Budget gesamt | 750.000 € |
| Budget pro Person | ~214 € |
| Dresscode | Black Tie / Festlich — alle Geschlechterausdrücke willkommen |
1. Detaillierter Stundenplan (15-Minuten-Schritte)
17:00 – 18:00 | AUFBAU-ABSCHLUSS & CREW-BRIEFING
| Zeit | Programmpunkt | Beschreibung | Verantwortlich | Ressourcen |
|---|---|---|---|---|
| 17:00 | Technischer Final-Check | Licht-, Ton- und LED-Wall-Test, alle Mikrofone prüfen | Technischer Leiter (TL) | Soundanlage, Lichtpult, LED-Walls |
| 17:15 | Crew-Briefing | Alle 180 Mitarbeiter (Security, Garderobe, Service, Technik) erhalten Lageplan, Notfallplan, Funkgeräte | Event Director | 180 Headsets/Funkgeräte, Briefing-Raum Rathauskeller |
| 17:30 | ÖGS-Dolmetscher Briefing | Zwei zertifizierte ÖGS-Übersetzer erhalten Redemanuskripte, Stichwortlisten, Bühnenposition | Barrierefreiheits-Koordinatorin | Bühnenmonitor, Beleuchtungsspot |
| 17:45 | Künstler-Soundcheck Abschluss | Wiener Ballettensemble + Sängerin letzte Probe, DJ Test-Set | Künstlerbetreuung | Backstage-Bereich, Monitoring |
| 17:55 | Einlassbereitschaft | Alle Türstationen besetzt, Garderobe offen, Sektempfang bereit | Einlass-Koordinator | 12 Türstationen, 30 Garderoben-Mitarbeiter |
18:00 – 19:00 | EINLASS & SEKTEMPFANG
| Zeit | Programmpunkt | Beschreibung | Verantwortlich | Ressourcen |
|---|---|---|---|---|
| 18:00 | EINLASS beginnt | Türen öffnen, Gäste werden empfangen. Eingangsbereich Rathausplatz dekoriert mit Regenbogen-Lichtinstallation | Einlass-Koordinator | 12 Scanner-Stationen, LED-Bogen Eingang |
| 18:00 | Sektempfang startet | Prosecco, Orangensaft, alkoholfreie Alternativen. Canapés auf Silbertabletts. Hintergrundmusik: Streichquartett (Strauss, Lehár, zeitgenössisch) | Catering-Leiter | 3.500 Gläser, 12 Servierstationen, Streichquartett |
| 18:00 | Fotobox & Welcome-Wall | Interaktive Fotobox mit Diversity-Rahmen, digitale Welcome-Wall mit Namen der Gäste | Digitales Team | 4 Fotobox-Stationen, 2x LED-Screens 4m × 2m |
| 18:15 | VIP-Empfang (Separater Eingang) | VIPs, Preisträger, Redner werden über Eingang Lichtenfelsgasse geführt, separater Empfang mit Champagner | VIP-Koordinatorin | VIP-Lounge, Champagner, persönliche Hosts |
| 18:30 | Streichquartett Live-Set | Das Ensemble des Wiener Concert-Vereins spielt im Foyer: Mix aus Walzer-Klassik und modernen Arrangements (z.B. Beatles als Walzer) | Künstlerbetreuung | Bühne Foyer 6m × 4m, Notenbeleuchtung |
| 18:45 | Gäste-Registrierung Abschluss | Restliche Gäste strömen ein, Garderobe nimmt Mäntel entgegen, Personal lotst in Festsaal | Einlass-Koordinator | Hinweisschilder, Garderobe-Nummern |
| 18:50 | Moderatorin auf Bühne | Begrüßung der Gäste im Festsaal, Erklärung des Abendprogramms, Hinweise (Notausgänge, Barrierefreiheit, ÖGS-Dolmetscher) | Moderatorin | Hauptbühne, Hauptmikrofon |
| 18:55 | Platzanweisung zum Abendessen | Gäste werden zu Tischen geführt. Tischkarten, digitale Tisch-Screens zeigen individuelle Begrüßung | Service-Leiter | 350 Tische à 10 Personen, Tischkarten |
19:00 – 20:00 | ERÖFFNUNG & REDEN
| Zeit | Programmpunkt | Beschreibung | Verantwortlich | Ressourcen |
|---|---|---|---|---|
| 19:00 | Offizielle Eröffnung | Moderatorin eröffnet den Diversity-Ball Wien 2026. Kurze Einführung in das Motto des Abends. ÖGS-Dolmetscherin aktiv auf Bühne, Seitenbühne links. | Moderatorin | Hauptbühne, 2 Stehpulte, ÖGS-Spot |
| 19:05 | Rede: Bürgermeister Wien | Bürgermeister Dr. Michael Ludwig hält Grußrede (max. 8 Minuten). Themen: Wiens Bekenntnis zu Diversität, Rückblick auf Errungenschaften, Ausblick. | Protokoll-Koordinatorin | Rednerpult mit Wappen, Teleprompter, ÖGS |
| 19:13 | Rede: Diversity-Botschafterin | Diversity-Botschafterin des Abends (TBD — Vorschlag: Schauspielerin/Aktivistin, z.B. Monica Bonvicini o. ä.) hält persönliche Rede (max. 7 Minuten) | Protokoll-Koordinatorin | Stehpult, Mikrofon, ÖGS |
| 19:20 | Rede: Hauptsponsor | Sprecher des Hauptsponsors (max. 5 Minuten). Kurz, prägnant, kein Werbevortrag | Protokoll-Koordinatorin | Stehpult, Sponsor-Logo auf LED-Screen |
| 19:25 | Musikalische Einlage | Wiener Singverein: 2 Lieder — "An der schönen blauen Donau" (Arrangement mit Regenbogen-Lichtshow) + zeitgenössisches Lied über Zusammenhalt | Künstlerbetreuung | Chor auf Bühne, Chorleiter, Vollbeleuchtung |
| 19:40 | Eröffnungswalzer — Damenspende | Traditioneller Eröffnungswalzer — Besonderheit: Alle Tanzpaare beliebiger Geschlechterkombination. Ballett-Ensemble des Wiener Staatsopern-Umfelds führt Auftakt-Choreografie (3 Minuten) | Choreografin | Parkett freigeräumt, Tanzfläche 400m², Walzer-Orchester |
| 19:43 | Polonaise für alle Gäste | Moderatorin lädt ALLE Gäste auf die Tanzfläche zur traditionellen Eröffnungspolonaise. Führungspaar (Bürgermeister + Begleitung) leitet an | Moderatorin, Tanzmeister | Tanzfläche, Orchester, Tanzmeister mit Mikro |
| 19:50 | Fotoshooting Eröffnung | Offizielles Fotografen-Team dokumentiert Eröffnungsmomente, Gruppenfotos Redner + Schirmherren | Presse-Koordinator | 4 Fotografen, 2 Kameraleute (Livestream) |
| 19:55 | Überleitung zum Menü | Moderatorin kündigt Abendessen an, Orchester wechselt zu Tafelmusik, Gäste nehmen Plätze ein | Service-Leiter, Moderatorin | Tafelmusik-Ensemble, Tischbeleuchtung |
20:00 – 21:30 | FESTLICHES MENÜ (3 GÄNGE)
| Zeit | Programmpunkt | Beschreibung | Verantwortlich | Ressourcen |
|---|---|---|---|---|
| 20:00 | Vorspeise wird serviert | Appetizer: Beet-Root Tartare mit Wachtelei (vegetarisch) oder Geräucherte Lachsforelle mit Kren-Creme. Vegane Option: Rote-Rüben-Carpaccio. Service synchronisiert über alle 350 Tische. | Catering-Leiter (Küchenchef: Stefan Mayer, Hotel Sacher-Referenz) | 350 Servierer + Läufer, Synchron-Service |
| 20:00 | Tafelmusik live | Pianoquartett spielt leise Hintergrundmusik: Wiener Klassik, moderne Instrumentalstücke | Künstlerbetreuung | Bühne-Seite, Flügel, Podium |
| 20:20 | Tischgespräche & Networking | Moderiertes Tischgespräch via kleiner Tischkarten mit Diskussionsfragen zu Diversity-Themen ("Icebreaker Cards") | Konzept-Team | Tischkarten mit Fragen, gedruckt |
| 20:30 | Hauptgang wird serviert | Hauptgang: Wiener Tafelspitz mit Erdäpfelschmarrn und Schnittlauchsauce ODER Bachforelle auf Blattspinat mit Safransauce. Vegan: Kürbis-Gnocchi mit Steinpilz-Ragout. | Catering-Leiter | Wärme-Trolleys, 350 Servicekräfte |
| 20:30 | Kurze Video-Einspielung | 3-Minuten-Film: "Faces of Diversity Wien" — kurze Portraits von 10 Wienerinnen und Wienern aus verschiedenen Lebenswelten, auf LED-Walls | Medienteam | LED-Walls Hauptsaal, AV-Operator |
| 21:00 | Dessert & Café | Dessert: Schokoladen-Fondant mit Weichsel-Kompott und Vanille-Eis ODER Mango-Sorbet mit Maracuja (vegan). Petits Fours. Kaffee/Tee/Kaffeealternativen. | Catering-Leiter | Dessert-Trolleys, Kaffeemaschinen |
| 21:15 | Tafelmusik-Abschluss | Pianoquartett spielt letztes Stück, Überleitung zu Unterhaltungsprogramm | Künstlerbetreuung | Bühnenwechsel in 5 Minuten |
| 21:20 | Bühnenumbau | Techniker bauen schnell Hauptbühne um: Tanzfläche vergrößern, DJ-Pult aufbauen, Show-Act-Technik richten | Technischer Leiter | 20 Techniker, 5 Minuten Umbauzeit |
| 21:25 | Moderatorin: Überleitung | Ankündigung des Unterhaltungsprogramms, Einladung auf die Tanzfläche | Moderatorin | Hauptmikrofon |
21:30 – 22:15 | UNTERHALTUNG & TANZ
| Zeit | Programmpunkt | Beschreibung | Verantwortlich | Ressourcen |
|---|---|---|---|---|
| 21:30 | Show-Act: Sängerin | Headline-Act: Conchita (Thomas Neuwirth) — 30-Minuten-Konzert. Setlist: Mix aus Balladen, Popklassikern, eigenen Songs. Thema: Empowerment & Schönheit der Vielfalt. WICHTIG: Backup-Option falls Absage — siehe Risikomanagement. | Künstlerbetreuung | Hauptbühne voll, Lichtshow, Pyrotechnik (genehmigt), 2 Background-Tänzer |
| 21:30 | Liveübertragung auf Screens | Konzert auf alle LED-Walls übertragen für Gäste weiter hinten | AV-Team | 6x LED-Walls verteilt im Saal |
| 22:00 | Überleitung: Tanz & DJ | Nach Konzert: Moderatorin, kurze Überleitung. DJ beginnt. Tanzfläche öffnet für alle Gäste. | Moderatorin, DJ | DJ-Pult, Tanzfläche 400m² |
| 22:00 | DJ-Set: "Unity Sounds" | DJ Vienna Pride (Stammgast Wiener Szene) spielt: Einstieg mit eleganten House-Rhythmen, dann Pop-Hits, Dance-Classics, Internationales. Keine Unterbrechung bis 22:15. | DJ | DJ-Equip, Lichtpult verbunden, Nebelmaschine |
22:15 – 23:30 | DIVERSITY-AWARDS VERLEIHUNG
| Zeit | Programmpunkt | Beschreibung | Verantwortlich | Ressourcen |
|---|---|---|---|---|
| 22:15 | DJ pausiert | DJ senkt Musik sanft ab, Tanzfläche leert sich, Gäste nehmen Plätze / stehen im Saal | DJ, Moderatorin | Ankündigung via Mikrofon |
| 22:18 | Award-Eröffnung | Moderatorin eröffnet den Award-Teil feierlich. Erklärung der Kategorien, Jury-Vorstellung. ÖGS-Dolmetscherinnen aktiv. | Moderatorin | Hauptbühne, Award-Podest, ÖGS |
| 22:20 | Award 1: Courage Award | Überreichung durch Bürgermeister. Preisträger betritt Bühne, kurze Laudatio (2 Min), Dankesrede (2 Min). Trophäe + Urkunde + 5.000 € Förderpreis. | Protokoll, Moderatorin | Award-Trophäe, Blumenstrauß, Musik-Sting |
| 22:27 | Award 2: Workplace Diversity Award | Überreicht durch Hauptsponsor-Vertreter. Ausgezeichnet wird ein Unternehmen/eine Organisation für vorbildliche Diversity-Maßnahmen am Arbeitsplatz. | Protokoll, Moderatorin | Trophäe, Video-Einspielung (90 Sek) |
| 22:36 | Award 3: Youth & Future Award | Überreicht durch Diversity-Botschafterin. Ausgezeichnet wird eine Person unter 30 für außergewöhnliches Engagement. | Protokoll, Moderatorin | Trophäe, persönliches Video-Portrait |
| 22:45 | Award 4: Art & Culture Award | Überreicht durch Stadtrat für Kultur. Ausgezeichnet wird ein Kunstprojekt oder Kunstschaffender für Beitrag zu Inklusion & Diversität. | Protokoll, Moderatorin | Trophäe, Kunstwerk-Präsentation auf Screen |
| 22:54 | Award 5: Lifetime Achievement Award | Überreicht durch Bürgermeister + Diversity-Botschafterin gemeinsam. Ehrenpreis für eine Person mit lebenslangem Engagement. Überraschungsmoment — Preisträger weiß bis zuletzt nichts davon. Standing Ovations erwartet. | Protokoll, Moderatorin | Kristall-Trophäe Sonderformat, Ehrenvideo 2 Min |
| 23:05 | Gruppen-Foto aller Preisträger | Alle 5 Preisträger + Überreicher auf Bühne, offizielles Pressefoto | Pressefotograf | Bühne, Fotografen |
| 23:10 | Kurze Rede: Jury-Vorsitzende | Jury-Vorsitzende (TBD — z.B. Volksanwältin, Gleichbehandlungsbeauftragte des Bundes) reflektiert die Auswahl (3 Minuten) | Protokoll | Stehpult |
| 23:15 | Überleitung Tombola | Moderatorin kündigt Tombola an, erste Lose werden angeboten | Moderatorin |
23:30 – 01:30 | TOMBOLA / VERSTEIGERUNG & TANZ
| Zeit | Programmpunkt | Beschreibung | Verantwortlich | Ressourcen |
|---|---|---|---|---|
| 23:30 | Tombola-Hauptziehung | Moderatorin zieht live auf der Bühne die Hauptpreise (10 Gewinne). Nummern auf LED-Screen. Zuschauer prüfen Lose. | Moderatorin, Tombola-Team | Losrad (authentisch, großes Holzrad), Mikrofon, Screens |
| 23:30 | Preis-Ziehungen Hauptpreise | Ziehung der 5 Hauptgewinne (Kategorie Platin & Gold — siehe Tombola-Konzept). Pausiert jeweils für Gewinner-Reaktion. | Moderatorin | Preise auf der Bühne aufgestellt/präsentiert |
| 23:50 | Charity-Versteigerung (Live-Auktion) | Profi-Auktionator (TBD — Dorotheum Wien) versteigert 3 exklusive Objekte live. Erlös geht zu 100% an Partnerorganisationen. | Auktionator | Auktionspodest, Auktionshammer, Bietekarten |
| 23:50 | Auktion Los 1 | Privates Konzert (Künstler des Abends) für 20 Personen. Startgebot: 2.000 €. Erwarteter Erlös: 5.000–10.000 €. | Auktionator | |
| 00:00 | Auktion Los 2 | Wochenendpackage Wien Luxus (Imperial, Staatsoper-Loge, Dinner). Startgebot: 1.500 €. Erwarteter Erlös: 3.000–5.000 €. | Auktionator | |
| 00:10 | Auktion Los 3 | Signiertes Kunstwerk des Art & Culture Award-Gewinners. Startgebot: 500 €. Erwarteter Erlös: 1.500–3.000 €. | Auktionator | |
| 00:20 | DJ-Set: Late Night | DJ legt wieder auf — jetzt energetischer: Dance, Electronic, Pop der 80er/90er/2000er, aktuelle Hits. Tanzfläche für alle! | DJ | Vollbeleuchtung Dancefloor, Lasershow |
| 00:20 | Chill-Out Zone öffnet | Nebenraum "Arkaden" wird zur Chill-Zone: ruhige Loungemusik, Wasser, Sofas, alkoholfreie Cocktails | Raum-Koordinator | Loungemöbel, Bar, Ambient-Musik |
| 00:30 | Tombola: Restlose Auslosung | Kleinere Preise (Kategorie Silber & Bronze) werden gezogen und in den Saal gerufen | Tombola-Team | Moderator mit Losbox |
| 01:00 | DJ: Letzte Stunde | DJ kündigt "Last Hour" an — steigert Energie für Finale | DJ | |
| 01:15 | Barkeep-Abschluss | Letzte Bestellungen an den Bars bis 01:30 Uhr | Bar-Manager |
01:30 – 02:00 | ABSCHLUSS
| Zeit | Programmpunkt | Beschreibung | Verantwortlich | Ressourcen |
|---|---|---|---|---|
| 01:30 | DJ senkt Musik ab | Sanfter Übergang, Tanzfläche leert sich graduell | DJ | |
| 01:33 | Abschlussrede: Organizationsteam | Event-Direktorin spricht Dank aus: Sponsoren, Crew, Künstler, Preisträger, alle Gäste (max. 4 Minuten) | Event-Direktorin | Hauptbühne, Mikrofon |
| 01:37 | Abschlussrede: Bürgermeister | Kurzstatement (2 Minuten), Ankündigung Diversity-Ball 2027 | Bürgermeister / Protokoll | Rednerpult |
| 01:39 | Finales Lied: Alle gemeinsam | Conchita (oder Backup-Sängerin) kehrt auf Bühne zurück für 2 Songs: Ballade + Upbeat-Finale. Gäste singen mit. Konfetti-Kanonen. | Künstlerbetreuung | Konfetti-Kanonen (6 Stück), Bühnenlicht Vollformat |
| 01:50 | Letzter Walzer | Traditionell: Letzter Walzer als gemeinsame Verabschiedung. Orchester spielt "Wiener Blut" oder "Geschichten aus dem Wienerwald". | Orchester-Leiter | Live-Orchester, Walzer-Tempo |
| 01:57 | Offizieller Abschluss | Moderatorin: "Gute Nacht und danke für diesen besonderen Abend" | Moderatorin | |
| 02:00 | Türen öffnen zum Ausgang | Geordneter Abfluss der Gäste. Garderobe ab 01:45 geöffnet (Pre-Abfluss). Taxis/Fahrdienste koordiniert. | Einlass-Koordinator | Garderobe, Außenbereich-Koordination |
2. Künstler & Entertainment-Konzept
2.1 Eröffnungsmusik: Streichquartett Foyer
Ensemble: Quartett aus Mitgliedern des Wiener Concert-Vereins (4 Musiker)
Repertoire:
- Strauss: "An der schönen blauen Donau" (Originalversion)
- Lehár: Ausschnitte aus "Die lustige Witwe"
- Britten: Simple Symphony (Boisterous Bourrée)
- Beatles-Medley als Walzer-Arrangement: "Yesterday", "Let It Be", "Come Together"
- Eigene Arrangement: Rainbow-Medley (zeitgenössische Songs als Streichquartett)
Dauer: 18:00–18:55 Uhr (55 Minuten)
Honorar-Schätzung: 4.000–6.000 €
Backup: Wenn Streichquartett ausbucht — Duo-Harfe & Violine als Alternative
2.2 Chor-Ensemble: Eröffnungsreden
Ensemble: Wiener Singverein (Kammerbesetzung: 30 Stimmen)
Repertoire:
- "An der schönen blauen Donau" (Vollversion mit Regenbogen-Lichtshow)
- "Ode an die Freude" (Ausschnitt, zeitgenössisches Arrangement für Diversity-Botschaft)
Dauer: 19:25–19:40 Uhr (15 Minuten)
Honorar-Schätzung: 8.000–12.000 €
Chorleiter: Muss rechtzeitig mit Regieanweisung für Licht-Synchronisation gebrieft werden
2.3 Ballett / Eröffnungswalzer
Ensemble: 6 Tänzerinnen & Tänzer (Altersgemischte Besetzung, diverse Körperformen, alle Geschlechtsidentitäten)
Vorschlag: Ensemble aus dem Umfeld des Wiener Staatsballett-Nachwuchses oder freie Formation "DiverseArts Vienna"
Choreografie: Traditioneller Walzer-Einstieg (2 Minuten) → nahtloser Übergang in moderne, offene Choreografie (1 Minute) → Einladung aller Gäste
Besonderheit: Bewusst gemischte Tanzpaare als Statement
Honorar-Schätzung: 10.000–15.000 € (inkl. Proben)
Kostüm: Klassische Ballkleider + Smokings — allerdings ohne Geschlechterzuweisung (Tänzer wählen selbst)
2.4 Tafelmusik: Pianoquartett
Besetzung: Klavier, Violine, Viola, Cello
Stil: Leise, elegante Hintergrundmusik während des Menüs
Repertoire: Haydn, Mozart, Schubert — Kammermusik, ca. 80 dB(A) Maximalpegel (Gesprächsfreundlich)
Dauer: 20:00–21:20 Uhr
Honorar-Schätzung: 3.500–5.000 €
Position im Saal: Seitenbühne, leicht erhöht, nicht sichtbehindernd
2.5 Headline-Act: Sängerin / Show-Highlight
Hauptvorschlag: Conchita (Thomas Neuwirth)
- Eurovision-Gewinnerin 2014, Wiener Ikone, weltweite Bekanntheit
- Perfekte Verkörperung des Diversity-Themas
- Bekannte Bühnenpraxis, technisch anspruchslos
- Honorar-Schätzung: 80.000–120.000 €
Setlist (30 Minuten):
- "Rise Like a Phoenix" (Opener, Gänsehaut-Garantie)
- "Firestorm"
- "Heroes" (David Bowie Cover)
- "You Are Unstoppable"
- Neue Ballade (aktuelle Single)
- "Wir sind alle" (Ensemble-Moment, Chor/Publikum eingebunden)
Backup-Option 1: Glennis Grace (niederländische Diva, Eurovision-Hintergrund)
Backup-Option 2: Jakub Józef Orliński (polnischer Countertenor, Crossover-Appeal)
Backup-Option 3: Lokale Österreichische Künstlerin (Anna Mabo, Doris Pulver)
2.6 DJ
Vorschlag: DJ Paulo Ruffino (Wien, bekannt von Vienna Pride, Longnight of Museums)
Alternativ: DJ Miss B. Haven (Wiener Szene, electro-pop-house)
Set-Struktur:
| Phase | Zeit | Stil | BPM |
|---|---|---|---|
| Opening | 22:00–22:15 | Elegant House, Deep House | 110–118 |
| Award-Pause | 22:15–23:30 | Aus (Awards laufen) | — |
| Late Night | 23:30–01:00 | Pop, 80er/90er/2000er Dance | 118–128 |
| Last Hour | 01:00–01:30 | High Energy, Classics, Euphoric | 128–136 |
Technisches Equipment: Serato DJ Pro, Pioneer CDJ-3000, DJM-900 NXS2, eigene Laptop + Backup-Drive
Honorar-Schätzung: 5.000–8.000 €
2.7 Moderatorin
Hauptvorschlag: Arabella Kiesbauer
- Österreichische TV-Moderatorin, ORF-bekannt
- Diversity-Erfahrung, eloquent, mehrsprachig (DE/EN/FR)
- Erfahren mit Großveranstaltungen
Alternativ: Mirjam Weichselbraun (Eurovision Song Contest-Moderatorin, Wien-Bezug)
Anforderungsprofil:
- Sehr gute Kenntnisse LGBTQIA+-Thematik, interkulturelle Kompetenz
- Erfahrung mit Ballveranstaltungen
- Fähigkeit zu Improvisation (falls Redner nicht erscheint, Künstler verspätet)
- Deutsch + Englisch fließend (bilinguale Abschnitte geplant)
- Briefing mindestens 4 Wochen vor Event
Honorar-Schätzung: 15.000–25.000 €
3. Diversity-Awards Konzept
3.1 Award-Kategorien (5 Awards)
Award 1: COURAGE AWARD — "Mut macht den Unterschied"
Zielgruppe: Einzelperson, die trotz persönlicher Nachteile für Gleichberechtigung eingetreten ist
Dotierung: Trophäe + Urkunde + 5.000 € Förderpreis
Überreicht von: Bürgermeister Wien
Trophäen-Design: Glasstatue in Regenbogenfarben, 30 cm hoch
Award 2: WORKPLACE DIVERSITY AWARD — "Vielfalt als Stärke"
Zielgruppe: Unternehmen oder Organisation (Wien-Bezug) mit messbaren Diversity-Maßnahmen
Bewerbungskriterien: Mitarbeiterzufriedenheit, Gender Pay Gap Reduktion, Inklusions-Programme, LGBTQIA+-Freundlichkeit
Dotierung: Trophäe + Urkunde + Siegelrecht "Diversity-Ball Award 2026"
Überreicht von: Hauptsponsor-Vertreter + Stadtrat für Wirtschaft
Award 3: YOUTH & FUTURE AWARD — "Die Zukunft ist bunt"
Zielgruppe: Person unter 30 Jahre, außergewöhnliches Engagement im Diversity-Bereich (Aktivismus, Kunst, Social Media, Community-Arbeit)
Nominierung: Auch via Social Media (#DiversityBallVienna), Jury entscheidet
Dotierung: Trophäe + 3.000 € Stipendium
Überreicht von: Diversity-Botschafterin des Abends
Award 4: ART & CULTURE AWARD — "Kunst öffnet Türen"
Zielgruppe: Kunstprojekt, Film, Theater, Musik oder Kunstschaffender (Wien-Bezug), der Diversität künstlerisch sichtbar macht
Dotierung: Trophäe + Werkankauf durch Stadt Wien (5.000–10.000 €)
Überreicht von: Stadtrat für Kultur Wien
Award 5: LIFETIME ACHIEVEMENT AWARD — "Ein Leben für die Vielfalt"
Zielgruppe: Person mit jahrzehntelangem, nachhaltigem Engagement für Diversity in Österreich
Nominierung: Ausschließlich durch Jury, keine öffentliche Nominierung — Überraschungspreisträger
Dotierung: Kristall-Ehrenpreis (Sonderanfertigung Lobmeyr Wien) + Ehrenurkunde
Überreicht von: Bürgermeister + Diversity-Botschafterin gemeinsam
3.2 Jury-Konzept
Jury-Zusammensetzung (7 Mitglieder):
| Position | Funktion |
|---|---|
| Jury-Vorsitzende | Volksanwältin / Gleichbehandlungsbeauftragte des Bundes |
| Mitglied | Vertreter/in HOSI Wien (Homosexuelle Initiative) |
| Mitglied | Wirtschaftsvertreter/in (z.B. WU Wien, Diversity-Forschung) |
| Mitglied | Persönlichkeit aus Kultur (Schauspiel, Film, Literatur) |
| Mitglied | Vertreter/in Wiener Integrationsfonds |
| Mitglied | Vertreter/in Menschen mit Behinderung (z.B. Monitoringausschuss) |
| Mitglied | Jugendvertreter/in (unter 30 Jahre) |
Bewerbungsverfahren:
- Bewerbungsstart: März 2026
- Bewerbungsschluss: 30. Juni 2026
- Jury-Sitzung (1): 15. Juli 2026 — Longlist
- Jury-Sitzung (2): 1. August 2026 — Shortlist + Entscheidung
- Geheimhaltung der Preisträger bis Abend des Events
Nominierungsformular: Online + Papier (barrierefrei), Nominierung durch Dritte möglich
3.3 Award-Ablauf auf der Bühne (pro Award: ~8 Minuten)
- Moderatorin kündigt Award an (30 Sek)
- Video-Portrait des Preisträgers auf Screens (90 Sek) — vorher produziert
- Laudatio durch überreichende Person (2 Min)
- Enthüllung des Namens — Umschlag-Ritual (30 Sek) + Musik-Sting
- Preisträger betritt Bühne — Applaus, Händedruck, Übergabe Trophäe + Blumen (1 Min)
- Dankesrede Preisträger (2 Min, Zeitvorgabe vorab kommuniziert)
- Applaus & Abgang (30 Sek)
Gesamtdauer Awards-Block: 5 Awards × 8 Minuten + Jury-Rede (5 Min) + Übergänge = ~50 Minuten
4. Tombola-Konzept
4.1 Lospreis & Losverkauf
| Parameter | Details |
|---|---|
| Lospreis | 20 € pro Los |
| Losanzahl | 5.000 Lose (maximale Ausgabe) |
| Zeitraum Verkauf | Ab Einlass 18:00 bis Ziehung 23:30 Uhr |
| Verkaufsstellen | 8 Tombola-Stände verteilt im Saal + Tableservice (Kellner verkaufen aktiv) |
| Ziel-Erlös brutto | 80.000 – 100.000 € (bei 80% Verkauf: 4.000 Lose × 20 € = 80.000 €) |
WICHTIG: Tombola benötigt offizielle Genehmigung nach Wiener Glücksspielrecht. Antrag mindestens 8 Wochen vor Event bei MA 36 Wien einreichen.
4.2 Preis-Kategorien
Kategorie PLATIN (Wert je > 2.000 €) — 2 Gewinne
- Städtereise Deluxe: Flüge (Business Class) + 3 Nächte 5-Sterne-Hotel nach Wahl (Paris, London, New York) — Wert: 5.000 €
- Privates Weinpaket Premium: Kollektion signierter Flaschen (50 Stück) österreichischer Top-Winzer + Weinreise Wachau für 2 Personen — Wert: 3.000 €
Kategorie GOLD (Wert 500–2.000 €) — 5 Gewinne
- Wochenende Hotel Imperial Wien (2 Nächte Superior Suite, inkl. Frühstück) — Wert: 1.800 €
- Abendgarderobe (Maßanzug oder Abendkleid, Maßatelier Wien) — Wert: 1.200 €
- Jahres-Abonnement Wiener Staatsoper (4 Logen-Plätze) — Wert: 1.500 €
- E-Bike Premium (Cube oder Riese & Müller) — Wert: 3.500 € (gesponsert)
- SPA-Wochenende Thermalbad Baden (2 Nächte) — Wert: 800 €
Kategorie SILBER (Wert 100–500 €) — 15 Gewinne
- Restaurant-Gutscheine (Steirereck, Mast, Konstantin Filippou) je 200 €
- Kulturpakete (Burgtheater, Volksoper je 4 Karten)
- Beauty-Pakete, Parfum-Kollektionen
- Bücherpakete (Thalia-Gutscheine 150 €)
Kategorie BRONZE (Wert < 100 €) — 50 Gewinne
- Prosecco-Flaschen (regional)
- Diversity-Ball Merchandise (Schal, Tote Bag)
- City-Guides Wien
- Kaffeepakete (Meinl am Graben)
4.3 Erlös-Schätzung & Verwendung
| Einnahmen | Betrag |
|---|---|
| Losverkauf (geschätzt 80%) | 80.000 € |
| Charity-Versteigerung (3 Lose) | 15.000–20.000 € |
| Gesamt-Einnahmen | ~100.000 € |
| Ausgaben | Betrag |
|---|---|
| Preise (inkl. gesponserter Anteil) | ~20.000 € (50% gesponsert) |
| Genehmigungen, Abgaben | ~5.000 € |
| Netto-Erlös für guten Zweck | ~75.000 € |
Erlös-Verteilung:
- 40% → HOSI Wien (Homosexuelle Initiative Wien)
- 30% → Wiener Frauenhäuser
- 30% → Caritas Wien (Projekte für Menschen mit Behinderung)
5. Technische Anforderungen
5.1 Bühne
| Element | Spezifikation |
|---|---|
| Hauptbühne | 16m × 8m, Höhe 1,20m, Laufsteg 12m × 2m in den Saal |
| Seitenbühne (Tafelmusik) | 6m × 4m, Höhe 0,60m, rechte Seite |
| Backstage-Bereich | Mindestens 100m² (Künstler-Garderoben, Tech-Raum, Catering Crew) |
| DJ-Pult | Zentralposition auf Hauptbühne, 3m × 2m Podest, versenkbar |
| Rednerpult | Mobil, höhenverstellbar (Barrierefreiheit), mit Mikrofon, Wasser, Beleuchtung |
| Sicherheit Bühne | Umlaufende Geländer, Bühnenkanten markiert, Rampe für Rollstuhlfahrer (Backstage) |
5.2 Ton & Audio
| Element | Spezifikation |
|---|---|
| PA-System | Line Array System L-Acoustics K2 (oder gleichwertig), 4-seitige Beschallung für 3.500 Personen |
| Monitor-System | 8 Bühnenmonitore, 2 Subwoofer auf Bühne |
| Mikrofone | 12 Headset-Mikrofone (Sennheiser EW 300), 6 Hand-Mikrofone (Shure SM58), 4 Lavaliermikrofone für Redner |
| Mischpult | Digitalpult (DiGiCo SD5 oder Yamaha CL5), Front-of-House + Stage Box |
| Induktive Hörschleife | T-Loop System für Hörgerät-Träger, Abdeckung gesamter Festsaal |
| Sprachalarm | Integriertes Beschallungssystem für Notfalldurchsagen, unabhängig von Event-PA |
5.3 Licht
| Element | Spezifikation |
|---|---|
| Moving Heads | 48 Stück Martin Mac Quantum Wash/Profile |
| Scheinwerfer | 30 Stück LED PAR 64 RGBA (Regenbogenfarben-fähig) |
| Followspots | 4 Stück (für Headliner, Moderatorin, Redner) |
| Steuerung | Grand MA 3 Lichtpult, Programmierer + Operator |
| Regenbogen-Effekt | Laser-Projektion Regenbogen auf Decke (Saal-Gewölbe nutzen) |
| Stroboskop | 8 Stück (nur DJ-Phasen, mit Hinweis für Epilepsie-Gefährdete) |
| Notbeleuchtung | Eigenständige Notbeleuchtung, unabhängig von Eventanlage |
5.4 LED-Walls & Screens
| Position | Größe | Inhalt |
|---|---|---|
| Hauptwand hinter Bühne | 12m × 5m | Programm-Grafiken, Künstler-Kameras, Award-Videos |
| Saalwand links | 6m × 3m | Saal-Kamera-Feed (Gäste sehen sich selbst) |
| Saalwand rechts | 6m × 3m | Livestream-Feed + ÖGS-Einblendung |
| Foyer-Screens | 4× 2m × 1,5m | Welcome-Wall, Zeitplan, Informationen |
| Tisch-Screens | Optional: 70 digitale Tischaufsteller | Menü, Programm, Diskussionsfragen |
Video-Operator: 2 Personen (Live-Cut + Grafik-Operator)
Kamera-Team: 4 Kameras (2 auf Traversen, 1 Hand-Kamera Bühne, 1 Hand-Kamera Saal)
5.5 Barrierefreiheit
| Maßnahme | Details |
|---|---|
| ÖGS-Dolmetscher | 2 zertifizierte Gebärdensprachdolmetscherinnen im Wechsel auf Bühne (je 30 Min), eigener Spot-Scheinwerfer |
| ÖGS auf Screens | Dolmetscherin-Kamera auf separatem Screen unten rechts auf Hauptwand eingeblendet |
| Induktive Hörschleife | T-Loop für gesamten Festsaal (siehe Audio) |
| Rollstuhl-Plätze | Mindestens 50 ausgewiesene Rollstuhlplätze im Parkett, ebenerdig erreichbar |
| Rollstuhl-Zugang Bühne | Rampe backstage, damit Preisträger/Redner mit Rollstuhl die Bühne betreten können |
| Assistenz-Begleitung | Personen mit Assistenz erhalten 2 Plätze ohne Aufpreis |
| Ruhezimmer | 1 Raum als stiller Rückzugsort (Reizüberflutung, neurodiversität), klar ausgeschildert |
| Blindenführhunde | Erlaubt, Wassernapf-Stationen ausgeschildert |
| Barrierefreiheits-Info | Vorab-Information aller Gäste via E-Mail + Website über vorhandene Maßnahmen |
| Inklusivsprache | Moderationstext vorab auf inklusiver Sprache geprüft (Neutrierung / Doppelnennung) |
6. Personalplan
6.1 Gesamtübersicht Personal
| Bereich | Anzahl | Stunden | Gesamt-Stunden |
|---|---|---|---|
| Event-Leitung & Koordination | 5 | 12h | 60h |
| Moderation | 1 | 8h | 8h |
| Techniker (Ton, Licht, Video) | 20 | 12h | 240h |
| Security | 40 | 10h | 400h |
| Garderobe | 30 | 9h | 270h |
| Servicepersonal (Menü) | 80 | 8h | 640h |
| Barkeeper | 20 | 8h | 160h |
| Tombola-Personal | 10 | 6h | 60h |
| Einlass & Kasse | 12 | 8h | 96h |
| Künstler-Betreuung | 5 | 10h | 50h |
| Presse & Foto | 6 | 8h | 48h |
| Barrierefreiheits-Koord. | 3 | 10h | 30h |
| VIP-Hosts | 8 | 9h | 72h |
| Aufbau-Crew | 30 | 8h | 240h |
| GESAMT | 270 | — | ~2.374h |
6.2 Detailplan Schlüsselpositionen
Event-Direktorin (1 Person)
- Gesamtverantwortung Ablauf, Entscheidungsträgerin bei Abweichungen
- Headset, direkter Kontakt zu allen Koordinatoren
- Standort: Mobile, im Saal oder Backstage je nach Phase
Technischer Leiter (1 Person + Stellvertreter)
- Verantwortlich für alle technischen Gewerke
- Koordiniert Soundtech, Lichttech, Video
- Checkliste alle 30 Minuten
Einlass-Koordinator (1 Person + 11 Mitarbeiter)
- 12 Scanner-Stationen (QR-Code-Tickets)
- System: Eventbrite oder eigene Lösung
- Backup: Gästeliste gedruckt, alphabetisch, an jeder Station
Security-Leiter (1 Person + 39 Mitarbeiter)
- 10 Personen Eingangsbereich (Taschenkontrolle)
- 20 Personen im Saal (je 2 pro Sektor)
- 5 Personen Backstage
- 4 Personen VIP-Bereich
- Briefing: Deeskalations-Training Pflicht, diskriminierende Vorfälle = sofortiges Protokoll
- Kooperation mit Wiener Polizei (Außenbereich, 2 Beamte)
Garderobe (30 Mitarbeiter)
- 10 Schalter à 3 Personen
- System: Nummerierte Bügel, Scanner-Abgleich
- Öffnungszeiten: 17:55 – 02:30 Uhr
- Ausgabe gestaffelt ab 01:45 Uhr (Pre-Exit-Phase)
Servicepersonal Menü (80 Mitarbeiter)
- Küchenchef + Sous-Chef (extern: z.B. Catering Hübl oder Do & Co)
- Verhältnis: 1 Servicekraft pro 45 Gäste
- Synchronisierter Service (alle 350 Tische gleichzeitig)
- Allergenliste an jede Station, Küchen-Hotline für Allergiker
7. Rednerliste & Protokoll
7.1 Rednerliste
| Reihenfolge | Redner/In | Funktion | Dauer | Thema | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Bürgermeister Dr. Michael Ludwig | Bürgermeister Wien | 8 Min | Wiens Bekenntnis zu Diversity | Angefragt |
| 2 | Diversity-Botschafterin (TBD) | Künstlerin / Aktivistin | 7 Min | Persönliche Geschichte, Appell | In Auswahl |
| 3 | Hauptsponsor-Sprecher | CEO / Vorstand | 5 Min | Unternehmensengagement | Angefragt |
| 4 | Event-Direktorin | Organisationsteam | 4 Min | Abschluss, Dank | Intern |
| 5 | Jury-Vorsitzende | Awards-Block | 3 Min | Award-Reflexion | Angefragt |
Manuskript-Deadline: 4 Wochen vor Event (5. August 2026)
Durchsicht: Alle Reden werden auf inklusiver Sprache geprüft, ÖGS-Vokabular abgestimmt
Teleprompter: Für Hauptrede Bürgermeister bereitgestellt
Sprechzeit-Kontrolle: Moderatorin hat Befugnis, bei Überschreitung sanft zu unterbrechen
7.2 Protokoll-Hinweise
- Begrüßungsreihenfolge: Gemäß Wiener Protokoll (Amtsträger nach Rang)
- Akkreditierung: Alle Redner erhalten VIP-Akkreditierungspass + separate Garderobe
- Abholung: VIP-Transfer vom Hotel oder Büro optional angeboten
- Sitzordnung: Ehrengäste, Redner an Haupttisch (Tisch 1), Sichtlinie zur Bühne
8. Risikomanagement
8.1 Szenario: Headline-Künstler/In sagt ab
Auslöser: Krankheit, Vertragsstreit, höhere Gewalt
Wahrscheinlichkeit: Mittel (15–20%)
Auswirkung: Hoch (Programm-Lücke 30 Minuten, Enttäuschung der Gäste)
Maßnahmen:
- Vertragsklausel: 50% Ausfallhonorar, Pflicht zur Benennung einer Backup-Option durch Künstler
- Backup-Künstler vorvertraglich vereinbaren (Option auf Backup-Act ab 3 Monate vor Event)
- Eigenes Backup-Programm: DJ verlängert Set + 2 Überraschungs-Einlagen (lokale Acts)
- Kommunikation: Bei Absage bis 48h vor Event — öffentliche Ansage; bei Absage am Tag selbst — dezente interne Umstrukturierung ohne große Ansage
8.2 Szenario: Technischer Totalausfall (PA / Licht)
Wahrscheinlichkeit: Niedrig (5%)
Auswirkung: Sehr hoch (Programm-Stopp)
Maßnahmen:
- Generator-Backup: Diesel-Aggregat (160 kVA) als Notstromversorgung für PA + Kernbeleuchtung, permanent betriebsbereit
- Redundante Systeme: Backup-Verstärker für PA, zweites Mischpult (rack-montiert)
- Techniker Bereitschaft: 24/7-Erreichbarkeit des Technikunternehmens, 2 Backup-Techniker standby im Gebäude
- Notfall-Protokoll: Moderatorin überbrückt mit freiem Programm bis zu 20 Minuten (Spontan-Interviews mit Preisträgern, o.ä.)
8.3 Szenario: Medizinischer Notfall (Gast)
Wahrscheinlichkeit: Bei 3.500 Personen realistisch (Herzprobleme, Alkohol, etc.)
Auswirkung: Mittel bis Hoch (je nach Schwere)
Maßnahmen:
- Sanitätsdienst vor Ort: 4 ausgebildete Sanitäter (2 EMT-Zertifizierte), Sanitätsraum mit AED, Sauerstoff, Grundmedikation
- Ersthelfer: 20 Ersthelfer unter den Security-Mitarbeitern (Zertifikat Pflicht)
- Rettungszufahrt: Zufahrt Rathausplatz frei gehalten, Koordination mit Rettung Wien (vorangemeldet)
- AED-Standorte: 6 AED-Geräte verteilt im Gebäude, Standorte in Crew-Briefing kommuniziert
8.4 Szenario: Redner sagt kurzfristig ab (Bürgermeister)
Wahrscheinlichkeit: Niedrig-Mittel (10%)
Auswirkung: Mittel (Protokoll-Peinlichkeit, Programmlücke)
Maßnahmen:
- Ersatzredner: Stadtrat für Kultur oder Stadtrat für Diversity als benannter Backup (vorab anfragen)
- Umgestaltung: Moderatorin übernimmt Eröffnungsteil, verlängert musikalische Einlage
- Statement: Vorab schriftliche Grußbotschaft einholen, die bei Absage verlesen werden kann
8.5 Szenario: Diskriminierender Vorfall unter Gästen
Wahrscheinlichkeit: Niedrig (aber bei Diversity-Event besonders sensibel)
Auswirkung: Reputations-Schaden, Eskalationsgefahr
Maßnahmen:
- Awareness-Team: 4 speziell geschulte "Awareness-Personen" im Saal, erkennbar an farbigem Band, ansprechbar für Gäste die sich unwohl fühlen
- Protokoll: Sofortige diskrete Dokumentation, je nach Schwere: Verwarnung → Hausverbot
- Beschwerde-System: Vertrauensperson anonym erreichbar (Karte auf Tischen)
- Kommunikation: Vorfälle werden intern dokumentiert, nach Event evaluiert
8.6 Szenario: Crowd Management / Panik
Wahrscheinlichkeit: Sehr niedrig
Auswirkung: Katastrophal
Maßnahmen:
- Kapazitätsbegrenzung: Maximale Personenzahl 3.500 (Rathaus Festsaal-Kapazität prüfen und einhalten)
- Sektoren: Saal in 7 Sektoren aufgeteilt, jeder Sektor mit eigenem Security-Verantwortlichen
- Notausgänge: Alle 12 Notausgänge zu jederzeit frei, täglich geprüft
- Evakuierungsplan: Schriftlicher Evakuierungsplan, 30-Minuten-Briefing für alle Security + Service
- Koordination MA 36: Brandschutzbeauftragter vor Ort Pflicht (Behördenauflage)
- Kommunikation: Moderatorin hat vorbereitete Ansagetexte für Notfälle
9. Budget-Übersicht
| Kostenblock | Posten | Geschätzter Betrag |
|---|---|---|
| Venue | Rathausmiete, Reinigung, Auf-/Abbau | 40.000 € |
| Catering | Menü (3 Gänge × 3.500) + Getränke + Sektempfang | 280.000 € |
| Künstler | Headline-Act (Conchita) | 100.000 € |
| Künstler | Streichquartett, Singverein, Ballett, Pianoquartett, DJ | 40.000 € |
| Moderation | Moderatorin | 20.000 € |
| Technik | PA, Licht, LED-Walls, Video, Backup-Generator | 80.000 € |
| Personal | Security, Garderobe, Service, Koordination | 60.000 € |
| Awards | Trophäen, Videos, Award-Dotierungen | 25.000 € |
| Tombola | Preise (netto nach Sponsoring) | 10.000 € |
| Deko & Ambiente | Blumen, Tischdekor, Eingangs-Installation, Konfetti | 30.000 € |
| Marketing & Print | Einladungen, Programmbücher, Schilder, Social Media | 20.000 € |
| Barrierefreiheit | ÖGS-Dolmetscher, Hörschleife, spezielle Infomaterialien | 8.000 € |
| Versicherung | Veranstaltungsversicherung, Künstler-Ausfall | 10.000 € |
| Reserve / Unvorhergesehenes | 10% Puffer | 27.000 € |
| GESAMT | 750.000 € |
10. Zeitplan bis zum Event (Meilensteine)
| Datum | Meilenstein | Verantwortlich |
|---|---|---|
| März 2026 | Venue-Vertrag unterzeichnet (Rathaus) | Event-Direktorin |
| März 2026 | Headline-Künstler Vertrag (Conchita / Backup) | Künstlerbetreuung |
| April 2026 | Moderatorin gebucht | Event-Direktorin |
| April 2026 | Catering-Vertrag (Do & Co oder Hübl) | Catering-Koordinator |
| April 2026 | Technik-Dienstleister Vertrag | Technischer Leiter |
| März 2026 | Tombola-Genehmigung beantragt (MA 36) | Jurist/In |
| April 2026 | Nominierungsaufruf Awards gestartet | Kommunikation |
| Mai 2026 | VIP-Einladungen versandt | Protokoll |
| Juni 2026 | Reguläre Einladungen versandt | Kommunikation |
| 30. Juni 2026 | Bewerbungsschluss Diversity Awards | Jury-Sekretariat |
| 15. Juli 2026 | Jury-Sitzung 1 (Longlist) | Jury-Vorsitzende |
| 01. Aug 2026 | Jury-Sitzung 2 (Entscheidung) | Jury-Vorsitzende |
| 05. Aug 2026 | Reden-Manuskripte eingereicht | Protokoll |
| 20. Aug 2026 | Programmbücher in Druck | Kommunikation |
| 01. Sep 2026 | Proben Künstler (Bühne) | Künstlerbetreuung |
| 03. Sep 2026 | Technischer Aufbau beginnt | Technischer Leiter |
| 04. Sep 2026 | Generalprobe | Event-Direktorin |
| 05. Sep 2026 | DIVERSITY-BALL WIEN 2026 | Alle |
11. Kommunikations- & Medienkonzept
11.1 Livestream
- Livestream auf YouTube / Website für Gäste die nicht vor Ort sind
- ÖGS-Einblendung auch im Livestream
- Datenschutz: Gäste beim Einlass informiert, Opt-Out möglich
11.2 Social Media
- Offizieller Hashtag: #DiversityBallVienna2026
- Echtzeit-Posting auf Instagram, Facebook, X (Twitter) durch Social Media Manager
- Fotobox-Bilder automatisch via QR-Code zu Gästen geschickt
11.3 Pressearbeit
- Pressemappe vorbereitet (PDF + Print)
- Akkreditierte Medienvertreter: eigener Pressebereich im Saal
- Pressekonferenz-Termin: Ergebnisse der Awards am Folgetag (6. September)
12. Nachhaltigkeit
| Maßnahme | Details |
|---|---|
| Catering | Mindestens 60% österreichische/regionale Produkte, vegetarische Hauptoptionen |
| Wein | Ausschließlich österreichische Winzer |
| Deko | Keine Einwegplastik, Blumen wenn möglich wiederverwendet / gespendet |
| Programmbuch | FSC-zertifiziertes Papier, klimaneutral gedruckt |
| Transport | Empfehlung öffentlicher Verkehr in Einladung, Fahrrad-Abstellplätze |
| Stromversorgung | Prüfen ob Rathaus-Strom aus Erneuerbarer Energie (Wien Energie) — Zertifikat einholen |
| Resteessen | Vereinbarung mit Tafel Wien für Resteabgabe |
| CO2-Ausgleich | Freiwillige CO2-Kompensation für Event-Emissionen via zertifiziertes Programm |
Dokument-Ende
Nächste Review: März 2026
Freigabe durch: Event-Direktorin + Vorstand Diversity-Ball Wien